Este documento describe cuatro maneras en que empresas han utilizado Microsoft Viva para abordar las necesidades cambiantes de los empleados. Viva permite crear una experiencia holística para los empleados al ofrecer una plataforma de experiencia del empleado integrada que brinda acceso a comunicaciones, aprendizaje, conocimiento y metas. También ayuda a empresas a fomentar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal de los empleados y facilita el intercambio de conocimientos a través de características como Viva

1. Cree una
experiencia
holística para
los empleados
Cuatro maneras en las que las
empresas han utilizado Microsoft
Viva para abordar las necesidades
cambiantes de los empleados

2. Adaptación de la
experiencia en el lugar
de trabajo para un
empleado cambiante
Las empresas de todo el mundo han adaptado
la forma en que sus empleados trabajan,
al pasar de entornos predominantemente
in situ a experiencias híbridas o remotas.
Ahora, está claro que esta adaptación ha
evolucionado en una visión nueva y más
permanente para la experiencia del empleado.
Esta visión cambió no solo la manera en que los
líderes empresariales abordan las necesidades
físicas de sus empleados, sino también las más
intangibles. No se trata solo de cuándo y dónde
trabaja un empleado, sino de cómo y por qué.
Los encargados de la toma de decisiones
tienen la responsabilidad de garantizar que los
empleados estén preparados tecnológicamente
para el éxito, de que comprendan su propósito
y sus metas como empleados y personas, de
instarlos a proteger y nutrir el equilibrio entre su
vida laboral y personal, y de su bienestar general.
Los empleados están priorizando trabajar
para empresas que se preocupan de ellos
como personas. Por otra parte, los líderes
empresariales están reconociendo la
importancia de la administración del proceso
del empleado con empatía y eficiencia.
Asegurar un enfoque inteligente y holístico
permite al empleado hacer un mejor trabajo,
y un empleado más comprometido impulsa
mejores resultados empresariales.
El 66 % de los encargados
de la toma de decisiones
empresariales ha considerado
rediseñar los entornos de trabajo
físicos para adaptarse a los
trabajadores remotos e híbridos.
Fuente
66 %
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 2

3. Aumento del 66 % de las experiencias personalizadas
Aumento del 61 % en la satisfacción
de los empleados
Mejora del 71 % de los indicadores claves
de rendimiento (KPI)
Retorno de la inversión (ROI) 61 % más sólido
en herramientas/recursos de EX
Reducción del 61 % en el costo de nuevas
contrataciones
Desarrollo e innovación de productos
57 % más rápido
La plataforma de
experiencia de los
empleados
Un enfoque holístico
Con modelos de lugar de trabajo remotos e
híbridos que llegaron para quedarse, el desafío
es crear una experiencia de los empleados
que tenga en cuenta tres factores claves:
• una experiencia sin problemas, donde
sea que trabajen los empleados;
• retención sobre reclutamiento; y
• resultados empresariales exitosos.
Una plataforma de experiencia de los
empleados (EXP) puede lograr todas estas
metas. Cuando todos los empleados tienen
acceso a un sistema inclusivo e integrado
de experiencias, están mejor equipados para
colaborar y lograr resultados empresariales.
Administrar el proceso de un empleado en cada
etapa, desde la incorporación y el desarrollo
hasta su retención, es más crítico que nunca
en el entorno de trabajo híbrido/remoto.
Los empleados no solo desean tener una
experiencia más integral, sino que necesitan
sentir un mayor compromiso con su trabajo
y sentirse valorados por la empresa. Eso puede
ser más difícil de lograr en este nuevo modelo
de trabajo, pero es fundamental si los líderes
empresariales quieren garantizar la retención.
Cuando los negocios implementan una EXP,
tienen una visión más completa de los deseos,
las necesidades y las metas de los empleados
en cada etapa del empleo. Esto brinda a los
líderes empresariales la oportunidad de aclarar
el propósito de cada empleado y alinearlo
con las metas del negocio. El resultado es un
enfoque a la experiencia de los empleados
que le permite a estos comprometerse con su
trabajo y tener un impacto claro y directo en
los resultados empresariales con más eficacia.
Microsoft Viva es la única EXP que va más
allá de lo que hace más productivos a los
empleados, al reunir en un sistema perfecto las
comunicaciones, el aprendizaje y el conocimiento,
los recursos, la información y las metas.
El 60 % de los líderes de recursos
humanos consideran que la
experiencia de los empleados
debe ser la misma, ya sea que
estos trabajen en la oficina
o de forma remota.
Fuente
El valor de una experiencia
de los empleados holística
60 %
Fuente
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 3

