Documentos electronicos g2.

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
ARMANDO MASMELA BOJACA
EDILBERTO UMAÑA ORTIZ
ISABEL CRISTINA TIQUE CHAPARRO
LUZ STELLA BARRIOS DELGADILLO
JONATHAN ESTHID MORENO DIAZ
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
Docente
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, ARCHIVISTICA Y
BIBLIOTECOLOGÍA
2015

INTRODUCCIÓN
El documento electrónico es el resultado del avance tecnológico, acorde con el
desarrollo empresarial, la industria de los sistemas acredita la tarea de la
información como el manejo de documentos en formato digital, además de
convertir el documento de análogo en documento electrónico, las publicaciones
y la gestión de archivos automatizados. Este proceso a evolucionado de manera
vertiginosa teniendo que adaptarnos a las nuevas transformaciones tecnológicas
para lograr un manejo eficiente el sistema.
En el presente trabajo hacemos énfasis en el tema DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS para estudiar su concepto, normatividad relacionadas,
componentes, características, clasificación, conservación de los documentos
electrónicos, entre otros.

Introducción
1. Marco Jurídico (Normas
Relacionadas)
2. Definiciones
3. Punto de Vista Archivístico
• Características del documento
electrónico
4. Punto de Vista Tecnológico
• Equivalencia funcional del documento
electrónico
• Estructura
• Gestión del documento electrónico
• 5 Conservación de Documentos
Electrónicos
CONTENIDO

Trámites y los
procesos,
procedimientos y
servicios internos
Identificar
Racionalizar
Simplificar
Automatizar
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Decreto 2482 de 2012
Artículo 3°. Políticas de Desarrollo Administrativo.
Gestión
misional y de
Gobierno.
Transparencia,
participación y
servicio al
ciudadano.
Gestión del
talento
humano.
Eficiencia
administrativa.
Gestión
financiera.
Directiva Presidencial 04 de 2012
…aplicar buenas prácticas
para reducir el consumo de
papel.
… optimizar el uso de
recursos monetarios,
físicos, humanos,
Promover el uso
preferente de
herramientas
electrónicas
optimización del proceso o
procedimiento seleccionado eliminando
pasos y ajustando los formatos
Gestión pública efectiva, eficiente y eficaz

1. Marco Jurídico – Normas Relacionadas

Art.19. Soporte documental. Las
entidades del Estado podrán
incorporar tecnologías de avanzada
en la administración y conservación
de su archivos, empleando cualquier
medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático.
Art. 21.
Incorporación de
tecnologías en los
programas de gestión
documental

Define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos,
del comercio electrónico y de
las firmas digitales, y se
establecen las entidades de
certificación.
Artículo 5°. Reconocimiento jurídico
de los mensajes de datos.
Artículo 10. Admisibilidad y fuerza
probatoria de los mensajes de
datos.
Decreto 2364 de 2012. Reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre
la firma electrónica.

…Reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013

…Reglamentada por Decreto 103 de 2015

Por el cual se dictan
normas para suprimir
o reformar
regulaciones,
procedimientos y
trámites innecesarios
existentes en la
Administración
Pública
Reglamentado por
el Decreto Nacional
1450 de 2012
Disposiciones en
materia de Gestión
Documental para todas
las Entidades del
Estado.
Por el cual se
establecen los
lineamientos generales
de la Estrategia de
Gobierno en línea
…todos los decretos citados, fueron compilados en el decreto
10 80 de 2015 del sector cultura ….

Circular externa
002 de 2012,
AGN
Adquisición de
Herramientas
Tecnológicas de Gestión
Documental”. Hace
referencia a la Circular
No.004-2010 de Coinfo.
“Estándares mínimos en
procesos de
administración de
archivos y gestión de
documentos
electrónicos”.
Estándares mínimos
para la aplicación de
TICs en procesos de
administración de
archivos y gestión
documental
Recomendaciones para
llevar a cabo procesos
de digitalización y
comunicaciones
oficiales electrónicas en
el marco de la iniciativa
cero papel.

Por el cual se
establecen
pautas para la
administración
de las
comunicaciones
oficiales en las
entidades
públicas y las
privadas que
cumplen
funciones
públicas
Modifica glosario
reglamento
general de
archivos.
Definiciones de
documento
electrónico de
archivo y archivo
electrónico.
Por el cual se
establecen los
criterios básicos
paro la
clasificación,
ordenación y
descripción de
los archivos

Lineamientos generales
para las entidades del
Estado en cuanto a la
gestión de documentos
electronicos generados
como resultado del uso de
medios electrónicos
Criterios básicos para
creación, conformación,
organización, control y
consulta de los
expedientes de archivo
y se dictan otras
disposiciones.

