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Estandarización de la
Descripción Archivística
ISAD G
Elaboración de una representación exacta de la unidad de
descripción y, en su caso, de las partes que la componen,
mediante 

- Recopilación

- Análisis

- Organización

- Registro de información
Se utiliza para

- Identificar

- Gestionar

- Localizar

- Explicar

- describir Contexto

- describir Sistema que produce

Glosario de términos asociados a las reglas de descripción, ISAD (G) ICA
Propósitos

- Garantizar la elaboración de descripciones coherentes,
pertinentes y fiables

- Facilitar la recuperación y el intercambio de información
sobre los documentos del archivo

- Compartir datos de autoridad

- Hacer posible la integración de las descripciones
procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de
información
Siete Áreas y 26 elementos
 1. Identificación
1. Código de referencia
2. Título
3. Fecha
4. Nivel de descripción
5. Volumen y soporte de la
unidad de descripción
Información que permita
identificar la unidad de
descripción
2. Contexto
6. Nombre del productor
7. Historia institucional
8. Historia archivística
9. Forma de ingreso
Información relativa al
origen y custodia
3. Contenido y
estructura
10. Alcance y contenido
11. Valoración, selección
y eliminación
12. Nuevos ingresos
13. Organización
Información relativa al
objeto y organización de
la unidad de descripción
4. Acceso y utilización
14. Condiciones de acceso
15. Condiciones de
reproducción
16. Lengua, escritura de
los documentos
17. Características físicas
y requisitos técnicos
18. Instrumentos de
descripción
Información relativa a la
accesibilidad de la unidad
de descripción
5. Documentación
Asociada
19. Existencia y
localización de
documentos originales
20. Copias
21. Otras UD relacionadas
22. Notas de publicaciones
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descripción
6. Notas 23. Notas Generales
Información no incluída en
otras áreas
7. Control de la
descripción
24. Notas del Archivista
25. Reglas o normas
26. Fecha de la descripción
Cómo, cuándo, quién
Descripción Multinivel

- Descripción archivística de lo general a lo particular ;
Fondos: subfondos, series, expedientes y documentos
ISAAR (CPF)
Elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan
descripciones de entidades asociados a la producción y gestión de
archivos

Se utiliza para

- Controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las
descripciones archivísticas

- Documentar las relaciones entre diferentes productores de
documentos y entre estas entidades y los documentos creados por
ellas y otros recursos

- Describir una entidad dentro de un sistema de descripción archivístico
Registro de Autoridad

Forma autorizada del nombre, combinada con otros
elementos informativos que permiten identificar y describir
la entidad o productor y que pueden además remitir a otros
registros de autoridad.
ISFD
Norma Internacional para la Descripción de Funciones

- Destinada a la identificación de funciones y la
documentación resultante

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- Base para la valoración

- Descripción de funciones

- Análisis y descripción de funciones
La Norma ISDF ayuda a identificar y contextualizar las
razones de las que deriva la creación de los Fondos, Sub
Fondos, series, expedientes y documentos.

Función - Institución - Documentación
Funciones
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Instituciones
Realizan Se documentan
Producen y gestionan
Son producidos y
Utilizados
Áreas
Área de Identificación: información que identifica
unívocamente la función; de la cual se define punto de
acceso normalizado

Área de Contexto: información sobre la naturaleza y
contexto de la función

Área de Relaciones: se describen las relaciones con otras
funciones

Área de Control: Cómo, cuándo y por qué la institución se
creó
Algunos beneficios de la
normalización descriptiva
• Estandarización de procesos de la descripción
archivística

• Posibilidad de intercambiar información entre
instituciones archivistas

• Definir metodologías homólogas en materias descriptivas

• Unificar terminología y conceptos

• Elaborar instrumentos de descripción archivística
Instrumentos de
descripción archivística
Los IDA sean manuales o automatizados, registran
información que resulta de los procesos de descripción
archivística, constituyéndose en puentes entre el Archivo y
el usuario.

Deben reflejar contexto y contenido

Los instrumentos descriptivos difieren por el nivel de
descripción; o si son de trámites.
Instrumentos de DA
básicos
• Los Censos

• Las Guías

• Los Inventarios

• Los Catálogos

• Los Índices
Los Censos
Identifican los archivos pertenecientes a un ámbito
determinado. Su objetivo es dar a conocer los fondos de
archivo, con datos básicos: Identificación del Archivo,
dirección, personal, fondos de cada archivo, horarios y
servicios,
•
Las Guías
Describen fondos documentales, ofreciendo un panorama
general (ver ejemplos en la Plataforma ICC)

Los Archivos Nacionales o históricos lo utilizan

Ofrecen contexto y contenido

No se incluyen unidades descriptivas específicas

Incluyen información de unidades productoras

Pueden usarse todas las Áreas ISAD G
Inventarios
Ofrecen descripciones generales sobre las series
documentales

Importante en las primeras fases del Archivo (activo o
semiactivo)

Se llega a nivel de expediente

Se utilizan áreas y elementos de ISAD (G)
Catálogos
Se expresa el concepto multinivel desde lo más específico

Es un Instrumento de consulta

Información detallada de expedientes o documentos simples

Se relacionan con niveles descriptivos superiores (series,
secciones o fondos)

