Presentación de la Jornada sobre Factura Electrónica, celebrada en la CAMARA DE GIPUZKOA, el 2 de diciembre de 2009

1. Factura Electrónica - Nuevas
Tendencias para l mejora d l
T d i la j del
servicio y la rentabilidad del
Negocio
N i
02 de Di i b d
d Diciembre de
2009

2. Quienes somos

3. Quienes somos
edatal
 En edatalia somos especialistas en soluciones de:
– Facturación Electrónica
a
– Firma Electrónica y Certificación Digital
l l
 Experiencia:
– Llevamos desde 2003 especializándonos en mejora de procesos de e-
Facturación
– Contamos con un soporte técnico con más de 12 años de experiencia en
soluciones de e-Firma
e Firma
 Nuestra misión : edatalia es una Organización capaz de mejorar la
eficiencia de los procesos administrativos de nuestros clientes por
medio de la innovación. Para ello, dotamos a las empresas de
soluciones de firma electrónica y certificación digital y las hacemos
realidad a través de proyectos que engloban:
lid d t é d t l b
– Análisis de necesidades
– Consultoría técnica, jurídica y de procesos
– Implantación de tecnología
– Formación
– Acompañamiento continuo

4. Quienes somos
edatal
 Además estamos presentes en los principales foros colaborando en el
fomento de la firma electrónica con organizaciones como:
– Enpresa Digitala
a
– SPRI y Diputaciones Forales: Agendas de Innovación
– Ministerio Industria (Plan Avanza) y Consejo Superior de Cámaras
– Camerfirma, Izenpe, Firma Profesional, FNMT, GSE
, p , , ,
– Cámaras de Comercio
– Elkargi
– Asociaciones empresariales: Adegi
 Más información en:
www.edatalia.com

5. Qué hacemos: Soluciones de eFirma
edatal
servicios de
 En edatalia estamos especializados en
certificación digital y firma electrónica
g
a
• Facturación electrónica
• Digitalización Certificada
Di i li ió C ifi d
• Acceso a Web mediante certificados
• Firma de Contratos
• Formularios electrónicos
• Cifrado de información
• Visado electrónico
• Voto electrónico
• Work – flow

6. Algunas referencias
edatal
a

7. Certificados Digitales

8. Certificados digitales
edatal
 “ No son los más fuertes quienes sobreviven, sino los que mejor se
adaptan al cambio” (Darwin)
a
 Innovar es adaptarse al cambio, innovar es:
– … cambiar los procesos internos de la empresa
– … generar más valor para los Clientes
– … adaptarse a los nuevos requisitos normativos
– … no perder mi posición competitiva
– … plantear nuevos proyectos d mejora
l t t de j
 Para adaptarse al cambio primero hay que aceptarlo se debe ver en
cambio, aceptarlo,
él una oportunidad y se debe planificar
 Los certificados son una h
L tifi d herramienta para i
i t innovar

9. Certificados digitales
edatal
a

10. Certificados digitales
edatal
 En todo momento hay más de 1 billón de personas en la red
 Más de 3 millones de usuarios nuevos semanales
a
 Se crea un blog cada segundo
 Se roba una identidad cada 79
segundos
Seguridad jurídica
Confidencialidad
Autenticidad Integridad
Certificados Digitales

11. Usos
edatal
 Cualquier proceso que firma manuscrita y/o presencia física puede ser
sustituido por un proceso electrónico:
a
 Trámites con la Administración
 Autenticación WEB para realizar transacciones electrónicas:
www.kutxa.es
 Firma electrónica para garantizar autenticidad e integridad
 Cifrado de información confidencial

12. Qué es
edatal
 Es un archivo electrónico que identifica a un
usuario. E el equivalente electrónico a un D
a
Es l i l t l t ó i Documento d
t de
Identidad.
 Asocia una clave única a una identidad,
– Cada certificado está identificado por un número de serie único y
tiene un periodo de validez que está incluido en el certificado
– De tal forma que ésta queda fehacientemente ligada a los documentos
electrónicos sobre l que se aplica.
l t ó i b la li
 Consta de 2 claves:
– Pública
– Privada
– Conocida una NO se obtiene la otra