PROGRAMAS ESPECÍFICOS
Programa de
normalización de
formas y formularios
electrónicos
Programa de
documentos vitales o
esenciales
Programa de gestión
de documentos
electrónicos
Programa de
archivos
descentralizados
Programa de
reprografía
Programa de
documentos
especiales
Plan institucional de
capacitación
Programa de
auditoría y control
PROGRAMA GESTIÓN
DOCUMENTAL

Es toda Información
registrada, cualquiera
que sea su forma o el
medio utilizado”.
Acuerdo 027 de 2006
Son documentos los escritos,
impresos, planos, dibujos, cuadros,
fotografías, cintas cinematográficas,
discos, grabaciones , radiografías,
talones, contraseñas, cupones,
etiquetas, sellos y, en general, todo
objeto mueble que tenga carácter
representativo o declarativo, y las
inscripciones en lápidas,
monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o
privados.
Código de procedimiento civil Art.
Documento
2. Definiciones

2. Definiciones
Soporte Documental
Medios en los cuales se
contiene la información, según los materiales o medios
tecnológicos empleados. Además de los archivos
en papel existen los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y
sonoros

Registro de
información
producida
o recibida
Actividades o
funciones
Tiene un fin
Acuerdo 027 de 2006
2. Definiciones
Documento de archivo

Es la información generada, enviada,
recibida, almacenada o comunicada
por medios electrónicos, ópticos o
similares
2. Definiciones
Documento electrónico

recibida, almacenada o comunicada
por medios electrónicos
2. Definiciones
Documento electrónico de
archivo
Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de
documento electrónico corresponde con la de Mensaje

recibida, almacenada o comunicada por
Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de
documento electrónico corresponde con la de Mensaje
de datos.
2. Definiciones
archivo
que permanece en estos medios durante su
ciclo vital
Planeación Producción
Gestión y
uso
Disposición
Final

recibida, almacenada o comunicada por
2. Definiciones
archivo
que permanece en estos medios durante su
ciclo vital
es producida por una persona o entidad en razón de
sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.

Planeación Producción
Gestión y
uso
Disposición
Final
Registro de información
Ciclo vital
Tratada
2. Definiciones
archivo

Documento
Electrónico
Mensaje de
Datos
Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de documento
electrónico corresponde con la de Mensaje de Datos.

Aspectos para la gestión de los documentos
electrónicos
Autenticidad,
Integridad,
Inalterabilidad,
Fiabilidad,
Disponibilidad
Preservación y conservación
Artículo 22. Aspectos que se deben considerar
para la adecuada gestión de los documentos
electrónicos.

Características del
documento electrónico de
archivo
Contenido estable
Forma
documental fija
Vinculo
archivístico
Equivalente
Funcional
Características del documento electrónico de archivo

Autenticida
d,
Integridad,
Inalterabili
dad,
Fiabilidad,
Disponibili
dad
Conservaci
ón
Procedimie
nto
Auditoria
Firmas
Estampad
o C. Firma
Soporte/ Formato
Metadatos
Estampado
Hash

Sistemas para la Gestión de Documentos
SGDE SGDEA
Sistemas de gestión documental: documentos
electrónicos
Planeación Gestión y trámite
Disposición de
documentos
Gestión
Y trámite
Disposición
de
documento
s
Registro
Transferencia

• Nativos electrónicos
• Documentos electrónicos digitalizados
Forma de creación
• Administración pública
• Ciudadanos
• Organizaciones u empresas
Origen
Generalidades: Formas de clasificación de Documentos Electrónicos

Ofimáticos
Cartográficos
Correos electrónicos (comunicaciones oficiales)
Imagen, videos y audio digital
Mensajes de datos generados mediante redes sociales
Formularios electrónicos
Bases de datos
Pagina Web
Generalidades: Formas de clasificación de Documentos Electrónicos
por su forma y formato
Formayformato

ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE
DATOS.
Los mensajes de datos serán admisibles
como medios de prueba y su fuerza
probatoria es la otorgada en las
disposiciones del Capítulo VIII del Título
XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del
Código de Procedimiento Civil.
ARTÍCULO 10. Admisibilidad y fuerza
probatoria de los mensajes de datos. (527 de
1999)

CRITERIOS PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE
DE DATOS.
ARTICULO 11. Ley 527 de 1999
Habrán de tenerse en
cuenta:
La confiabilidad en
la forma en la que
se haya generado,
La confiabilidad en
la forma archivado
o comunicado el
mensaje,
La confiabilidad en
la forma en que se
haya conservado la
integridad de la
información,
La forma en la que
se identifique a su
iniciador y cualquier
otro factor
pertinente.

