INFORME DE LAS ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN Y RESULTADOS DEL JUEGO “EL QUE SABE SAE”

INFORME DE LAS ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN Y RESULTADOS DEL JUEGO
“EL QUE SABE SAE”
Diciembre de 2013

Informe de las actividades de ejecución y resultados del juego “El Que Sabe SAE”
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Título:
Informe de las actividades de ejecución y resultados del juego “EL QUE
SABE SAE”
Fecha elaboración
aaaa-mm-dd:
2013-12-26
Sumario: Actividades de desarrollo del juego y sus resultados.
Palabras Claves: Resultados, Desempeño, Productividad
Formato: DOC Lenguaje: Español
Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República
Código: Versión: 1.0 Estado: Generado
Categoría: Documento Técnico
Autor (es):
Oportunidad Estratégica
Contrato Nº 291 de 2013
Firmas:
Revisó:
Oficina de Sistemas e Informática de la
Contraloría General de la República
Aprobó: Supervisor del contrato Nº 291 de 2013
Información
Adicional:
Ubicación:
Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un archivo
magnético asociado al documento y está localizado bajo el nombre
SAE_ELQUESABESAE_1_0.pdf

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.0 2013-12-26 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento

CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR .......................................................................................................................... 1
CRÉDITOS .................................................................................................................................................. 2
1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................ 3
2. DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL JUEGO ........................................................................................... 3
2.1 Etapa de Planeación................................................................................................................ 3
2.2 Etapa de Preparación.............................................................................................................. 4
2.3 Etapa de Ejecución .................................................................................................................. 4
2.4 Etapa de Cierre.......................................................................................................................... 5
3. RESULTADOS DEL JUEGO ........................................................................................................... 6
4 ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL APLICATIVO ...................................................................... 8
5 ANÁLISIS DE PRODUCTIVIDAD EN LAS DIFERENTES SEMANAS .................................. 12
5.1 Comparación por máximos de cargue.............................................................................. 12
5.2 Comparación por promedios de cargue .......................................................................... 14
6. ANEXOS............................................................................................................................................ 16
Anexo 1. Piezas publicitarias- campaña de expectativa.......................................................... 16
Anexo 2. Pieza de Lanzamiento...................................................................................................... 18
Anexo 3. Pieza de información de las horas de juego ............................................................. 18
Anexo 4. Pieza de información de resultados diarios.............................................................. 19
Anexo 5. Piezas de Agradecimiento y Felicitación ................................................................... 19
Anexo 6. Instrucciones del juego................................................................................................... 20

Informe de las actividades de ejecución y resultados del juego “El Que Sabe SAE” 1
DERECHOS DE AUTOR
La propiedad intelectual de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica,
quien a través de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo su
aprobación por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución del
contrato Nº 291 de 2013, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales
especializados para el acompañamiento al proceso de implementación del Sistema de
Aseguramiento Electrónico –SAE. La Contraloría General de la República y Oportunidad
Estratégica, autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente, en cualquier formato o medio
sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:
1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.
2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.
3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la
Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."
4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser
reproducidos como parte de otra publicación o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso
entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la
República.

CRÉDITOS
Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE de la
Contraloría General de la República - CGR, se han generado por parte de la Oficina de
Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación
Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de
Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema
General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de
Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido
liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico - SAE,
un conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de
este documento y en especial en lo que respecta al juego “El Que Sabe SAE”.

1. INTRODUCCIÓN
Este informe está enmarcado en una de las estrategias descritas en el documento generado por
Oportunidad Estratégica, “Documento de Estrategias para la Adopción y Continuidad del Sistema
de Aseguramiento Electrónico SAE”, dada la necesidad de institucionalizar dicha herramienta en
la Contraloría General de la República (en adelante CGR).
El documento describe el desarrollo del juego “El Que Sabe SAE”, cuyos objetivos fueron
fortalecer los conocimientos del sistema a través de motivación lúdica para el cargue de
documentos en SAE y paralelamente realizar un seguimiento al desempeño de la herramienta.
Para esto se presenta la metodología utilizada durante las fases de planeación, desarrollo y
conclusión del juego, los resultados obtenidos, y un análisis de la productividad obtenida durante
la semana de juego en comparación con las semanas donde se desarrollaron otras actividades,
tales como la suspensión de términos y las jornadas de capacitación.
2. DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL JUEGO
Como parte de las estrategias para la adopción del sistema, se propuso la ejecución de una
actividad lúdica para incrementar el número de documentos cargados en el SAE, fortalecer los
conocimientos de los funcionarios sobre el sistema y a su vez realizar un seguimiento al
desempeño de la herramienta
Para ello se diseñó el juego El Que Sabe SAE, a través del desarrollo de diferentes actividades
distribuidas en las siguientes etapas:
2.1 Etapa de Planeación
a) Creación del Juego: En búsqueda de una herramienta lúdica para fortalecer la adopción
del SAE, se generó un juego de palabras que genera recordación en los funcionarios de
la CGR.
b) Selección de los participantes: Todas aquellas Gerencias y/o Dependencias (Equipos)
que recibieron capacitación previa del SAE, y que tuvieran documentos pendientes por
cargar al SAE, cada uno de los cuales fueron asignados a uno de los 2 grupos
c) Elaboración de instrucciones y reglas de juego: A partir de la definición del nombre del
juego, se diseñó un documento con la información necesaria para entender la dinámica
del juego: (1) objetivo, (2) Estructura. (3) Participantes, (4) Forma de Juego, (5)
Instrucciones, (6) Puntuación, (7) Duración y (8) Premiación. (Ver Anexo 6)

