El documento describe 8 pasos para diseñar un sistema de información de costos eficiente. Los pasos incluyen identificar los hechos económicos que generan riqueza, descartar los que no se pueden medir, clasificar los hechos económicos en un plan de cuentas, valuar los componentes del plan de cuentas, monitorear el consumo de riqueza, analizar la variabilidad de los costos, segmentar los costos de manera opcional, y realizar un análisis holístico de los resultados. El objetivo es mejorar la

1. Marketing Management Papers (MMP) – Noviembre 2012
arketing
pasos para diseñar
un sistema de
n
información de
costos eficiente
Por Gabriel Lucchesi (*)
(*) El autor es Contador Público y Licenciado en Administración de la Universidad de Buenos Aires (UBA), Argentina.
(UBA)
Se desempeña como Jefe de Trabajos Prácticos en materias de Marketing en la Universidad de Buenos Aires (UBA) y la
Universidad Argentina de la Empresa (UADE) ambas en Argentina. Actualmente cursando la Maestría en Marketing y
), .
Comunicación con orientación en Branding de la Universidad de San Andrés (UdeSA)
Contacto: gabriellucchesi@yahoo.com.ar - LinkedIn: http://ar.linkedin.com/in/gabriellucchesi

2. Marketing Management Papers (MMP) – Gabriel Lucchesi
8 pasos para diseñar un sistema de información de costos eficiente
A rgentina no está exenta de las variaciones
coyunturales y de contexto que experimenta el
mundo de los negocios. Hay cambios cotidianos en
todos los ámbitos: políticos, económicos, ambientales,
sociales y culturales; que afectan a las organizaciones
Las ocho etapas del proceso
En primer lugar, debemos identificar cuáles son los
hechos económicos que generan riqueza para la
organización. Corresponde comenzar por saber cuáles
globalizadas del Siglo XXI. Para enfrentar estos nuevos son aquellos fenómenos o datos que se vinculan
desafíos, es necesario que las compañías y todo su directamente con la generación de riqueza. Es sabido que
capital humano trabajen de forma conjunta y seria en la el sistema contable tiene por objetivo medir la riqueza en
generación de información confiable y oportuna, sobre unidades monetarias (incluso las empresas
la cual se tomen decisiones bien sustentadas. Esto es multinacionales realizan una contabilidad bimonetaria)
posible, sí y solo sí la organización cuenta con un sistema en un momento determinado en el tiempo. Esta riqueza
de costos adecuado, el cual permita identificar los costos se encontrará en el activo de la compañía, la cual se debe
directos e indirectos de la operatoria del negocio, y de identificar y stockear, dado que servirán para que la
este modo, conocer el costo de sus productos o servicios empresa maximice utilidades tras obtener una
para tomar decisiones que afecten positivamente al rentabilidad –por lo que es importante conocer sus
rendimiento de las inversiones y la rentabilidad sobre los costos– por su explotación.
activos.
Como segundo paso, tenemos que realizar un proceso
¿Las empresas conocen sus costos? de descarte de aquellos hechos económicos
identificados en el paso anterior, que no sean
Gran parte de las empresas, desconocen el costo real susceptibles de medición. Es decir, si se procura diseñar
de sus productos o servicios conociendo sólo una un proceso que permita mejorar la identificación de los
aproximación del mismo, porque poseen un sistema de costos para saber a dónde asignarlos eficientemente,
costos deficiente o incluso, inexistente. Es por eso, que a debe ser susceptible de ser medido. Por ende, aquellos
continuación se plantearán y describirán ocho pasos para fenómenos que no se puedan cuantificar y valuar, deben
diseñar e implementar un sistema de información de descartarse. Entran dentro de este proceso, los activos
costos adecuado con el fin último de mejorar la calidad intangibles que hoy ponen en tela de juicio el
de la misma, y así ser más competitivo en los mercados protagonismo de la contabilidad tradicional que sólo
donde las organizaciones se desempeñan. opera por transacciones –lo que se compra y vende–
pero no puede medir el valor que hoy se crea en las
En organizaciones productivas (como por ejemplo compañías a través de los activos del conocimiento
Molinos, Cadbury, Alpargatas) o de servicios (Movistar) (innovaciones en productos, inversiones en I+D, marcas,
podemos observar gestión de talento y capital humano, activos
“Toda la compañía y su en los balances estructurales, condiciones ventajosas de monopolio)
públicos como el como afirma Baruch Lev1. Este autor sostiene que hay
capital humano deben concepto de mano grandes diferencias entre el valor contable o de libro de
trabajar en conjunto y de obra y cargas los activos de una empresa y el valor de mercado de las
sociales es uno de mismas, dado que la contabilidad actual no posee los
generar información instrumentos adecuados para medir las inversiones en
los que mayor
confiable y oportuna, para desembolso de activos de conocimiento ni el rendimiento de una
dinero recibe. Otros inversión de este tipo. Esta subvaluación sistémica de las
la toma de decisiones” empresas, provoca desinformación para sus accionistas y
ítems en el estado de
resultados como energía eléctrica, las materias primas la economía en general, lo que genera serios costos
necesarias para elaborar el producto final, los gastos de económicos y sociales.
administración y comercialización complementan los
principales costos de las actividades de cualquier Tercero, es necesario realizar una clasificación de los
empresa. La correcta distribución de los costos y poseer hechos económicos similares en un plan de cuentas. Se
un adecuado control para cada una de los operaciones y confecciona un listado que contenga todas las cuentas
actividades internas que intervienen en la elaboración de necesarias para ordenar dichos hechos económicos de
productos o servicios que ofrecen, es clave para cualquier manera sistemática y que alimente así, al sistema
gerente en aras de optimizar la gestión eficiente de contable de la compañía, y por ende también formar
cualquier compañía que quiera ser competitiva en los 1
mercados globalizados. Baruch Lev es profesor de Contabilidad en la New York University Leonard
Stern School of Business.
