metodología de la gestión colectiva de colecciones

1. GESTIÓN COLECTIVA DE
COLECCIONES
DUMAR GUTIÉRREZ PÉREZ
LILIANA MELO MÉRIDA
EDGAR MAURICIO MORENO
SANDRO SALAZAR PINEDA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
DESARROLLO DE COLECCIONES - GRUPO 3
BOGOTÁ
2017

2. INTRODUCCIÓN
El tema relacionado con la gestión de las colecciones es
de gran ayuda para todos los usuarios de los centros de
documentación, puesto que allí se puede encontrar
información que será de gran ayuda para la comunidad en
general, puesto que se puede innovar en temas nuevo que
serán de gran ayuda a los usuarios de las mismas al
momento de hacer una consulta en particular.

3. ¿Que es Gestión Colectiva de Colecciones?
 “Un sistema de recursos compartidos que consiste en una serie de
actividades bibliotecarias mediante las cuales cada participante aporta
algo útil para los demás y recibe algo útil a cambio” (Voigt, 1977)
 “La ayuda mutua que se brindan y reciben entre dos o más bibliotecas a
fin de satisfacer las necesidades de información de sus usuarios y hacer un
uso más racional de sus recursos” (Ramírez Escárcega ,1983)
 “Actividades llevadas a cabo por varias bibliotecas a partir de acuerdos,
de manera conjunta y normalizada, persiguiendo objetivos comunes y
poniendo al servicio de la colaboración el personal y los medios
necesarios”. (Merlo).

4. ESQUEMA

5. TIPOS

6. TIPOS
Catálogos Colectivos Físicos
Son los que surgen del uso común, por parte de un
grupo de bibliotecas, de un mismo sistema integrado. Este tipo es
habitual entre las grandes bibliotecas públicas con sucursales. En
este caso, la base de datos es única y sirve a la vez como catálogo
local y como catálogo colectivo

7. TIPOS
Catálogos Colectivos Virtuales
Es una entidad centralizadora de información, la
base de datos común, no existe, sino que se simula
en tiempo real mediante sistemas de búsqueda
distribuida que permiten interrogar
simultáneamente un cierto número de catálogos
individuales y devolver al usuario las respuestas
como si provinieran de una sola fuente.

8. FLUJO De Actividades PARA Desarrollar un CATALOGO Colectivo
1, Definir
instituciones
cooperantes
2, Definir objetivos
del catalogo colectivo
3, Definir estructura
organizativa de la red
cooperativa
4, Definir productos a
obtener
5, Definir las
publicaciones a
incluir en el catalogo
colectivo
6, definir formatos,
normas de
tratamiento y
registro de datos
7, analizar el
procesamiento
vigente de los
registros
bibliográficos
8, definir flujos de
transmisión y
procesamiento de la
información.
9, definir los
requerimientos de
hardware y software
10, definir el talento
humano y materiales
necesarios
11, definir los
programas de
entrenamiento y
difusión
12, implementación.

9. 1. DEFINIR INSTITUCIONES COOPERANTES
Para garantizar el registro de los acervos
bibliográficos y su permanente actualización se
deben definir los criterios de participación de
las unidades de información, así mismo los
criterios de exclusión de las unidades
cooperantes

10. Criterios Obligatorios Mínimos
de Participación
 Disponer de un acervo competente, relevante y actualizado
en el área del catalogo colectivo
 Contar con la infraestructura para prestar servicios (préstamo
interbibliotecario, reprografía, salas, etc.)
 Disponer del talento humano suficiente y capacitado
 Mantener una periodicidad de actualización de acuerdo con lo
establecido por el catalogo colectivo
 Acoger las normatividad y formatos establecidos
 Disponer de los medios tecnológicos para el acceso al catalogo

11. Criterios de Exclusión de
Unidades Cooperantes
 No poseer suscripciones y/o medios de adquisición del
material bibliográfico del área del catalogo
 Supresión de servicios (reprografía, prestamos internos y
externos) a miembros de la red cooperante
 Incumplimiento de la normatividad o de los formatos
establecidos
 Desactualización del catalogo

12. 2, Definir Objetivos del Catálogo Colectivo
Una buena descripción de los objetivos es vital ya que por
medio de los mismo se determinara su contenido,
productos y servicios que se obtendrán o prestaran
Ejemplo
 Aumentar la cobertura de información de los usuarios
de la región por medio del acceso a sus acervo

13. 3, Definir Estructura Organizativa
de la Red Cooperativa
 Esta actividad es vital ya que determina el proceso de toma de
decisiones, se aconseja tener un órgano coordinador y las unidades
cooperantes, pero si se cuenta con bastantes unidades de información
es posible crear coordinaciones intermedias para el manejo de la red
y toma de decisiones
Órgano
coordinador
Coordinación
1
Unidad de
información 1
Unidad de
información 2
Coordinación
2
Unidad de
información 4
Unidad de
información
5, 6 ,7 ,,,

14. 4, Definir Productos a Obtener
Los catálogos pueden ser producidos en diferentes medios
como:
 Impresos
 Cd-room
 DVD
 catalogo en línea
Pero estos medios deben ser evaluados en cuanto a
costos, actualizaciones, tamaño, necesidades de sus
usuarios, accesibilidad.

