Este informe presenta los cronogramas de capacitación para la implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico (SAE) en la Contraloría General de la República de Colombia. Los cronogramas detallan las actividades de capacitación para los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, administrativos sancionatorios y disciplinarios a nivel central y regional durante varios meses. Adicionalmente, se describen las estrategias y metodologías utilizadas para la implementación de SAE en cada uno de estos procesos.

1. INFORME CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN
Julio de 2014

2. Informe Cronograma de Capacitación
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Título: INFORME CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN
Fecha elaboración
aaaa-mm-dd:
2014-02-07
Sumario:
Presentación de la propuesta de actividades de implementación del Sistema
de Aseguramiento Electrónico SAE a nivel central y regional.
Palabras Claves:
Infraestructura, logística, digitalización, capacitación, Gerencia
departamental, SAE, despliegue, nacional.
Formato: DOC Lenguaje: Español
Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República
Código: Versión: 1.0 Estado: Generado
Categoría: Documento Técnico
Autor (es):
Oportunidad Estratégica
Contrato Nº 371 de 2014
Firmas:Revisó:
Oficina de Sistemas e Informática de la
Contraloría General de la República
Aprobó: Supervisor del Contrato Nº 371 de 2014
Información
Adicional:
Ubicación:
Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un archivo
magnético asociado al documento y está localizado bajo el nombre
SAE_Informe_Cronograma_Capacitación_V1.2 en disco adjunto.

3. Informe Cronograma de Capacitación
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.0 2014-02-07 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento
1.1 2014-02-11 Oportunidad Estratégica Modificaciones al documento
1.2 2014-07-21 Oportunidad Estratégica Actualización del documento

4. Informe Cronograma de Capacitación
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR.............................................................................................................1
CRÉDITOS..................................................................................................................................2
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................3
2. ALCANCE ............................................................................................................................3
3. METODOLOGÍA ..................................................................................................................4
3.1. Estrategia Procesos de Responsabilidad Fiscal............................................................4
3.2. Estrategia Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos
Sancionatorios.........................................................................................................................4
4. CRONOGRAMAS DE CAPACITACIÓN...............................................................................9
4.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal...............................................................................9
4.2. Procesos de Jurisdicción Coactiva................................................................................9
a. Nivel Central ...............................................................................................................10
b. Gerencias Departamentales........................................................................................10
4.3. Procesos Administrativos Sancionatorios....................................................................10
c. Nivel Central ...............................................................................................................11
d. Gerencias Departamentales........................................................................................11
4.4. Procesos Disciplinarios ...............................................................................................11
5. CRONOGRAMA DE SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS .........................................................12
5.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal.............................................................................12

5. Informe Cronograma de Capacitación 1
DERECHOS DE AUTOR
La autoría de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica, quien a través
de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo su aprobación
por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución del contrato Nº
371 de 2014, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales para el
desarrollo del análisis, acompañamiento y seguimiento técnico, del proceso de
implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico –SAE. La Contraloría General de
la República y Oportunidad Estratégica, autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente,
en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes
condiciones:
1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.
2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.
3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de
la Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."
4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser
reproducidos como parte de otra publicación o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso
entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la
República.

6. Informe Cronograma de Capacitación 2
CRÉDITOS
Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE de la
Contraloría General de la República - CGR, se han generado por parte de la Oficina de
Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación
Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de
Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema
General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de
Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido
liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico - SAE,
un conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de
este documento.

