Politica

2. El plan de
Comunicaciones es una
estrategia de
comunicación orientada
a fortalecer la
comunicación interna y
externa de la Institución.

3. Objetivos
* Asegurar flujos eficientes de información que
permitan un desarrollo armónico de la gestión de
los diferentes procesos y su comunicación eficaz
con la comunidad.
* Fortalecer y facilitar la comunicación en todos los
niveles de la Institución y hacia la comunidad.
* Construir una identidad de la institución en un
ambiente de mutua confianza y alta motivación.

4. Ejes de la propuesta
• Eje de Comunicación Interna
A través de distintos escenarios y herramientas, los
funcionarios internos de la institución incrementarán su
interacción y contarán con información oportuna y veraz, a
través de un lenguaje positivo y protocolos de uso de los
medios disponibles.
• Eje de Comunicación Externa
Dirigido a la comunidad, este eje promoverá una
comunicación asertiva con este tipo de público,
a través de medios comunes.

5. Eje de Comunicación Interna
Escenarios y Herramientas
• Correo electrónico
• Mensajería instantánea
• Foros
• Modelo Intranet
• Periódico interno

6. • E - mail
Escenarios y Herramientas
Es el medio de comunicación oficial y el canal estratégico de
la Institución, a través del cual se recibe información
permanente.
A través de este medio, se envía información de interés, como
convocatorias para las reuniones de trabajo, actas de comités
e información para el desarrollo de los procesos.
Los funcionarios deberán estar en Línea a todo momento, verificar y responder
los mensajes que les sean enviados, de tal manera que se garantice que la
información llegó a su destino.
La revisión diaria del E-mail es de carácter obligatorio

7. Escenarios y Herramientas
.Mensajería instantánea
Esta herramienta permite una comunicación más ágil y
minimiza el uso de las líneas telefónicas internas. Puede
ser usada para mensajes cortos e incluso para el envío
rápido de archivos.
Ventajas y beneficios: La mensajería instantánea es el
medio ideal para envíos de mensajes masivos, como
recordatorios de reuniones, capacitaciones y eventos. Los
líderes de procesos contaran con whatsapp para una
comunicación instantánea y eficaz

8. Escenarios y Herramientas
• Modelo Intranet
Este medio de comunicación permitirá a todos los funcionarios estar
actualizados con toda la información de la Institución. Incluiría banners
y diseño atractivo. Manejar esta herramienta es estar en línea con la
institución.
Ventajas y beneficios: A través de la intranet se dan a conocer la
Misión, Visión políticas, Objetivos, Procesos Procedimientos,
capacitaciones virtuales, noticias, información de las áreas.
La información aquí contenida debe ser oportuna, veraz y en
permanente actualización.

9. Escenarios y Herramientas
Eje de Comunicación Externa
• Página web de la Institución
• Página Facebook
• Cuenta twitteer
• Medios radiales
• Medios televisivos
• Medios impresos

10. Escenarios y Herramientas
• Página web
Es el medio de comunicación hacia la comunidad.
Presenta un alto contenido gráfico y debe estar en
permanente actualización.
Ventajas y beneficios: A través de la página web se
publica información oportuna para nuestra
comunidad. Los funcionarios pueden sugerir
contenidos y solicitar actualización de la
información allí contenida, de acuerdo con los
avances de sus procesos.

11. Escenarios y Herramientas
• Página institucional en Facebook
Se propone a partir de este plan de comunicaciones que
la institución incursione en esta red social, con
mensajes actualizados, fotografías y noticias de interés
para nuestros usuarios. Facebook y Twitter se han
convertido
en medios de comunicación de uso obligatorio entre las
empresas y sus clientes.
Ventajas y beneficios: Las redes sociales se han impuesto
a nivel global, y es un excelente canal de comunicación
con
la comunidad. La vinculación de la comunidad a través de
esta red genera simpatía, visibilidad y alto nivel de
recordación.

