Manual de usuario admision coar v2

MANUAL DE USUARIO
ESPECIALISTA DE UGEL v1.0
SISTEMA DE ADMISIÓN COAR
[Oficina de Informática OFIN]
Enero 2015

Ministerio de Educación COAR
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Índice
1. Introducción
1.1 Objetivos del Sistema
1.2 Alcance del Sistema
2. Estructura del Sistema
3. Requerimientos del Sistema
3.1 Requerimientos de hardware
3.2 Requerimientos de software
4. Presentación
5. Vista general del sistema
5.1 Acceso al sistema
6. Uso del sistema
6.1. Acceso al sistema
6.2. Opciones del sistema
Menú 1: Inicio
Menú 2: Inscripción de Postulante
o Sub-Menú 2.1: Registro de Ficha
Menú 3: Reportes
o Sub-Menú 3.1:Postulantes sin Apoderado
o Sub-Menú 3.2:Postulante por Situación

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Introducción
El Sistema de Apoyo al Proceso Único de Admisión a los Colegios de Alto Rendimiento
del Ministerio de Educación – COAR tiene como objetivo:
 Gestionar de manera automatizada todo el proceso de admisión a los
Colegios de Alto Rendimiento.
1.1. Objetivos del Sistema

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El Sistema de Apoyo al Proceso Único de Admisión a los Colegios de Alto Rendimiento
del Ministerio de Educación – COAR contiene el siguiente alcance:
 Gestionar las actividades relacionadas a la inscripción de postulantes:
Inscripción, Registro y Verificación Documental.
 Realizar el proceso de Evaluación Integral en sus dos etapas.
 Distribuir a los ingresantes en los COAR.
 Validar la información académica de los postulantes con el SIAGIE.
 Validar la información personal de los postulantes con el RENIEC.
 Los roles de usuario que pueden acceder al sistema son:
o El rol de Especialista COAR
o El rol de Especialista de UGEL.
o El rol de Coordinador de Sede COAR.
1.2. Alcance del Sistema

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Estructura del Sistema
Menú Opciones
Inicio Inicio
Inscripción de
Postulante Registro de Ficha
Reportes
Postulantes Sin Apoderado
Postulantes por Situación

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Requerimientos del Sistema
Contar con:
 Una microcomputadora PC o compatible
 Procesador Pentium IV o superior.
 Conexión a Internet.
Contar con:
 Sistema Operativo Windows XP / Windows Vista / Windows 7, o superior.
 Navegador (Google Chrome “Recomendado”, Internet Explorer 9 o
superior, Mozilla Firefox, Opera, otro).
3.1. Requerimientos de hardware
3.2. Requerimientos de software

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Presentación
Estimado (a) usuario (a) te damos la bienvenida al Sistema de Apoyo al Proceso
Único de Admisión a los Colegios de Alto
Rendimiento del Ministerio de Educación
Este es un aplicativo web que te permitirá
gestionar el proceso de admisión a los
Colegios de Alto Rendimiento COAR.
“Esperamos que este manual te pueda
orientar y ayudar en la utilización del
aplicativo informático”.

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Vista general del Sistema
Para acceder al sistema será a través de la siguiente dirección web
http://admisioncoar.minedu.gob.pe, la pantalla que se mostrará será la siguiente:
El usuario deberá ingresar Usuario y Clave según el tipo de usuario.
5.1. Acceso al sistema

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(3)
Da clic sobre el
botón Acceder para
que el sistema valide
los datos ingresados.
Uso del Sistema
> Paso 1: Acceso al sistema
El sistema mostrará el siguiente formulario que debe ser llenado según la secuencia
indicada:
 Observación 1: Al ingresar la contraseña debe contener como mínimo 8
caracteres, al menos un número y un carácter especial. Además los únicos
caracteres especiales que se debe ingresar son !$@%&()+=#"'./ .
 Observación 2: El usuario y la contraseña es las mismas que utiliza para ingresar
a PERÚEDUCA.
6.1. Perfil de Especialista de UGEL
(1)
Ingresar su usuario
(2)
Ingresar su
contraseña