d) Análisis de requerimientos: A partir de la dinámica del juego se identificó la información y
actividades previas necesarias para llevar a cabo el juego.
2.2 Etapa de Preparación
e) Verificación y depuración de los funcionarios de cada Gerencia / Dependencia: Se realizó
la depuración de los usuarios del SAE para cada una de las Gerencias y/o Dependencias,
a través de la comparación de las listas del directorio activo, los usuarios registrados en
el SAE, las listas emitidas por la DIAC con el registro del número de documentos
digitalizados y las actas de entrega de tokens. Adicionalmente se realizaron llamadas a
cada una de las Gerencias Departamentales para la verificación de la información, o por
intermedio de los “padrinos” de cada una de éstas.
f) Creación del correo del juego: Con el fin de emitir todas las comunicaciones relacionadas
con el juego se crea el siguiente correo institucional: elquesabesae@contraloria.gov.co.
g) Selección de padrinos por equipos: Se selecciona un “padrino” / capacitador para dar
apoyo funcional a cada uno de los equipos. Adicionalmente, se tienen 2 “padrinos”
técnicos divididos en cada uno de los grupos.
h) Planeación de la campaña publicitaria: Con apoyo de la Oficina de Comunicaciones y
Publicaciones, se realizaron los diseños de las piezas publicitarias que serían publicadas
y enviadas durante las diferentes etapas del desarrollo del juego. (Ver Anexo 1).
La campaña de publicidad se realizó durante todo el periodo de desarrollo del juego con
el apoyo de la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones y la Oficina de Sistemas e
Informática, a través de los siguientes medios:
 Pantallas institucionales y de bienestar de la Contraloría General de la República.
 Fondo de escritorio
 SAE Responde
 Clic
 Correo electrónico.
2.3 Etapa de Ejecución
a) Desarrollo y divulgación de la campaña de expectativa: A partir de las piezas publicitarias
elaboradas por la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones, se buscaron los espacios
para su publicación y divulgación (Ver numeral 2.4).

b) Invitación para el inicio del juego. Tras finalizar la campaña de expectativa se envió una
pieza publicitaria animando a los funcionarios a participar en el juego. (Ver Anexo 2)
c) Envío de las instrucciones y reglas de juego. Previo al inicio del juego, se envió el
instructivo del juego a cada uno de los funcionarios, participes del juego.
d) Envío diario de la hora de juego para cada uno de los grupos. Con el fin de mantener
informados a los funcionarios se enviaron diferentes mensajes indicando la hora del día
en que se llevaría a cabo el juego. (Ver anexo 3)
e) Solicitud de información: Se solicitó el apoyo a los líderes técnicos del SAE, con la
información necesaria para determinar el número de documentos cargados por
funcionario.
f) Procesamiento de los resultados obtenidos: Teniendo en cuenta la dinámica del juego, se
organizó la información suministrada por los líderes técnicos, logrando determinar los
puntajes obtenidos por cada equipo.
g) Envío de los resultados por grupo. Con el fin de mantener informados a los funcionarios
se enviaron diferentes mensajes con los resultados por grupos. (Ver anexo 4)
h) Envío de los resultados específicos por sustanciador a Gerentes, directivos,
coordinadores y “padrinos”: Buscando la mejora de los resultados, se generó un reporte
a los Gerentes, directivos, coordinadores y “padrinos”.
2.4 Etapa de Cierre
i) Envío y publicación de agradecimiento por la participación en el juego, a cada uno de los
participantes. (Ver anexo 5)
j) Envío y publicación de diplomas virtuales a los ganadores en las siguientes categorías:
 Gerencia y/o Dependencia ganadora por mayor número de puntos acumulados,
en cada uno de los grupos.
 Los 3 sustanciadores que más documentos cargaron durante las horas de juego.
 Los 3 sustanciadores que más documentos cargaron durante una hora.