Uso en Archivos Históricos

* Precisa de puntos de acceso, más allá del Productor
Los Índices
Son instrumentos de consulta en el que se listan, alfabética o
numéricamente:
- Términos onomásticos (listados de nombres de personas
naturales o jurídicas)
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  • 2. ISAD G Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante - Recopilación - Análisis - Organización - Registro de información
  • 3. Se utiliza para - Identificar - Gestionar - Localizar - Explicar - describir Contexto - describir Sistema que produce Glosario de términos asociados a las reglas de descripción, ISAD (G) ICA
  • 4. Propósitos - Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y fiables - Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos del archivo - Compartir datos de autoridad - Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información
  • 5. Siete Áreas y 26 elementos 1. Identificación 1. Código de referencia 2. Título 3. Fecha 4. Nivel de descripción 5. Volumen y soporte de la unidad de descripción Información que permita identificar la unidad de descripción 2. Contexto 6. Nombre del productor 7. Historia institucional 8. Historia archivística 9. Forma de ingreso Información relativa al origen y custodia 3. Contenido y estructura 10. Alcance y contenido 11. Valoración, selección y eliminación 12. Nuevos ingresos 13. Organización Información relativa al objeto y organización de la unidad de descripción 4. Acceso y utilización 14. Condiciones de acceso 15. Condiciones de reproducción 16. Lengua, escritura de los documentos 17. Características físicas y requisitos técnicos 18. Instrumentos de descripción Información relativa a la accesibilidad de la unidad de descripción 5. Documentación Asociada 19. Existencia y localización de documentos originales 20. Copias 21. Otras UD relacionadas 22. Notas de publicaciones Información no de documentos relacionados con la unidad de descripción 6. Notas 23. Notas Generales Información no incluída en otras áreas 7. Control de la descripción 24. Notas del Archivista 25. Reglas o normas 26. Fecha de la descripción Cómo, cuándo, quién
  • 6. Descripción Multinivel - Descripción archivística de lo general a lo particular ; Fondos: subfondos, series, expedientes y documentos
  • 7. ISAAR (CPF) Elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades asociados a la producción y gestión de archivos Se utiliza para - Controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas - Documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas y otros recursos - Describir una entidad dentro de un sistema de descripción archivístico
  • 8. Registro de Autoridad Forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos informativos que permiten identificar y describir la entidad o productor y que pueden además remitir a otros registros de autoridad.
  • 9. ISFD Norma Internacional para la Descripción de Funciones - Destinada a la identificación de funciones y la documentación resultante - Base para la Clasificación - Base para la valoración - Descripción de funciones - Análisis y descripción de funciones
  • 10. La Norma ISDF ayuda a identificar y contextualizar las razones de las que deriva la creación de los Fondos, Sub Fondos, series, expedientes y documentos. Función - Institución - Documentación Funciones Documentos Instituciones Realizan Se documentan Producen y gestionan Son producidos y Utilizados
  • 11. Áreas Área de Identificación: información que identifica unívocamente la función; de la cual se define punto de acceso normalizado Área de Contexto: información sobre la naturaleza y contexto de la función Área de Relaciones: se describen las relaciones con otras funciones Área de Control: Cómo, cuándo y por qué la institución se creó
  • 12. Algunos beneficios de la normalización descriptiva • Estandarización de procesos de la descripción archivística • Posibilidad de intercambiar información entre instituciones archivistas • Definir metodologías homólogas en materias descriptivas • Unificar terminología y conceptos • Elaborar instrumentos de descripción archivística
  • 13. Instrumentos de descripción archivística Los IDA sean manuales o automatizados, registran información que resulta de los procesos de descripción archivística, constituyéndose en puentes entre el Archivo y el usuario. Deben reflejar contexto y contenido Los instrumentos descriptivos difieren por el nivel de descripción; o si son de trámites.
  • 14. Instrumentos de DA básicos • Los Censos • Las Guías • Los Inventarios • Los Catálogos • Los Índices
  • 15. Los Censos Identifican los archivos pertenecientes a un ámbito determinado. Su objetivo es dar a conocer los fondos de archivo, con datos básicos: Identificación del Archivo, dirección, personal, fondos de cada archivo, horarios y servicios, •
  • 16. Las Guías Describen fondos documentales, ofreciendo un panorama general (ver ejemplos en la Plataforma ICC) Los Archivos Nacionales o históricos lo utilizan Ofrecen contexto y contenido No se incluyen unidades descriptivas específicas Incluyen información de unidades productoras Pueden usarse todas las Áreas ISAD G
  • 17. Inventarios Ofrecen descripciones generales sobre las series documentales Importante en las primeras fases del Archivo (activo o semiactivo) Se llega a nivel de expediente Se utilizan áreas y elementos de ISAD (G)
  • 18. Catálogos Se expresa el concepto multinivel desde lo más específico Es un Instrumento de consulta Información detallada de expedientes o documentos simples Se relacionan con niveles descriptivos superiores (series, secciones o fondos) Uso en Archivos Históricos * Precisa de puntos de acceso, más allá del Productor
  • 19. Los Índices Son instrumentos de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente: - Términos onomásticos (listados de nombres de personas naturales o jurídicas) - Toponímicos (listados de nombres de sitios o lugares) - Temáticos (listas de materias o tesauros) - Cronológicos (listados consecutivo de fechas) Acompañados de referencias para su localización.
  • 20. Puntos de Acceso • Materias • Personas • Entidades Corporativas • Lugares Geográficos