12. Escenarios y Herramientas
• Medios radiales
La radio por ser un medio masivo de
comunicación es una herramienta
para información eficaz e inmediata a los
diferentes usuarios
• Medios Televisivos
La televisión es un medio masivo de
comunicación de amplio cubrimiento local y
regional para una información eficaz a todos
Los usuarios.

13. Escenarios y Herramientas
• Medios impresos
El periódico, la revista, el folleto son
medios masivos de comunicación
de amplia circulación local y regional para una
información eficaz a todos los usuarios.

14. Política de Comunicaciones
Nuestras acciones de comunicación están orientadas al posicionamiento y
reconocimiento de la Institución tanto al interior como al exterior, guiadas por
una política basada en los siguientes aspectos:
Comunicación abierta, transparente y oportuna
Proporcionamos información amplia y en forma continua sobre nuestro
desempeño interno y externo en el momento adecuado, a todos nuestros
grupos de interés: Comunidad, entes de control y funcionarios
Información Accesible
Nuestro compromiso con la comunidad se basa en el respeto, la confianza, el
interés de fomentar la salud y la facilidad para acceder a los diferentes
servicios de nuestra institución.

15. Matriz de Responsabilidades
ESTRATEGICA DE
COMUNICACION
LIDER INVOLUCRADOS INDICADOR
E-MAIL
CORPORATIVO
JEFE DE PRENSA Y
PROTOCOLO
TODOS LOS
RESPONSABLES Y
LIDERES DE LOS
PROCESOS
FORMATO DE
SEGUIMIENTO AL
USO DEL E-MAIL
CORPORATIVO
MENSAJERIA
INSTANTANEA
JEFE DE PRENSA Y
PROTOCOLO
TODOS LOS
RESPONSABLES Y
LIDERES DE LOS
PROCESOS
N/A
MODELO INTRANET JEFE DE PRENSA Y
PROTOCOLO ,
PLANEACION Y
GESTION DE
CALIDAD
TODOS LOS
RESPONSABLES Y
LIDERES DE LOS
PROCESOS
ENCUESTA DE
EVALUACION DEL
MODELO INTRANET

16. ESTRATEGICA DE
COMUNICACION
LIDER INVOLUCRADOS INDICADOR
PAGINA WEB DE LA
INSTITUCION
JEFE DE PRENSA Y
PROTOCOLO,
SISTEMAS DE
INFORMACION Y
ESTADISTICA
TODOS LOS
RESPONSABLES Y
LIDERES DE LOS
PROCESOS
INVOLUCRAR EN LA
ENCUESTA DE
SATISFACION DE
LOS DIFERENTES
SERVICIOS SOBRE
LA OPINION DE LOS
USUARIOS CON
RESPECTO A LA
PAGINA WEB
PAGINA EN
FACEBOOK
JEFE DE PRENSA Y
PROTOCOLO
TODOS LOS
RESPONSABLES Y
LIDERES DE LOS
PROCESOS
NUMERO DE
USUARIOS QUE LES
GUSTA LA PAGINA
TWITTER JEFE DE PRENSA Y
PROTOCOLO
TODOS LOS
RESPONSABLES Y
LIDERES DE LOS
PROCESOS
NUMERO DE
USUARIOS QUE LES
GUSTA LA PAGINA

17. ESTRATEGICA DE
COMUNICACION
LIDER INVOLUCRADOS INDICADOR
MEDIOS RADIALES JEFE DE PRENSA Y
PROTOCOLO
TODOS LOS
RESPONSABLES Y
LIDERES DE LOS
PROCESOS
PARTICIPACION EN
MEDIO RADIAL DE
AMPLIA SINTONIA
MEDIOS
TELEVISIVOS
JEFE DE PRENSA Y
PROTOCOLO
TODOS LOS
RESPONSABLES Y
LIDERES DE LOS
PROCESOS
RATING DE
SINTONIA
MEDIOS IMPRESOS JEFE DE PRENSA Y
PROTOCOLO
TODOS LOS
RESPONSABLES Y
LIDERES DE LOS
PROCESOS
MAYOR NUMERO
DE IMPRESIONES