3. RESULTADOS DEL JUEGO
A continuación se presentan los resultados alcanzados durante el desarrollo del juego “EL QUE
SABE SAE”, los cuales fueron obtenidos a través de un seguimiento diario a los documentos
cargados por cada uno equipos participantes.
En este reporte se discrimina el puntaje obtenido de cada uno de los equipos en las diferentes
horas de juego, frente a la cantidad de documentos cargados y el número de sustanciadores
disponibles para dicha labor.
Para cada medición se resalta en azul claro el máximo puntaje acumulado en cada uno de los
grupos. De esta forma para el día viernes 13 de diciembre se obtienen los ganadores (Ver tabla
3): del Grupo 1, la Contraloría Auxiliar para el Sistema General de Regalías con un total de
224.375 puntos y del Grupo 2 la Gerencia Departamental de San Andrés con 342.500 puntos.
Finalmente, en la tabla 3 se evidencia el número total de documentos cargados para cada una
de las Gerencias/Dependencias participantes, durante las horas de juego, así el total general es
alcanzado es de 2.226 documentos.
Tabla 1: Resultados días lunes y martes
DÍA 1 LUNES 09 DÍA 2 MARTES 10
GERENCIAS /
DEPENDENCIAS
PUNTOS
POR
DOCUMENTO
TOTAL DOC
CARGADOS
TOTAL
PUNTOS
ACUMULADO
Nº DE
SUSTANCIAD
ORES
TOTAL DOC
CARGADOS
TOTAL
PUNTOS
ACUMULADO
Nº DE
SUSTANCIAD
ORES
GRUPO 1
CONTRALORÍA DELEGADA
PARA I JF Y JC 346 14 4.844 4.844 2 - - 4.844 0
DIRECCIÓN DE
INVESTIGACIONES 172 84 14.448 14.448 2 17 2.924 17.372 1
ANTICORRUPCIÓN 625 - - - 0 - - - 0
REGALÍAS 625 78 48.750 48.750 1 56 35.000 83.750 1
QUINDÍO 1000 - - - 0 94 94.000 94.000 4
RISARALDA 556 20 11.120 11.120 1 - - 11.120 0
CALDAS 806 58 46.748 46.748 1 138 111.228 157.976 3
TOLIMA 788 20 15.760 15.760 1 - - 15.760 0
TOTALES 274 141.670 141.670 8 305 243.152 384.822 9
DÍA 1 LUNES 09 DÍA 2 MARTES 10
GERENCIAS/DEPENDENCIAS
PUNTOS
POR
DOCUMENTO
TOTAL DOC
CARGADOS
TOTAL
PUNTOS
ACUMULADO
Nº DE
SUSTANCIAD
ORES
TOTAL DOC
CARGADOS
TOTAL
PUNTOS
ACUMULADO
Nº DE
SUSTANCIAD
ORES
GRUPO 2
SAN_ANDRÉS 2.500 - - - 0 41 102.500 102.500 2
BOYACÁ 714 71 50.694 50.694 2 181 129.234 179.928 6
VALLE 714 - - - 0 16 11.424 11.424 2
ANTIOQUIA 556 - - - 0 - - - 0
SANTANDER 556 - - - 0 - - - 0
MAGDALENA 1.000 12 12.000 12.000 4 25 25.000 37.000 3
NORTE DE SANTAN 1.325 17 22.525 22.525 2 58 76.850 99.375 3
META 833 - - - 0 - - - 0
NARIÑO 714 4 2.856 2.856 1 44 31.416 34.272 3
GUAJIRA 833 - - - 0 11 9.163 9.163 1
TOTALES 104 88.075 88.075 9 376 385.587 473.662 20

Tabla 2: Resultados días miércoles y jueves
Tabla 3: Resultados día viernes
Cálculos: Oportunidad Estratégica
DÍA 3 MIÉRCOLES 11 DÍA 4 JUEVES 12
GERENCIAS /
DEPENDENCIAS
PUNTOS
POR
DOCUMENTO
TOTAL
DOC
CARGADOS
TOTAL
PUNTOS
ACUMULADO
Nº DE
SUSTANCIADOR
ES
TOTAL DOC
CARGADOS
TOTAL
PUNTOS ACUMULADO
Nº DE
SUSTANCIADO
RES
GRUPO 1
PARA I JF Y JC 346 - - 4.844 0 - - 4.844 0
DIRECCIÓN DE
INVESTIGACIONES 172 36 6.192 23.564 2 9 1.548 25.112 2
ANTICORRUPCIÓN 625 - - - 0 - - - 0
REGALÍAS 625 55 34.375 118.125 3 59 36.875 155.000 3
QUINDÍO 1000 23 23.000 117.000 2 39 39.000 156.000 2
RISARALDA 556 - - 11.120 0 - - 11.120 0
CALDAS 806 - - 157.976 2 39 31.434 189.410 2
TOLIMA 788 - - 15.760 0 - - 15.760 0
TOTALES 114 63.567 448.389 9 146 108.857 557.246 9
DÍA 3 MIÉRCOLES 11 DÍA 4 JUEVES 12
PUNTOS
POR
DOCUMENTO
TOTAL
DOC
CARGADOS
TOTAL
PUNTOS
ACUMULADO
Nº DE
SUSTANCIADOR
ES
TOTAL DOC
CARGADOS
TOTAL
PUNTOS ACUMULADO
Nº DE
SUSTANCIADO
RES
GRUPO 2
SAN_ANDRÉS 2.500 59 147.500 250.000 2 37 92.500 342.500 2
BOYACÁ 714 30 21.420 201.348 1 84 59.976 261.324 3
VALLE 714 110 78.540 89.964 5 81 57.834 147.798 5
ANTIOQUIA 556 - - - 0 - - - 0
SANTANDER 556 - - - 0 - - - 0
MAGDALENA 1.000 - - 37.000 0 2 2.000 39.000 1
NORTE DE SANTAN 1.325 7 9.275 108.650 1 11 14.575 123.225 1
META 833 - - - 0 - - - 0
NARIÑO 714 25 17.850 52.122 2 24 17.136 69.258 1
GUAJIRA 833 1 833 9.996 1 20 16.660 26.656 1
TOTALES 232 275.418 749.080 12 259 260.681 1.009.761 14
DÍA 5 VIERNES 13
GERENCIAS /
DEPENDENCIAS
PUNTOS
POR
DOCUMENTO
TOTAL
DOC
CARGADOS
TOTAL
PUNTOS
ACUMULADO
Nº DE
SUSTANCIADOR
ES
TOTAL DOCS
CARGADOS
GRUPO 1
PARA I JF Y JC 346 - - 4.844 0 14
DIRECCIÓN DE
INVESTIGACIONES 172 88 15.136 40.248 4 234
ANTICORRUPCIÓN 625 - - - 0 -
REGALÍAS 625 111 69.375 224.375 5 359
QUINDÍO 1000 49 49.000 205.000 3 205
RISARALDA 556 - - 11.120 0 20
CALDAS 806 14 11.284 200.694 2 249
TOLIMA 788 - - 15.760 0 20
TOTALES 262 144.795 702.041 14 1.101
DÍA 5 VIERNES 13
PUNTOS
POR
DOCUMENTO
TOTAL
DOC
CARGADOS
TOTAL
PUNTOS
ACUMULADO
Nº DE
SUSTANCIADOR
ES
TOTAL DOC
CARGADOS
GRUPO 2
SAN_ANDRÉS 2.500 - - 342.500 0 137
BOYACÁ 714 - - 261.324 0 366
VALLE 714 138 98.532 246.330 8 345
ANTIOQUIA 556 - - - 0 -
SANTANDER 556 6 3.336 3.336 1 6
MAGDALENA 1.000 10 10.000 49.000 2 49
NORTE DE SANTAN 1.325 - - 123.225 0 93
META 833 - - - 0 -
NARIÑO 714 - - 69.258 0 97
GUAJIRA 833 - - 26.656 0 32
TOTALES 154 111.868 1.121.629 11 1.125
2.226

