Este documento proporciona instrucciones para usar un sistema de facturación en Excel. Explica cómo crear clientes, proveedores y productos en la base de datos, y cómo generar facturas de venta utilizando plantillas de Excel. También describe otras plantillas como compras, informes y estadísticas. El sistema permite facturar de forma automatizada y organizar la información comercial.

1. Introducción
Este sistema factura Excel requiere Excel 2007 en adelante para un menor funcionamiento si desea usar versiones
anteriores puede hacerlo usando Excel 2007 y luego debe escoger guardar como 2003-97.
Nosotros recomendamos la versión 2007 por su potencia tenga en cuenta que si desea modificar alguna plantilla por
ejemplo cambiar un logo o insertar alguna imagen debe hacerlo así:
Ingrese a la carpeta facturaexcel y haga clic con el botón alterno del mouse y clic en abrir haga los cambios y guarde
normalmente con el botón guardar.
Este sistema también usa una base de datos, que por razones de prevención esta protegida con una contraseña que no es
suministrada para evitar cambios en la estructura lo cual hará que el sistema de factura Excel deje de funcionar.
Este sistema esta dirigido a las personas que tengan un conocimiento mínimo de Excel pues eso hace muy fácil su
implementación. Si tiene conocimientos básicos en pocas horas tendrá su propio sistema de facturas totalmente
automatizado.
Factura Excel Pro 2011

2. Desde aquí, se abren todas las plantillas que tienen que ver con factura Excel. Es una forma de tener todo en uno y facilita
acceder al sistema Factura Excel puede hacer su propia interfaz y colocar los datos de la empresa logos e información que
desee. Puede hacer clic en la opción y enseguida abrirá la plantilla requerida. Para modificar esta plantilla haga clic en
Revisar del menú de Excel y clic en desproteger hoja la contraseña es 123456
Plantillas Finalidad
Crear Clientes (Uno a uno) Permite crear toda la información de los clientes ingresando uno
a uno los datos. Muy útil cuando se requiere crear nuevos
clientes.
Crear Clientes en Listado Esta diseñado para ingresar los datos todos al tiempo es útil
cuando ya tenemos un listado ya creado, usando copiar y pegar
se hace muy fácil construir nuestra base de datos de clientes.
Como sugerencia use esta alternativa la primera vez y
posteriormente uso la de uno a uno.
Crear Proveedores Se ingresa uno a uno y funciona igual que en clientes
Crear Proveedores en Igual que clientes, use para cuando tenga una lista de
Listado proveedores. Funciona igual que en clientes.
Crear Compras Con una interfaz muy sencilla permite hacer las entradas al
inventario. Todo esta sistematizado los proveedores se buscan
muy fácil usando una búsqueda rápida por cualquier dato, igual
se hace con los productos. Se ingresa el número de
comprobante y clic en guardar. Así se hacen las entradas al
inventario.
Crear Facturas Es el motor de factura Excel con una interfaz sencilla y
personalizable permite hacer las ventas, igual que en compras
se busca los ítems y los clientes y se factura fácilmente.
Anular Factura Venta Permite reversar una venta
Anular Factura Compra Permite reversar una compra
Visor de datos Muestra todos los informes inventarios kárdex ventas etc.
Paso a Paso:
Para que la plantilla funcione en ventas se requiere crear los productos y los clientes para ello existen dos formas de
ingresar datos.
1. Ingresar Clientes uno a uno
2. Ingresar clientes en forma de listado

3. Crear uno por uno por uno: crearclientes.xltm
Desde aquí, se ingresan los datos, se debe tener una referencia
única para cada dato, que por lo general es en nit o cedula.
Funciona así:
en la celda amarilla ingrese nit o cc si ya esta grabado aparecen los
datos, si no ingrese la información en cada celda respectiva.
Para guardar clic en guardar registro. También puede borrar un
cliente haciendo clic en borrar. Ver registros muestra todos los
clientes de la base de datos. Abrir la base de datos es útil por si
se requiere abrir desde otra ubicación la base de datos. En esta
plantilla se puede trabajar en red. Por ejemplo desde otro
computador en red se puede acceder. Digamos por ejemplo que
tengo un computador exclusivo para grabar y modificar nuevos
clientes. Puede cambiar en la hoja ruta y luego abrir la base de
datos. Ejemplo servidor si esta en red.
Otra forma es ingresar como listado plantilla: ingresalistadoporcliente.xltm
Solo requiere que se ingrese la información desde esta pantalla en forma de lista con los datos completos para guardar solo
haga clic en guardar todos los registros. No olvide completar toda la información. Si por algún caso no tiene datos incluya
cero para datos numéricos y x para datos de tipo texto.

