¿Cómo se organiza un acto de relaciones públicas? ¿Qué hay que tener en cuenta para gestionar un evento?
Si necesitas más ayuda, consulta
http://cubo-3.com/asesoramiento-marketing-y-comunicacion-para-empresas/como-organizar-un-acto-de-relaciones-publicas/
La Sostenibilidad Corporativa. Administración Ambiental
Organización de actos de Relaciones Públicas (14 de marzo de 2011)
1. EXPERTO EN RELACIONES PÚBLICAS Y
PROTOCOLO 2010-2011
Organización de actos de Relaciones Públicas
Ignacio Jaén, comunicación de cubo-3
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2. Presentación
➡ Licenciado en Ciencias de la Información por la UCM
➡ Más de 15 años de experiencia en la Comunicación
Corporativa y en Relaciones Públicas
➡ Actualmente: responsable de los proyectos de
comunicación en cubo-3
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4. Hoy vamos a tratar
➡ Comunicación Corporativa (conceptos básicos)
➡ Funciones básicas en la organización de eventos
➡ Fases de la organización de actos
➡ Escenarios más comunes
➡ Promoción de actos
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6. Comunicación Corporativa
➡ ¿Qué es la Comunicación Corporativa?
‣ Es el conjunto de mensajes que una Institución proyecta a unos
públicos-objetivo a fin de dar a conocer su MISIÓN y VISIÓN, y lograr
establecer una EMPATÍA entre ambos.
➡ Principios de la Comunicación Corporativa
‣ La Imagen Corporativa está constituida por lo que la empresa ES, lo
que HACE y lo que DICE (todo eso construye la marca)
‣ Para el público, la marca que ven de una Empresa es su verdadera
identidad (los clientes son dueños de las marcas)
‣ La marca es un valor añadido a lo que la empresa ofrece
‣ Por tanto, al igual que las Finanzas, los Recursos Humanos o los
Sistemas Informáticos o de Producción, la Comunicación es un factor
estratégico en la gestión
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10. Principios de la Comunicación Corporativa
➡ Comunicación intencionada (mensajes-misión y visión)
‣ Transmisión de Valores (recuperación de la confianza)
‣ Responsabilidad Social (integración de necesidades)
➡ Comunicación dirigida (públicos-objetivo)
‣ Internos y externos
➡ Comunicación eficiente (empatía)
‣ Apoyo y refuerzo de la estrategia corporativa
‣ Posicionamiento de marca y apoyo en la venta
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11. Cómo puede ser la Comunicación
1.0 2.0 3.0
sueños
Información diálogo
marca
Vertical Redes como
experiencia
Producto Proceso
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12. La Comunicación a través de Actos
➡ ¿Qué es un acto/evento de Comunicación?
‣ Es una acción deliberada encaminada a transmitir información con
intencionalidad
➡ ¿Qué es un acto/evento de Relaciones Públicas?
‣ Un acto de comunicación que busca establecer relaciones personales
(entre personas que representan organizaciones) para obtener, a
través de la cooperación (en actos comunicativos), un beneficio para
nuestra empresa (mediante la consecución de los objetivos de
Comunicación)
➡ ¿Un acto/evento pertenece a la comunicación 1.0, 2.0 o
3.0?
‣ Sin duda debe ser una gran experiencia del público con la marca.
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13. En resumen:
Intencionalidad y Personas
Objetivo:
transmitir un mensaje a un público
para conseguir empatía a través de una
experiencia física en la que interactúan la
organización (marca) y sus públicos
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14. Un acto de Relaciones Públicas se compone de
escenario
·
público
·
mensaje
Experiencia
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18. ... a la realidad
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19. Funciones básicas
en la organización
de eventos
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20. Cuatro funciones básicas
➡ Secretaría Técnica
‣ Se ocupa de los públicos y sus necesidades
➡ Protocolo institucional
‣ Se ocupa de los públicos vip’s y su participación en el acto
➡ Comunicación
‣ Se ocupa de los medios de comunicación y las necesidades
informativas
➡ Producción y montaje
‣ Construye el escenario en el que se desarrolla el acto
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21. Son funciones, no divisiones
de un departamento
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22. Secretaría Técnica
➡ Durante la preparación del acto:
‣ Elaboración de listados participantes en el evento
‣ Definición de sus necesidades para asistir y cumplir con los objetivos
‣ Selección de proveedores que ofrezcan los servicios necesarios:
• Viajes (hasta el lugar y desplazamientos en el lugar) y alojamiento
• Catering
• Azafatas
• Traductores
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23. Secretaría Técnica
➡ Durante la preparación del acto:
‣ Elaboración de invitaciones, cartas y documentación para el evento
‣ Control de asistencia de invitados y resolución de problemas
‣ Búsqueda de ponentes (atractivos para el público) y elaboración del
Programa de trabajo en el evento
‣ Elaboración de un programa de actos lúdicos
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24. Secretaría Técnica
➡ Durante el acto:
‣ Recepción de asistentes
‣ Acreditación y entrega de documentación
‣ Solución de incidencias con los invitados
‣ Control de los tiempos del acto y coordinación de los equipos de
azafatas, catering, producción, protocolo ...