4 ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL APLICATIVO
A continuación, se presenta un reporte de la cantidad de funcionarios pertenecientes a todas las Gerencias y Dependencias usuarias
del SAE, que cargaron documentos durante las horas de juego en la semana del 9 al 13 de diciembre.
Se puede observar que adicional a las Gerencias y dependencias participes del juego, el día martes, ocho (8) nuevas gerencias
iniciaron el proceso de cargue de documentos al SAE, presentándose la mayor afluencia el día jueves con treinta y seis (36) usuarios
en todo el país.
Tabla 4: Relación de usuarios en SAE - lunes y martes
09/12/13 9 A 10 09/12/13 10 A 11 10/12/13 9 A 10 10/12/13 10 A 11
GERENCIA / DEPENDENCIA
DOCS.
CARGADOS
NÚMERO
SUSTANCIADOR
ES QUE
CARGARON
PROMEDIO
HORA /
SUSTANCIADOR
DOCS.
CARGADOS
NÚMERO
SUSTANCIADOR
ES QUE
CARGARON
PROMEDIO
HORA /
SUSTANCIADOR
DOCS.
CARGADOS
NÚMERO
SUSTANCIADOR
ES QUE
CARGARON
PROMEDIO
HORA /
SUSTANCIADOR
DOCS.
CARGADOS
NÚMERO
SUSTANCIADOR
ES QUE
CARGARON
PROMEDIO
HORA /
SUSTANCIADOR
CONTRALORÍA DELEGADA PARA IJFYJC 66 1 66,00 14 2 7,00 - - - 2 1 2,00
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES, 1INS - - - 84 2 42,00 17 1 17,00 - - -
ANTICORRUPCIÓN - - - - - - - - - - - -
REGALÍAS 61 1 61,00 78 1 78,00 56 1 56,00 38 1 38,00
TOTAL NIVEL CENTRAL 127 2 63,50 176 5 35,20 73 2 36,50 40 2 20,00
QUINDÍO - - - - - - 94 4 23,50 36 4 9,00
RISARALDA - - - 20 1 20,00 - - - - - -
CALDAS 4 2 2,00 58 1 58,00 138 3 46,00 20 1 20,00
TOLIMA - - - 20 1 20,00 - - - - - -
SAN_ANDRÉS - - - 4 1 4,00 - - - 41 2 20,50
BOYACÁ 71 2 35,50 35 2 17,50 40 2 20,00 181 6 30,17
VALLE - - - 3 1 3,00 - - - 16 2 8,00
ANTIOQUIA - - - - - - - - - - - -
SANTANDER - - - - - - - - - - - -
MAGDALENA 12 4 3,00 15 3 5,00 - - - 25 3 8,33
NORTE DE SANTANDER 17 2 8,50 87 3 29,00 36 2 18,00 58 3 19,33
META - - - - - - - - - - - -
NARIÑO 4 1 4,00 - - - - - - 44 3 14,67
GUAJIRA - - - - - - - - - 11 1 11,00
TOTAL GERENCIAS JUEGO 108 11 9,82 242 13 18,62 308 11 28,00 432 25 17,28
SUCRE - - - - - - - - - - - -
CAUCA - - - - - - - - - - - -
CHOCO - - - - - - - - - - - -
VICHADA - - - - - - - - - - - -
CASANARE - - - - - - 48 7 6,86 10 4 2,50
CÓRDOBA - - - - - - - - - 20 1 20,00
ATLÁNTICO - - - - - - - - - 14 1 14,00
BOLÍVAR - - - - - - - - - - - -
TOTAL GER. SIN JUEGO - - - - - - 48 7 6,86 44 6 7,33
TOTAL - JUEGO 235 13 18,08 418 18 23,22 381 13 29,31 472 27 17,48
TOTAL GENERAL 235 13 18,08 418 18 23,22 429 20 21,45 516 33 15,64