Estructura de los
documentos electrónicos

• Es variable y depende del
software y hardware (equipo y
programa)
Estructura física
• Contenido (datos)
• Datos de autenticación y
validación de la información
(Firma y/o Estampado)
• Metadatos
Estructura lógica
Conformación: Estructura de los documentos electrónicos

Metadatos
Datos de
identificación
para la
autenticación
y validación
Datos o
Contenido
Estructura Lógica del Documento Electrónico
Conformación: Estructura Lógica de los documentos electrónicos
Estructura Contexto Metadatos

Metadatos
Datos de
identificación
para la
autenticación
y validación
Datos o
Contenido

Datos o Contenido
Es la materia del documento electrónico, es decir el conjunto de datos e
información del documento. Dependiendo del formato en el que se cree
será la forma definitiva del documento.
Contenido + Autenticación + Metadatos

Metadatos
Datos de
identificación
para la
autenticación
y validación
Datos o
Contenido
Estructura Lógica del Documento
Electrónico
Conformación: Estructura Lógica de los documentos
electrónicos

Datos de autenticación
El artículo 7 de la Ley 527 de 1999 establece que el requisito
de firma en un mensaje de datos, quedará satisfecho si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al
iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el
contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el
propósito por el cual el mensaje fue generado o
comunicado
En Colombia se han reglamentado dos mecanismos de
firma: la firma electrónica y la firma digital
Contenido + Firma + Metadatos
Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009.
El artículo 7

Mensaje de datos que vincula a otro
mensaje de datos con un momento o
periodo de tiempo concreto, el cual permite
establecer con una prueba que estos datos
existían en ese momento o periodo de
tiempo y que no sufrieron ninguna
modificación a partir del momento en que
se realizó el estampado.
Conceptos Básicos: Estampado
Cronológico
DECRETO 333 DE 2014
Artículo 3

Conceptos Básicos: Firma Electrónica Vs Firma
Digital
Firma DigitalFirma Electrónica
LEY 527 DE 1999 ARTÍCULO 2º. Definiciones.

Conceptos Básicos: Firma
Electrónica
Métodos tales como, códigos,
contraseñas, datos biométricos, o
claves criptográficas privadas, que
permite identificar a una persona, en
relación con un mensaje de datos,
siempre y cuando el mismo sea
confiable y apropiado respecto de los
fines para los que se utiliza la firma,
atendidas todas las circunstancias del
caso, así como cualquier acuerdo
pertinente.Decreto 2364 de 2012

Electrónica
 Métodos tales como, códigos,
contraseñas

Electrónica
 Métodos tales como, códigos,
contraseñas, datos biométricos,

Electrónica
Métodos tales como, códigos,
contraseñas, datos biométricos, o
claves criptográficas privadas,

Digital
Valor numérico que se adhiere a un
mensaje de datos
DEFINICIÓN ARTICULO 2° DE LEY 527 DE 1999

mensaje de datos y que, utilizando
un procedimiento matemático
conocido,
DEFINICIÓN ARTICULO 2°. DE LEY 527 DE 1999
Digital

conocido, vinculado a la clave del
iniciador
DEFINICIÓN ARTICULO 2°. DE LEY 527 DE 1999
Digital

conocido, vinculado a la clave del
iniciador y al texto del mensaje
permite determinar que este valor se
ha obtenido exclusivamente con la
clave del iniciador y que el mensaje
inicial no ha sido modificado después
de efectuada la transformación
DEFINICIÓN ARTICULO 2. DE LEY 527 DE 1999
Digital

Es un Tercero de Confianza
“Es aquella persona que, autorizada
conforme a la presente Ley, está
facultada para emitir certificados en
relación con las firmas digitales de las
personas ,...”
Art. 2 Ley 527 1999
¿Que es una Entidad de
Certificación?

 Se entiende por Certificado digital al documento
digital firmado digitalmente por un Certificador, que
vincula los datos de verificación de firma a su titular.
 Los certificados de firma digital deben ser emitidos
por Las entidades de certificación autorizadas por la
Superintendencia de Industria y Comercio para prestar
sus servicios en el país.
¿Que es un Certificado
Digital ?

Chip Mifare:
 Acceso a edificios.
 Autentificación en entornos
de seguridad menor,…
Chip Smartcard:
• Me permite firmar digitalmente
documentos
• Cifrar información
• Autentificarme en mi intranet/extranet
• Identificarme en mi laptop,…
Certificados
en software
• Me permiten firmar
digitalmente
documentos
• Autentificarme en
mi intranet/extranet
Certificados en hardware
Clases de Certificados
digitales

Tipos de Certificados
CERTIFICADO DE
FUNCIÓN PUBLICA
CERTIFICADO DE
PERTENENCIA A
EMPRESA
CERTIFICADO
DIGITAL
REPRESENTANTE
LEGAL
CERTIFICADO DE
PERSONA NATURAL
CERTIFICADO
DE
PROFESIONAL
TITULADO
CERTIFICADOS
SSL SERVER
(Secure Sockets Layer)

