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La Universidad con 56 años de excelencia académica en La Paz, Cochabamba, Santa Cruz y Tarija - Bolivia
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ACTA COMITÉ AD HOC NACIONAL MIXTO ACADÉMICO – TECNOLÓGICO 009/2022
Se da inicio a la novena reunión del Comité Ad Hoc Nacional Mixto Académico –
Tecnológico realizada el lunes 25de julio a horas 12:00 de manera virtual, participando:la
Directora Académica de Sede La Paz, Dra. Yolanda Ferreira, el Director Académico de
Sede Santa Cruz, Dr. Henry Pinto, la Directora Académica de Sede Tarija, Mgr. Carolina
Soto, la Lic. Sara Lozano en representación de la Secretaria Académica de la ePC, Mgr.
Marianne Gassenmeier, La responsable de Control de Gestión Sede La Paz, Lic. Liliana
Levy en Representación del Director Administrativo Financiero de La Paz Mgr. Raúl
Boada, el Director Administrativo Financiero de Santa Cruz, Mgr. Alejandro Olivera, el
Director Administrativo Financiero de Cochabamba, Mgr. Marcos Delgadillo, la Mgr.
Margoth Aliaga Calcina en representación de la Mgr. María Eugenia Quiroga Directora
Administrativa Financiero ePC, el Coordinador Nacional de TICs y Sistemas de
Información Ing. Julio Galarza, el Coordinador Nacional de Educación Virtual, Ing. Pablo
Salguero, el Responsable UTSI de Sede La Paz, Ing. Angel Avila, el Responsable UTSI de
Sede Cochabamba, Ing. Cristhian Uriona, el Responsable UTSI de Sede Santa Cruz, Ing.
Jorge Ordoñez, el Responsable UTSI de Sede Tarija, Ing. Marco Córdova, la responsable
de Planificación Académica, Mgr. Lucy Valverde, la Coordinadora Nacional de Desarrollo
Curricular, Mgr. Daniela Dávila, la Analista de Planificación Académica y Registros, Mgr.
Marcela Michel, la Oficial de Gestión y Control Académico, Mgr. Susan Santillán, la
Asistente de la Director Académica de Sede La Paz, Adriana Sanjinés, la Responsable de
Gestión de Calidad y Procesos Lic. Yessica Peláez de la Sede Santa Cruz y la Analista de
Procesos Académicos, Mgr. Mónica Zuleta.
La Oficial de Gestión y Control Académico, Mgr. Susan Santillán, dio la bienvenida a los
participantes a esta novena reunión, solicitó que se realice la verificación de las
determinaciones alcanzadas y registradas en el acta 008/2022, al respecto se reportó:
1 – Aplicación de circulares de Elaboración de los Flujogramas y Procesos: El Ing. Julio
Galarza informa que se ha recibido todos los flujogramas y procesos aprobados y difundidos
de manera oficial a través de circulares VAN y que estos se encuentran ya debidamente
comunicados a los responsables de las UTSI de cada Sede Académica, esta determinación ha
sido cumplida.
2 –Asignaturas Intersedes: la Lic. Adriana Sanjinés informa que se ha regularizado el
proceso y que tanto las asignaturas de idiomas como de la carrera de Psicología ya han
sido registradas en el sistema y que incluso cuentan ya con inscritos.

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Al respecto la Mgr. Daniela Dávila reporta que se tienen problemas con algunas
asignaturas de idiomas con la sincronización a la Plataforma NEO, italiano que reporta un
registro en un semestre que no corresponde y está generando una deuda automática
cuando los estudiantes se inscriben. Esto ha sido comunicado al Ing. Uriona.
También la Mgr. Dávila informa de otro problema suscitado con el NEO, recién el día
lunes 01 de agosto se han mandado los códigos para el registro de los estudiantes y están
a la espera de que el equipo de Educación Virtual confirme si todo se encuentra correcto.
Solicite se le dé una debida atención con este tema que se tiene pendiente hace algunos
días.
El Ing. Salguero informa que ya están confirmadas las inscripciones de la Sede La Paz, solo
falta una asignatura que es de Tarija Intersede están a la espera de que se asigne un
docente para la sincronización. Las 19 asignaturas de La Paz esta sincronizada.
Falta sincronizar las asignaturas de la carrera de Filosofía y Letras se está revisando
porque se han generado dos veces tanto en la Sede La Paz como en la Sede Cochabamba
son 6 asignaturas que se están revisando.
Al respecto también el Ing. Uriona informa que se está trabajando en coordinación con
el Ing. Salguero en el seguimiento a algunos casos que se dan que deben ser verificadas
caso puntual de Ambiental de la Sede Cochabamba.