7. Informe Cronograma de Capacitación 3
1. INTRODUCCIÓN
El “Sistema de Almacenamiento Electrónico” – SAE, fue adquirido por la Contraloría General de
la República (en adelante CGR), como una plataforma informática1
que busca garantizar la
conservación de archivos digitales con los más altos estándares a nivel mundial.
Esta adquisición se encuentra alineada al Plan Estratégico 2010-2014 de la Entidad, que define
en sus objetivos corporativos el fortalecimiento de los procesos de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva, la modernización de la estructura tecnológica y el robustecimiento del
talento humano y del esquema institucional de la entidad, además de ser una medida para el
cumplimiento de la política del Gobierno Nacional de “Cero Papel” en las Entidades Públicas.
La meta de la Entidad es implementar SAE paralelamente en los procesos de Responsabilidad
Fiscal (PRF), Jurisdicción Coactiva (PJC), Disciplinarios y Administrativos Sancionatorios (4), lo
que hace necesario definir un plan de trabajo en el que se involucre tanto el Nivel Central como
a las Gerencias Departamentales Colegiadas.
El equipo de Oportunidad Estratégica presenta, a través de este documento, el cronograma de
capacitación para el proceso de implementación del SAE, trabajo realizado en conjunto con la
Entidad.
2. ALCANCE
El presente ejercicio corresponde a una presentación de los cronogramas de capacitación del
proyecto de implementación de SAE, los cuales fueron estimados a partir de los recursos e
información disponible.
Este documento constituye una constancia de los múltiples ejercicios de generación y ajuste de
los cronogramas desarrollados para el cumplimiento del proceso de capacitación, tanto de los
procesos de Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva, Administrativo Sancionatorio y
Disciplinario.
En éste, se incluye la última versión de los cronogramas referidos, sobre los cuales se
desarrolló efectivamente el ejercicio.
1
Se considera a SAE como una Plataforma Informática al ser un sistema que sirve como base para el
funcionamiento de diferentes módulos de hardware y de software (Firma Digital, Estampado de tiempo, Repositorio
de Información, etc.)

8. Informe Cronograma de Capacitación 4
3. METODOLOGÍA
Con el fin de tener un panorama general y delimitar la generación de cronogramas, el equipo de
Oportunidad Estratégica, en conjunto con los líderes del proyecto SAE de la CGR, planteó las
estrategias de implementación de la plataforma SAE:
3.1. Estrategia Procesos de Responsabilidad Fiscal
La estrategia de implementación de SAE en el Proceso de Responsabilidad Fiscal, fue definida
durante la ejecución del contrato 291 de 2013. Estrategia que se definió a partir de la
identificación de las actividades necesarias para la operación y adopción por parte de los
funcionarios, de los módulos desarrollados por el proveedor de la plataforma2
.
Ilustración 1. Estrategia de Implementación PRF
Elaboración: Oportunidad Estratégica
3.2. Estrategia Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y Administrativos
Sancionatorios
La estrategia de implementación de los nuevos procesos en SAE, se generó teniendo en cuenta
la construcción de los módulos que soportaran dichos procesos. De acuerdo con esto, las
nuevas actividades y cronogramas a realizar deben alinearse tanto a la construcción como a la
operación de las nuevas funcionalidades (Ver Ilustración 2, 3, 4 y 5):
a. Digitalización: esta actividad se debe realizar teniendo en cuenta que el principal
objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y
aseguramiento electrónico de los procesos, para lo cual es necesario que la CGR
convierta la totalidad de sus expedientes físicos en expedientes digitales.
2
Mnemo SAS

9. Informe Cronograma de Capacitación 5
b. Levantamiento de requerimientos: esta actividad consiste en la identificación de la
información necesaria para la construcción de los nuevos Módulos (Procesos
Sancionatorios, Disciplinario, Jurisdicción Coactiva), la integración de SAE con las
salas de audiencia y la integración en SAE de los Procesos de Responsabilidad con
los Procesos de Jurisdicción Coactiva. Esta actividad se realiza en conjunto entre el
proveedor y los líderes funcionales de la Entidad.
c. Modelamiento y desarrollo: corresponde a las actividades del proveedor para el
desarrollo de los nuevos módulos de SAE.
d. Pruebas: corresponde a la realización por parte del proveedor de las pruebas
funcionales y no funcionales a los módulos desarrollados, previo a la puesta en
producción en la Entidad.
e. Pilotos: corresponde a la realización de seguimientos a procesos por parte de los
líderes funcionales de la plataforma.
f. Capacitación: La realización de actividades de enseñanza a los funcionarios
usuarios de las nuevas funcionalidades
g. Acompañamiento: Las actividades de seguimiento al uso del sistema y cargue de
documentos por parte de los funcionarios usuarios.
Ilustración 2. Estrategia de Implementación Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y
Administrativos Sancionatorios
Elaboración: Oportunidad Estratégica

