Este documento trata sobre la preservación y conservación de documentos digitales. Explica objetivos como asegurar la legibilidad e integridad de los documentos digitales. También describe estrategias como la migración y conversión para hacer frente a la obsolescencia tecnológica. Finalmente, destaca problemas como la degradación de soportes y la pérdida de información debido a desastres.

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Programa Ciencia de la Informació n, la
Documentació n, Bibliotecología y Archivística
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
DOCUMENTOS DIGITALES

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UNIDAD 1. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
IBOON ANDREA LINAREZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍ O
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍ A Y ARCHIVÍ STICA
Grupo 06
2018

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•Objetivos de la Preservació n y Conservació n digital
•Estrategias de Conservació n y Preservació n de los documentos digitales
•Creació n, Conservació n, y difusió n de los documentos digitales
•Problemas que se presentan en la conservació n digital
•Patrimonio digital
TEMAS

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PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALES
El avanece tecnoló gico que cada día es mas
rápido a llevado a que nos replantemos la
necesidad de implementar medidas eficientes
que contribuyan a que la informació n
independientemente de su formato, se conserve
de la manera mas adecuada durante el mayor
tiempo posible y mitigando el impacto de la
generació n de nuevas versiones tecnoló gicas.

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• Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos
digitales conservados.
• Conservar la autenticidad e integridad de los
mismos.
• Asegurara el acceso a la informació n de una
manera oportuna y veraz, minimizando los tiempos
de respuesta y optimizando los procesos inmersos.
Objetivos de la Preservació n y Conservació n
digital

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La preservació n de la tecnología
En este método se pretende mantener el contexto de la tecnología ,
congelar el estado de la técnica, y mantener el acceso continuo.
sus inconvenientes son
•No só lo se debe conservar el hardware y software originales,
sino que hay que ocuparse de mantenerlos en funcionamiento
cuando su obsolescencia sea ya completa.
• Opció n econó micamente inviable e irreal.
• Posible aplicació n a corto y medio plazo o medida extrema en el
caso de informació n de gran importancia e imposibilidad de
migrarla a un nuevo entorno tecnoló gico actualizado.
Estrategias de Conservació n y Preservació n de los documentos digita

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La Conversió n
En diseñ ada para resolver la gran variedad de paquetes software y formatos de almacenamiento en uso, la
rápida sustitució n de las aplicaciones software por nuevos productos y la dependencia del software de muchos
objetos digitales.
Hay tres tipos de conversió n
Conversió n a formatos estándar :Margaret Hedstrom proponía la utilizació n de una serie de formatos
que se atienen a normas no propietarias y que pueden exportar, y por tanto garantizar la conservació n, de los
objetos digitales sin una pérdida sustantiva de la funcionalidad del software. En la actualidad los formatos
preferidos se construyen sobre la base de metalenguajes como SGML o XML.
Conversió n a modalidades de software independientes : Consiste en convertir los objetos digitales
a formatos “planos” independientes del software (texto simple ASCII).se transfieren los objetos digitales fuera
de una modalidad de software dependiente. Asegurando su accesibilidad por largos períodos de tiempo, su
inconveniente es la pérdida de có digos usados para la representació n o formato del documento.
Conversió n a papel o microfilm: Consiste en crear copias de los objetos digitales en papel o en
microfilm, ya que son más estables químicamente que los soportes digitales, además conserva la accesibilidad
al contenido, su inconveniente es que pierde funcionalidades del objeto digital original.
Estrategias de Conservació n y Preservació n de los documentos digita

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La Emulació n
El principal defensor de la emulació n de la tecnología es Jeff Rothenberg, la teoría de la
emulació n parte la posibilidad de poder recrear la apariencia y la funcionalidad originales de un
objeto digital mediante la utilizació n de aplicaciones que emulen (emuladores) el funcionamiento
de los programas (software) originales con los que fueron creados cuando éstos están ya
obsoletos.
Es una manera de conservar los objetos digitales en sus formatos originales.
Conservar emuladores de cada software no tiene sentido, pues también se quedarían obsoletos y
debemos conservar asociado al objeto la informació n necesaria para saber como desarrollar un
emulador que permita leerlo.
Su inconvenientes es que es una estrategia experimental y dada la necesidad de crear
emuladores y encapsular una gran cantidad de informació n, hace que sea la estrategia de
conservació n más cara.
Estrategias de Conservació n y Preservació n de los documentos digit