Después todo está OK se va ha revisado estos casos y se va ir atendiendo.
3 – Reportes proceso de inscripción y capacitación de la reporteria:
Sobre la determinación de generar en la Sede de Santa Cruz un sistema de comunicación
informando a la comunidad que se está trabajando en esta interfase de cambio de
sistema el Dr. Henry Pinto informa que sigue pendiente.
En referencia a la determinación de coordinar la capacitación de las Autoridades de Sede
en el manejo de la reportería de inscripciones esta será coordinada por la Mgr. Santillan
en el trascurso de la semana y se comunicará cuando será efectivo
Determinación: el Ing. Uriona revisará este problema en el transcurso del día lunes 01
de agosto, en base a los datos proporcionados por Mgr. Dávila, se deberá dar solución
al tema de idioma de italiano. Al respecto, se están haciendo revisiones de deudas
intersedes junto al equipo de la Sede La Paz y es muy probable que este tema esté
ligado a eso. Se espera un reporte en la siguiente reunión
Determinación: el Ing. Jorge Ordoñez elaborará el comunicado incluyendo el uso de estos
canales de pagos alternos y enviará para su revisión una vez autorizado se va a difundir
por las redes sociales y correos electrónicos masivos a la comunidad.

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4 - Reporte de avance del Módulo de Traspasos - Convalidaciones y Homologaciones:
El Ing. Uriona informa que el modulo está casi terminado sin embargo el problema que
se ha dado con la accesibilidad al sistema académico y caja a demandado una priorización
en la revisión del sistema, identificar el cuello de botella ha sido difícil, se ha priorizado
este trabajo, por esto se ha retrasado la finalización del módulo de traspasos y
convalidaciones, que se encuentra en la etapa de pruebas.
También informa que por esta misma situación que el formulario de postgrado tampoco
se ha dado curso, se prevé que no se cumplirá con la fecha establecida.
La Mgr. Cecilia Reyes informa sobre los reclamos por la lentitud que afecta al sistema de
cajas por problemas de facturación consulta si es mejor suspender el sistema dos días y
luego habilitar dado los reclamos.
El Ing. Uriona responde, se espera solucionar lo antes posible, también reitera que los
canales de pago alterno funcionan muy bien QR, plataforma web el tema es que la gente
no está acostumbrada a hacer estos pagos mediante estas modalidades. Solicita ver
canales de comunicación para que los usuarios se animen a hacer el pago por estos
canales.
La Mgr. Carolina Soto reporta los problemas que se han tenido en estos días que fueron
complejos solicita conocer qué hacer ante esta situación cual debería ser la reacción que
se les recomienda para poder manejar el tema.
El Ing. Julio Galarza informa que se están revisando y mejorando en la solución de la
lentitud del sistema hay dos puntos por revisar y estima que con eso ya se tendrá el
sistema funcionando sin problemas. En el transcurso de la tarde esto puede ser
subsanado.
Complementando el Ing. Ángel Ávila, el sistema de caja interno ha tenido retraso se tarda
entre 45 segundo a 1 minuto, pero esto se debe por el sistema de impuestos. Se está
sobrellevando el tema. El pago por QR y plataforma web está funcionando sin problemas
al ser una plataforma totalmente diferente al académico por lo que no se ve afectado los
Determinación: Ing. Cristhian Uriona informa que el miércoles 03 de agosto se harán
las pruebas con los coordinadores y si todo sale bien se pondría a disposición de los
usuarios ese mismo día.
Determinación: Ing. Cristhian Uriona solicita posponer la fecha de habilitación del
formulario para la evaluación docente en postgrado esta será cumplida el viernes 19
de agosto.

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tiempos de respuestas es de aproximadamente 1 segundo, y la transacción es tema de
impuesto y la respuesta es entre 10 a 20 segundos
Sobre este tema el Mgr. Marcos Delgadillo dice que el problema de la lentitud del sistema
ha sido reiterativo desde hace algún tiempo, para atender a una persona se tarda entre
10 a 12 minutos. El pago QR también está teniendo errores, pide ver de forma paralela
como hacen para tener algunas alternativas para hacer el trabajo en paralelo si hay más
opciones para dar al estudiante será mejor hasta que toda la funcionalidad del sistema
se corrija.
La Mgr. Santillan solicitó generar alternativas de solución, el Ing. Galarza informa que una
alternativa que se ha pensado es que el estudiante regularice en la semana su inscripción
y por otro lado el Ing. Córdova recomienda que se les solicite a los Directores de carreras
publiquen sus horarios de manera manual (en papelografos) es de ayuda a los
estudiantes, para conocer sus horarios y aulas.