4. Cómo lograr un equilibrio saludable
entre el trabajo y la vida personal
Trabajar desde casa puede hacer que el límite entre
el trabajo y la vida personal se difumine fácilmente.
Uno de los desafíos más difíciles que debieron
superar los negocios cuando el trabajo híbrido
y remoto se volvió la norma, fue saber cuándo
trabajar y cuándo descansar. Ni siquiera Microsoft
fue inmune a la necesidad de contar con formas
productivas de combatir este tipo de desafío.
Entender los puntos de vista y las necesidades
de sus empleados en torno al equilibrio
entre el trabajo y la vida personal significa
encontrar maneras de reunir esas opiniones
y usarlas para crear soluciones que fomenten
un mejor equilibrio entre ambos. Con los
modelos de trabajo híbrido y remoto, los
negocios deben ser capaces de recopilar datos
y aplicar soluciones de forma electrónica.
Para los líderes empresariales de Microsoft, eso
significaba administrar encuestas a los empleados
y usar Viva Insights para analizar los comentarios
e implementar soluciones a fin de mejorar el
equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Tiempo de concentración
Viva Insights probó ser una herramienta
potente para recopilar y analizar los datos
obtenidos de encuestas, pero también probó
ser una forma de implementar soluciones. Por
ejemplo, puede recomendarle que reserve
tiempo para concentrarse en tareas y que
fije momentos de tranquilidad, en los que las
notificaciones de Outlook y Teams se silencian
durante un momento específico del día.
falta de tiempo libre. uso ineficiente del
tiempo en reuniones.
problemas
para establecer
prioridades.
inexistencia
de tiempo de
concentración
para trabajar.
Qué información
obtuvieron
Entre los problemas que afectan el equilibrio
entre el trabajo y la vida personal de los
empleados de Microsoft se encuentran:
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 4

5. Uso eficiente de las reuniones
Un efecto de la adopción de un modelo de
trabajo híbrido/remoto fue un aumento en las
reuniones a fin de compensar el tiempo que
los empleados pasaban anteriormente en la
oficina. Sin embargo, Microsoft descubrió que,
evidentemente, el aumento en las reuniones
generó un exceso de estas, ocupando
tiempo que se hubiera dedicado mejor
a completar tareas. Para hacer frente a este
problema, los líderes de equipo de Microsoft
usan las recomendaciones para reuniones
efectivas incorporadas en Viva, a fin de
reducir las reuniones innecesarias y eliminar
la asistencia obligatoria de los empleados
cuya asistencia podría no ser necesaria.
Establecimiento de prioridades
Microsoft descubrió que los empleados
que entendían con claridad sus metas y
objetivos eran más propensos a lograrlos
productivamente. Esto también era útil para
aliviar la asistencia innecesaria a reuniones y
para tener una mejor perspectiva de lo que se
debe hacer y en qué momento. Los líderes de
equipos usan Objetivos Viva para establecer
objetivos y resultados claves (OKR), de modo
que los empleados saben cuáles son sus metas
y el trabajo que se debe hacer para lograrlas.
Un enfoque holístico
Microsoft complementa sus esfuerzos a través
de Viva con un enfoque de administración
centrado en las personas. El solo hecho
de instar a los empleados a descansar no
estaba funcionando según lo esperado, por
lo que los gerentes usan el modelado, la
instrucción y el cuidado para dar el ejemplo.
Los líderes asignan cinco días de bienestar
al año para que los empleados los usen
como lo deseen, a la vez que ellos también
toman descansos para modelar un equilibrio
saludable entre el trabajo y la vida personal
del equipo. También se aseguran de mantener
reuniones personales para saber cómo
están los empleados y asegurarse de que
sus necesidades estén siendo satisfechas.
La combinación de estas herramientas con
la administración centrada en las personas
permite a los empleados entender los
beneficios de la desconexión del trabajo
y el logro de sus metas. El resultado
es una expectativa de satisfacción,
productividad y retención de los
empleados constantemente más alta.
Fuente
“El tiempo de concentración
que Viva Insights me
programa automáticamente
garantiza que aparte tiempo
sin interrupciones para la
semana siguiente y minimice
el trabajo fuera de horario.”
Sunita Khatri
Directora sénior de Marketing
de Productos de Microsoft
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 5

