Diseño y procesamiento de encuestas para la evaluación de actividades, con Microsoft Excel

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Diseño y procesamiento de encuestas para la evaluación de actividades, con Microsoft Excel - 2
Contenido
Contenido..............................................................................2
Uso de fórmulas....................................................................3
Referencias de celdas............................................................6
Funciones en Excel................................................................8
Funciones básicas ...............................................................12

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Uso de fórmulas
Las fórmulas son el corazón y el alma de la hoja de cálculo. Si no las necesitáramos sería lo
mismo que trabajáramos en un procesador de textos. Excel 2013 ofrece un rico entorno con
el cual construirlas.
Operadores Matemáticos
Suma (+)
Resta (-)
Multiplicación (*)
División (/)
Exponencial ()
Toda fórmula comienza con el signo =.
Para separar términos se emplean los criterios como en cualquier fórmula matemática.
Podemos usar Excel como si fuese una calculadora, pero es más productivo realizar estas
fórmulas utilizando las referencias de celdas. Una referencia de celda identifica una celda
(por ejemplo A2) en una fórmula en un libro de trabajo. Cuando creamos una fórmula que
tiene referencia de celda, el valor de la fórmula va a depender entonces de los valores de las
celdas referenciadas, cambiará cuando se modifiquen los valores de estas celdas.
Creación de fórmulas
Veamos un ejemplo
Tenemos la planilla que se muestra a continuación y deseamos realizar una fórmula para la
columna Total, siendo ésta Cantidad * Precio:

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1. Nos posicionamos en la celda en la cual debe aparecer el resultado (D2).
2. Ingresamos el signo de =.
3. Con el mouse hacemos clic en la primera referencia de celda (B2).
4. Introducimos el operador desde el teclado (*).
5. Hacemos clic en la segunda referencia de celda (C2).
6. Oprimimos el ícono Introducir de la Barra de fórmulas o presionamos la tecla
Intro.
En la celda resultado se muestra el número resultado y en la Barra de fórmulas, la fórmula
dada por sus referencias de celdas (B2*C2).
Para realizar la comprobación de cómo funciona la fórmula pruebe a cambiar un dato de las celdas de las
cuales depende. Por ejemplo cambie la Cantidad 5 por 8 y verá que automáticamente cambia el resultado. Si
cuando realizó la fórmula hubiese escrito los números (=5*$11) el resultado hubiera sido el mismo pero este
no se actualiza si modifica uno de los datos.

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Para cancelar la realización de una fórmula podemos:
 Oprimir la tecla Esc.
 Seleccionar el ícono Cancelar de la Barra de fórmulas (con el mouse).
Edición de Fórmulas
Las fórmulas se editan de la misma manera que se edita un texto. Eliminamos o agregamos
referencias y operadores desde la Barra de Fórmulas.
Copiar la fórmula
Una vez que realizamos la fórmula en la primera celda de la columna resultado será muy
sencillo copiarla a las demás celdas de la misma. Para esto seleccionamos la celda que
contiene la fórmula y arrastramos desde el cuadro de relleno.

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Referencias de celdas
Existen distintos tipos de referencias de celdas:
Relativas
Una referencia relativa es una referencia de celda que el programa interpreta como la
posición de la celda referenciada en relación con la posición de la celda que contiene la
referencia.
Ejemplo:
Si en la celda A3 (activa) introducimos la fórmula =A1*2, Excel la interpretará como
“multiplicar el contenido de la celda que está dos celdas más arriba por 2”.
Por lo tanto si el contenido se copia a la celda A4 la fórmula resultante es =A2*2.
Absolutas
En algunos casos, cuando copiamos una fórmula es necesario mantener algunas referencias
de celdas invariables. Para ello es necesario crear una referencia Absoluta. Realizaremos
este procedimiento colocando un signo de $ antes de cada uno de los elementos que
componen el nombre de la celda (Ej: $A$1).
Ejemplo:

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El impuesto es el mismo para todos los productos, lo que varía es el precio de cada
producto, así que en el ejemplo se ingresó la fórmula con la referencia absoluta a la celda de
porcentaje de aumento (30%) . Como se muestra a continuación se copió hacia abajo,
desde la celda C4.
Para modificar rápidamente los tipos de referencia presione la tecla F4 sobre la referencia de una celda.
Esta acción pasará de relativa a absoluta, o de absoluta a relativa.

