1. 3.2 ASPECTOS GENERALES RETENCION EN LA FUENTE
RETENCION EN LA FUENTE
La retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de recaudo
anticipado de un impuesto.
La retención en la fuente, lo que hace es recaudar un impuesto en el momento
en que ocurre el hecho generador del mismo.
Los impuestos operan por periodos que pueden ser mensuales, bimestral,
anuales, etc., lo que significa que el estado para poder cobrar o recaudar un
impuesto debe esperar a que transcurra el periodo del impuesto.
Mediante la figura de la retención en la fuente, el estado ya no debe esperar
por ejemplo un año para recaudar el impuesto de renta, sino que cada mes lo
cobra, de esta forma asegura un flujo constante de recursos.
La retención en la fuente, es pues una forma de recaudar un impuesto lo más
pronto posible, sin tener que esperar a que transcurra el periodo del impuesto.
Por ejemplo, cuando se hace una venta se obtiene un ingreso, y un ingreso por
venta de productos o servicios es una operación que conduce a que el
contribuyente pueda incrementar su patrimonio, por lo que es un ingreso que
puede estar gravado con el impuesto de renta, razón por la cual, al momento
que el cliente hace el pago, éste debe retener un valor por concepto de
impuesto de renta. Es por eso que si la venta es de $100 el cliente pagará sólo
$96,5 pues los otros $3,5 los retiene como anticipo o pago anticipado del
impuesto de renta, así que al momento de hacer cada venta, el contribuyente
va pagando el impuesto que va generando, de suerte que al finalizar el año,
muy posiblemente ya haya pagado todo el impuesto que le corresponde por
ese año, y quizás hasta le sobre generando un saldo a favor.
CUANDO SE APLICA LA RETENCION EN LA FUENTE
La retención en la fuente se aplica cuando se haga el pago o se cause, sin
importar si la compra ha sido realizada de contado o a crédito.

2. La norma general sobre retención en la fuente, contempla que la retención se
debe practicar en el momento en que se haga el pago o el abono en cuenta, lo
que ocurra primero.
En las empresas, que deben llevar contabilidad por el sistema de causación,
siempre ocurrirá primero la causación o el abono en cuenta y luego el pago, por
tanto, siempre la retención se aplicará en el momento de hacer la causación o
el abono en cuenta. .
En el caso de las personas naturales que sean agentes de retención, teniendo
en cuenta que para que una persona natural sea agente de retención, esta
debe tener la calidad de comerciante [artículo 368-2 del estatuto tributario], por
lo tanto como comerciante debe llevar contabilidad, y esta también debe
llevarse por el sistema de causación, por lo tanto, la retención en la fuente
también deberá practicarse el momento de la causación o el abono en cuenta.
Lo anterior quiere decir que no importa si el bien comprado o el servicio
contratado sujetos a retención, se hicieron a contado o a crédito, la retención
se deberá hacer al momento de la causación o abono en cuenta.
La única excepción prevista por la ley, es la contemplada en la retención en la
fuente por ingresos laborales, en donde la retención se aplica al momento de
pago y no del abono en cuenta.
Hoy en día, con la utilización de software contable, cuando las compras se
hacen de contado, el abono en cuenta o causación y el pago suceden casi
simultáneamente, pero en todo caso, el software debe estar programado para
que cause la retención en el momento de la causación de la compra sin
importar si se ha de pagar o no.
Respecto a las personas naturales agentes de retención, estas por ser
comerciantes están obligadas a llevar contabilidad [Código de comercio,
artículo 19, numeral 3 (y máxime por los niveles de ingresos que deben tener
estas personas)], y quien esté por ley obligado a llevar contabilidad, debe
llevarla por el sistema de causación [Decreto 2649, artículo 48], deberán
siempre practicar la retención en la fuente al momento de la causación o abono
en cuenta.
Las personas naturales que no están obligadas a llevar contabilidad, pueden
llevarla utilizando el sistema de caja, pero estas personas nunca serán agentes
de retención, puesto que el requisito para ser agente de retención es
precisamente tener la calidad de comerciante y como ya vimos, todo
comerciante debe llevar contabilidad.
Las únicas personas que pueden llevar la contabilidad por el sistema de caja, y
que eventualmente deben practicar retención en la fuente, son las personas