10. Informe Cronograma de Capacitación 6
Ilustración 3. Cronograma de la Estrategia de los Procesos de Jurisdicción Coactiva
Elaboración: Oportunidad Estratégica
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24
3-feb.
10-feb.
17-feb.
24-feb.
3-mar.
10-mar.
17-mar.
24-mar.
31-mar.
7-abr.
14-abr.
21-abr.
28-abr.
5-may.
12-may.
19-may.
26-may.
2-jun.
9-jun.
16-jun.
23-jun.
30-jun.
7-jul.
14-jul.
21-jul.
28-jul.
4-ago.
11-ago.
7-feb.
14-feb.
21-feb.
28-feb.
7-mar.
14-mar.
21-mar.
28-mar.
4-abr.
11-abr.
18-abr.
25-abr.
2-may.
9-may.
16-may.
23-may.
30-may.
6-jun.
13-jun.
20-jun.
27-jun.
4-jul.
11-jul.
18-jul.
25-jul.
1-ago.
8-ago.
15-ago.
Definiciones inicales
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Pruebas
Preproducción
Producción
Sensibilización PSA
Plan píloto
Digitalización - Central
Revisión documental - gerencias
Iteración 1 - Gerencias
Iteración 2 - Gerencias
Iteración 3 - Gerencias
Iteración 4 - Gerencias
Capacitación Central
Capacitación Gerencias
Acompañamiento Gerencias
Acompañamiento Nivel Central
Ejecución programada de la actividad
Pilotos
Sensibilización
Definiciones
Mes 6
Digitalización
Capacitación
Mes7
Cargue
Mes 5
Ciclo 1
Ciclo 2
Ciclo 3
Despliegue
Agrupador Fase/Actividad
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

11. Informe Cronograma de Capacitación 7
Ilustración 4. Cronograma de la Estrategia de los Procesos Administrativos Sancionatorios
Elaboración: Oportunidad Estratégica
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24
3-feb.
10-feb.
17-feb.
24-feb.
3-mar.
10-mar.
17-mar.
24-mar.
31-mar.
7-abr.
14-abr.
21-abr.
28-abr.
5-may.
12-may.
19-may.
26-may.
2-jun.
9-jun.
16-jun.
23-jun.
30-jun.
7-jul.
14-jul.
21-jul.
28-jul.
4-ago.
11-ago.
7-feb.
14-feb.
21-feb.
28-feb.
7-mar.
14-mar.
21-mar.
28-mar.
4-abr.
11-abr.
18-abr.
25-abr.
2-may.
9-may.
16-may.
23-may.
30-may.
6-jun.
13-jun.
20-jun.
27-jun.
4-jul.
11-jul.
18-jul.
25-jul.
1-ago.
8-ago.
15-ago.
Definiciones inicales
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Pre producción
Despliegue ciclos
Producción
Sensibilización PSA
Plan píloto
Digitalización - Central
Revisión documental - gerencias
Iteración 1 - Gerencias
Iteración 2 - Gerencias
Iteración 3 - Gerencias
Iteración 4 - Gerencias
Capacitación Central
Capacitación Gerencias
Acompañamiento Gerencias
Acompañamiento Nivel Central
Ejecución programada de la actividad
Digitalización
Capacitación
Cargue
Mes 5 Mes 6
Ciclo 3
Despliegue
Pilotos
Sensibilización
Mes7
Definiciones
Ciclo 1
Ciclo 2
Agrupador Fase/Actividad
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

