Access es un sistema de gestión de base de datos que almacena información en tablas compuestas por registros y campos. Las tablas se pueden relacionar entre sí para combinar información útil. Access permite crear formularios, consultas e informes para extraer y presentar datos de las tablas. Ofrece diversos tipos de campos y herramientas como filtros y copias de seguridad para gestionar la información de la base de datos.

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ACCESS 2007.
CFGS GESTIÓN COMERCIAL Y
MARKETING.
Curso 2013/14.

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INTRODUCCIÓN.
A continuación realizamos un breve resume de los conceptos básicos
sobre base de datos Access 2007. Ampliados en el libro de la Editorial
Rama Access 2007.
Access es un sistema de gestión de base de datos.
Una base de datos es un sistema de almacenamiento masivo de datos
estructurados, estos se encuentras estructurados y organizados mediantes
tablas.
Las tablas se construyen mediante registros, y cada registro está
compuesto por campos.
Para el profesional de comercio y marketing es imprescindible el
conocimiento de la base de datos, con ella se podrá extraer la información
necesaria para que la empresa gestione adecuadamente la prestación de
servicios a clientes y otros agentes, a la vez que pueda promocionar su
productos.
TIPOS DE CAMPOS CON ACCESS.
Los tipos de campos que ofrece ACCESS SON:
 Texto: Datos textuales, se puede utilizar cualquier tipo de carácter.
Máximo 255 caracteres.
 Memo: Se puede almacenar hasta 65.535 caracteres.
 Número: Almacena cifras-números en la que se pueda operar
matemáticamente.
 Fecha/hora: Datos horarios o de fecha.
 Moneda: Tipo de moneda, puede almacenar hasta 4 decimales.
 Autonumérico: Algún tipo de recuento que Access incrementa
automáticamente.
 Sí/No: Trabaja datos posibles que sean solo SI o NO.
 Objeto OLE: Se utiliza para incorporar imágenes, sonido o vídeo.

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 Hipervínculo: Contiene una dirección de internet – url. Haciendo
clic el usuario iría a esta dirección.
 Datos adjuntos: Permite almacenar archivos del disco como datos
anexos.
 Asistente para búsqueda: Es un asistente que consigue que un dato
de una tabla se pueda rellenar mediante una lista desplegable o
buscando los datos en una tabla.
CAMPOS CLAVE:
Un valor clave es un dato que identifica por si solo un registro de una
tabla.
RELACIONES ENTRE TABLAS.
Las tablas de una base de datos al estar relacionadas pueden combinar
información útil para el usuario de Access 2007, las relaciones aumentar la
generación de información adaptada a las necesidades de la empresa.
Importante establecer unas relaciones correctas para obtener la
información.
CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE TABLAS.
Lo primero en Base de Datos es crear las tablas con los campos adecuados
y en modo VISTA DISEÑO.
CREAR - DISEÑO DE TABLA. ( Nombre del campo – Tipo de Datos –
Descripción – Propiedades)
Debemos tener en cuenta la utilidad que ofrece cada propiedad. Access
2007. Editorial Rama.
CREACIÓN DE CAMPOS CLAVE.
Para crear un campo clave se selecciona en la lista de la ventana de diseño
y se pulsa el botón Clave Principal del grupo Herramientas de la ficha
Diseño en la cinta de opciones. La tabla solo puede tener una clave
principal, aunque se pueden seleccionar dos o más campos y activar la
clave principal.

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RELACIONES ENTRE TABLAS.
Una de las herramientas más útiles que ofrecen los sistemas de bases de
datos relacionales son las relaciones entre tablas.
Dos tablas de una base de datos pueden tener un campo común, lo que
facilita la relación entre ellas.
- La integridad referencial es una función automática mediante la que
el sistema asegura de que los datos de dos tablas relacionadas
mantienen coherencia. Debemos tenerla en cuenta.
CONSULTAS EN ACCESS.
Las consultas se emplean para contener datos precisos extraídos de las
tablas con el fin de obtener una información concreta. Utilizando el
Asistente para Consultas encontraremos distintas posibilidades para
realizarlas.
Las Consultas en modo Diseño. Operadores de comparación
Es otro modo de crear consultas en el que podemos observar que las
tablas elegidas se muestran una pequeña ventana. Por ejemplo:

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Como podemos observar en la condición de datos extraídos de esa
consulta podemos establecer los siguientes criterios:
- =Sí =NO Cuando el tipo de dato es Sí/No , no olvidar poner la tilde
para que funcione el criterio.
- Los datos tipo Texto, Memo e Hipervínculo deben ir entre comillas.
“JUAN LAGO”.
- Los datos Número, Autonumérico y Moneda no necesitan nada.
Pueden teclearse sin más. =100
- Los datos tipo Fecha/Hora. Deben teclearse entre almohadillas
=#12/05/2014#
- El tipo Objeto OLE no puede emplearse como criterio para realizar
consultas.

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OPERADORES DE COMPARACIÓN.
 = igual que.
 > menor que
 > mayor que
 <= menor o igual que
 >= mayor o igual que
 <> distinto que
 Es nulo Busca datos vacíos.
 Es no nulo. Busca campos que contengan datos con independencia
de los que sean.
 “xxx*” que comiencen por xxx; solo para texto, hipervínculo y
memo.
 “*xxx” que termine en xxx, sólo para texto, hipervínculo y memo.
 “*xxx*” que contenga xxx, sólo para texto, hipervínculo y memo
 Entre. Que su valor oscile entre unos de los datos. Entre 1000 y
1500.
 [pregunta] Con el fin de que el sitema solicite un dato antes de
ejecutar las consulta.
Campos calculados.
Es posible realizar cálculos para cada registro de la tabla en lugar de
obtener un único resultado aplicado con Totales.
 + para sumas [Cantidad]+10
 - Para restar. [precio]-[descuento]
 * para multiplicar
 / para dividir
 ^ para realizar potencias.
 Siempre utilizaremos los campos calculados entre [ ]
 ( ) Paréntesis para agrupar operaciones. ([PRECIO]+[IVA])/2
Importante tener en cuenta que se pueden realizar consultas de tablas
combianadas.

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FORMULARIOS
Los formularios permiten diseñar ventas de trabajo que, habitualmente
contienen datos extraídos de tablas o consultas para trabajar más
cómodamente con ellos.
Podemos crear formularios con el asistente, dinámicos, en blanco
personalizándolos en MODO DISEÑOR CON LOS BOTONES que nos
faciliten el trabajo en las base de datos INCORPORANDO OBJETOS DE
CONTROL
INFORMES.
Los informes constituyen una manera de presentar los datos de las tablas
y consultas en la impresora, en forma de documentos de texto.
Se pueden crear con el asistente, personalizando distribución,
orientación…
Se pueden realizar informes para etiquetas postales, automáticos…
HERRAMIENTAS MÁS ÚTILEZ DE ACCESS.
 Deshacer.
 Botón derecho.

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 Búsqueda de datos.
 Filtros
 Copias de Seguridad
 Etc
También se puede trabajar con MACROS y hemos de tener en cuenta que
Access incorpora un lenguaje de programación Visual Basic - Access
Basic.
Bibliografía.
Access 2007 Editorial Rama. Libro que podéis consultar en la biblioteca
del centro.