Tabla 5: Relación de usuarios en SAE - miércoles - jueves y viernes
11/12/13 2 A 3 12/12/13 10 A 11 13/12/13 11 A 12 TOTAL
DOCS.
CARGADOS
NÚMERO
SUSTANCIADOR
ES QUE
CARGARON
PROMEDIO
HORA /
SUSTANCIADOR
DOCS.
CARGADOS
NÚMERO
SUSTANCIADOR
ES QUE
CARGARON
PROMEDIO
HORA /
SUSTANCIADOR
DOCS.
CARGADOS
NÚMERO
SUSTANCIADOR
ES QUE
CARGARON
PROMEDIO
HORA /
SUSTANCIADOR
DOCS.
CARGADOS
NÚMERO DE
VECES
JUGADAS
DOCUMENTOS
HORA / JUGADA
CONTRALORÍA DELEGADA PARA IJFYJC - - - - - - - - - 82 4 20,50
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES, 1INS 36 3 12,00 9 2 4,50 88 4 22,00 234 12 19,50
ANTICORRUPCIÓN - - - - - - - - - - - -
REGALÍAS 55 3 18,33 59 3 19,67 111 5 22,20 458 15 30,53
TOTAL NIVEL CENTRAL 91 6 15,17 68 5 13,60 199 9 22,11 774 31 24,97
QUINDÍO 23 2 11,50 39 2 19,50 49 3 16,33 241 15 16,07
RISARALDA - - - - - - - - - 20 1 20,00
CALDAS - - - 39 2 19,50 14 2 7,00 273 11 24,82
TOLIMA - - - - - - - - - 20 1 20,00
SAN_ANDRÉS 59 2 29,50 37 2 18,50 - - - 141 7 20,14
BOYACÁ 30 1 30,00 84 3 28,00 - - - 441 16 27,56
VALLE 110 5 22,00 81 5 16,20 138 8 17,25 348 21 16,57
ANTIOQUIA - - - - - - - - - - - -
SANTANDER - - - - - - 6 1 6,00 6 1 6,00
MAGDALENA - - - 2 1 2,00 10 2 5,00 64 13 4,92
NORTE DE SANTANDER 7 1 7,00 11 1 11,00 - - - 216 12 18,00
META - - - - - - - - - - - -
NARIÑO 25 2 12,50 24 1 24,00 - - - 97 7 13,86
GUAJIRA 1 1 1,00 20 1 20,00 - - - 32 3 10,67
TOTAL GERENCIAS JUEGO 255 14 18,21 337 18 18,72 217 16 13,56 1.899 108 17,58
SUCRE - - - - - - - - - - - -
CAUCA - - - - - - - - - - - -
CHOCO - - - - - - - - - - - -
VICHADA - - - - - - - - - - - -
CASANARE - - - 9 3 3,00 20 1 20,00 87 15 5,80
CÓRDOBA - - - 37 2 18,50 23 3 7,67 80 6 13,33
ATLÁNTICO 15 2 7,50 11 3 3,67 14 2 7,00 54 8 6,75
BOLÍVAR 51 4 12,75 62 5 12,40 - - - 113 9 12,56
TOTAL GER. SIN JUEGO 66 6 11,00 119 13 9,15 57 6 9,50 334 38 8,79
TOTAL - JUEGO 346 20 17,30 405 23 17,61 416 25 16,64 2673 139 19,23
TOTAL GENERAL 412 26 15,85 524 36 14,56 473 31 15,26 3007 177 16,99