13. Confianza
edatal
 Podremos confiar en el certificado digital de una persona a la
que no conocemos, si dicho certificado está avalado
q ,
a
por una entidad en la que sí confiamos; es decir, si está avalado
por un Prestador de Servicios de Certificación en el que
confiemos.
– El Prestador de Servicios de Certificación garantiza que el
certificado es de fiar mediante su firma digital en el mismo.

14. Autoridades de Certificación
edatal
 Existen diferentes Autoridades de Certificación homologadas por el
Ministerio de Industria, Comercio y Turismo
a
 CamerFirma: Autoridad de Certificación de las Cámaras de Comercio
 CerEs (Certificación Española): FNMT- Fabrica Nacional de la Moneda y Timbre
 Izenpe
 CatCert Autoridades de Certificación Autonómicas
 Generalitat Valenciana
 Existen diferentes tipos de certificados: persona física, jurídica,
pertenencia…
 Se emiten en diferentes soportes

15. Ventajas de los certificados
edatal
 Eliminación del papel en procesos empresariales
(contratos, informes, ofertas, pedidos, ...).
a
 Correspondencia instantánea con validez legal sin necesidad
de presencia física.
física
 Trámites telemáticos con la Administración y otros organismos.

16. Algunas aplicaciones
edatal
Proyectos del ámbito empresarial:
a

 Facturación electrónica
 Nóminas electrónicas
 Pedido electrónico
 Declaraciones de IVA
 Recepción de pedidos WEB:
• Autenticación
• Formularios con eFirma
l
 Firma de contratos WEB
 Actos notariales
 Firma de albaranes por medio de tabletas biométricas

17. Facturación
F i
Electrónica

18. ¿Qué es?
edatal
 Es utilizar medios electrónicos para enviar y recibir
a
facturas
f
 Diferentes terminologías: Factura Electrónica, factura digital,
factura telemática, … según la AEAT una factura puede ser:
f l i ú l f d
– En papel (posibilidades de digitalización)
– En electrónico con e-firma avanzada y reconocida
 Factura Electrónica: Documento tributario generado por
medios informáticos en formato electrónico que documenta
operaciones empresariales o profesionales y reemplaza al
documento físico tradicional en papel conservando su mismo valor
legal, siempre que cumpla las condiciones de emisión, remisión y
conservación exigidos en el REAL DECRETO 1496/2003.
1496/2003

19. Objetivos
edatal
El objetivo es siempre el mismo:
 Eliminar del proceso todas las tareas que no generan
a
valor: impresión a papel, manipulación, presencia física,
procesamiento de información, envío por correo ordinario, así como
sus costes asociados…
t i d
 …para lograr un nuevo proceso más eficiente
 ágil
l
 eficiente
 rentable
 y de mayor valor añadido

20. Enfoque de las implantaciones
edatal
 Entendemos los proyectos como una forma de añadir valor
a
y que é
éste sea percibido por nuestros clientes. P
ibid li Para ello
ll
trabajamos:
• Análisis y Mejora de Procesos
• Conocimiento jurídico
• C
Conocimiento y capacidades técnicas
i i t id d té i
Análisis de
Valor
del Proceso
Soluci
ón Marco
Tecnolog
T l
ía Normati
vo

21. Cambio en el proceso
edatal
Del proceso de Facturación Convencional…
a
El objetivo es eliminar tareas del proceso que no añaden valor y tan solo generan g
… al proceso de Facturación Electrónica
Este nuevo proceso nos proporciona muchas posibilidades de automatización

