Trabajo Final Expresión Oral y escrita Grupo 4.

1. Como profesional en
ciencia de la información y
la documentación,
bibliotecología y archivística
¿Cuál es mi aporte de
acuerdo a mi campo
laboral?

2. APORTE AL ARCHIVO MUNICIPAL
CLARA MILENA MARIÑO COLMENARES
GRUPO G4
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
2013

3. APORTE AL ARCHIVO MUNICIPAL
CLARA MILENA MARIÑO COLMENARES
GRUPO G4
MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
LICENCIADA EN EDUCACIÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
2013

4. Introducción
Los archivos son muy importantes en cualquier empresa ya sea publica o privada ya que
contribuyen a la gestión administrativa y a la gestión documental, permitiendo una mejor
organización, trámite, consulta, conservación y disposición final de los documentos, procesos
que reflejan la mejor imagen de la empresa. Los archivos representan el lenguaje natural de
la administración y constituyen un apoyo decisivo en la gestión de la entidad.
Un archivo bien organizado será garantía para obtener información rápida y oportuna. Por lo
tanto, es necesario encaminarlos para que éstos sean verdaderos centros de información y
ofrezcan utilidad su utilidad.

5. Archivo Municipal
La función del Archivo de un
Municipio es permitir que
cualquier ciudadano acceda con
rapidez a la información
contenida en los documentos
públicos de su Municipio,
esto permite:

6. La defensa de los derechos e
intereses del municipio
Muchos documentos tienen valor jurídico y justifican
derechos de propiedad, de aprovechamientos.
Una mejor gestión
administrativa
Para las autoridades, ciudadanos y funcionarios es necesario
disponer con rapidez de los antecedentes de los asuntos que
gestionan. No encontrar esos antecedentes puede dar lugar a la
toma de decisiones erróneas y el archivo desorganizado da
lugar a que los funcionarios pierdan mucho tiempo buscando la
documentación.
La transparencia
administrativa
Los documentos reflejan los trámites seguidos por una
administración, y su adecuación a la legalidad vigente

7. El archivo y su documentación permiten realizar
actividades de índole variada como exposiciones,
visitas guiadas de estudiantes, dando a conocer la
riqueza de este patrimonio y/o la historia del
municipio.
La participación de los
ciudadanos
Requiere, para ser eficaz, que estén bien informados
sobre los mismos, para lo que deben acceder a la
documentación correspondiente, y ese acceso sólo se
asegura teniéndola bien organizada.
La defensa de los derechos e
intereses de los ciudadanos
Muchos de los documentos municipales son importantes
para que podamos ejercer nuestros derechos cívicos; otros
testimonian actos y circunstancias que nos afectan a los
ciudadanos, y de ellos podemos necesitar certificados y
copias.
La investigación
La información contenida en los documentos del archivo
municipal es una fuente importante para estudios de
historia, economía, sociología, antropología y otras
ciencias.
La cultura y la educación

8. Pasos para organizar un Archivo
www.youtube.com/watch?v=Sem9vpe8Omw

9. Mi Aporte al Archivo del área de
Contratación del Municipio de
Duitama

10. Al conocer las funciones y la importancia de los Archivos Municipales, nos podemos dar cuenta
que el éxito de estos depende de su organización y su mantenimiento ya que en un Municipio se
genera diariamente documentación de mucho valor, y son los soportes que tiene el ciudadano
para exigir cumplimiento.
Como auxiliar de archivo de la Oficina de Contratación del Municipio de Duitama, actualmente
desarrollo las tareas de organización de contratos teniendo en cuenta su orden original, foliación
y organización en carpetas de fácil acceso para su consulta, además se debe tener control de
los documentos pero sin prohibir su acceso.
La experiencia como estudiante de CIDBA, en la Universidad del Quindio, por la modalidad
Virtual, me convierte en una persona comprometida en las tareas que me sean asignadas,
compromiso que llevo al medio laboral, y que se nota en la atención a las diferentes personas
que buscan en mí una ayuda, teniendo n cuenta que dentro de mis actividades se encuentra la
atención al público tanto interno como externo y entes de control.
Mirando un poco mas adelante como profesional pienso que uno de mis aportes debe ser ante
todo dar la suficiente confianza a los empleados para que permitan que sus archivos sean
manejados desde el Archivo Central y evitar que cada dependencia convierta sus documentos
de gestión en archivos acumulados. Les haría entender que la aplicación de las tablas de
retención documental son fundamentales en la organización, transferencia, recuperación,
preservación y conservación de la información, ya que estos procesos ayudan a tener
claridad en el destino que daremos a nuestros documentos.

11. http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y
Conclusiones
El archivo de un Municipio es la carta de presentación, allí se encuentra su historia, su cultura, y
están documentadas las inversiones para nuestra ciudad. Por eso la importancia de mantenerlo
en buenas condiciones de fácil consulta.
Es necesario conocer que es y para que sirve una buena gestión documental, a continuación un
video que nos ilustra la manera de iniciar con nuestros archivos