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> Paso 2: Opciones de Especialista de UGEL
El usuario Especialista de UGEL, al ingresar al sistema con sus datos de usuario y
contraseña válidos, visualizará el siguiente Menú:
 Menú 1: Inicio
 Menú 2: Inscripción de Postulante
o Sub-Menú 2.1: Registro de Ficha

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El sistema mostrará, un mensaje de bienvenida y presentación del Sistema.
Además se podrá obtener mayores detalles del funcionamiento del sistema
descargando el manual de usuario y acceder al listado de preguntas frecuentes sobre
el aplicativo informático.
Menú 1: Inicio
Opción 1
Opción 2
Opción 3
Opción 4

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> Opción 1: Selección de proceso
El sistema mostrará, un listado de procesos a elegir.
Si selecciona un proceso diferente el sistema muestra el siguiente mensaje para
realizar el cambio:
(1) Seleccione un proceso del listado.
(2) Haz clic en la opción “Si” para
aceptar el cambio de proceso.

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> Opción 2: Cambio de contraseña
Al dar clic en la opcion cambiar de contraseña se mostrará el siguiente formulario.
El sistema muestra el siguiente mensaje al realizar el registro de cambio de contraseña.
(1) Ingrese la contraseña actual.
(3) Repetir ingreso de la
contraseña nueva.
(2) Ingrese la contraseña
nueva.
(4)Haz clic en el botón
guardar.
Opcionalmente, puede hacer
clic en Cancelar si desea
cancelar el cambio.

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Nota:
- Si en caso las contraseñas ingresadas no coinciden se muestra el siguiente mensaje:
- Si en caso no cumple con el mínimo de caracteres el sistema muestra el siguiente
mensaje:
- Si en caso no cumple con incluir letras y numero el sistema muestra el siguiente
mensaje:

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> Opción 3: Cerrar sesión
Al dar clic en el opción Cerrar sesión, el sistema muestra un mensaje
Si selecciona “No” el sistema regresa a la misma página del sistema.
(2) Haz clic en la opción “Si” para
aceptar cerrar sesión.

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> Opción 4: Manual de usuario
El manual de Usuario es un documento de referencia que ayuda en el manejo del
sistema de Apoyo al Proceso Único de Admisión a los Colegios de Alto Rendimiento del
Ministerio de Educación – COAR. Al hacer clic sobre esta opción puedes descargar y
almacenar una copia digital del mismo. Los pasos a seguir se muestran a continuación:
Se mostrará una barra del navegador (dependiendo de navegador) con varias
opciones:
Se abrirá una ventana en donde deberás seleccionar la ubicación en donde
almacenarás el archivo:
(1) Haz clic sobre el botón Manual de usuario
(2)
Haz clic en el botón Guardar
(2)

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En este menú se van a realizar el registro de la ficha de inscripción del Postulante.
Dicho menú está organizado por los siguientes sub Menús.
Pestaña 1: Identificar Postulante
En esta pestaña podrás realizar búsqueda por DNI o Carnet de extranjería del
Postulante a inscribir.
Menú 3: Inscripción de Postulante
(1) Antes de ingresar a
cualquier opción del
sistema, debe
seleccionar el proceso.
(2) Seleccionar el tipo
de documento.
(3)Ingresar el número del tipo de
documento seleccionado y
presionar la tecla Enter para
habilitar el botón buscar
(4)
Haz clic en el botón Buscar
para realizar la búsqueda
clic en Limpiar si desea recargar
los filtros iniciales.
Menú 3.1: Registro de ficha

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(5)
Haz clic en el botón
Aceptar para habilitar la
pestaña de registro.
>> Si el postulante fue registrado anteriormente para el presente proceso, el sistema
consultará si desea actualizar la ficha de inscripción del Postulante. Luego de indicar
“Aceptar” el sistema muestra la pestaña “Principal”, con la información del postulante.
Si el postulante es nuevo, el sistema lo buscará en el SIAGIE, si lo encuentra, el sistema
traerá toda la información personal y la información académica (código de estudiante,
IE, entre otros datos). En el caso que no encuentre al postulante en el SIAGIE y además
el documento de identidad es DNI, el sistema buscará el número de documento en el
RENIEC; si el documento es válido, el sistema obtendrá toda la información personal
del postulante del RENIEC. Luego, el sistema consultará si desea registrar al estudiante
(muestra el nombre completo y el DNI). Luego de indicar “Aceptar” el sistema muestra
la pestaña “Principal”, con la información personal del postulante.
Muestra el siguiente mensaje:
clic en Cancelar si desea
recargar los filtros iniciales.