Se ha identificado que el sistema ya está trabajando con mayor velocidad y se percibe
una mejora. Se espera que el problema esté solucionado en el transcurso del día.
5 – Procedimiento interno para Tecnologías: La Lic. Jessica Peláez informa que en
cumplimiento a la determinación de la reunión del 25 de julio se ha trabajado y difundido
este procedimiento, este se ha aprobado. A sugerencia de los miembros del Comité se
ajustó el nombre del procedimiento y se difundirá formalmente a través de circular VAN.
Sobre el cierre de semestre 1-2022 solicitado por la DAS de la Sede Tarija, el Ing. Córdova
informa que siguen teniendo problemas con el cierre 1-2022, al respecto el Ing. Uriona
informa que se ha reunido el miércoles de la anterior semana se ha revisado gran parte de
las inquietudes han quedado pendientes algunas, se ha tenido que dar prioridad al tema
de la falla del sistema académico y caja, una vez se subsane ya se retomara para darle ya
la solución. Una vez estabilizado el sistema en fecha 02 de agosto se podrá cerrar el
semestre 1-2022 de la sede Tarija.
VARIOS:
-Seguimiento a las Reediciones de programas Sede Santa Cruz: La Mgr. Santillan informa
que hasta la fecha la Unidad Nacional no ha recibido ningún proyecto para el inicio del
proceso. Al respecto el Lic. Alejandro Olivera comunica que se está trabajando en los
últimos detalles en temas presupuestarios, se prevé que en el transcurso del día se hará
el envío, falta 4 programas nuevos y las otras se están aún trabajando.

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-Seguimiento a los requerimientos Sede Santa Cruz: El Ing. Julio Galarza informa que no
se ha logrado trabajar en esos formatos.
- Seguimiento a la Sincronización del Sistema Académico con el NEO: Ing. Salguero
informa que ya se ha sincronización la mayoría de las asignaturas de NEO con el SIAAN,
en el caso de la Sede La Paz al mantener el otro sistema se ha logrado sincronizar 951
asignaturas, lo que no se ha logrado aún en este nuevo sistema es sincronizar la
asignatura si no tiene registrado el docente eso se registra en las Sedes de Cochabamba,
Santa Cruz y Tarija, el sistema académico no se ha realizado la sincronización de los
estudiantes, se necesita toda la información para la creación de plantillas de acuerdo al
docente, en el caso de la Sede La Paz ha generado las plantillas sin el docente eso se va a
regularizar.
En la Sede de Cochabamba se ha sincronizado 636 asignaturas y se cuenta con 540
plantillas ya los contenidos estas habilitados, y nuevas 69.
En la Sede de Tarija se han creado 205 asignaturas, 104 existentes relacionados con las
plantillas y nuevas 101.
En la ePC se ha creado 16 asignaturas no han creado plantillas están trabajando
solamente en las asignaturas.
Por último, se reporta que aún falta asignaturas que deben ser sincronizadas se espera
tener los datos de los docentes para complementar
Sobre este punto la Mgr. Carolina Soto solicita conocer como hacer la revisión para ver
porque no están registrados los docentes, el Ing. Salguero va a generar el listado para ver
cuántas asignaturas aún se quedan sin docentes.
Para la programación académica se sincroniza cada dos veces al día y se actualiza cada
4 horas se sincroniza a los estudiantes que se están inscribiendo.
Por último, se reporta que se va a revisar las asignaturas de la carreara de Filosofía y
Letras que están duplicadas las materias.
Determinación: El Ing. Salguero elaborará un reporte de los avances en la siguiente
reunión.
-Presentación del sistema de titulación: para esta presentación se ha invitado al Ing.
Miguel Orosco junto a la Mgr. Marcela Michel, este sistema se ha desarrollado en base al
requerimientos y proceso de titulación y emisiones de diploma de las unidades de
Registros de las Sedes.
Mgr. Carolina Soto consulta sobre el procedimiento de seguimiento de trámites, si es
Determinación: el Lic. Olivera, Dr. Pinto y el Ing. Galarza con personal de la Sede Santa
Cruz sostendrán una reunión, sobre este avance se informará el lunes 8 de agosto.

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posible conocer o registrar la fecha de envío a La Paz, para responder sobre las consultas
de los estudiantes. Al respecto la Mgr. Michel informa que existen fechas de un proceso
a otro que nos daría la referida de los tiempos, este requerimiento puede verse en una
segunda fase.
Sobre el tema la Dra. Ferreira agradece al equipo de trabajo, recomienda analizar el tema
en el caso de la firma de autoridades que están de viaje, como se anticipa para prever los
tiempos.