La información anterior se condensa en la tabla 6, en la que se pueden observar los resultados
totales discriminados por: Nivel Central, Gerencias Departamentales, Participantes del juego y el
total general, evidenciando lo siguiente:
 El promedio de cargue por persona es superior en las dependencias del Nivel Central frente
al resultado de las Gerencias Departamentales.
 La participación en las Gerencias Departamentales fue superior a la del Nivel Central,
presentando la mayor cantidad de documentos cargados.
 El día jueves 12 de diciembre, se presentó el mayor número de documentos cargados
completando 524 documentos en SAE, sin embargo el promedio por sustanciador fue el
menor de la semana.
Tabla 6: Consolidado de usuarios en el SAE
La ilustración 1, representa el comportamiento obtenido durante la semana, en las diferentes
horas destinadas para el juego:
Durante los días lunes y martes se tenían dos (2) horas de juego, evidenciando una mayor
participación y cargue durante la segunda hora.
El martes presentó una mayor afluencia de usuarios respecto al día lunes, mientras que en el día
miércoles se presentó una disminución en el número de personas y documentos cargados.
Los días jueves y viernes, se presentó un comportamiento similar al observado entre los días
martes y miércoles, al tener una disminución el segundo día.
TOTAL GRAL TOTAL JUEGO NIVEL CENTRAL GERENCIAS
FECHA HORA
DOCS
CARGADOS
NÚMERO DE
PERSONAS
PROM DE
DOCS
PERSONA
/HORA
DOCS
CARGADOS
NÚMERO DE
PERSONAS
PROM DE
DOCS
PERSONA
/HORA
DOCS
CARGADOS
NÚMERO DE
PERSONAS
PROM DE
DOCS
PERSONA
/HORA
DOCS
CARGADOS
NÚMERO DE
PERSONAS
PROM DE
DOCS
PERSONA
/HORA
09/12/2013 9 A 10 AM 235 13 18 235 13 18 127 2 64 108 11 10
09/12/2013 10 A 11 AM 418 18 23 418 18 23 176 5 35 242 13 19
10/12/2013 9 A 10 AM 429 20 21 381 13 29 73 2 37 308 11 28
10/12/2013 10 A 11 AM 516 33 16 472 27 17 40 2 20 432 25 17
11/12/2013 2 A 3 PM 412 26 16 346 20 17 91 6 15 255 14 18
12/12/2013 10 A 11 AM 524 36 15 405 23 18 68 5 14 337 18 19
13/12/2013 11 A 12 M 473 31 15 416 25 17 199 9 22 217 16 14
TOTALES 3007 2673 774 1899

Ilustración 1: Relación de cargue general en SAE respecto a las personas
En la ilustración 2 se puede observar el comportamiento discriminado entre las Gerencias
Departamentales y el Nivel Central participes en el juego “El que sabe SAE”. Reiterando que la
participación en las gerencias fue superior en comparación con las dependencias del nivel central.
Adicionalmente, Ambos comportamientos coinciden con los aumentos y decrementos
presentados entre las diferentes horas de juego.
Ilustración 2: Relación de cargue en SAE respecto a participantes del juego
0
100
200
300
400
500
600
0 5 10 15 20 25 30 35 40
DOCUMENTOSCARGADOS
PERSONAS
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
0 5 10 15 20 25 30
DOCUMENTOSCARGADOS
NÚMERO DE PERSONAS
NIVEL CENTRAL GERENCIAS

5 ANÁLISIS DE PRODUCTIVIDAD EN LAS DIFERENTES SEMANAS
5.1 Comparación por máximos de cargue
Con el fin de determinar la productividad que han presentado las Gerencias y/o Dependencias,
se realizó un comparativo entre semanas con diferentes actividades asociadas: (1) la semana de
capacitación, (2) la semana de suspensión de términos, (3) una semana sin actividades
específicas del SAE, y (4) la semana de juego normalizada a 8 horas (Ver tabla 7).
Para realizar esta comparación se tuvieron en cuenta todas las Gerencias y Dependencias que
al menos han tenido capacitación con su respectivo taller de cargue.
Con el fin que la comparación fuera coherente, los datos utilizados se normalizaron a un día
laboral.
Tabla 7: Valores máximos de cargue por Gerencias y Dependencias
SEMANA DE JUEGO
NORMALIZADO A 8
HORAS
TOTAL
MÁXIMO CARGUE
POR PERSONA EN
UN DÍA
MÁXIMO CARGUE
POR PERSONA EN
UN DÍA
MÁXIMO CARGUE
POR PERSONA EN
UN DÍA
MÁXIMO CARGUE
POR PERSONA EN
UN DÍA
MÁXIMO CARGUE POR
PERSONA EN UN DÍA -
GERENCIA/DEPENDENCIA
CONTRALORÍA
DELEGADA PARA IJFYJC
86,40 7,40 145,20 126,40 145,20
DIRECCIÓN DE
INVESTIGACIONES, 1INS
42,40 99,80 25,00 201,60 201,60
ANTICORRUPCIÓN 259,80 40,00 259,80 0,00 259,80
REGALÍAS 16,00 4,00 248,60 480,00 480,00
QUINDÍO 46,80 38,40 46,80 153,60 153,60
RISARALDA 19,20 130,60 19,20 32,00 130,60
CALDAS 68,00 59,00 68,00 289,60 289,60
TOLIMA 24,40 74,00 24,40 32,00 74,00
SAN_ANDRÉS 47,00 89,40 47,00 132,80 132,80
BOYACÁ 17,80 162,20 26,80 232,00 232,00
VALLE 37,60 88,00 3,20 128,00 128,00
ANTIOQUIA 14,40 0,00 0,00 14,40
SANTANDER 45,80 133,20 11,80 9,60 133,20
MAGDALENA 27,20 0,20 52,80 52,80
NORTE DE SANTANDER 29,40 73,20 0,00 150,40 150,40
META 13,80 0,00 0,00 13,80
NARIÑO 109,20 0,00 76,80 109,20
GUAJIRA 56,60 3,80 33,60 56,60
SUCRE 44,20 0,00 44,20
CAUCA 111,20 0,00 111,20
CHOCO 47,60 0,00 47,60
VICHADA 37,60 0,00 37,60
CASANARE 46,40 46,40
CÓRDOBA 46,40 46,40
ATLÁNTICO 43,20 43,20
BOLÍVAR 41,60 41,60
259,80 162,20 259,80 480,00
SEMANA DE
CAPACITACIÓN
SEMANA DE
SUSPENSIÓN DE
TÉRMINOS
SEMANA NORMAL
VALORES MÁXIMOS

