Preservación y conservación de los documentos digitales

1. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
Programa Ciencia de la Información, la
Documentación, Bibliotecología y Archivística
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Preservación Y Conservación De Los Documentos
Digitales

2. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
UNIDAD 2
Preservación Y Conservación De Los Documentos Digitales
Alexandra Velásquez Giraldo
Ricardo Antonio Botero Ríos
Documentos Digitales- Grupo 01
Ciencia de la información y documentación bibliotecología y archivística
Facultad de ciencias humanas y bellas artes
Universidad del Quindío
2021

3. Por una Universidad
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Contenido
• La Conservación Digital…………………………………………………….4
• Objetivos De La Preservación Y Conservación Digital………………….5
• Principios de la preservación y conservación digital…………………….6
• Políticas de la preservación y conservación digital……………………...7
• Estrategias De Conservación Y Preservación De Los Documentos
Digitales………………………………………………………………………8
• Acciones de preservación digital…………………………………………..10
• Creación, Conservación Y Difusión De Los Documentos Digitales……11
• Problemas Que Se Presentan En La Conservación Digital…………….13
• Patrimonio Digital……………………………………………………………15
• Conclusiones…………………………………………………………….......16
• Bibliografía……………………………………………………………….......17

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La Conservación Digital
Es un proceso que garantiza la preservación tanto del contenido como la apariencia de
los documentos digitales, comprendiendo estrategias y técnicas dedicadas a la
protección de los materiales, asegurando el acceso a este en el futuro.
Preservación digital: Largo plazo
Conservación digital: corto plazo.
Se conserva por su valor y su fácil difusión
Definición: Conjunto de los procesos destinados a
garantizar la continuidad de los documentos del patrimonio
digital durante todo el tiempo que se consideren necesarios.

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Objetivos De La Preservación Y
Conservación Digital
 Asegurar legibilidad y la
integridad en los archivos
digitales conservados
 Conservar la integridad y
autenticidad, donde la
información preservada y
conservada no deba ser
modificada.

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Principios de la preservación y conservación
digital
Permanencia de los
documentos
Esta relacionado con el concepto de que el documento estará disponible por
un tiempo considerable. Esta asociado con su presencia, su seguridad, la
duración y con la continuidad de su soporte. Según el “Instituto canadiense
de conservación” la duración estimada de soportes electrónicos es de 5 a
100 años según su formato. Para que un disco dure más:
• Almacenar siempre en vertical, evitar contacto con platico, tenerlos en
carcasa originar y no apilados en torres.
• Temperatura entre -10°c y 26°c , no superar nunca los 32°c.
Hacer prueba masiva entre 5 y 10 años para comprobar si hay unidades
fallando.
Accesibilidad Tiene que ver con la capacidad de acceder a futuro a la información o datos
contenidos en un soporte

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Políticas de la preservación y conservación digital
Reglas y principios que guían la toma de decisiones y acciones. La política debería aprobarse a
un alto nivel dentro de una organización y:
* Ser no prescriptiva * Tecnológicamente neutral
* Soportar la estructura de gobierno y la cultura organizativa de una organización.
Características:
Proporcionar un marco
para la acción y
planificación que
asegure el
mantenimiento y la
preservación a largo
plazo de los
documentos de archivo
en una organización.
Establece los
principios generales
que guían la
implementación de un
programa de
administración de
documentos digitales,
asegurando, fiabilidad,
autenticidad y
accesibilidad.
Orienta sobre la
administración de
documentos digitales
de archivo que tienen
que retenerse durante
periodos que podrían
exceder el lapso de
vida de la tecnología
que originalmente los
creó
Prescribe las
responsabilidades y
las funciones de todos
aquellos en la
organización que
crean y utilizan
documento digitales de
archivo.

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Estrategias De Conservación Y Preservación De
Los Documentos Digitales
Hoy en día podemos encontrar diversas estrategias para la
preservación de los documentos digitales, teniendo en cuenta
aspectos como son el formato de los documentos, uso previo y la
capacidad técnica institucional de la institución.
Estrategias a
corto plazo
Estrategias a
medio plazo
Estrategias
alternativas, o
enfoque no digitales
-Conservar el entorno tecnológico. -Conversión -Renovación
del soporte
-Migración -Emulación
-Impresión en papel -Sistema hibrido -Conservación de los
contenidos de la red.