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Funciones en Excel
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis.
Sintaxis de una función
La estructura de una función comienza por el nombre de la misma, seguido de un paréntesis
de apertura, los argumentos de la función separados por comas o punto y coma
(dependiendo de la configuración de Windows en su equipo) y un paréntesis de cierre. Para
iniciarla se escribe un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree
una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.
Para poder acceder a una función:
Nos posicionamos en la celda en que debe aparecer el resultado.
Realizamos uno de los siguientes procedimientos:
 Seleccionamos la ficha FÓRMULAS y en el grupo Biblioteca de funciones hacemos clic
en la opción .
 Presionamos el ícono Insertar función de la Barra de fórmulas.

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Cualquiera sea el procedimiento seguido en el paso 2 se mostrará el siguiente cuadro de
diálogo:
En el cuadro de diálogo Insertar función podemos:
Utilizar el campo Buscar una función para ingresar una breve descripción de lo que
deseamos hacer y presionar el botón Ir para que Excel nos sugiera la función a usar.
En el cuadro de lista Seleccionar una categoría podemos elegir una categoría de la lista en
las que ha organizado Excel sus funciones. Por omisión muestra la lista de las 10 funciones
utilizadas más recientemente.
En la lista Seleccionar una función elegimos la función requerida.
Otra forma de acceder a una función es:
1. Nos posicionamos en la celda en que debe aparecer el resultado.
2. Presionamos el signo = del teclado.
3. En el cuadro de nombre aparecerá la lista de las últimas 10 funciones utilizadas.
4. Seleccionamos de éstas, la función requerida o la opción Más funciones, la cual
mostrará el cuadro de diálogo visto anteriormente.

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También podrá acceder a las últimas funciones utilizadas o al cuadro de diálogo mostrado anteriormente
utilizando el menú del ícono de la ficha INCIO del grupo Modificar.
Al solicitar la función aparecerá la Paleta de Fórmulas:
Es una herramienta útil para crear o modificar una fórmula y proporciona información
acerca de las funciones y sus argumentos.
Cuando creamos una fórmula que contiene una función, la Paleta de fórmulas nos ayudará a
introducir las funciones de la hoja de cálculo. Esta irá mostrando el nombre de la función,
cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento así como el
resultado actual de la función.

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En esta paleta:
Podemos escribir las coordenadas de los rangos para cada argumento o seleccionarlos con
el mouse. Para visualizar la hoja de datos desplazamos la paleta a otra ubicación.
Si aún no se puede acceder a los datos porque ésta obstaculiza la visión realizamos lo
siguiente:
Minimizamos la paleta presionando el botón del argumento correspondiente.
Seleccionamos los datos.
Hacemos clic en el botón . Estaremos nuevamente en la paleta.
Repetimos la operación con lo demás argumentos en caso de ser necesario.

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Funciones básicas
Función SUMA
Suma el contenido del rango o rangos especificados.
=SUMA(número1;número2;....)
Ejemplo:
=SUMA(A1:A4; C1:C4)
Para realizar una suma rápidamente puede utilizar la opción Autosuma de la ficha INICIO del
grupo Modificar. Simplemente seleccione la celda donde irá el resultado y presione el botón. Aparecerá un
rango de suma tentativo rodeado de una línea punteada. Si no es el que desea sumar seleccione otro y
presione Intro
Función ABS
Devuelve el valor absoluto de la celda especificada.
=ABS(número)
Ejemplo:
=ABS(A1)
Función PI
Devuelve el valor de la constante , con precisión de 15 dígitos.
=PI()

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Función HOY
Inserta la fecha actual del sistema. La fecha se actualiza cada vez que abrimos el libro.
=HOY()
Función PROMEDIO
Devuelve el promedio del rango o rangos especificados en los argumentos.
=PROMEDIO(número1;número2;.....)
Función MAX
Devuelve el valor máximo del rango o rangos especificados en los argumentos. Omite los
valores de texto.
=MAX(número1;número2;.....)
Función MIN
Devuelve el valor mínimo del rango o rangos especificados en los argumentos. Omite los
valores de texto.
=MIN(número1;número2;.....)