22. Automatización del proceso
edatal
a
Generación Firma Archivo Envío Recepción
Electrónica Electrónica Electrónico Electrónico Electrónica
 Contamos con herramientas que automatizan el proceso de
facturación
f t ió electrónica i
l i integrables en cualquier sistema d gestión
bl l i i de i
y capaces de:
• Firmar, mediante firma avanzada y reconocida, conjuntos de facturas:
 eFirma completa (
(timestamp + OCSP) en PDF
)
 eFirma XML (XAdES X-L)
• Enviar a diferentes destinos dependiendo del destinatario:
 I
Impresora
 Envío vía e-mail de pdf, fichero plano, xml, txt, etc
 Depositar el archivo en un portal web

23. Visión proceso convencional
edatal
Proveedor
a
(Emisor)
Sist.
Sist. Gestión
Gestión
Cliente
(Receptor)

24. Visión proceso electrónico
edatal
Sist.
Gestión
a
Proveedor
(Emisor) Cliente
(Receptor)
Sist.
Gestión
Archivo en
Formato
Electrónico
Factura Firmada
Electrónicamente
Archivo en
Formato Electrónico

25. Coexistencia de ambos procesos
edatal
 Hasta que esta nueva modalidad de facturación se generalice
ambos procesos deben coexistir
a
Sist.
Gestión
Cliente
l
Proveedor (Receptor)
(Emisor)
Sist.
Sist Archivo en
Papel
Gestión
Factura Firmada
Electrónicamente Sist.
Gestión
Cliente
(Receptor)
Archivo en
Electrónico
Archivo en
Formato Electrónico

26. Tecnología
edatal
 Para analizar la tecnología más apropiada en cada caso se
deben tener en cuenta:
a
Certificados
Formatos Software
Digitales

27. Tecnología: formatos
edatal
 Las facturas y documentos sustitutivos deben:
– Emitirse en cualquier formato
a
– (.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo
recomendable es utilizar un formato de fichero estándar y de uso
extendido
xml
 Recomendación de formatos:
– Legibilidad: PDF
– Integrabilidad: XML para Administraciones Públicas
• Facture: AEAT - CCI
• Internacional: UBL

28. Tecnología: certificados
digitales
edatal
a
 En el ámbito de la facturación electrónica, son válidos los
certificados digitales emitidos por las autoridades de certificación
registradas en la Agencia Tributaria (www.aeat.es). Los más utilizados
g g
son los emitidos por Camerfirma, FNMT e Izenpe (autonómicas)
 Estos certificados y las CA´s posibilitan que las eFacturas cumplan
p q p
los requisitos básicos que exige la AEAT para la emisión y verificación
de las eFacturas:
 Autenticidad en el origen
 Integridad del contenido
 Confianza en la CA
 Caducidad d l C
C d id d del Certificado
ifi d
 Estado de revocación (OCSP)

29. Tecnología: software
edatal
a

30. Marco normativo
edatal
 La legislación que regula el uso de la facturación
a
electrónica es:
l t ó i
– RESOLUCION 2/2003, de 14 de febrero de la Dirección General de la
Agencia Estatal de Administración Tributaria
Tributaria.
– REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, aprueba el Reglamento
por el que se regulan las obligaciones de facturación.
– ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, nuevo desarrollo del
régimen de facturación telemática. Derogada por EHA 962/2007
– ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por las que se establecen las
normas específicas sobre uso de firma electrónica en las relaciones
tributarias
– EHA 962/2007, Orden Ministerial sobre Digitalización Certificada (y
otros aspectos de la factura electrónica) se publicó en el BOE del
pasado sábado 14 de abril.