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Riesgos para la preservación digital a largo
plazo:
1.Obsolencia y degradación del soporte físico
2. Obsolencia del formato del documento digital
3. Obsolencia de software
4. Obsolencia del harware
5. Desastres naturales
6. Ataques deliberados de la información
7. Fallas organizacionales
8. Errores humanos que pudiesen afectar la
preservación de la información.
Estrategias de conservación primarias:
1. Actualización / Refreshing
2. Migración
3. Emulación
4. Museo tecnológico
5. Replicación
6. Analogización
7. Arqueologia digital
8. Encapsulado
9. Estandarización

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Acciones de preservación digital
Núcleo de acciones de preservación digital: 1.Gestión de almacenamiento de integridad.
2.Usuarios, derechos, seguridad y autenticidad. 3.Gestión de metadatos. 4.Reportes de control y
auditorias
Creación de contenido:
Calidad, especificaciones
técnicas, masters confiables,
gestión de metadatos, etc.
Integridad de contenido:
Documentar estrategias,
Procedimientos técnicos,
identificadores, metadatos, reportes
de control y verificación, etc.
Mantenimiento de contenido:
Infraestructura tecnológica, humana,
gestión de almacenamiento, software
integral, automatizar estrategias de
preservación de desastres digitales,
etc.
Acciones de
mejoras
Requisitos
1. Legales: Normativa legal
2. Documentales: Politica GD, instrumentos archivisticos
3. Tecnológicas: Normas y estándares técnicos

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Creación, Conservación Y Difusión De Los
Documentos Digitales
El proceso de digitalizar consiste en preservar
donde se anticipa y previene el deterioro del
material, y difundir, donde facilita las formas de
acceder y usar el material.
 Incrementar el acceso
 Preservar
 Disminuir la manipulación de materiales
originales y disminuir su deterioro
 Facilitar nuevas formas de acceso y uso

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• Físico
• Analógic
o
1.
Identificación
de
documento
• Preservaci
ón
• Difusión
2.
Propósito de
la
digitalización
Identificación y propósito de la
digitalización
Formato
Elección del formato a
digitalizar según el factor:
 Preservación y difusión:
teniendo en cuenta:
selección del formato por
tipo de contenido, según el
tipo de documento, según
el tipo de imagen, formato
audio, formato video.

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Problemas Que Se Presentan En La
Conservación Digital
Problemática en la
conservación:
• Dependencia de
elementos
tecnológicos para ser
consultados.
• Virtualidad.
• Facilidad para ser
modificados.
Amenazas:
• Medio ambiente
• Desastres naturales
• Obsolescencia
tecnológica
• El hombre
Seguridad de la
información:
• Confidencialidad
• Integridad
• Disponibilidad

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Aspectos a tener en cuanta en
políticas de seguridad:
• Autenticidad
• Posibilidad de auditoria
• Protección a la duplicación
• No repudio
• Legalidad
• Confiabilidad de la información
Seguridad en la información
basado en la norma ISO 27001:
2013

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Patrimonio Digital
Son los materiales informáticos de mucho valor
cultural, y dignos de ser conservados para las
generaciones futuras, siendo herencia y conocimiento
del pasado.
Según la carta de la (UNESCO,s.f):
• el patrimonio digital consiste en recursos únicos.
• Los materiales digitales están en diferentes
formatos
• Es material digno de protección en beneficio de
generaciones actuales y futuras

16. Por una Universidad
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Conclusiones
A través de este ejercicio se adquirieron conocimientos sobre la
importancia de la conservación de los documentos digitales,
estrategias y prevención, los problemas que estos enfrentan y la
importancia de la conservación del patrimonio cultural como
fuente histórica de conocimiento.
Todo esto para asegurar así la duración de los documentos
digitales y digitalizados y su fácil acceso con las ultimas
tecnologías.

17. Por una Universidad
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Bibliografía
Pixabay.(2020).imágenes biblioteca. [Consultado14 de abril 2021]. Recuperado de:
https://pixabay.com/es/photos/search/bibliotecaa/
EcuRed. (s.f). .(2018) Conservación de documentos.. [citado 14 de abril 2021]. Recuperado de:
https://www.ecured.cu/Conservaci%C3%B3n_de_documentos
Vanegas, S. (2017). Presentación: PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
DIGITALES. [citado14 de abril 2021]. Recuperado de:
https://prezi.com/bp0i93gplvvj/preservacion-y-conservacion-de-los-archivos-digitales/
Castro, L., Giraldo, L., & Hernández, F. (2016). Gestión de Documentos Electrónicos.
Rangel Palencia (2020)

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