6. “Instamos a los gerentes a modelar hábitos
como descansar del trabajo y crear tiempo
de concentración porque esos cambios no
solo los ayudan a nivel personal, sino que dan
a sus equipos permiso implícito para hacer
lo mismo.”
Dawn Klinghoffer
Vicepresidenta de Información Empresarial
de Recursos Humanos de Microsoft
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 6

7. Intercambio de
conocimientos sin
problemas a través
de Viva Topics
Incluso para las organizaciones que son
usuarios de temporada de las aplicaciones
de Microsoft, la colaboración entre muchos
empleados en lugares de trabajo remotos
o híbridos pueden presentar desafíos únicos.
Encontrar al experto correcto u obtener la
mejor información en entornos digitales
puede probar ser una tarea engorrosa. Con
cientos de empleados expertos y miles de
archivos que filtrar, se pasa más tiempo en
reuniones, cadenas de correo electrónico
y chats de Microsoft Teams. El resultado
es más tiempo dedicado a encontrar la
información pertinente para un proyecto
antes de poder completar el proyecto en sí.
Como líder en servicios habilitados para la
nube, soluciones empresariales y experiencias
lideradas para el diseño, Avanade conoce
de primera fuente la necesidad de una
colaboración y comunicación eficientes
entre las personas de diversos equipos.
Para prestar el mejor servicio a sus clientes,
Avanade necesitaba contar con formas
convincentes y precisas para que los
miembros del equipo consultaran a expertos
en la materia y tuvieran acceso a recursos.
Con la implementación de Viva Topics,
Avanade pudo satisfacer esa necesidad
sin sacrificar sus sistemas existentes.
La realidad de la
sobrecarga digital
El envío de correos
electrónicos aumentó
en más de 40 mil millones
entre febrero de 2020
y febrero de 2021.
Los chats de equipo por
persona aumentaron un
45 % y siguen subiendo.
El tiempo semanal que se
dedica a reuniones aumentó
un 148 % y sigue subiendo.
66 % más personas trabajan
en documentos de Office
año tras año.
Fuente
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 7

8. Debido a que Viva Topics usa tecnología de IA para clasificar,
procesar y organizar recursos, es más fácil para los empleados
descubrir y usar el conocimiento a disposición de Avanade.
Ya no necesitan filtrar entre miles de documentos potencialmente
pertinentes ni abrirse camino a través de una cadena de expertos
para encontrar a la mejor persona para pedir asesoría.
Cuando sus empleados chatean en Teams o navegan por un
sitio de SharePoint, pueden ver los temas destacados que les
dan acceso más rápido a recursos o expertos relacionados que
pueden proporcionar información adicional sobre ese tema.
Contar con una solución de detección más rápida y fácil permite
a los empleados dedicar tiempo valioso a innovar en soluciones
para los clientes. Además, la posibilidad de integrar esta solución
en sus aplicaciones existentes permite una implementación sin
problemas en toda su organización, conectando de forma inmediata
departamentos y potenciando la colaboración multidisciplinaria.
“El valor de Viva Topics realmente está
en colocar la información que las personas
necesitan en los lugares donde interactúan.”
Marci Jenkins
Ejecutiva de TI en el lugar de trabajo de Avanade
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 8

9. Cómo fomentar
la inclusividad
y sostenibilidad
en el lugar
de trabajo
Cuando su organización tiene miles de empleados distribuidos en decenas
de estados o incluso países, garantizar que cada miembro del equipo se
sienta incluido en una experiencia de los empleados personalizada puede
ser un desafío. Si bien la solución fácil parece ser que los empleados
regresen a la oficina a tiempo completo, eso no siempre es viable: muchos
empleados prefieren tener la opción de trabajar desde casa y el empleo in
situ a tiempo completo puede interrumpir los esfuerzos de sostenibilidad.
Para una empresa como REI, la sostenibilidad tiene una prioridad
alta. Equilibrar ese esfuerzo con el deseo de los empleados por tener
interacciones más personales entre sí podría haber sido difícil sin las
plataformas de Microsoft existentes de REI. También fue fundamental
lograr ambas metas sin que se produjera agotamiento de los empleados.
Empleados que se
desempeñan en
trabajo remoto/híbrido
El 73 % de los empleados
desea que las opciones
remotas flexibles continúen
El 67 % de los empleados
desearían tener más
tiempo presencial
con los colegas
73 %
67 %
Fuente
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 9