31. Soluciones
edatal
 Existen soluciones de escritorio y de servidor
– Firma y cifrado PDF
a
• CAdES
• TimeStamp
– Envío automático/Impresión
• eMail
• FTP
• Repositorio documental
– Multiproceso
– Multiempresa
l i
 Módulos adicionales:
– Firma de XML (XAdES – XL)
– Acceso a BBDD
– Tratamiento de archivosPDF
 Plataforma ecoFactura: entorno WEB
– Repositorio documental: almacenaje y custodio
– Servicio ASP
 Librerías de eFirma para desarrollos personalizados

32. Soluciones
edatal
 Soluciones de escritorio manuales orientadas a autónomos o microempre
con volúmenes muy pequeños de facturas.
a
Funcionalidades:
 Varios entornos
 eFirma
– OCSP
– TimeStamp
 Envío correo
unitario
 Multiformato:
– PDF
– XML
 Búsquedas

33. Soluciones
edatal
 Soluciones de escritorio o servidor integradas en el ERP o sistema de
de la empresa que permiten una automatización completa del proceso.
a
Funcionalidades:
 eFirma masiva
– OCSP
– TimeStamp
 Cifrado
 Envío correo
 FTP
 Impresión
 Multiformato:
M ltif t
– PDF
– XML
 Multiproceso
 Búsquedas

34. Soluciones
edatal
Sist.
a
Gestión
Cliente
Proveedor (Receptor)
(Emisor)
Sist. Archivo en
h
xml
Papel
Gestión
Factura Firmada
Electrónicamente Sist.
Gestión
Cliente
(Receptor)
Archivo en
Electrónico
Archivo en
Formato Electrónico

35. Soluciones
edatal
 Soluciones en entorno web
a
Funcionalidades:
 Entorno WEB
 eFirma masiva
 Cifrado/Descifrad
o
 Verificación
 Envío correo
 Publicación WEB
de ficheros
firmados
 Multiformato
 Repositorio
documental web

36. Soluciones
edatal
 Soluciones en entorno web
a
 La plataforma firma los archivos, los envía por eMail y los ubica en las
carpetas de cada usuario para facilitar al cliente un acceso ágil a sus
facturas
 El usuario con su acceso tiene disponible la información y puede:
 Descargar la factura
 Verificar la firma
 Firmar
 Cifrar/Descifrar

37. Recepción de Factura:
Digitalización Certificada

38. Digitalización certificada
edatal
 La AEAT (Orden EHA 962/2007) posibilita la digitalización certificada
de facturas de proveedores recibidas en papel. “Las facturas documentos
papel facturas,
a
sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado
tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de
base y contar tan solo con un archivo digital de las facturas recibidas”
 Nuestras soluciones de recepción están homologadas para desarrollar
este procedimiento ya que cumplen los siguientes requisitos:
– Garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada factura digitalizada, y
esa imagen digital es firmada con firma electrónica avanzada y reconocida
– El resultado de la digitalización certificada debe organizase en torno a una base de
datos. Por cada factura d
d d digitalizada se conserva:
l d
• Un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros
incluidos en los artículos 62 y siguientes del Reglamento del IVA
• Un campo que contiene la imagen binaria de la factura digitalizada y firmada
– El software de digitalización certificada dispone de las siguientes funcionalidades:
• Firma de la BBDD que garantiza la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período
impositivo.
• Acceso completo (visualización de los documentos, búsqueda selectiva, impresión y copia o
descarga en lí
d línea a un soporte di i l estándar) y sin d
digital d ) i demora i j
injustificada a l b
ifi d la base d d
de datos.

39. El proceso gráficamente
edatal
Recepción
p ESCANEO Imágenes Identificación
a
de Factura del proveedor EXTRACCIÓN E
 Papel INTERPRETACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
 Email
 Pdf,
Tiff
CONTROL DE CALIDAD
 Xml
 Fax Datos
D t
BASE DE
DATOS
Validación de
datos
TRANSFERENCIA
De datos
ERP

40. Cámara Comercio de
edatal
Gipuzkoa
Gi k
Avda. de Tolosa, nº 75
20018 Donostia-San Sebastián
a
Tlf: 943 00 03 00
www.camaragipuzkoa.com
edatalia data solutions,
s.l.
San marcial 50, 4ºD
20005 - San Sebastián
Tlf: 943101204
www.edatalia.com