3. naturales que no son comerciantes [profesiones liberales, por ejemplo] y que
pertenecen al régimen común en el impuesto a las ventas, caso en el cual
deberán asumir el Iva en operaciones con el régimen simplificado, lo cual se
hace mediante el mecanismo de retención en la fuente, y por llevar contabilidad
de caja o no llevar contabilidad, pueden practicar la retención en el momento
del pago.
DECLARACION DE RETENCION EN LA FUENTE
Presentar la declaración de retención en la fuente es uno de los requisitos
formales que debe cumplir todo agente retenedor.
La declaración de retención en la fuente se debe presentar cada mes y se debe
presentar aun en los casos en que no se haya practicado retenciones en ese
mes, por lo que será necesario presentarlas en ceros de ser el caso. Se
exceptúa de esta obligación las juntas de acción comunal, quienes no están
obligadas a presentar la declaración de retención en la fuente si en el mes a
declarar no practicaron retenciones.
La declaración de retención debe ser presentada por todas las personas
jurídicas, incluidas las personas jurídicas pertenecientes al régimen especial,
puesto que existe la creencia entre algunos contribuyentes de que las
empresas pertenecientes al régimen especial en el impuesto de renta, no están
obligadas a practicar retención, lo cual es equivocado.
Deben presentar la declaración de retención en la fuente las personas
naturales que sean agentes de retención y las que sin serlo, pertenezcan al
régimen común.
En el caso de las personas naturales que pertenecen al régimen común, por
disposición del artículo 437-1 del estatuto tributario, deben asumir el Iva en las
adquisiciones que realice a personas pertenecientes al régimen simplificado,
procedimiento que se debe realizar mediante el mecanismo de retención en la
fuente, de suerte que estas personas se convierten en agentes de retención
por este único concepto y en consecuencia deberán cumplir con todas las
obligaciones formales de un agente de retención.
Uno de los requisitos que debe cumplir la declaración de retención en la fuente
para que se considere válidamente presentada, es pagar las retenciones al

4. momento de la presentación de la declaración, puesto que no hacerlo es una
causal para considerarla como no presentada según el numeral e del artículo
580 del estatuto tributario.
Sin embargo, la administración de impuestos mediante circular 066 del 24 de
julio de 2008, ha considerado que cuando se presenta la declaración de
retención en la fuente sin pago, el agente retenedor tiene la oportunidad de
subsanar el error y realizar el respectivo pago antes de que la administración
de impuestos profiera el auto declarativo que considera la declaración como no
presentada.
Según la circular referida, cuando la administración de impuestos detecte que
el agente de retención ha presentado su declaración sin pago, notificará de
este hecho al agente de retención, y este deberá inmediatamente proceder a
pagar la retención y los intereses correspondientes y acreditar que ha
subsanado su omisión de pagar las retenciones.
Si el agente de retención hace caso omiso a la primera y única notificación de
la administración de impuestos, esta profiere al auto declarativo que considera
la declaración de retención como no presentada, y en consecuencia el agente
de retención tendrá que presentar nuevamente su declaración calculando la
respectiva sanción por extemporaneidad y los intereses correspondientes.
La administración de impuestos tiene dos años contados a partir del
vencimiento para presentar la declaración, o de la fecha de presentación si
esta ha sido extemporánea, para proferir el auto declarativo que la considere
como no presentada la declaración que adolece de alguna causal considerada
en el artículo 580 del estatuto tributario; si no lo hace dentro de ese plazo, la
declaración quedará en firme, aunque naturalmente el contribuyente deberá
pagar las retenciones e intereses del caso pues no hacerlo es considerado un
hecho punible que conlleva una responsabilidad penal.
Es importante recordar que el artículo 580 considera algunas excepciones en
las que no es necesario presentar la declaración de retención en la fuente con
pago:
Parágrafo. No se configurará la causal prevista en el literal e) del presente
artículo, cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago
por parte de un agente retenedor que sea titular de un saldo a favor susceptible
de compensar con el saldo a pagar de la respectiva declaración de retención
en la fuente. Para tal efecto el saldo a favor debe haberse generado antes de la
presentación de la declaración de retención en la fuente, por un valor igual o
superior al saldo a pagar determinado en dicha declaración.