10. Al combinar Microsoft Teams con Surface
Hubs, REI pudo permitir la máxima
colaboración a la vez que garantizó que
los empleados se sintieran incluidos en
cada reunión e interacción cara a cara. Los
empleados remotos podían ver todo lo que
los miembros que estaban in situ veían, y la
comunicación era perfecta con la integración
de Teams en las presentaciones y reuniones.
Para asegurarse de que los empleados
estuvieran maximizando el tiempo en las
reuniones sin sucumbir ante el
agotamiento, REI aplicó Viva Insights
a todas estas interacciones. Insights
permite a los empleados poner atención
a la manera en que hacen uso de su
tiempo, hacer cambios en su planificación
en función de los datos e incluir un tiempo
de concentración para enfocarse en una
tarea, todo directamente dentro de Teams.
Estos beneficios dan a su organización la
oportunidad de ofrecer una experiencia
de los empleados personal e inclusiva,
a la vez que también contribuyen a tener
un lugar de trabajo más sostenible.
Como REI descubrió, Viva hace que sea más
fácil acceder a la información, los recursos
de aprendizaje y la comunicación, así
como compartirlos desde las aplicaciones
que ya usa, lo que crea toda una fuerza
de trabajo que puede colaborar tan
fácilmente como si estuvieran in situ,
a la vez que mejoran los esfuerzos de
sostenibilidad para toda la organización.
“Al usar Teams para tener un enfoque más flexible para trabajar,
ayudamos a mantener a 1.500 personas fuera de los caminos
todos los días.”
Joey Northcott
Vicepresidente de la división de Servicios Tecnológicos Empresariales de REI
Microsoft Viva Cómo usar las metas para mejorar la experiencia de los empleados 10

11. 42 % de los empleados son
más propensos a quedarse
en su trabajo actual si se les
ofrecen beneficios de salud
mental integral y bienestar.
42 %
Fuente
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 11

12. “Al combinarse con nuestra
experiencia en bienestar,
Microsoft puede ayudarnos
a ofrecer recursos digitales de
salud mental y bienestar efectivos
dentro del flujo de trabajo.”
Kaytek Przybylski
Jefe de Datos y Tecnología y vicepresidente
ejecutivo de LifeWorks
En la actualidad, los empleados están dando
más valor a su bienestar general en comparación
con el período anterior a la pandemia. Debido
a factores como cargas de trabajo sobreextendidas
y menos interacción presencial con los colegas,
la salud mental de un empleado puede
experimentar un impacto negativo con más
facilidad. Esto, a su vez, influye en el compromiso
de un empleado con su empleador actual
y en si desea quedarse o buscar otro empleo.
LifeWorks lo sabe todo acerca de la
importancia del bienestar. Como proveedor
líder de soluciones para organizaciones
que buscan mejorar el bienestar de sus
empleados, sabían que era necesario hacer
lo mismo por sus propios trabajadores.
Microsoft Teams ha dado a LifeWorks
la oportunidad de construir una
infraestructura más sólida. Para mejorar
aún más la experiencia de los empleados,
la empresa integró Viva Connections
en su aplicación personalizada de Teams.
Cuando se trata del bienestar y la salud mental,
la privacidad y seguridad son integrales para
garantizar un beneficio valioso. LifeWorks
descubrió que las soluciones de seguridad de
Microsoft hacían posible el desarrollo de una
experiencia más sólida para los usuarios, sin
sacrificar la agilidad, la transparencia o el acceso
a los datos necesarios para proporcionar beneficios
de bienestar efectivos a sus empleados.
Viva Connections le ayuda a encontrarse con sus
empleados donde se encuentren. Puede notificar
automáticamente a los empleados de eventos
o iniciativas pertinentes relacionados con la salud
mental. También permite a los empleados tener
acceso privado y seguro a los recursos y beneficios
de bienestar que ha puesto a disposición,
directamente desde la aplicación de Teams.
El bienestar como virtud
de la experiencia de los
empleados
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 12

13. Un vistazo rápido a los desafíos del
modelo de trabajo híbrido/remoto
Adaptación al lugar de trabajo Sobrecarga digital
Los desafíos
El 66 % de los encargados de la
toma de decisiones empresariales ha
considerado rediseñar los entornos
de trabajo físicos para adaptarse a los
trabajadores remotos e híbridos.
66 %
El 73 % de los
empleados desea
que las opciones
remotas flexibles
continúen.
El 67 % de los empleados
desearían tener más
tiempo presencial con
los colegas.
73 % 67 % El envío de correos
electrónicos aumentó
en más de 40 mil millones
entre febrero de 2020
y febrero de 2021.
Los chats de equipo por
persona aumentaron
un 45 % y siguen
subiendo.
El tiempo semanal que
se dedica a reuniones
aumentó un 148 %
y sigue subiendo.
66 % más personas
trabajan en documentos
de Office año tras año.
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 13