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25. Protocolo Institucional
➡ Durante la preparación del acto:
‣ Elaboración del listado de invitados institucionales y Autoridades
‣ Definición de “objetivos de asistencia” y elaboración de una
estrategia para conseguirlos
‣ Elaboración de invitaciones, cartas y documentación conforme a las
necesidades de cada Institución (y su protocolo)
‣ Contacto con las Instituciones y los responsables de Protocolo de las
mismas para coordinar la asistencia
‣ Definición del protocolo de cada acto
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26. Protocolo Institucional
➡ Durante el acto:
‣ Coordinación con los responsables de Protocolo de las Autoridades
‣ Asistencia al anfitrión durante la recepción de invitados
‣ Recepción de ponentes
‣ Asistencia en el desarrollo del acto (traslados en el edificio, ubicación
en el escenario o en las filas protocolarias ...)
‣ Asistencia durante la despedida de invitados
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27. Comunicación
➡ Durante la preparación del acto:
‣ Creación de mensajes que deben transmitirse y elaboración de
materiales de Comunicación (Materiales informativos para Medios,
publicidad, marketing, folletos para asistentes ...)
‣ Contratación de espacios publicitarios
‣ Relaciones con medios y búsqueda de oportunidades
‣ Convocatoria a medios para los actos previstos
‣ Atención a las peticiones que se realicen por parte de los medios
‣ Generar expectativa
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28. Comunicación
➡ Durante el acto (el público son los Medios):
‣ Recepción y acreditación de medios invitados
‣ Colocación de medios audiovisuales (fotos de grupo, ubicación de
cámaras de televisión ...)
‣ Entrega de documentación
‣ Aprovechamiento de oportunidades (entrevistas, canutazos,
exclusivas ...)
‣ Ruedas de prensa
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29. Producción y montaje
➡ Durante la preparación del acto:
‣ Preparación y coordinación de los equipos de trabajo (y de
proveedores)
‣ Toma de contacto con el espacio
‣ Distribución de tareas y supervisión del montaje
‣ Realización de ensayos y pruebas de funcionamiento de todos los
elementos
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30. Producción y montaje
➡ Durante el acto:
‣ Suministro de merchandising, papelería y demás necesidades a la
Secretaría Técnica
‣ Control del desarrollo de los actos en el escenario (Realización y
dirección de escena)
‣ Adecuación de cada escenario a utilizar dentro del “timing” marcado
por Secretaría Técnica
‣ Desmontaje y retirada de todos los elementos
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32. Fases de la
organización
de actos
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33. Fases en la organización de un evento
➡ Fase de preparación:
‣ Se proyecta y prepara todo para llevar a cabo el acto
➡ Fase de puesta en escena:
‣ Se materializa en acciones en las que el público es protagonista
➡ Fase de evaluación:
‣ Se revisa y se aprende de los errores
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34. Fase de preparación de un evento
➡ Briefing del responsable a los que van a ejecutar el
proyecto
‣ Qué quiero que ocurra
‣ Cuáles son nuestros objetivos con este evento
‣ Quiénes son nuestros públicos objetivo
‣ Cuánto dinero tengo
➡ Presentación de un proyecto:
‣ Qué queremos hacer (qué ocurrirá y cómo)
‣ Cómo participan los públicos y cómo conseguimos los objetivos
‣ Qué esfuerzo (humano y económico) es necesario
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35. Fase de preparación de un evento
➡ Planificación y gestión del proyecto:
‣ Evaluación de necesidades y selección de proveedores
‣ Definición exhaustiva del Proyecto y ajuste de presupuestos
‣ Elaboración de un calendario de trabajo y definición de
responsabilidades
Aquí es cuando se producen
los problemas y contratiempos
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36. Fase de preparación de un evento
➡ Diseño y producción de elementos de Comunicación:
‣ Elaboración de bocetos y artes finales de una imagen gráfica para el
evento
‣ Diseño con esa imagen de todos los elementos necesarios (papelería,
cartelería, señalética, mobiliario, escenarios ...)
