GUÍA DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

1. TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA
GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS
CARLOS AUGUSTO RICO
MANUELA LONDOÑO CARDONA
ANGELICA JINETE ARIAS
YESICA YOHANA GIRALDO GAVIRIA
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TECNICA Y LA LEGISLACION
VIGENTE.

2. OBJETIVO GENERALE
El objetivo de este manual es orientar a la persona que lee o utiliza de este a
tener claridad sobre el concepto, el desarrollo o la estructura a la hora de producir
documentos que sean creados en unidades oficiales y administrativas. Todo de la
mano de la puntuación, redacción que se debe emplear dependiendo del contexto
y la situación para la correcta elaboración de estos documentos.
OBJETIVO ESPECIFICO
Los objetivos específicos parten de un objetivo general, el cual es el que nos
indica la dirección de nuestra investigación o hacia donde queremos dirigir nuestro
proyecto, sin embargo, debemos ser mas “específicos” acerca de como
lograremos alcanzar los resultados propuestos, es aquí donde entra el tema que
nos corresponde el día de hoy, ya que, para poder determinar los objetivos
específicos debemos analizar qué resultado queremos obtener en cada fase y
como conjuntaremos todo esto para alcanzar las metas deseadas.
LA REDACCION
Por redacción se entiende a todo aquel elemento escrito que haya sido redactado
y realizado por una persona. La redacción puede darse de muchas diferentes
maneras y con muchos diferentes estilos dependiendo del tipo de información que
se quiera describir, del momento, del espacio, del público y de muchas otras
cosas. El acto de redactar es, en otras palabras, poner por escrito algo que se
vivió.
TECLADO
es un dispositivo o periférico de entrada, en parte inspirado en el teclado de
las máquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para que
actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían
información a la computadora.

3. PARA QUE SIRVE
Para introducir datos, por eso decimos que es un periférico de entrada, y los datos
que podemos introducir son las letras, los numéricos y los caracteres (símbolos
como la arroba o la coma) para escribir con el ordenador.
Además los teclados más avanzados llevan otras teclas que pueden realizar otras
funciones.
TIPOS DE TECLADOS
- teclado ergonómico
- Teclado multimedia
- teclados inalámbricos
- Teclados flexibles
ERGONOMIA
Estudio de las condiciones de adaptación de un lugar de trabajo o una maquina un
vehículo a las características físicas y psicológicas del trabajador o el usuario.
ERGONOMIA A LA HORA DE USAR UN COMPUTADOR
-regulación de la altura, distancia y ángulo de la pantalla
- regulación de la altura del teclado

4. SIGNOS DE PUNTUACION
Los signos de puntuación son signos ortográficos que indican la producción de una pausa
en la oración, o bien para indicar el modo en que la misma debe ser entendida, como
cuando usamos los signos interrogativos, los cuales nos señalan que dicha oración es una
pregunta. En la ortografía del español, los signos de puntuación más utilizados son: el
punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos, los signos de interrogación y admiración.
CERTIFICADOS
La palabra certificado es originaria específicamente del participio “certificar”,
que significa carta a paquete que confirma una autenticidad o certeza. Este es un
documento que confirma o niego algo en particular puede ser que una
persona ha pasado un nivel y ha realizado con éxito las exigencias prescritas por
un ente en particular.
Que es un documento ya sea público o privado de carácter obligatorio
(documento) comprueba la veracidad de un hecho.
CERTIFICADO
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado
hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial si se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y
por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha
cumplido con lo afirmado en el documento.

5. PARTES
- Nombre de la empresa
- Referencia
- Fecha
- Cargo del emisor
- Identificación certifica que
- Cuerpo o texto
- Firmas
- Datos del transcriptor
EJEMPLO DE CERTIFICADO

6. COCACOLA SA.
2010
MEDELLIN 20 DE ENERO DEL 2017
EL SUPERVISOR DE PLANTA.
CERTIFICA
Que la señora maría Jiménez Pérez identificada con cc 1017218956 expedida en la ciudad de
Medellín (Antioquia) se encuentraactualmenteejerciendoel cargode supervisorde plantacon las
siguientesfunciones:monitorizarel rendimientode los trabajadores de la fábrica, determinar los
requisitosde laproducción(comocalidad y cantidad de la producción, coste, tiempo y requisitos
de mano de obra, evaluarlospresupuestosde producciónactualesyrendimientosyhacercumplir
lasnormas sobre seguridadylimpieza.Se encuentralaborandoennuestraempresadesde lafecha
10 de febrero del 2015 hasta la fecha.
Se expide a interés de servicio nacional de aprendizaje SENA
MANUELA LONDOÑO CARDONA
JEFE DE RECURSOS HUMANOS

7. CONSTANCIA
La constancia es un documento en el que se hace constar un hecho, en
ocasiones de modo autentico o fehaciente.
PARTES
- Nombre de la empresa
- Referencia
- Fecha
- Cargo del emisor
- Identificación certifica que
- Cuerpo o texto
- Firmas
- Datos del transcriptor

8. EJEMPLO DE CONSTANCIA OFICIAL
COCACOLA SA.
2010
MEDELLIN 20 DE ENERO DEL 2017
EL SUPERVISOR DE PLANTA.
CERTIFICA
Que la señora maría Jiménez Pérez identificada con cc 1017218956 expedida en la ciudad de
Medellín (Antioquia) se encuentra actualmente ejerciendo el cargo de supervisor de plata en
nuestra empresa desde la fecha 10 de febrero del 2015 hasta la fecha.
Se expide a interés de servicio nacional de aprendizaje SENA
MANUELA LONDOÑO CARDONA
JEFE DE RECURSOS HUMANOS