12. Informe Cronograma de Capacitación 8
lustración 5. Cronograma de la Estrategia de los Procesos Disciplinarios
Elaboración: Oportunidad Estratégica
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24
3-feb.
10-feb.
17-feb.
24-feb.
3-mar.
10-mar.
17-mar.
24-mar.
31-mar.
7-abr.
14-abr.
21-abr.
28-abr.
5-may.
12-may.
19-may.
26-may.
2-jun.
9-jun.
16-jun.
23-jun.
30-jun.
7-jul.
14-jul.
21-jul.
28-jul.
4-ago.
11-ago.
7-feb.
14-feb.
21-feb.
28-feb.
7-mar.
14-mar.
21-mar.
28-mar.
4-abr.
11-abr.
18-abr.
25-abr.
2-may.
9-may.
16-may.
23-may.
30-may.
6-jun.
13-jun.
20-jun.
27-jun.
4-jul.
11-jul.
18-jul.
25-jul.
1-ago.
8-ago.
15-ago.
Definiciones inicales
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Pre producción
Despliegue ciclos
Producción
Sensibilización PSA
Plan píloto
Digitalización - Central
Capacitación Central
Acompañamiento Nivel Central
Ejecución programada de la actividad
Digitalización
Capacitación
Cargue
Mes 5 Mes 6
Ciclo 3
Despliegue
Pilotos
Sensibilización
Mes7
Definiciones
Ciclo 1
Ciclo 2
Agrupador Fase/Actividad
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

13. Informe Cronograma de Capacitación 9
4. CRONOGRAMAS DE CAPACITACIÓN
4.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal
Durante el año 2013, La Oficina de Sistemas e informática de la CGR, en adelante OSEI,
dirigió sus esfuerzos a capacitar la totalidad de los funcionarios encargados de los Procesos de
Responsabilidad Fiscal en las Gerencias Departamentales Colegiadas en todo el territorio
Nacional, lo que representó el traslado de recurso humano capacitador a 22 de las 31 gerencias
departamentales colegiadas de la CGR.
A continuación se presenta el cronograma de capacitación utilizado para adelantar este proceso
en las Gerencias Departamentales restantes:
Ilustración 6. Cronograma de Capacitación de PRF - 2014
Iteración Gerencia
Calendario – Meta
Fecha Inicio Fecha Fin
5 Vaupés lunes, 20/01/2014 viernes, 24/01/2014
5 Antioquia lunes, 20/01/2014 viernes, 24/01/2014
5 Amazonas lunes, 20/01/2014 viernes, 24/01/2014
5 Putumayo lunes, 20/01/2014 viernes, 24/01/2014
5 Huila lunes, 20/01/2014 viernes, 24/01/2014
5 Arauca lunes, 27/01/2014 viernes, 31/01/2014
5 Caquetá lunes, 27/01/2014 viernes, 31/01/2014
5 Guaviare lunes, 27/01/2014 viernes, 31/01/2014
5 Guainía lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
5 Cesar lunes, 27/01/2014 viernes, 31/01/2014
Elaboración: Oportunidad Estratégica
Cabe anotar que en el 2013 se realizó jornada de capacitación en la Gerencia Departamental
de Antioquia, pero debido a problemas de conectividad que se presentaron en esa ocasión, se
decidió reprogramarla nuevamente y garantizar así la satisfacción de los usuarios con el
proceso.
4.2. Procesos de Jurisdicción Coactiva
Al igual que en la implementación de SAE en los Procesos de Responsabilidad Fiscal, la
entidad debe capacitar a todos los usuarios de los Procesos de Jurisdicción Coactiva - PJC, lo
que dada la naturaleza jurídica de este tipo de procesos, implicó una definición específica de las
capacitaciones, tanto para el nivel central, como para el de las Gerencias Departamentales.