‣ Producción de los elementos de Comunicación (control de resultados,
calidad y presupuesto)
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37. Fase de preparación de un evento
➡ Preparación de la puesta en escena:
‣ Contratación de servicios:
• Equipos audiovisuales e iluminación
• Decoración y carpintería
• Montaje y desmontaje
• Seguridad
• Comunicaciones (telefonía e Internet)
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38. Fase de puesta en escena
➡ Montaje:
‣ Preparación y coordinación de los equipos de trabajo (y de
proveedores)
‣ Toma de contacto con el espacio
‣ Distribución de tareas y supervisión del montaje
‣ Realización de ensayos y pruebas de funcionamiento de todos los
elementos
➡ Documentar el acto:
‣ Elaboración de reportajes en soportes audiovisuales para documentar
el acto
➡ Desmontaje:
‣ Retirada de todos los elementos y traslado a su ubicación final
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39. Fase de evaluación
➡ Revisión de lo ocurrido:
‣ Revisión del material audiovisual
‣ Revisión de lo publicado en los medios de comunicación
‣ Reunión con el equipo de Relaciones Públicas que trabajó en el evento
‣ Reuniones con nuestros responsables (conocer su opinión sobre el
evento)
‣ Elaboración de un informe y sugerencias para próximos eventos
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42. Tipos de eventos y sus escenarios
➡ Eventos privados (entre empresas o particulares):
‣ Desayuno/Comida de trabajo
‣ Encuentros/Reuniones en sedes sociales (como anfitrión y como
visitante)
‣ Jornada/Congreso
‣ Foro/Encuentro
➡ Eventos públicos (con la Administración):
‣ Recepción oficial (viajes al extranjero, recepciones de Casa real o
Presidencia de Gobierno)
‣ Encuentro entre administraciones
‣ Cumbre internacional
‣ Actos sociales
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43. Tipos de eventos y sus escenarios
➡ Eventos con Medios de Comunicación
‣ Ruedas de Prensa
‣ Entrevistas
‣ Desayunos/Almuerzos de Prensa
‣ Viajes o visitas de Prensa
‣ Visitas de personajes públicos
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44. Los escenarios más comunes
➡ Salas de reuniones:
‣ Confortabilidad y espacio para todos (delegados, invitados,
intérpretes, personal técnico, documentación ...)
‣ Señalapuestos y presidencia
‣ Cartelería y banderas (detrás de la presidencia)
‣ Si es posible, el café se servirá en otra sala
➡ Escenarios multitudinarios y con varias actividades:
‣ Adecuar cada espacio a su función
‣ Prever accesos para los invitados y sus necesidades durante el
desarrollo del evento
‣ Coordinar las actividades para que sean compatibles unas con otras
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45. Los escenarios más comunes
➡ Comedores de empresa:
‣ Situado en zona tranquila, luminosa y si es posible con buenas vistas
‣ Ni banderas, ni televisores o aparatos electrónicos
‣ La mesa será amplia y confortable para admitir todo el protocolo
necesario
‣ Mantelería blanca o cruda. La vajilla, la cristalería y la cubertería, de
un gusto exquisito
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46. Los escenarios más comunes
➡ Salas para almuerzos:
‣ Amplitud para acoger a los comensales y para que el catering trabaje
con comodidad (incluso se buscarán salas de apoyo)
‣ La decoración puede recordar que se está en un acto de
comunicación (minutas, señalamesas, cartelería ...)
‣ Servicios, lugares de descanso y donde poder hablar por teléfono
deben preverse para los asistentes
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47. Los escenarios más comunes
➡ Firmas de protocolos
‣ Mesa sin adornos florales, con un portaplumas, dos plumas (que
funcionen), secante y una escribanía si se considera necesario
‣ Debe tener buena iluminación
‣ Los firmantes se colocarán uno enfrente de otro, salvo que vaya
prensa, que estarán uno al lado del otro
‣ Si es muy protocolaria, se utilizarán dos ejemplares, con los nombres
de los firmantes alternados, para que cada uno se lleve el que tiene su
nombre primero
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50. Visibilidad y eficiencia
➡ Un ACTO DE RELACIONES PÚBLICAS es un acto de
COMUNICACIÓN
➡ Persigue la VISIBILIDAD de la INSTITUCIÓN que lo
organiza
➡ Busca la EFICIENCIA de sus MENSAJES
➡ Para alcanzar la EMPATÍA con sus PÚBLICOS-OBJETIVO
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51. La Promoción es fundamental
para conseguir asistencia
para obtener repercusión mediática
para transmitir el mensaje
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52. Consejos para las relaciones con públicos-objetivo
➡ Relaciones de negocio (B2B)
➡ A diferentes niveles
➡ Propuestas y respuestas claras, concisas y sinceras
(siempre se dice la verdad). Si algo no se puede decir
no se dice.