La ilustración 4, representa gráficamente los resultados de la comparación realizada, mostrando
que en las semanas con actividades de SAE se presenta un mayor cargue por persona, mientras
que en una normal se presenta el más bajo. Cabe anotar que la semana con mayor cargue
correspondió a la semana con actividad lúdica (“El Que Sabe SAE”).
Ilustración 3: Máximos de cargue por Gerencias y Dependencias
CONTRALORÍA DELEGADA PARA IJFYJC
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES, 1INS
ANTICORRUPCIÓN
REGALÍAS
QUINDÍO
RISARALDA
CALDAS
TOLIMA
SAN_ANDRÉS
BOYACÁ
VALLE
ANTIOQUIA
SANTANDER
MAGDALENA
NORTE DE SANTANDER
META
NARIÑO
GUAJIRA
SUCRE
CAUCA
CHOCO
VICHADA
CASANARE
CÓRDOBA
ATLÁNTICO
BOLÍVAR
SEMANA DE JUEGO
NORMALIZADO A 8 HORAS
SEMANA NORMAL
SEMANA DE SUSPENSIÓN
DE TÉRMINOS
SEMANA DE CAPACITACIÓN

5.2 Comparación por promedios de cargue
Por otro lado, para determinar los promedios de cargue en las Gerencias y/o Dependencias, se
realizó un comparativo similar al del numeral 5.1 (Ver tabla 8).
Tabla 8: Promedios de cargue por Gerencias y Dependencias
La ilustración 5, representa gráficamente los resultados de la comparación realizada, reiterando
que el promedio de cargue es superior en las semanas con actividades propias de SAE.
SEMANA DE JUEGO
NORMALIZADO A 8 HORAS
PROMEDIO CARGUE
DIA
PROMEDIO CARGUE
DIA
PROMEDIO CARGUE
DIA
PROMEDIO CARGUE DIA
CONTRALORÍA DELEGADA PARA IJFYJC 42,64 7,10 77,40 43,73
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES, 1INS 12,00 36,57 7,30 62,40
ANTICORRUPCIÓN 102,40 40,00 102,40 0,00
REGALÍAS 3,76 2,40 54,20 146,56
QUINDÍO 24,68 14,80 24,68 77,12
RISARALDA 6,78 52,78 6,78 32,00
CALDAS 36,13 40,00 36,13 87,36
TOLIMA 11,85 47,76 11,85 32,00
SAN_ANDRÉS 38,50 77,50 38,50 112,80
BOYACÁ 8,14 77,25 12,45 117,60
VALLE 22,60 47,71 1,90 69,60
ANTIOQUIA 4,20 0,00 0,00
SANTANDER 22,58 42,26 2,32 9,60
MAGDALENA 19,43 0,20 25,60
NORTE DE SANTANDER 24,52 40,48 0,00 115,20
META 8,07 0,00 0,00
NARIÑO 44,56 0,00 38,80
GUAJIRA 33,23 3,80 25,60
SUCRE 21,52 0
CAUCA 73,07 0
CHOCO 30,36 0
VICHADA 25,33 0
CASANARE 19,89
CÓRDOBA 21,33
ATLÁNTICO 17,28
BOLÍVAR 30,13
SEMANA DE
CAPACITACIÓN
SEMANA DE
SUSPENSIÓN DE
TÉRMINOS
SEMANA NORMAL
VALORES MÁXIMOS DE CARGUE 102,40 77,50 102,40 146,56

Ilustración 4: Promedios de cargue por Gerencias y Dependencias
CONTRALORÍA DELEGADA PARA IJFYJC
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES, 1INS
ANTICORRUPCIÓN
REGALÍAS
QUINDÍO
RISARALDA
CALDAS
TOLIMA
SAN_ANDRÉS
BOYACÁ
VALLE
ANTIOQUIA
SANTANDER
MAGDALENA
NORTE DE SANTANDER
META
NARIÑO
GUAJIRA
SUCRE
CAUCA
CHOCO
VICHADA
CASANARE
CÓRDOBA
ATLÁNTICO
BOLÍVAR
SEMANA DE JUEGO
NORMALIZADO A 8
HORAS
SEMANA NORMAL
SEMANA DE
SUSPENSIÓN DE
TÉRMINOS
SEMANA DE
CAPACITACIÓN

6. ANEXOS
Anexo 1. Piezas publicitarias- campaña de expectativa

Anexo 2. Pieza de Lanzamiento
Anexo 3. Pieza de información de las horas de juego

Anexo 4. Pieza de información de resultados diarios
Anexo 5. Piezas de Agradecimiento y Felicitación