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La Migració n
Es la transferencia perió dica de materiales digitales de una configuració n de hardware / software a
otra o de una generació n de tecnología a la siguiente, su objetivo es que los objetos digitales sean
accesibles por los sistemas informáticos existentes en cada momento, es decir, que los usuarios
puedan recuperar, presentar y usar estos objetos independientemente del constante cambio de la
tecnología.
Migració n – Actualizació n (refreshing)
Actualizació n: recopiado perió dico de la informació n digital sobre otro soporte, dada la rápida
obsolescencia de los soportes actuales.
Migració n: no só lo resuelve la obsolescencia del soporte de almacenamiento, sino también la
del entorno hardware / software en el que se creó el objeto digital.
• Dos estrategias de migració n:
Compatibilidad retroactiva: Puede realizar alteraciones en la estructura interna de los objetos
digitales.
Interoperabilidad: Elevado porcentaje de pérdida de datos.
Estrategias de Conservació n y Preservació n de los documentos digita

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Se debe contemplar la gestió n de cualquier tipo de activo digital en todas las etapas de su ciclo de
vida desde su creació n hasta su disposició n final, a través de automatizació n de flujos de trabajo,
gestió n de reglas, revisió n compartida, generació n de comentarios, clasificació n de la informació n
y gestió n de etiquetas entre otros.
Creació n, Conservació n, y difusió n de los documentos digita

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Los problemas de conservació n y preservació n de los documentos digitales están directamente
relacionados con las características de los mismos, su dependencia de los elementos informáticos
para su lectura, la volatilidad o facilidad para modificarlos y la virtualidad debido a su
independencia del soporte físico.
Se puede decir que los problemas de legibilidad están asociados, por un lado, a la obsolescencia
tecnoló gica, tanto de hardware como del software, y, por otro, a la propia naturaleza de los
soportes en los que estáregistrada la informació n.
La obsolescencia tecnoló gica es la incapacidad de utilizar los elementos informáticos a causa de la
propia evolució n tecnoló gica. Es lo que se conoce como documento “huérfano”.
Cambios en el hardware La evolució n de los equipos físicos . Aunque un equipo no deje de
funcionar llega un momento en el que no se puede utilizar porque ya no es posible descargar en él
nuevas aplicaciones debido a la falta de memoria, velocidad, espacio en el disco, procesador
correcto, etc.
Cambios en el software Los datos que forman un documento digital están codificados en un formato
y constituyen una serie de dígitos binarios o cadenas de bits. Esas cadenas de dígitos no tienen
ningún significado si no hay un programa o software capaz de leerlas.
Problemas que se presentan en la conservació n digit

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La degradació n de los soportes : la fragilidad de los soportes digitales también supone un grave
problema. Se entiende por fragilidad la inestabilidad intrínseca del soporte unida a factores
externos como el uso o las condiciones ambientales que pueden conducir, tarde o temprano, a la
pérdida de la informació n grabada en él.
En cuanto al almacenamiento es necesario mantener una serie de condiciones, especialmente en
lo que se refiere al control de la temperatura y humedad relativa.
Además de las condiciones del entorno también es importante la forma en la que se manejan los
soportes digitales. La IFLA ofrece una serie de recomendaciones que favorecen la conservació n
de los mismos: Generales: o Evitar tocar la superficie, y, si es necesario, utilizar guantes sin
pelusas. o Almacenar en áreas limpias, sin elementos magnéticos, polvo, humo, etc. o Guardar en
cajas especiales para el soporte, en posició n vertical. Discos ó pticos: o Utilizar marcadores suaves
de punta de fieltro sin disolventes. o Limpiar con un papel tisúno abrasivo o, mejor con una pistola
de aire. o Limpiar de forma suave, desde el centro hacia los bordes del disco
Cintas magnéticas: o Rebobinar las cintas después de cada uso. o Adelantar y rebobinar las cintas
perió dicamente. o Girar las cintas anualmente.
Problemas que se presentan en la conservació n digi