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Luego de haber dado clic en el botón Aceptar, el sistema activa la siguiente pestaña:
Pestaña 2: Principal
o Sección: Documento de Identidad
o Sección: Datos de Domicilio
(6)
Ingresa el correo electrónico
el teléfono fijo, celular y
selecciona el sexo del
postulante.
La información de estos campos
es cargada de RENIEC, no
modificables.
La información de este campo
es cargada de RENIEC
clic en el icono buscador si
desea cambiar la información.
(7) Ingresa el centro poblado y dirección.
Nota: La dirección es cargada de la RENIEC,
pero es modificable.

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>> Nota: Al hacer clic en el icono buscador te muestra el siguiente popup para realizar la
búsqueda.
o Sección: Datos de Nacimiento
Nota: El campo País si es editable
La información de estos campos
es cargada de RENIEC
Ingresa el lugar
Haz clic en Buscar Ubigeo
Marcar check para
realizar una
búsqueda específica
para seleccionar.

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o Sección: Información Académica del Postulante
>> (8) Si el código del estudiante ingresado no se encuentra registrado en SIAGIE. El
sistema muestra el siguiente mensaje.
Dar clic en el botón Aceptar y continuar el registro.
(8) Ingresar Código de Estudiante y hacer clic,
de no ser encontrado en el SIGIE.
Haz clic en el icono de buscador (9)La información de estos campos
es cargada de la busque de IE

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>> (9) Al hacer clic en el icono de buscador se muestra el siguiente popup
>> Nota: Solo en caso que se seleccione el requisito “Primeros 5 puestos en un Concurso
Nacional”, el campo Concurso Nacional es de registro Obligatorio, además el sistema buscará
al postulante en la base de datos de ganadores de concursos nacionales. De no encontrarse el
postulante, el sistema no permitirá continuar con el registro del postulante.
Ingresa la información
del filtro seleccionado
Selecciona el filtro Haz clic en el botón
Buscar IE
Botón “Seleccionar”.
(10) Marcar alternativa de
requisito que corresponda
(12) De acuerdo a la
alternativa elegida
seleccionar el puesto
que se le otorgó
(11) Seleccionar
Concurso Nacional en
el que participó

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>> Al hacer clic en el icono de buscador se muestra el siguiente popup
Ingresa la información
del filtro seleccionado
Selecciona el filtro Haz clic en el botón
Buscar IE
Haz clic en el botón de
Selección
Opcionalmente, si el postulante estudió
el 1er grado de secundaria en otra IE,
se debe habilitar marcando un check
para ingresar la IE.
Haz clic en el botón de
Buscador

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Al dar clic debe visualizarse este mensaje:
Al dar clic en confirmar se graba al postulante en el sistema, luego el sistema muestra la pestaña
“Complementarios”.
(13) Seleccionar
Tipo de discapacidad
(14) Seleccionar
Lengua materna
(15)
Seleccionar segunda lengua
(14)
Opcionalmente, puedes hacer clic
para cancelar el registro.
(15)
Haz clic en el botón Confirmar

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Pestaña 3: Complementarios
(16)
Seleccionar Talla de blusa
(17)
Seleccionar Talla de la falda
(18)
Seleccionar Talla de
zapatos
(19)
Marcar una o más opciones
(20) Marcar una o más
opciones

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(22) Seleccionar Alternativa
1 y 2.
(21)
Seleccionar sede donde se
realizó primera evaluación.
(23)
Haz clic en el botón Grabar

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Pestaña 4: Apoderado
En esta pestaña podrás registrar los datos del Apoderado, para ello debes realizar los
siguientes pasos:
(1) Seleccionar el
documento de identidad
(2) Ingresar el número del documento de
identidad. Luego presionar la tecla ENTER para
que recupere los datos de la RENIEC.
(3) Seleccionar el
parentesco
Opcionalmente, puedes
ingresar estos datos.Estos datos se
recuperarán de la
RENIEC.
(4) Seleccionar la Legua
materna
(5) Haz clic en el botón
Grabar
ingresar estos datos.