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3. Marketing Management Papers (MMP) – Gabriel Lucchesi
8 pasos para diseñar un sistema de información de costos eficiente
parte del sistema de información de costos. La finalidad comportamiento y así detectar los riesgos que cada uno
es estratégica y contar con un plan de cuentas procura conlleva. Para ello, utilizamos el EERR intentando
facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad en descubrir o entender variaciones de un período a otro:
cuanto a mejorar el control de la situación patrimonial y generar relaciones entre mayor actividad comercial y por
suministrar información útil para la toma de decisiones ende, mayores gastos de comercialización y producción;
económicas. Cabe resaltar que es conveniente utilizar costos por mantenimiento de fábrica o cierre de puntos
una terminología clara que sirva para identificar precisa y de venta; analizar los costos de almacenamiento y su
rápidamente a qué refiere cada cuenta o grupo de relación con la rotación de bienes de cambio; identificar
cuentas. Cuando se requiere una gran cantidad de si posee altos o bajos costos fijos o capital inmovilizado lo
cuentas, se elabora además un manual de cuentas que que hace a la empresa menos flexible y buscar mayor
ayude a interpretarlo evitando confusiones innecesarias. volumen de venta para lograr un margen interesante
sobre su punto de equilibrio.
En cuarto lugar, debemos realizar la valuación de los
componentes que integran el plan de cuentas. Este El anteúltimo paso es opcional, y procura segmentar
importante paso genera siempre una divergencia los costos. Es decir, buscar la manera más eficiente de
respecto a qué moneda tomar para valuar los estados distribuir los costos para optimizar el control y entender
contables (EECC) y representar razonablemente la qué productos de mi compañía son más rentables, cuáles
realidad económica de cada organización. Los Consejos poseen la mayor contribución unitaria y cuál posee la
Profesionales suman opiniones, organizan debates, aún mayor utilidad neta3 (y qué productos no, por defecto).
más cuando operamos inmersos en contextos En general esta distribución se realiza por unidades de
inflacionarios como el argentino. Sin embargo, el producto ó por centros de costos.
gobierno nacional es quien decide y desde Marzo de
20032, descontinuó la expresión de EECC en moneda Y por último, efectuar un análisis holístico y final de
homogénea, prohibiéndose así la realización de ajustes los resultados, debiéndose realizar las observaciones e
por inflación. Por lo antes expuesto, en Argentina la interpretaciones necesarias que mejoren y optimicen la
valuación de activos se realiza a valores históricos toma de decisiones a partir del análisis de los costos. Es
(aunque en otros países, la contabilidad también permite aquí donde se debe comparar y pensar los resultados en
la valuación a valores corrientes o recuperables) trayendo perspectiva, de manera profunda y ver cómo afectan las
a colación un problema de valuación de existencias a decisiones de negocio al patrimonio neto de la
costo histórico, pero con precio de venta corriente. Por lo organización en el contexto donde opera.
cual, si la rotación de inventarios no es alta, existe una
En conclusión, el desafío de crear un sistema de
subvaluación permanente de los bienes de cambio.
información de costos eficiente acarrea una ardua y
El quinto paso consiste en monitorear el consumo de delicada tarea que comienza desde conocer las
la riqueza que mencionábamos en el primer paso. características y necesidades de información de una
Debemos analizar los costos en que incurre la compañía, organización, hasta conocer su forma de operar en el
los cuales encontramos principalmente en el Estado de mercado. La información comparativa, verificable y
Resultados –EERR– (estado financiero que muestra oportuna de los costos de una compañía, deben resultar
ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo apropiadas para asistir a los mandos medios y la alta
el resultado del ejercicio durante un lapso de tiempo dirección, en el cumplimiento de los objetivos
determinado) que permite identificar perfectamente los estratégicos. Un buen sistema de costos permitirá
costos y gastos del período analizado. En caso de querer analizar desvíos, encontrar responsables para que
realizar un análisis más financiero, debo considerar el gestionen eficientemente y aplicar las medidas
Estado de Flujo de Efectivo –EFE– (que informa sobre los correctivas necesarias, poniendo foco en aumentar los
movimientos de efectivo y sus equivalentes, informado márgenes de rentabilidad en un contexto cada vez más
en tres categorías: actividades operativas, de inversión y dinámico, con ciclos de vida de productos y servicios
de financiamiento). más cortos, y una fuerte competencia global.
En sexto lugar, debo analizar la variabilidad de los
costos. Es esencial examinar minuciosamente su
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“De acuerdo con el decreto N° 664/03 de fecha 8 de abril de 2003 del
gobierno nacional, la reexpresión de los EECC ha sido suspendida a partir del 1°
de Marzo de 2003 (…)” Calvo, Adriana. “Ajuste por inflación”. Deloitte
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Argentina 30/04/06 José Safarano – Costos para la toma de decisiones – Cap. XI, pág. 557
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