Encargada de elaborar, generar y
gestionar la política de firma, por el cual
han de regirse los procesos de
generación y validación de firma.
Presta servicios en relación con la
firma digital, como generación de
la firma electrónica, y
verificación de firma.
Es la entidad (persona natural o jurídica) que valida o
verifica una firma según las
condiciones establecidas en la política de la firma.
Puede ser una entidad validadora o una
tercera parte que esté interesada en la validez de una
firma.
Persona que firma, en nombre propio o
representación de una persona física o
jurídica. Debe disponer de un certificado
electrónico reconocido y un dispositivo para
la creación de firma.
Las partes que intervienen

¿Que se puede
Firmar?
Decreto 2609 de 2012 art 2

Metadatos
Firma y/o
Estampado
Datos o
Contenido

Los metadatos son los datos que describen el contexto,
el contenido y la estructura de los documentos del
archivo y su gestión a lo largo del tiempo.
Metadatos del documento electrónico de
archivo
Finalidades y uso de metadatos
Hacer posible la
recuperación de
los objetos de
información
Gestionar
colecciones o
agrupaciones de
objetos de
información
Conservar
recursos de
información a
largo plazo

• Metadatos
descriptivos o
de
recuperación
Contenido
• Metadatos
Administrativos o
de Gestión
Contexto
• Metadatos
Tecnológicos
o de
Preservación
Estructura
Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de
archivo

5. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
La conservación digital es una serie de
actividades reguladas de una manera
sistemática que permite la conservación por
largo tiempo donde el contenido y forma se
codifican, utilizando valores binarios.

Problemas que se presentan en la Preservación
Obsolescencia
tecnológica
Deterioro físico
de los soportes
digitales.
Avance tecnológico
(veloz)versus
adopción y/o
aplicación de las
mismas (lento)

Retos de la Preservación
Aplicar la normativa para prolongar la vida efectiva
de la información y de los medios de acceso (SIC).
Seleccionar el material que se debe preservar.
Control de material y uso de metadatos
estructurados.
Actualización de medios tecnológicos empleados
en los repositorios de la información.

Estrategias para la preservación de los documentos
electrónicos
Conservación
Preservar el contenido
a través de un plan de
preservación de
documentos digitales
(políticas y
procedimientos al
interior de una
institución).
Copias de
seguridad
Se refiere al
proceso de
hacer
duplicados
exactos del
objeto digital.
Actualización
Es la copia de
información
digital de un
soporte de
almacenamiento
a largo plazo a
otro del mismo
tipo, sin ningún
cambio en los
documentos.

electrónicos
Preservación de la
Tecnología
Preservación del entorno
técnico que hace funcionar el
sistema, incluyendo sistemas
operativos, software de
aplicaciones original,
controladores de medios.
Migración
Se usa para copiar o convertir
datos desde una tecnología a
otra. Tanto si se trata de
hardware como de software,
conservando las características
esenciales de los datos.

electrónicos
Utilización de
estándares
Es al software lo que los soportes
perdurables son al hardware. Se trata
de buscar una forma de codificar y
formatear los objetos digitales
adhiriéndose a estándares
reconocidos y favoreciéndolos en
lugar de los más desconocidos y
menos soportados.
Almacenamiento
El almacenamiento es un estado
pasivo en el ciclo de vida.
Los soportes cambian y es
necesario migrar la información
a nuevos sistemas.

CONCLUSIONES
Un documento electrónico es la información generada, enviada, recibida,
almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, se
pueden clasificar de acuerdo a criterios de creación, origen, forma y
formatos, características como, autenticidad, integridad, fiabilidad, y
disponibilidad lo convierten en documento electrónico de archivo y adquiere
el valor de la prueba en la gestión documental.
El documento electrónico presenta una estructura física y lógica dentro de
un conjunto de datos e información, que asocian el contenido la firma, los
metadatos y la autenticación que dan como resultado la firma electrónica, la
firma digital y estampado cronológico.
Es importante conservar la información digital o electrónica, por su valor
administrativo, informativo, legal y cultural; por su facilidad de difusión a
través de las redes de comunicación, para permitir su acceso , uso y
organización con una tecnología adecuada al medio y a las posibilidades y
objetivos de la misma, el documento electrónico llego para innovar,
revolucionar y quedarse como protagonista del desarrollo y modernización
de la sociedad y como garante de la pronta y efectiva respuesta que busca
el hombre moderno.
.

BIBLIOGRAFÍA
Archivo General de la Nación. Guía 3 Cero papel en la Administración Publica
Documentos Electrónicos. Bogotá: AGN. En línea:
http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:-
CMbEnE4yVwJ:programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-
documentos-electronicos-v1.pdf+&cd=2&hl=es&ct=clnk&gl=co
_____ (2014) Compilación Normativa: Compilación nacional e internacional de normas
en materia de documento electrónico y preservación a largo plazo. Bogotá DC: Archivo
General de la Nación.

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