1. Caso: El Colegio
Bogotá: Calle 97A No. 10-09 Bogotá, DC. Teléfonos (571) 600-9115 y ( 571) 257-4244 ; e-mail: bogota@enlaceconsultores.com.co
Medellín: Carrera 45A 34sur-57 Torre 3 local 132, Envigado, Ant.,Teléfono (574)444-2115 y Fax:(574)332 6962E-mail: medellin@enlaceconsultores.com.co
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“El Colegio” es una institución educativa de preescolar, básica y media académica.
Se realizó una auditoría interna a todos los procesos que incluyó un recorrido por las instalaciones
que incluyó: salones de clase, biblioteca y laboratorios.
La institución cuenta con un portafolio de servicio que es elaborado con la participación de la
rectora. Se realizan actividades de promoción de estos servicios, en la zona de influencia. , por
medio de página web, comunicación directa con clientes potenciales o entrega de material
impreso. Llevan a cabo un proceso de admisión en el que participa la rectora y la psicóloga y para
establecer los cupos a asignar tienen en cuenta la capacidad en cuanto a docentes e
infraestructura. El auditor conoció los procedimientos documentados para la promoción de la
institución y la admisión de alumnos.
Para la prestación del servicio educativo es necesario adquirir material didáctico y equipos
audiovisuales. Los órdenes de compra son realizadas en el sistema de información y la ecónoma
debe aprobarlas antes de que sean enviadas a los proveedores. Estos proveedores trabajan con “El
Colegio” hace varios años así que tienen claros los requisitos y el auditor pudo ver los registros de
la evaluación de desempeño anual. Se identificó que se contratan los servicios de un centro de
educación en el idioma inglés y de alimentación para la cafetería de la institución. Al preguntar a la
ecónoma, para la evaluación de estos proveedores, expresó que las evaluaciones se hacían
solamente para los productos y en el caso de los servicios, cuando se presentaba algún
inconveniente, era atendido por la rectora y no se dejaba ningún tipo de registro.
En la visita a la sala de profesores se evidenció que cada uno de ellos tenía, en su poder, el plan de
las áreas en las que le correspondían y el plan de la unidad respectiva y los utilizaba como soporte
para preparar las actividades con los alumnos.
En entrevista con la rectora y la asesora escolar, se revisaron registros de quejas y reclamos de
2014. Cinco de los ocho revisados, no tenían la evidencia de la respuesta dada al alumno o padre
de familia. Al preguntar a las auditadas, expresaron que habían estado muy ocupadas para analizar
estas situaciones y darles respuesta.
Se revisaron los diarios de campo utilizados por los docentes según establece el procedimiento
Ejecución servicio educativo. Algunos de ellos expresaron que no lo utilizaban porque su temario
no lo necesitaba. Se revisaron los de Ciencias grado 2 y Matemáticas grado 5 los cuales no estaban
diligenciados completamente y no permitían conocer las actividades realizadas.
Se revisaron los planes del área de Idiomas y se puedo evidenciar que eran conocidos por los
docentes. Al preguntar por la evaluación del cumplimiento del plan para el período
inmediatamente anterior, el jefe de área indicó que él hace un seguimiento en sus nota, sobre los

2. Caso: El Colegio
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avances y lo analiza con los docentes pero que no lleva un registro formal de la evaluación del
plan. Se vieron registros de proyectos pedagógicos (educación ambiental, pastoral) los cuales
incluían las actividades realizadas. No se encontró la evaluación de cada uno de ellos al finalizar las
actividades planeadas. En el proyecto educación ambiental, el responsable expresó que no se
habían cumplido por lo cual había sido replantado. De esta situación tampoco quedó ningún
registro.
Tanto los docentes como el personal del economato conocían muy bien la política de calidad y el
alcance de los procesos. Al preguntar por la forma de almacenar los elementos didácticos y los
equipos, varias personas dieron respuestas diferentes. Sin embargo no había ningún material o
equipo deteriorado. En los documentos del proceso de Gestión financiera, no se encontraron
criterios definidos para almacenamiento, identificación y manejo de estos elementos.
Durante el recorrido, se vio en el patio un contratista pintando los balcones. Contaba con el
equipo para trabajo en alturas y luego, en la entrevista con la ecónoma, se vieron los registros de
la competencia del personal del contratista para el trabajo en alturas.
En entrevista con la rectora, se le solicitó el acta de la más reciente revisión por la dirección. Este
registro fue mostrado directamente del sistema de información porque ya no se maneja en medio
impreso. El listado de registros plantea que debe ser archivado en papel en la carpeta Revisiones
por la dirección.
Para el proceso Gestión directiva, la rectora debe tener en cuenta los requisitos legales, los cuales
tiene tanto en medio impreso como electrónico. De algunos de estos documentos, le entrega
copia a la coordinadora académica para su conocimiento y aplicación. Sin embargo, no se
encontraron en el listado de documentos del sistema de gestión. La rectora, entrega copias a
quien los necesite pero no lleva un control.
En el recorrido que hicieron los auditores, observaron que se hace separación de residuos sólidos,
por parte de los empleados y de los alumnos.