Descripcin archivistica e instrumentos de descripcin archivistica

1. Estandarización de la
Descripción Archivística

2. ISAD G
Elaboración de una representación exacta de la unidad de
descripción y, en su caso, de las partes que la componen,
mediante
- Recopilación
- Análisis
- Organización
- Registro de información

3. Se utiliza para
- Identificar
- Gestionar
- Localizar
- Explicar
- describir Contexto
- describir Sistema que produce
Glosario de términos asociados a las reglas de descripción, ISAD (G) ICA

4. Propósitos
- Garantizar la elaboración de descripciones coherentes,
pertinentes y fiables
- Facilitar la recuperación y el intercambio de información
sobre los documentos del archivo
- Compartir datos de autoridad
- Hacer posible la integración de las descripciones
procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de
información

5. Siete Áreas y 26 elementos
1. Identificación
1. Código de referencia
2. Título
3. Fecha
4. Nivel de descripción
5. Volumen y soporte de la
unidad de descripción
Información que permita
identificar la unidad de
descripción
2. Contexto
6. Nombre del productor
7. Historia institucional
8. Historia archivística
9. Forma de ingreso
Información relativa al
origen y custodia
3. Contenido y
estructura
10. Alcance y contenido
11. Valoración, selección
y eliminación
12. Nuevos ingresos
13. Organización
Información relativa al
objeto y organización de
la unidad de descripción
4. Acceso y utilización
14. Condiciones de acceso
15. Condiciones de
reproducción
16. Lengua, escritura de
los documentos
17. Características físicas
y requisitos técnicos
18. Instrumentos de
descripción
Información relativa a la
accesibilidad de la unidad
de descripción
5. Documentación
Asociada
19. Existencia y
localización de
documentos originales
20. Copias
21. Otras UD relacionadas
22. Notas de publicaciones
Información no de
documentos relacionados
con la unidad de
descripción
6. Notas 23. Notas Generales
Información no incluída en
otras áreas
7. Control de la
descripción
24. Notas del Archivista
25. Reglas o normas
26. Fecha de la descripción
Cómo, cuándo, quién

6. Descripción Multinivel
- Descripción archivística de lo general a lo particular ;
Fondos: subfondos, series, expedientes y documentos

7. ISAAR (CPF)
Elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan
descripciones de entidades asociados a la producción y gestión de
archivos
Se utiliza para
- Controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las
descripciones archivísticas
- Documentar las relaciones entre diferentes productores de
documentos y entre estas entidades y los documentos creados por
ellas y otros recursos
- Describir una entidad dentro de un sistema de descripción archivístico

8. Registro de Autoridad
Forma autorizada del nombre, combinada con otros
elementos informativos que permiten identificar y describir
la entidad o productor y que pueden además remitir a otros
registros de autoridad.

9. ISFD
Norma Internacional para la Descripción de Funciones
- Destinada a la identificación de funciones y la
documentación resultante
- Base para la Clasificación
- Base para la valoración
- Descripción de funciones
- Análisis y descripción de funciones

10. La Norma ISDF ayuda a identificar y contextualizar las
razones de las que deriva la creación de los Fondos, Sub
Fondos, series, expedientes y documentos.
Función - Institución - Documentación
Funciones
Documentos
Instituciones
Realizan Se documentan
Producen y gestionan
Son producidos y
Utilizados

11. Áreas
Área de Identificación: información que identifica
unívocamente la función; de la cual se define punto de
acceso normalizado
Área de Contexto: información sobre la naturaleza y
contexto de la función
Área de Relaciones: se describen las relaciones con otras
funciones
Área de Control: Cómo, cuándo y por qué la institución se
creó

12. Algunos beneficios de la
normalización descriptiva
• Estandarización de procesos de la descripción
archivística
• Posibilidad de intercambiar información entre
instituciones archivistas
• Definir metodologías homólogas en materias descriptivas
• Unificar terminología y conceptos
• Elaborar instrumentos de descripción archivística

13. Instrumentos de
descripción archivística
Los IDA sean manuales o automatizados, registran
información que resulta de los procesos de descripción
archivística, constituyéndose en puentes entre el Archivo y
el usuario.
Deben reflejar contexto y contenido
Los instrumentos descriptivos difieren por el nivel de
descripción; o si son de trámites.

14. Instrumentos de DA
básicos
• Los Censos
• Las Guías
• Los Inventarios
• Los Catálogos
• Los Índices

15. Los Censos
Identifican los archivos pertenecientes a un ámbito
determinado. Su objetivo es dar a conocer los fondos de
archivo, con datos básicos: Identificación del Archivo,
dirección, personal, fondos de cada archivo, horarios y
servicios,
•

16. Las Guías
Describen fondos documentales, ofreciendo un panorama
general (ver ejemplos en la Plataforma ICC)
Los Archivos Nacionales o históricos lo utilizan
Ofrecen contexto y contenido
No se incluyen unidades descriptivas específicas
Incluyen información de unidades productoras
Pueden usarse todas las Áreas ISAD G

17. Inventarios
Ofrecen descripciones generales sobre las series
documentales
Importante en las primeras fases del Archivo (activo o
semiactivo)
Se llega a nivel de expediente
Se utilizan áreas y elementos de ISAD (G)

18. Catálogos
Se expresa el concepto multinivel desde lo más específico
Es un Instrumento de consulta
Información detallada de expedientes o documentos simples
Se relacionan con niveles descriptivos superiores (series,
secciones o fondos)
Uso en Archivos Históricos
* Precisa de puntos de acceso, más allá del Productor

19. Los Índices
Son instrumentos de consulta en el que se listan, alfabética o
numéricamente:
- Términos onomásticos (listados de nombres de personas
naturales o jurídicas)
- Toponímicos (listados de nombres de sitios o lugares)
- Temáticos (listas de materias o tesauros)
- Cronológicos (listados consecutivo de fechas)
Acompañados de referencias para su localización.

20. Puntos de Acceso
• Materias
• Personas
• Entidades Corporativas
• Lugares Geográficos

21. http://archivospresidenciales.archivonacional.cl
http://monasterium.net/mom/home
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm