Este documento establece las directrices para la gestión documental en las entidades públicas de un país. Describe los tipos de información que están sujetos a estas normas, incluidos documentos físicos y electrónicos. Explica que la gestión documental implica cinco etapas clave: investigación preliminar, análisis e interpretación, elaboración y aprobación de la tabla de retención documental, aplicación de la tabla de retención, y seguimiento y actualización. También enumera nueve instrumentos archivísticos clave para la gestión efectiva

2. Artículo 1°. Ámbito de aplicación. El presente Decreto comprende a la
Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental,
distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás
entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones
administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a
las entidades el Estado en las distintas ramas del poder; y demás
organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en
una organización, permitir la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los
que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos
más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

3. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació
debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos
y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los
hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en
tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya
gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que
crecía el tamaño de los fondos documentales.

6. Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del
Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:
a. Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos
planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, .
formato y características.
b. Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que
permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los
documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos.
c. Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso,
consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los
documentos.
d. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan
administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto
funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, ó cualquier
sistema de información.

7. Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales.
Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos.
Segunda etapa: Análisis e interpretación de informes recolectada.
Complicación de la información institucional.
Análisis de la producción
Identificación de los valores primarios de la documentación
Conformación de las series y subseries con sus tipos de
documentales.
Valoración documental.

8. Tercera etapa: Elaboración y presentación de la tabla de retención
documental para su aprobación. Incluye los siguientes pasos:
El jefe de archivo prepara la propuesta de tabla de retención documental de
la entidad, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y
los criterios empleados en su elaboración.
El comité de archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta
avalando la propuesta.
Cuarta etapa: Aplicación.
Expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servicios
públicos de la entidad.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo:
gestión, central e histórico se hará con fundamento en las tablas de
retención documental.
Quinta etapa: seguimiento y actualización de la tabla de retención
documental.
La unidad de archivo establecerá un cronograma de seguimiento.
Las modificaciones, deberán ser evaluadas por la unidad de archivo de la
entidad.

10. Artículo 2°. Tipos de información. Las normas del presente decreto se
aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades
públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier
persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad o
que hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de
registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:
a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
c) Sistemas de Información Corporativos.
d) Sistemas de Trabajo Colaborativo.

11. e) Sistemas de Administración de Documentos.
f) Sistemas de Mensajería Electrónica.
g) Portales, Intranet y Extranet.
h) Sistemas de Bases de Datos.
i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de
video y audio (análogo o digital), etc.
j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
k) Uso de tecnologías en la nube.

13. Artículo 8°. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La
gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir
de los siguientes instrumentos archivísticos:
a. El Cuadro de Clasificación Documental – CCD
b. La Tabla de Retención Documental-TRD
c. El Programa de Gestión Documental- PGD
d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR
e. El Inventario Documental
f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

14. g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series
documentales
h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la
descripción de las funciones de las unidades administrativas de
la entidad
i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de
categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y
seguridad aplicables a los documentos