1. PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIÓN
IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS
Integrantes del Proyecto
Nombre Apellido TI/CC Rol Correo Teléfono
Cristian Santa 94072721700 Gerente kristian206@ 5622368
Camilo Alzate proyecto misena.edu.co
Michael Alvarez 95020416468 Comunicador miaj@misena.edu.co 5622371
Jaramillo
Andrés Muñoz 1036949843 Adm de los anmuna@misena.edu.co 5301525
Felipe Naranjo recursos
Juan Giraldo 94120719267 Supervisor fgilopez@misena.edu.co 5677390
Felipe Lopez
Danilo Ramirez 1038408616 Analista dramirez61@misena.edu.co 5486881
Pelaez
Sponsor (patrocinadores)
Nombre Apellido TI/CC Rol Correo Teléfono
Julio Cesar Orozco 15435519 Instructor jcorozco@misena.edu.co 3005276699
Francisco Velasco Instructor franvelsa@misena.com
Salinas
Oscar Leonel Franco Gil Instructor oscarlfg@misena.edu.co
Ferney López Dávila Instructor flopezd@misena.edu.co
Alberto

2. PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
ACTA DE REUNIÓN
Fecha: 15/mayo/2012
Lugar: Rionegro - Ant.
Acta de reunión # 0.
Sitio de reunión: Biblioteca Baldomero Sanín Cano.
Hora de inicio: 1:00 p.m.
Asistentes:
· Cristian Camilo Santa – Gerente
· Andrés muñoz naranjo – Admin. De recursos
· Juan Felipe Giraldo – Supervisor
· Michael Álvarez - Comunicador
· Danilo Ramírez Peláez - Analista
Objetivo de la reunión:
Creación del plan de comunicación de proyecto y elaboración del formato de reunión.
Detalles:
Se trabajó en el desarrollo del plan de gestión de comunicaciones para dar a conocer la
forma en que nos vamos a dirigir en cuanto a citaciones, reuniones de grupo, reuniones con
patrocinadores o interesados, peticiones de citas, comunicados internos – externos, y difusión
de información.
Se Crea el formato con el cual dejaremos evidenciadas las reuniones de grupo y las
actividades realizadas, las decisiones, acuerdos o desacuerdos, soluciones y
recomendaciones.
Acuerdos:
Este formato se diligenciara, cada vez que nuestro grupo colaborativo se reúna a desarrollar
trabajos, con el objetivo de llevar constancia de nuestros logros como equipo, y consolidar en
estas reuniones nuestros objetivos.
Compromisos para la reunión siguiente:

3. · Se trabajará en la elaboración del plan de comunicación, el cual será realizado en un
documento compartido en la herramienta Docs de Google, con el objetivo de que todos
los integrantes del grupo colaborativo alimenten con sus propios conocimientos el
presente documento.
Finalización de la reunión: 02:30 p.m.
Responsable: Cristian Camilo Santa Alzate – Gerente Grupo RICE
DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN
PRINCIPALES
A LOS INTEGRANTES DEL GRUPO
A cada uno de los integrantes del grupo colaborativo, la información del proyecto debe ser
distribuida de manera interna, manejando entre ella los diferentes documentos de éste, como:
los planes de dirección, gestión, análisis, estrategias, evidencias, recomendaciones,
compromisos, opiniones y sugerencias pertenecientes al desarrollo del proyecto, buscando
siempre el mejoramiento continuo de éste.
Esta distribución de manera interna, se realizará por medio de un grupo cerrado en la web,
vía Email o mediante una red local, donde se publicarán cada uno de los documentos del
proyecto para que así cada integrante está inmerso en la realización de éste.
A LOS PATROCINADORES (SPONSOR)
La información a las personas que patrocinan el proyecto será enviada con las siguientes
características:
● Se dará a cada uno de estos un formato (documento escrito o por medio de la web) de
información con los avances realizados en el proyecto.
● Se informará de los evidentes percances o altibajos por los cuales pueda pasar el
proyecto.
● Se mostraran gráficas de promedio de evolución del proyecto las cuales ayudarán a
evaluar la viabilidad del proyecto.

4. TUTORES Y COLEGAS
A LOS TUTORES
A los tutores se les dará información de la dirección del proyecto y de su avance, también se
les dar información de las reuniones realizadas por el grupo colaborativo RICE para una
debida información acerca del proyecto. También se puede pedir asesoría a los tutores para
que el proyecto logre cumplir los objetivos y las directrices planteadas.
Esta información será distribuida por medio de boletines y/o informes cuando sea requerido.
A LOS COLEGAS
A los colegas se les puede dar información del avance del proyecto vía web y oral cuando se
considere necesario para compartir experiencias y conocimientos previos buscando a mejorar
siempre nuestro propio proyecto y el de los demás.
PERSONAS AJENAS A EL PROYECTO
La información para estas personas se limita sólo al conocimiento del proyecto de forma
básica, para buscar que estas sean enteradas de los objetivos y finalidades del proyecto.
Esta información será entregada de manera escrita mediante boletines.
GESTIÓN DE LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS
Para saber la apreciación del proyecto por parte de los interesados es necesario establecer
formularios, encuestas y entrevistas vía web, para recopilar información acerca de las
opiniones que ellos presentan en cuanto a las falencias, mejoras, viabilidad, alcance, impacto,
y expectativas referentes a los lineamientos del proyecto, con el propósito de efectuar
cambios los cuales puedan satisfacer las necesidades expuestas por los interesados, siempre
en busca del mejoramiento del proyecto.
INFORMAR EL DESEMPEÑO
El desempeño, se dará a conocer mediante gráficas estadísticas, presentaciones e informes
de manera oral o vía web, con lo cual brindaremos información acerca de los avances, del

5. estado actual del proyecto y de las mejoras implementadas en él , generando así una visión
global de su desarrollo.
El desempeño es importante darlo a conocer para obtener retribuciones de los patrocinadores
o interesados sobre qué nos falta mejorar, implementar o enfatizar, para lograr así un
excelente factor de calidad en nuestro proyecto.
ACTA DE REUNIÓN
Fecha: 16/mayo/2012
Lugar: Rionegro – ant.
Acta de reunión # 1
Lugar de reunión: Biblioteca Baldomero Sanín Cano
Hora de inicio: 1:00 p.m.
Objetivos de la reunión:
Finalizar el proceso de elaboración de la gestión del plan de comunicaciones teniendo en
cuenta los puntos que faltaron en la reunión anterior.
Detalles:
Se trabajó sobre la forma de distribución de la información por orden de importancia, y de
cómo esta información sería propagada entre los interesados.
Se determinó de cómo se harán los informes de desempeño del proyecto y a quienes se les
presentara esta información.
Se desarrolló el plan de gestión de expectativas, cual es, principalmente alimentado por las
sugerencias de los interesados en el proyecto y también las personas a las cuales podría
interesarle.
Acuerdos:
Esta información ahora finalizada, se le presentará como evidencia al tutor Julio Cesar
Orozco el día viernes 18 de mayo.

6. Compromisos para la reunión siguiente:
No hay compromisos, se espera nuevas instrucciones del tutor.
Finalización de la reunión: 2:20 p.m
Responsable: Cristian Camilo Santa Alzate. Gerente Grupo RICE