14. Los beneficios de una EXP en el modelo de trabajo
híbrido/remoto
42 %
42 % de los empleados son más propensos
a quedarse en su trabajo actual si se les
ofrecen beneficios de salud mental integral
y bienestar.
66 %
Aumento del 66 % de las
experiencias personalizadas
61 %
Aumento del 61 % en la
satisfacción de los empleados
Reducción del 61 %
en el costo de nuevas
contrataciones
Desarrollo e innovación de
productos 57 % más rápido
Mejora del 71 % de los
indicadores claves de
rendimiento (KPI)
Retorno de la inversión
(ROI) 61 % más sólido en
herramientas/recursos de EX
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 14

15. Trabaje de forma más inteligente con
Microsoft Viva
Un lugar de trabajo híbrido/remoto funciona mejor cuando una
empresa y sus empleados están listos y dispuestos a adaptarse
de forma rápida y efectiva. Contar con una solución como
Microsoft Viva integrada en nuestra plataforma existente y con
el conjunto de aplicaciones de Microsoft hace que sea más
fácil tener éxito sin importar de qué manera los resultados y las
necesidades de los empleados de su negocio pudieran cambiar.
Viva se encuentra con sus empleados donde estos se encuentran,
lo que les brinda una sensación de propósito que, en última
instancia, centra su capacidad de cumplir metas más amplias de
la organización. En otras palabras, impulsa resultados, tanto para
el éxito de su negocio como para el bienestar de los empleados.
El resultado final de Microsoft Viva es que permite a los
empleados tener más logros, haciendo menos cosas. Se puede
desperdiciar tanto tiempo de forma fácil si los empleados
están sujetos a reuniones innecesarias, analizando enormes
cantidades de información y, en general, agotados. Con
Viva, los empleados pueden trabajar de forma más eficaz,
colaborativa y eficiente, sin importar dónde se encuentren.
Obtenga más información sobre cómo Microsoft
Viva puede promover una experiencia del
empleado más potente y holística e impulsar
resultados significativos para su organización.
Las características de Microsoft Viva
Capa de organización para las experiencias
de los empleados: es impulsada por toda la amplitud
y profundidad de Microsoft 365 y se experimenta
principalmente a través de Microsoft Teams.
Poner a las personas en el centro: reúne a las personas
para compartir conocimientos, habilidades y conexiones en el
flujo natural de la jornada laboral. Está diseñada para ser intuitiva
y fácil de usar, para impulsar la adopción y el valor inmediato.
Información personalizada: ofrece información
práctica y protegida por privacidad en el momento y el
lugar en que se necesita, a lo largo de la jornada laboral.
Privacidad y seguridad en la que puede confiar:
con tecnología de Microsoft 365 y el respaldo del compromiso
de Microsoft con la privacidad y seguridad, Microsoft
Viva se encuentra en los límites de su confianza, con
resguardos y protecciones de la privacidad de las personas
que le permiten tener el control de sus propios datos.
Personalizable, abierto y extensible: tiene un ecosistema
de socios sólido y en crecimiento, por lo que funciona sin
problemas con sus sistemas y herramientas existentes, como
RR. HH., CRM y el sistema de administración del aprendizaje (LMS).
Los beneficios de Microsoft Viva
Priorice la comunicación y la cultura al reunir
las noticias y los recursos pertinentes en las
aplicaciones que usa para interactuar a diario.
Mejore la productividad y el bienestar al permitir
que los empleados vean a qué dedican su tiempo
y se concentren en las tareas más importantes.
Elimine la engorrosa cadena de expertos y el tiempo
que pierde analizando miles de documentos al colocar
el conocimiento pertinente donde lo necesita.
Permita que los empleados tengan la facilidad de
tomarse un tiempo para su crecimiento y desarrollo
de habilidades, con acceso a módulos de aprendizaje
y recursos directamente desde sus aplicaciones cotidianas.
Alinee las tareas cotidianas de los empleados y las metas
individuales con la misión y las aspiraciones más grandes
de la empresa, para así mejorar el propósito del empleado
y lograr los resultados empresariales claves con más eficiencia.
Microsoft Viva Cómo abordar las necesidades cambiantes de los empleados 15

16. Obtenga más
información sobre
cómo Microsoft Viva
puede promover
una experiencia del
empleado más potente
y holística e impulsar
resultados significativos
para su organización.