ERP

1. EUPG - Universidad Nacional “Federico Villarreal”
COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON
UN PROVEDOR DE SOFTWARE ERP
“Trabajando juntos por un mundo más saludable”
Eliot César PERALTA GUIZADO

2. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
INTRODUCCION:
La Implantación de una solución informática como un
sistema ERP es un hito importante en cualquier
Empresa.
Las Empresas que contratan por primera vez una
implantación de Software ERP suelen estar
celebrando el crecimiento de su negocio, mientras
que las empresas más consolidadas y con mayor
tiempo en el mercado suelen centrarse en los
beneficios del proceso integrado de gestión.
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3. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
La emoción de la selección de funcionalidad y las
pruebas de software suelen detenerse cuando
clientes y proveedores se sientan en la mesa de
negoción para establecer y definir el contrato
respectivo.
Por ello, resulta muy importante tener en cuenta
consejos importantes para poder llegar a un
acuerdo satisfactorio para ambas partes sobre el
costo de la implantación del software ERP y el nivel
de servicio asociado.
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4. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
Nº 01 - ENTENDER EL VALOR REAL DE SU SOLUCIÓN
Hay que evitar arduos debates sobre gastos y descuentos
menores que alarguen la negociación del contrato de
implantación del software durante meses. Tampoco hay que
asumir que este retraso en el acuerdo del contrato no afecta a
los objetivos de la empresa.
Las negociaciones deben entender cuando es el momento de
dejar las discusiones sobre demandas que solo afectan a los
aspectos financieros a corto plazo para centrarse en los
objetivos a largo plazo de la empresa
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5. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
Nº 02 – CONSIDERAR EL MOMENTO DE NEGOCIAR
Muchos clientes potenciales se encuentran con
ofertas mas favorables hacia el final de un trimestre
o un año fiscal.
Ofrecer cerrar un acuerdo en el trimestre en curso a
cambio de descuentos o servicios de valor añadido,
puede acelerar el proceso de negociación.
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6. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
Nº 03 – OBTENER ASESORAMIENTO EXTERNO
Es importante formar un equipo de garantías que conduzca el
proceso de negociación
Es altamente recomendable incluir en el Equipo un abogado
con experiencia en Tecnologías de la Información para
aportar su visión tecnológica en la interpretación del contrato.
Pedir referencias sobre el proveedor a sus propios clientes
puede ayudar a plantear preguntas y temas importantes.
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7. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
Nº 04– DESCIFRAR EL LENGUAJE TÉCNICO-JURÍDICO.
La comunicación entre el comprador y el vendedor es
generalmente cálida y amigable, hasta que llega el
momento de abordar el contrato. Muchos clientes
desconocen los términos y normas legales jurídicas
empleados en letra pequeña y que aparecen en las
clausulas del contrato.
En lugar de afrontar la lectura del contrato a la defensiva es
recomendable aprovechar la oportunidad para plantear
preguntas sobre las razones que existen detrás de dicho
lenguaje en el contrato respectivo.
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8. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
Nº 05 – PENSAR EN RELACIONES A LARGO PLAZO
Las conversaciones se suelen romper cuando las partes se
centran en objetivos a largo plazo.
Muchos proveedores ofrecen descuentos o servicios
adicionales a cambio de referencias o publicación de
casos de éxitos con sus clientes.
Abordar la negociación del contrato con la actitud positiva,
en la que ambas partes vean crecer su negocio a largo
plazo, siempre ayuda a suavizar las negociaciones.
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9. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
Nº 06 – ACORDAR MÉTRICAS A CUMPLIR EN EL CONTRATO
La mayoría de los conflictos entre clientes y proveedores
tienen que ver con disputas sobre el rendimiento, la velocidad
de respuesta, disponibilidad del sistema y otros factores
medibles. Sin objetivos medibles los usuarios finales de un
sistema sólo pueden informar de experiencias subjetivas.
En el proceso de negociación, los clientes y proveedores
pueden prevenir futuras frustraciones al llegar a acuerdos con
el proveedor sobre puntos que den solución a los problemas
que se puedan presentar, con la finalidad de obtener un buen
servicio y una respuesta inmediata
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10. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
Nº 07 – ESPECIFICAR LA FORMACIÓN
Algunos proveedores buscan impresionar a sus potenciales
clientes con casos de éxito, remarcando mejoras en la
fabricación, distribución, suministro, etc. Sin embargo, si los
objetivos específicos de formación no están incluidos en el
contrato, la empresa nunca será capaz de alcanzar ese nivel
de éxito.
Para evitar esto, los contratos deben especificar los
miembros del equipo que han de recibir información en
todos los aspectos de la solución.
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11. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
Nº 08 DEFINIR EL PROTOCOLO DE EMERGENCIA
Los expertos alertan a los clientes a visionar escenarios de
desastre que involucren pérdidas de datos críticos para la
organización. Cualquier proveedor profesional debe ayudar al
cliente a elaborar un plan de continuidad para su sistema
ERP.
Un buen contrato de implantación de una solución de software
ERP debe documentar que acciones tomará el proveedor si
el cliente activa el protocolo de emergencia.
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12. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
Nº 09 PROTEGERSE DE LOS VAIVENES DEL MERCADO
Generalmente las soluciones más populares e implantadas
ofrecen mejor estabilidad tecnológica respaldada por una
amplia gama de profesionales locales. El seguimiento de los
estándares tecnológicos actuales y futuros y la proximidad
de los implantadores son factores a tener en cuenta en la
elección del proveedor.
De esta forma si un proveedor cierra sus puertas otro
proveedor puede fácilmente intervenir para hacerse cargo de
un contrato de mantenimiento.
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13. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
Nº 10 – RESPETAR AL PROVEEDOR
Todos los que se sientan en la mesa de negociación son seres
humanos y por tanto merecen tienen derecho a ser
respetados.
Es importante visualizar al proveedor no tan sólo como un
socio tecnológico, sino como un socio de éxito del negocio. Es
un paso importante para lograr acuerdos y consolidar
relaciones a largo plazo.
Comunicar al proveedor, clara y abiertamente necesidades,
presupuesto, retos, metas, etc. Es la mejor manera de
alcanzar acuerdos donde las dos partes salgan ganando.
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14. COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN
PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP
CONCLUSIÓN PRINCIPAL
Dedicar algo de tiempo y energía a la revisión de
estos diez consejos antes de reunirse con el
proveedor de software ERP permitirá más allá del
hecho de sellar un contrato con una relación
duradera y satisfactoria en beneficio mutuo
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15. MUCHAS GRACIAS
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