15. 5, Definir las Publicaciones a incluir
en el Catálogo Colectivo
Al existir diversidad de documentos (libros, enciclopedias, publicaciones
seriadas, diccionarios, etc.) es necesario identificar que publicaciones van a
ser objeto de inclusión en el catalogo, para esta actividad se pueden utilizar
diferentes criterios como:
 Áreas del conocimiento.
 Idioma.
 Periodicidad.
 Editorial.
 Lugar de publicación.
 Forma de adquisición.
 Formato.
 Entre otros.

16. 6. Definir Formatos, Normas de
Tratamiento y Registro de Datos
El objetivo es normalizar la actividad del
catalogo o colección para tener o manejar un
mismo lenguaje entre las unidades de
información, normas y reglas para que se
accesible la información de forma homogénea
Ejemplo
Norma ISBD (S) para las publicaciones seriadas.

17. 7, Analizar el Procesamiento Vigente de
los Registros Bibliográficos
Una vez definidas las normas y
procedimientos para el manejo y
descripción de los documentos del
catalogo o colecciones colectivas, las
unidades de información deben analizar
y revisar sus procedimientos y
compáralos con el del catalogo colectivo
para realizar los ajustes necesarios para
que sean compatibles

18. 8, Definir flujos de Transmisión y
Procesamiento de la Información.
Existen principalmente 3 métodos para establecer las
responsabilidades relacionadas con el flujo de la
información en los asientos bibliográficos:
 Las unidades informan las notas de sus publicaciones que
ya han preparado y el órgano coordinador revisa y
agrupa
 El órgano coordinador extrae la información de los
bancos de datos que ya están preparados
 Las unidades comunican sus asientos bibliográfico para
el catálogo.

19. 9, Definir los Requerimientos
de Hardware y Software
Hardware:
Los equipos donde se almacenaran
las bases de datos deben poseer la
capacidad de almacenamiento
necesario, además de se pueda
conectar de forma fácil y eficiente
a las redes de comunicación de
datos

20. Software:
El o los programas que se seleccionen o posean las
unidades de información deben permitir.
 El procesamiento de registros de tamaño
variable.
 Integración de bases de datos.
 El manejo de estructura de registros formados
por campos, subcapas, indicadores y
receptibilidad.
 Facilidad de programación.
 Portabilidad.
 Seguridad.

21. 10, Definir el Talento Humano
y Materiales Necesarios
Es indispensable que las personas que
van a trabajar en el catalogo colectivo
tengan experiencia en el tratamiento de
los documentos de las bibliotecas, ya
que de ellos depende la correcta
descripción del material bibliográfico y
su posterior recuperación, además de
poder disponer de recursos para
capacitar y actualizar constantemente a
los funcionarios.

22. 11, Definir los Programas de
Entrenamiento y Difusión
En este proceso se debe realizar
el programa de entrenamiento
dependiendo del área y rango de
cada funcionario para poder
lograr el objetivo del catalogo
colectivo además este debe ser
acorde lo teórico con lo practico
para que este de sus resultados

23. 12, Implementación.
Esta se hace primero en fase prueba piloto para
evaluar a menor escala el diseño y funcionamiento;
permitiendo ver falencias y oportunidades de mejoras
tanto en el diseño como en el entrenamiento del
talento humano. Y sus etapas con cuatro:

24. ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN
1. Preparación de los registros: trata de forma directa en como se
ingresan los datos.
 Catalogo propio automatizado con las mismos norma del
catalogo colectivo
 Catalogo propio automatizado con distintas normas.
 Catalogo manual con las misma normas.
 Catalogo manual con distintas normas.
2. Ingreso de datos:
De acuerdo a la capacidad de cada una de las unidades de
información que integran el colectivo de forma inicial se
establecerá la actualización, luego de comprobar las capacidades
se fijara en una medida estándar la actualización.

25. ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN
3. Definición de mecanismos de control de calidad:
Se deben considerar los siguientes mecanismo para el control de errores
detectados.
 Utilización de técnicos especializados.
 Definición de funciones y responsabilidades.
 Evaluación periódica.
 Motivación al trabajo de grupo.
4. Producción y evaluación del catalogo.
En este momento es donde se produce el catalogo y se somete a
evaluación con relación al tratamiento de la información, formatos, flujos
y estructura.

26. CONCLUSIONES
El tema relacionado en mención es de gran apoyo e
importancia para los centros de documentación, tanto
pequeños como grandes, puesto que de esta manera se
puede adquirir un material más completo, de información
más fiable y veraz que puede contribuir a la investigación
de los usuarios que estén realizando en su momento,
puesto que se podrá tener acceso a material seleccionado
de primera mano.

27. BIBLIOGRAFÍA
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colectivos y organización de recursos electrónicos. El Profesional De La Información, 14(3), 174-
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 MELQUIADES. Á., (2008-2009), Modelo de diagnóstico y seguimiento de la biblioteca escolar y sus
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