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Pérdidas espontáneas o catastró ficas de la informació n los documentos digitales corren los
mismos riesgos que los documentos en soportes tradicionales ante acontecimientos catastró ficos
como puede ser un incendio o una inundació n. En el caso de los documentos digitales este tipo de
catástrofes puede suponer un mayor problema debido al número de copias de este tipo de
documentos. En los documentos digitales no existe el concepto de tirada, como existía en un
documento impreso moderno.
Otro riesgo que presentan los recursos digitales es la pérdida de informació n debido a la falta de
control de las versiones del recurso. Esa falta de control o la mala identificació n de las versiones
pueden vulnerar también la autenticidad y la integridad de los datos. Esa falta de control de las
versiones puede deberse a una actualizació n mal documentada o a la falta de actualizació n de los
metadatos correspondientes.
Problemas que se presentan en la conservació n digit

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Artículo 2 - Acceso al patrimonio digital. El objetivo de la conservación del patrimonio digital
es que éste sea accesible para el público (cursiva agregada). Por consiguiente, el acceso a los
elementos del patrimonio digital, especialmente los de dominio público, no debería estar sujeto a
requisitos poco razonables. Al mismo tiempo, debería garantizarse la protecció n de la informació n
delicada o de carácter privado contra cualquier forma de intrusió n.
Artículo 12 - La funció n de la UNESCO: En virtud de su mandato y funciones, incumbe a la
UNESCO:
Incorporar los principios establecidos …, relacionadas con la preservació n del patrimonio digital.
Ejercer de referente y de foro … para definir objetivos, políticas y proyectos que favorezcan la
preservació n del patrimonio digital.
Impulsar la cooperació n, sensibilizació n y creació n de capacidades y proponer directrices éticas,
jurídicas y técnicas normalizadas para apoyar la preservació n del patrimonio digital.
La preservació n digital supone la selecció n y puesta en práctica de un conjunto evolutivo de
estrategias con objeto de lograr el tipo de accesibilidad anteriormente mencionado, considerando
las necesidades de preservació n de las diferentes capas de los objetos digitales.
Patrimonio digital

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• Es importante conservar la Informació n Digital, ya que está tiene un valor administrativo,
informativo, legal y cultural; además por su facilidad de difusió n a través de las redes de
comunicació n; para permitir su acceso, uso y organizació n.
• Es necesario que se garantice la preservació n de los documentos digitales teniendo en cuenta
su ciclo de vida total, con el fin de gestionar y seguir paso a paso su transcurrir y así generar
métodos que contribuyan a toma de decisiones en pro de la preservació n.
• Existen bastantes desafíos frente a la conservació n de documentos digitales entre ellos los de
carácter administrativo, técnico de organizació n, y metodoló gicos.
• El aseguramiento de la duració n de los documentos digitales se basara en el buen uso de las
estrategias tanto técnicas como de organizació n y gestió n que se realicen.
CONCLUSIONES

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• Barrueco, José Manuel. (2004). Preservació n y conservació n de documentos digitales.
Disponible en: http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf
• Archivo General de la Nació n. (2011). Guía No. 3 Cero papel en la administració n pública.
Documentos electró nicos. Bogotá: Archivo General de la Nació n. Disponible en:
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf
• Archivo General de la Nació n. (2015) .Gestió n documental y Gobierno electró nico ,problemas,
retos y oportunidades para los profesionales de informació n. Disponible en: http://
observatoriotic.archivogeneral.gov.co/doctecnicosFiles/GD-EGOB.pdf
• COMUNIDAD ANDINA. Los diez mandamientos de la preservació n digital. Disponible en :
<http://www.youtube.com/watch?v=GefQx4PzAh8&feature=related>.
• PRESERVATION Metadata for Digital Objects: A review of the state of the art. A white paper by
de OCLC/RGL Working Group Preservation Metadata. 2001. Disponible en:
http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/presmeta_wp.pdf
UNESCO. Noción de patrimonio digital. Recuperado el 13 de Marzo 2018,
http://www.unesco.org/new/es/communication-and-information/access-to-knowledge/preservation-of-
documentary-heritage/digital-heritage/
BIBLIOGRAFÍ A

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