➡ Dominio de las relaciones (no se improvisa)
➡ Adaptación de los mensajes a los diferentes públicos,
soportes informativos y a las diferentes situaciones en
el acto
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53. La promoción del acto o el acto como promoción
➡ Un acto necesita promoción para obtener el éxito: es
una FINALIDAD
➡ Un acto de relaciones públicaspromociona la
institución: es una HERRAMIENTA
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54. La promoción exige una experiencia satisfactoria
➡ Muchos actos son para promocionar productos,
informaciones u otros actos más complejos
➡ El trabajo para atraer a esos actos a los diferentes
públicos es complejo y se basa en la generación de
expectativas.
➡ Lo más importante es ofrecer al público lo que espera:
si no satisfacemos sus necesidades no sólo perderemos
al público para ese acto, probablemente nos costará
mucho más conseguir cautivarlo para otro acto.
➡ No vale con regalos o comidas. El público exige una
experiencia satisfactoria.
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55. La Promoción en función de la participación del
público
➡ Públicos participantes:
‣ Son aquellos que intervienen en el desarrollo del acto y el éxito del
mismo les involucra directamente. Debemos conseguir su
IMPLICACIÓN y apoyo expreso
‣ Son un valor de Comunicación fundamental (es el público que más
credibilidad tiene al hablar de nuestra institución)
‣ De la buena comprensión de los mensajes dependerá mucho la
imagen de nuestra empresa
‣ El objetivo de la promoción es “obtener su complicidad en el acto y su
comunicación”
‣ Son: Instituciones, Reguladores, Partners y Proveedores, Empleados, ...
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56. La Promoción en función de la participación del
público
➡ Públicos espectadores:
‣ Son aquellos que no se benefician del acto, sólo perciben la imagen
que se quiere transmitir
‣ No deben SUFRIR nuestro acto
‣ Deben obtener BENEFICIO de la asistencia al acto (conocimiento
mejor de la oferta, información de utilidad, posibilidades de hacer
mejor el trabajo ...)
‣ Son: Clientes, Medios de Comunicación, Legisladores, ...
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57. La promoción según las Funciones
➡ Secretaría Técnica:
‣ Empleados
‣ Partners, proveedores y colaboradores
‣ Accionistas (pueden considerarse externos)
➡ Protocolo institucional:
‣ Reguladores y legisladores
‣ El sector empresarial (asociaciones empresariales, ONG’s y
competencia)
➡ Comunicación:
‣ Medios de Comunicación
‣ Líderes de opinión
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58. Herramientas de promoción
➡ Empleados:
‣ Canales de información corporativa (boletines internos, intranet,
tablones de anuncios, reuniones ...).
➡ Partners, proveedores y colaboradores:
‣ Newsletter, folletos, reuniones ...
➡ Accionistas:
‣ Junta general de accionistas, oficina del accionista, cartas y
documentación dirigida a ellos.
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59. Herramientas de promoción
➡ Reguladores y legisladores:
‣ Reuniones con la Administración, Lobby, conferencias, congresos,
documentación técnica ...
➡ Sector empresarial:
‣ Reuniones patronales, documentación técnica, Lobby
➡ ONG’s:
‣ Apoyo a sus campañas, documentación, reuniones ...
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60. Herramientas de promoción
➡ Medios de Comunicación:
‣ Notas de prensa, ruedas de prensa, desayunos, informes técnicos,
viajes, canutazos ...
‣ Proyectos “vaca”: aquellos que permiten obtener muchos
“momentos” de comunicación entre el emisor y el receptor.
‣ Tercer emisor: Campaña de comunicación que se apoya en el uso de
un emisor externo que ofrece mayor credibilidad.
➡ Líderes de opinión:
‣ Reuniones e información privilegiada.
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61. La promoción en las redes sociales
➡ Las redes sociales se han convertido en la forma más
rentable de promocionar un producto o evento que
vaya dirigido al público más conectado.
➡ Son muy fáciles para los habituales y muy difíciles de
usar para los que “no estamos acostumbrados” a ellas
➡ Su resultado es viral: la difusión es exponencial por lo
que se puede promocionar con muy pocos recursos.
➡ Si se hace mal, su resultado negativo también es
exponencial.
➡ Todas las redes sociales tiene reglas que se deben
respetar
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