Anexo 6. Instrucciones del juego

OBJETIVO DEL JUEGO
El presente tendrá como ﬁnalidad, lograr el cargue de la mayor cantidad de documentos al SAE durante las
horasindicadasporeladministradordeljuego,lograndoacumularlamayorcantidaddepuntosparatuequipo.
ESTRUCTURA DEL JUEGO
 Paraparticiparenestejuegosenecesita:
 SistemadeAseguramientoElectrónicodeExpedientes–SAEinstaladoenelequipo.
 Computador
 Documentosdigitalizados
 EldatodecontactodelPadrinodelaGerenciaoDependencia.
 Tokenporsustanciadoroperando.
PARTICIPANTES
El juego está dirigido a los sustanciadores usuarios del SAE de la Contraloría General de la República. En esta
ocasión participarán dos grupos integrados por varios equipos cada uno. A continuación se listan la
conformacióndelosgruposyequipos:

¿CÓMO JUGAR?
HassidoasignadoalequipodetuDelegadaoGerencia,segúncorresponda.Serátulaborserunmiembroactivo
de dicho equipo y buscar que tu equipo logre cargar la mayor cantidad posible de documentos, al Sistema de
AseguramientoElectrónicodeExpediente‐SAE‐enlashorasdeterminadasparaello.
Para alcanzar este objetivo, deberás cargar los documentos conforme a los lineamientos establecidos. No
necesariamente será fácil alcanzar el objetivo, pues en el camino, se podrán presentar diversos obstáculos,
entre los que se podrías encontrar los denominados “errores” o la disminución en la velocidad de cargue del
sistema. Por lo tanto, el éxito en alcanzar la meta, estará determinado por tu persistencia y la de todos los
miembrosdetuequipo.
INSTRUCCIONES DEL JUEGO
 Durante el tiempo asignado, deberás cargar y firmar la mayor cantidad de documentos posibles. Recuerda
que los documentos son documentos que posteriormente se utilizarán para adelantar los procesos, por lo
quedebenquedardebidamentecargados.
 Diariamente se te asignará una hora diferente en la que se deberá realizar el cargue de documentos. Esta
horaserácomunicadaeldíaanterioratravésdelcorreoinstitucional.
 Si ya no tienes documentos pendientes por cargar, recuerda que ayudar a un compañero le ayudará a tu
equipo a sumar más puntos. Recuerda que el token es personal y no deberás en ningún caso cargar
documentosquenoseanpropios.
 Podrás encontrar algunas dificultades en el camino, tales como “errores” o disminución en la velocidad del
sistema,estoesnormal,yalcanzarelobjetivodependerádetudeterminaciónparalograrlo.
 Las horas definidas cada día para el cargue no se podrán extender o cambiar.Si por algún motivo no puedes
participardurantelahoradeljuego,deberásestarpendientedelasiguientesesiónparaseguiravanzandoen
tuobjetivo.
 Nodeberássubirdocumentoscomprimidosen.ZIP,yaqueestosnoseránválidosparaacumularpuntos.
 RecuerdaqueelTokenespersonaleintransferibleylaclaveessecreta,porloquenodeberásprestarlo,nidar
la clave, aunque puedes apoyar a otros compañeros de tu Gerencia o Dependencia , con explicaciones y
ánimo,paraqueavancenenelcargue.
 Por fuera de las horas indicadas, puedes realizar el cargue de más documentos, esto no sumará puntos a tu
equipo,peroleayudaráenlalabordeavanzarenelcargueaSAE.
PUNTUACIÓN
Los puntos serán sumados de acuerdo con la cantidad de documentos cargados al SAE correctamente.
Recuerda que la competencia es por equipos y los documentos que se cargan individualmente sumarán a los
puntosdelequipo.

Con el ﬁn de que haya equidad en la “competencia” entre los equipos y puedan competir equipos más grandes
con equipos pequeños, se le asignará a cada uno de los documentos cargados un puntaje especial, de acuerdo a
la dependencia o gerencia, con el ﬁn de que todos los equipos logren estar en condiciones similares para jugar.
Lospuntajesseasignarándelasiguienteforma:

Diariamente se comunicarán los puntajes alcanzados por cada uno de los equipos, así podrás identiﬁcar tu
estrategiaparahacerseganador.
DURACIÓN DEL JUEGO
El juego tendrá una duración de 5 días a partir del lunes 9 de diciembre hasta el viernes 13 de diciembre de 2013,
endíasyhorashábiles.
FINAL DEL JUEGO
Cadaunodelosgrupostendráunganador.Paraserelequipoganadorsetendránlassiguientesdosopciones:
 Elequipoqueobtengalamayorcantidaddepuntosdurantelashorasdejuegoenlasemanaindicada.
 El equipo que logre el cargue de todos los documentos de la Gerencia o Dependencia, lo cual puede ocurrir
antesdelaﬁnalizacióndelasemana.
PREMIOS
Losequiposganadoresdeobtendránlossiguientespremios:
 DiplomadereconocimientoalaGerenciaoDependencia.
 Diplomasdereconocimientoparacadamiembrodelequipoganador.
 ReconocimientopúblicoenlosmediosdecomunicacióndelaCGR
 La tranquilidad de haber aprovechado este espacio para avanzar, en grupo, en una tarea importante para la
Contraloría.

INFORME DE LAS ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN Y RESULTADOS DEL JUEGO “EL QUE SABE SAE”

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