Por último, la Mgr. Michel informa de las fechas de capacitación con el área de Registros
y otras áreas y los responsables y personal de apoyo de las carreras a partir de la semana
del 8 de agosto, estas serán una por cada Sede tanto a las unidades de registros como a
las secretarias de carreras, y de forma paralela a las capacitaciones se iniciará el periodo
de pruebas. Luego de este proceso la subsiguiente semana se harían los ajustes necesarios
antes de la implementación.
- Informe seguimiento de Bancos y Facturación por Tercero: la Mgr. Cecilia Reyes
informa que se tiene el reporte de problemas con Banco Bisa, eso se está trabajando,
pero solicita que en estas semanas se ponga en producción la facturación por terceros
por parte del BCP, no solo el pago por QR se espera que con eso se pueda dar más
opciones a los estudiantes y aliviar el tema de la demanda del sistema.
También solicita agendar para el siguiente lunes para ver los tiempos de integración con
Banco Mercantil Santa Cruz que ya mando su propuesta esta cumple con los requisitos.
Complementando el tema el Ing. Ángel Ávila informa efectivamente se tiene dificultades
con Banco Bisa se siguen verificando por tanto no se ha hecho el cierre del mes de julio,
se le pide al área financiera un poco de paciencia para el cierre se está trabajando
coordinadamente con al nacional.
Sobre el Banco Ganadero están aún esperando respuesta de ellos está viendo las
modificaciones y desarrollo para que la Sede Santa Cruz ingrese.
-Propuesta de avance de flujograma de procesos: La Mgr. Marcela Michel informa que
se ha integrado la Mgr. Ximena Uriarte responsable de O&M y también se tiene el
desarrollo de un mapeo de procesos de la Sede La Paz que nos va a permitir trabajar en
los siguientes procesos de acuerdo a la cadena de valor y que vamos a ir de manera
ordenada y priorizando los del sistema, hasta cumplir con los más necesarios. Se agradece
el apoyo a la Dra. Yolanda Ferreira.
La Mgr. Carolina Soto solicita conocer sobre la inscripción de Taller de grado I y Taller de
grado II para inscripciones, el Ing. Galarza informa que el reporte está casi listo el trabajo
que ha realiza el equipo de Santa Cruz. El Ing. Ordoñez informa que ya está casi listo y
que puede salir en una primera versión, en el transcurso de esta semana saldría en el
módulo académico.
La Mgr. Lucy Valverde consulta sobre el plan global de las asignaturas es una
preocupación de los docentes que requieren cargar al sistema, esto se está presentando
al Director de carrera, pero requieren saber cuándo se habilitaría en el sistema.

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El Ing. Uriona informa que esto se va a retomar ya se tiene trabajado el inicio de este
módulo en base al registro de planes analíticos utilizando el formato oficial que ha
definido la nacional, el avance es de un 40% en el desarrollo del módulo.
La Mgr. Daniela Dávila informa que se ha hecho un cambio del formato oficial este se ha
actualizado y se ha modificado la guía, este formato se enviara al Ing. Galarza con copia
al Ing. Uriona.
Determinación: El Ing. Uriona informará el lunes 8 de agosto la fecha exacta de cuándo
será entregado este módulo.
La Lic. Jessica Peláez consulta sobre las solicitudes de casos especiales y el cruce de
horario, si es posible que esta opción del sistema sea modificada. El Ing. Galarza explica
cómo funciona la opción por tanto debe socializarse mejor con los docentes para que
estos no hagan las autorizaciones sin la revisión respectiva.
También la Lic. Peláez solicita que en el kardex de los estudiantes aparezca el pensum
oficial para que ellos puedan guiarse donde deben inscribirse.
La Mgr. Dávila explica que en realidad se determina cuantas y cuales mallas están
vigentes y dentro de eso el estudiante debe estar inscrito en una de las mallas vigentes,
hace recuerdo que algunas mallas son de transición. Por tanto, la malla vigente es donde
está inscrito el estudiante.
Ing. Ordoñez informa que el sistema contempla solo una malla activa. Se ha identificado
casos de estudiantes que han retomado como en el caso de estudiantes que ingresan al
PETAE.
Al ser un caso especial esto debe ser revisado en una reunión especifica.
Determinación: se sostendrá una reunión urgente para ver el tema de kardex y planes
abiertos, este miércoles de 09:00, participarán los DAS, UTSI y la Coordinadora Nacional de
Desarrollo Curricular.
Sin otro tema que tratar, la sesión virtual terminó a horas 14:18