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Luego de haber ingresado los campos obligatorios y hacer clic en el Grabar, el sistema
muestra la siguiente ventanita de confirmación:
Luego de dado clic en el botón Confirmar, el sistema muestra la siguiente ventana de
conformidad:
Luego de hacer clic en el botón Confirmar el sistema muestra la pestaña “Verificación
Documental”.
Confirmar
Confirmar

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Observación 1: Cuando se selecciona el tipo de documento “Carnet de Extranjería” se
habilitan los siguientes campos obligatorios para su llenado:
Luego de ingresar estos datos obligatorios se proseguirá ingresado los datos en las
demás selecciones, vistos anteriormente.
Observación 2: Cuando se quiera cambiar los datos de domicilio se hará los siguientes
pasos:
Luego de hacer clic en el botón Buscar, el sistema muestra la siguiente ventanita:
(1) Seleccionar el
Documento de identidad
(2) Ingresar el Número del
Documento de identidad
(3) Seleccionar el
Parentesco
(4) Ingresar el apellido
paterno
(5) Ingresar la
Nacionalidad
(6) Seleccionar el Estado
civil
(7) Ingresar el apellido
Materno
(8) Ingresar el Nombre
(9) Seleccionar o ingresar
la fecha de nacimiento
(10) Seleccionar la lengua
materna
Buscar

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EL sistema filtrará los lugares de acuerdo al filtro ingresado:
(2) Ingresar el Lugar
Buscar ubigeo
(4) Haz clic en el botón de
Selección

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El sistema recupera el registro seleccionado:
Pestaña 5: Verificación documental
En esta pestaña el especialista UGEL realiza una declaración jurada sobre el
cumplimiento de los requisitos por parte del postulante, asimismo podrá adjuntar
documentos digitalizados que sustenten dicho cumplimiento.
(1) Seleccionar el
cumplimiento de los requisitos
Adjuntar (Obligatorio)
ingresar este dato.

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Luego de haber dado clic en el botón Adjuntar, el sistema muestra la siguiente ventanita:
Se abrirá una ventana en donde deberás buscar el archivo:
Luego de haber dado clic en el botón “Abrir”, el sistema muestra la siguiente ventana de
conformidad:
Seleccionar archivo
(4)
Haz clic en el botón Abrir
(5)
Haz clic en el botón Aceptar

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El sistema adjunta el archivo en el sistema. Tener en cuenta que la “Constancias
emitida por el director de la IE” debe ser adjuntada obligatoriamente.
El siguiente paso es dar clic en el botón:
Luego de dar clic en el botón “Grabar”, el sistema muestra la ventana de confirmación:
Observación 1: El estado del postulante se visualizará de la siguiente manera:
 Registrado: Cuando el postulante fue registrado, pero no necesariamente se ha
completado el registro de datos obligatorios, además aún no se ha determinado la
situación de “Apto” o “No Apto”.
(6)
Haz clic en el botón Grabar
(7)
Haz clic en el botón Confirmar
(8)
Haz clic en el botón Aceptar

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 APTO: Cuando se llena la información obligatoria de todas las pestañas y además se
indica el cumplimiento de todos los requisitos y además se ajunto la “Constancia
emitida por el director de la IE”, muestra el estado:
 NO APTO: Cuando se completó el registro de todos los datos obligatorios pero no
cumple con uno de los requisitos, el sistema graba al postulante con el estado “NO
APTO”.
 Si no se completa la información obligatoria en todas las pestañas, el sistema
mantiene al postulante en estado “Registrado” e imposibilita grabar o cambiar de
estado al postulante.
Observación 2: Si desea ver el documento adjunto, debes realizar los siguientes
pasos:
Dependiendo del navegador se mostrara una ventana para abrir o guardar el document
adjunto:
Observación 3: Si desea eliminar el documento adjunto, debes realizar los siguientes
pasos:
Ver adjunto

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El sistema mostrará una ventana:
Luego de haber dado clic en Aceptar, el sistema elimina el registro:
Eliminar
(2) Haz clic en la opción Si
(3) Haz clic en la opción
Aceptar

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