9. EJEMPLO DE CERTIFICADO OFICIAL
COCACOLA SA.
2010
MEDELLIN 20 DE ENERO DEL 2017
EL SUPERVISOR DE PLANTA.
CERTIFICA
Que la señora maría Jiménez Pérez identificada con cc 1017218956 expedida en la ciudad de
Medellín (Antioquia) se encuentraactualmenteejerciendoel cargode supervisorde plantacon las
siguientesfunciones:monitorizarel rendimientode los trabajadores de la fábrica, determinar los
requisitosde laproducción(comocalidad y cantidad de la producción, coste, tiempo y requisitos
de mano de obra, evaluarlospresupuestosde producciónactualesyrendimientosyhacercumplir
lasnormas sobre seguridadylimpieza.Se encuentralaborandoennuestraempresadesde lafecha
10 de febrero del 2015 hasta la fecha.
Se expide a interés de servicio nacional de aprendizaje SENA
MANUELA LONDOÑO CARDONA
JEFE DE RECURSOS HUMANOS

10. NOTA INTERNA
Es un documento de carácter informático el cual se envía a una persona
interesada con el fin de obtener una información devuelta a si como una
netamente informal.
ESTRUCTURA
- Se escribe nota interna
- Numero de referencia
- Recuadro (fecha/día/mes/año)
- De:
- Para:
- Asunto
LADO IZQUIERO DEL RECUADRO
- urgente (si lo es) x
- copia (si la requiere) x
- contiene anexos x
- ninguno (cuando ninguno de los anteriores se cumple)
- observación
- texto o cuerpo
- Firma cargo de la persona (lado inferior izquierdo)
- Datos del que recibe (lado inferior derecho)
- Fecha y hora (lado inferior derecho)

11. CARTA
Escrito que una persona dirige a otra para darle noticias; generalmente se envía
por correo encerrado en un sobre.
 Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
 Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
 Posee una actitud cortés y amable.
 Busca impresionar positivamente al destinatario.
 Busca una reacción favorable a los intereses del remitente
 Busca dar información completa.
PARTES DE UNA CARTA
- Fecha y lugar
- Nombre
- dirección a quien va dirigida
- fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
- Despedida: cortesía con la que se da término a la carta

12. ESTRUCTURA DE UNA CARTA
1 de 3
Medellín28 de noviembrede 2016
SeñorSantiagorico
Ingeniero
Cordial saludo
Muy cordialmente me dirijoaustedconel finde que lapresente manuelaLondoñoCardonano
pudoasistira clasesel día 27 de noviembre porel motivode que se encontrabaunpocomal de
salud
Agradecemossuatenciónprestada
Administradorade empresa

13. MEMORANDO
El memorando es un documento que se utiliza en el interior de las empresas para
establecer un vehículo de comunicación entre distintos departamentos o sectores
de la misma. Tiene una estructura definida, con una serie de pautas que caben
cumplimentarse y tiene como fin dar a conocer distintas disposiciones, normas o
circunstancias de importancia que los empleados deben tener en cuenta para el
correcto desempeño laboral. De esta manera, un memorando se inscribe como un
documento de tipo administrativo, es decir, un testimonio material de las
actividades internas que una entidad de estas características tiene. No obstante,
es importante señalar que este tipo de término también se utiliza en ocasiones
para referirse a intercambios de información entre organismos del estado o incluso
entre estados mismos.
PARA QUE SIRVE UN MEMORANDO
Un memorando es un escrito que tiene la función de recordarle algo a otra
persona. La mejor forma de saber para qué sirve un memorando es conociendo
las aplicaciones que tiene.
PARTES DE UN MEMORANDO
- Lugar y fecha.
- Código.
- Destinatario.
- Asunto.
- Cuerpo.
- Despedida.
- Firma.
- "Con copia".
- Pie de página.

14. ESTRUCTURA DE UN MEMORANDO
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
MEMORANDO
CÓDIGO: 108991
FECHA: MEDELLÍN 05 de diciembre de 2016
PARA: MANUELA LONDOÑO CARDONA
DE: GESTIÓN HUMANA
ASUNTO: LLAMADO DEATENCION REITERATIVO
De manera adecuada me permite felicitarlo por su gran desempeño en su labor,
fue de gran importancia y ayúdala manera como reacciono ante la emergencia
presentada en el día anterior.
Muchas gracias y felicitaciones
Cordialmente
Yohana Giraldo Gaviria
Directora general
Anexo: copia a la hoja de vida

15. CIRCULAR
Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas
de un círculo o lugar determinado. Su uso se puede aplicar a casi cualquier
asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas,
gobiernos, escuelas. Son textos breves que informan en términos generales
eventos, circunstancias o hechos, en fin, comunicados que se deben de tomar
en consideración. Las circulares son una de las mejores herramientas para
comunicar noticia.
PARTES DE UNA CIRCULAR
- logo
- información general de la organización
- formato fecha
- Contenido
- Firmas
FUNCION DE UNA CIRCULAR
- Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es
específico y de interés general para todos sus destinatarios
- POR EJEMPLO:
- Cambios de horario.
- Rotación de jefes.
- Nombramiento de comisión reorganizadora.
- Ascensos del personal.
- Aplicación de encuesta.
- Acuerdos y decisiones del directorio
ESTRUCTURA DE UNA CIRCULAR

16. MEDELLIN 05 de diciembre del 2016
CIRCULAR N° 108991
Se lesinformaa todaslas guarderíasdel área metropolitanasalenaunrecesodurante el mesde
diciembre hastael mesde eneroporel cual se hará un mantenimientoenlasinstalaciones.
Destinatarios:alosinteresados
Gracias por su atenciónbrindada
ManuelaLondoñoCardona
Gerente del bienestar familiar