5. El agente retenedor deberá solicitar a la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales la compensación del saldo a favor con el saldo a pagar
determinado en la declaración de retención, dentro de los seis (6) meses
siguientes a la presentación de la respectiva declaración de retención en la
fuente.
Cuando el agente retenedor no solicite la compensación del saldo a favor
oportunamente o cuando la solicitud sea rechazada, la declaración de retención
en la fuente presentada sin pago se tendrá como no presentada.
Para acogerse a estas excepciones es preciso cumplir con la totalidad de los
requisitos contemplados por el parágrafo único del artículo 580 del estatuto
tributario.
2365 Retención en la fuente
Subcuentas:
236505 Salarios y pagos laborales
235610 Dividendos y/o participaciones
236515 Honorarios
236520 Comisiones
236525 Servicios
Descripción:
Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o
sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la
administración de impuestos nacionales, en virtud al carácter de recaudador
que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes económicos,
como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas
actividades y operaciones son objeto de gravamen.

6. Dinámica:
Créditos
1. Por el importe de la retención que debe efectuar el ente económico.
Débitos
1. Por los montos cancelados a la Administración de Impuestos Nacionales
1355. ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O SALDOS A
FAVOR
DESCRIPCIÓN
Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor del
ente económico, por concepto de anticipos de impuestos y los originados
en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas para
ser solicitados en devolución o compensación con liquidaciones futuras.
DINÁMICA
Débitos
a) Por los valores pagados;
b) Por las retenciones en la fuente practicadas al ente económico por los
diferentes conceptos establecidos en la ley;
c) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto a las ventas al
momento de pago o abono en cuenta en la enajenación de bienes corporales,
muebles o servicios gravados;

7. d) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto de industria y
comercio, al momento del pago o abono en cuenta, en la enajenación de
bienes o servicios, y
e) Por el valor del traslado de la cuenta 2408 -impuesto sobre las ventas por
pagar-, en caso de presentarse saldos a favor.
Créditos
a) Por la aplicación del impuesto o contribución del período gravable al cual
corresponda;
b) Por el valor de las sumas obtenidas como devolución, y
c) Por el valor causado por el concepto de retenciones sobre los impuestos a
las ventas y de industria, comercio y avisos, correspondiente a las
devoluciones y/o anulaciones de operaciones a través de las cuales se
enajenaron bienes corporales muebles o se prestaron servicios gravados.
EJEMPLO DE LA CONTABILIZACION DE LA RETEFUENTE
Se pagan honorarios por valor de $1.000.000 al ingeniero de sistemas se le
descuenta retención en la fuente por el 10%
DEBITO CREDITO
511035 GASTOS
ADMINISTRACION/HONORARIOS 1.000.000
236515 RETEFUENTE POR PAGAR
/HONORARIOS 100.000
111005 BANCOS
900.000

8. Se cancelan servicios de vigilancia por valor de $300.000 Se aplica Retefuente
del 2%
DEBITO CREDITO
513505 GASTOS
ADMINISTRACION/SERVICIOS
VIGILANCIA
300.000
236525 RETEFUENTE POR
PAGAR/SERV.VIGILANCIA 6.000
111005 BANCOS
294.000