14. Informe Cronograma de Capacitación 10
a. Nivel Central
Se estableció la siguiente programación para todos los funcionarios del Nivel Central, una vez
finalizado el despliegue del aplicativo en producción:
Ilustración 7. Cronograma de Capacitación de PJC – Nivel Central
Fecha Actividad
15/07/2014 Inducción a la Plataforma SAE
16/07/2014 Sensibilización y Capacitación Teórica
17/07/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción
18/07/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción
Apenas finalice el taller
de cargue (1 semana)
Capacitación en las gerencias por parte del líder
Elaboración: Oportunidad Estratégica
b. Gerencias Departamentales
Teniendo en cuenta la cantidad de funcionarios responsables de los Procesos de tipo PJC. La
entidad definió ejecutar una estrategia de capacitación diferente a la utilizada en los de tipo
PRF. En esta estrategia cada Gerencia Departamental debe tener un experto en SAE para cada
tipo de proceso (uno de vigilancia para PAS y otro de responsabilidad para PJC), encargado de
capacitar y trasmitir el conocimiento en sus respectivas Gerencias. De esta forma, la
capacitación de cada una de las gerencias logra desarrollarse paralelamente en tan solo una
semana.
Con tal fin, se estableció la siguiente programación de actividades, para capacitar a cada uno
de los líderes SAE:
Ilustración 8. Cronograma de Capacitación de PJC – Nivel Central
Fecha Actividad
15/07/2014 Inducción a la Plataforma SAE
16/07/2014 Sensibilización y Capacitación Teórica
17/07/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción
18/07/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción
Elaboración: Oportunidad Estratégica
4.3. Procesos Administrativos Sancionatorios
Se especificaron los siguientes cronogramas, tanto para el Nivel Central, como para las
Gerencias Departamentales:

15. Informe Cronograma de Capacitación 11
c. Nivel Central
Una vez el proveedor de la Plataforma SAE realice el despliegue programado del aplicativo en
producción, se realizó la siguiente programación para los funcionarios del nivel central:
Ilustración 9. Cronograma de Capacitación de PAS – Nivel Central
Fecha Actividad
4/08/2014 Inducción a la Plataforma SAE
5/08/2014 Sensibilización y Capacitación Teórica
6/08/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción
7/08/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción
Elaboración: Oportunidad Estratégica
d. Gerencias Departamentales
Al igual que para los procesos de tipo PJC, se estableció la estrategia de capacitación en la que
cada Gerencia Departamental debe tener un experto en SAE para PAS, encargado de capacitar
y trasmitir el conocimiento en su respectiva Gerencia. De esta forma la capacitación de cada
una de las gerencias logra desarrollarse paralelamente en tan solo una semana.
De esta forma, se estableció la siguiente programación de actividades, para capacitar a cada
uno de los líderes SAE:
Ilustración 10. Cronograma de Capacitación de PJC – Nivel Central
Fecha Actividad
5/08/2014 Inducción a la Plataforma SAE
6/08/2014 Sensibilización y Capacitación Teórica
7/08/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción
8/08/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción
Apenas finalice el taller
de cargue (1 semana)
Capacitación en las gerencias por parte del
líder
Elaboración: Oportunidad Estratégica
4.4. Procesos Disciplinarios
A diferencia de los otros procesos, los procesos disciplinarios únicamente se desarrollan en el
Nivel Central por la Oficina de Control Disciplinario, a cuyos funcionarios deberán orientadas las
siguientes actividades:

16. Informe Cronograma de Capacitación 12
Ilustración 11. Cronograma de Capacitación de Procesos Disciplinarios – Nivel Central
Fecha Actividad
12/08/2014 Inducción a la Plataforma SAE
13/08/2014 Sensibilización y Capacitación Teórica
14/08/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción
15/08/2014 Taller de Cargue en Ambiente de Producción
Elaboración: Oportunidad Estratégica
5. CRONOGRAMA DE SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS
5.1. Proceso de Responsabilidad Fiscal
A continuación se presenta el ejercicio desarrollado en el mes de febrero para adelantar la
actividad de actualización de tokens. Esta actividad se cumplió de forma eficiente, en su
momento.
Teniendo en cuenta la necesidad de cargar en SAE, la totalidad de los Procesos de
Responsabilidad Fiscal, la CGR decidió realizar jornadas de suspensión de términos en las que
los funcionarios tuvieran dedicación exclusiva a este proceso.
A continuación se presenta el cronograma definido para la ejecución de esta actividad:
Ilustración 12. Cronograma de Suspensión de términos de PRF
Iteración Gerencia
Calendario – Meta
Fecha Inicio Fecha Fin
1 Bolívar lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
1 Sucre lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
1 Córdoba lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
1 Atlántico lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
1 Putumayo lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
1 Casanare lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
1 Vaupés lunes, 03/02/2014 viernes, 07/02/2014
Elaboración: Oportunidad Estratégica