4. **Para proveedores funciona igual , así que siga las mismas instrucciones **d**
MANEJO DE PRODUCTOS
Esta información es muy importante para el manejo de inventarios, y para procesar ventas y compras es por esto se debe
seguir un paso a paso.
1. Crear Categorías 2.Crear productos desde un listado 3. Crear uno a uno
Para crear un listado de categorías use: listadocategorias.xltm
Desde esta plantilla se crean las diferentes categorías de productos tal como aparece en el grafico de muestra. Su
funcionamiento es muy sencillo escriba los nombres de las categorías y al finalizar abra la base de datos y luego clic en
agregar todos los datos. Las categorías ya guardadas serán omitidas. Es muy importante una buena categorización para

5. optimizar búsquedas y extracción de datos. Por ejemplo si usted tiene un almacén de ropas sus categorías pueden ser
Vestidos, Blusas, Buzos. Chaquetas etc.
PLANTILLAS PARA INGRESAR PRODUCTOS A LA BASE DE DATOS FACTURA EXCEL
Crearproductos.xltm
Ingreso de Producto:
Desde esta pantalla se ingresan todos los productos uno a uno, se recomienda para cuando comienzan a llegar nuevos
productos. También para modificar o borrar algún producto que tengamos guardado en nuestra base de datos.
Su funcionamiento es muy simple en la celda color ladrillo “B2”, se ingresa el código o referencia y se presiona enter, si no
aparece entonces debe llenar todos los campos presionando enter cada vez para saltar al campo siguiente. Para guardar
haga clic en guardar registro. Para borrar un registro escriba el código o referencia y presione enter si aparece en pantalla

6. haga clic en borrar y confirme este procedimiento. También puede ver todos los registros de productos creados usando el
botón ver registros. La base de datos solo se abre una vez pero si sale algún mensaje de error solo debe hacer clic en el
icono de abrir base de datos y vuelva a intentar el proceso.
Desde la siguiente plantilla se debe comenzar a gestionar los productos tiene la ventaja de poder crear el listado por varios
personas y luego se pega aquí toda la información de los productos es útil también porque puede subirse de una vez el
inventario inicial. Su funcionamiento es muy sencillo coloque toda la información en cada campo y luego abra la base de
datos y clic en agregar en todos los registros,

7. LA PLANTILLA CENTRAL DONDE SE FACTURA
Existen dos versiones de las plantillas de facturación una es media carta y carta cuyas plantillas son:
mediacarta2.xltm y carta2,xltm su funcionamiento es igual así que explicaremos una sola en este caso es necesario hacerle
unos cambios, que se requieren para trabajar debe colocar su propio logo y los datos de su empresa.
FUNCIONAMIENTO:
Esta plantilla es la parte central de factura Excel, desde aquí se factura muy rápidamente una vez se tenga la
implementación lista. Tiene unos botones insertados que permiten hacer una tarea a la vez. La interfaz tiene el diseño de
una factura legal, una vez colocado el logo y demás información como se explico anteriormente para su diligenciamiento
abra desde el menú principal de factura Excel el formato de carta o media carta su funcionamiento es igual en cualquiera de
los casos.

8. Al entrar a la plantilla ya para comenzar a diligenciar, supongamos que ya tenemos la base de datos de clientes y productos
y que además sabemos el NIT del cliente y además sabemos el código de los productos entonces podemos proceder así:
en la celda “C7” que es donde se escribe la identificación al terminar de escribir presiona Enter, enseguida aparecen los
datos completos del cliente sin usar ninguna formula especial, el sistema va a la base de datos y extrae la información
guardada, igual con los productos, ubica el cursor del código de producto y escribe y presiona Enter, enseguida aparecen
los datos del producto nombre, precio etc.
Pero no siempre tenemos los datos a la mano de identificación, para lo cual se ofrece una posibilidad de búsqueda rápida
para ello haga clic en icono de interrogación al lado del cliente y haga una búsqueda ya sea con los primeros caracteres de
identificación, por nombre, por dirección, tels etc. Cualquier dato se puede usar desde esta búsqueda y rápidamente los
datos se muestran en una cuadricula. Escoja y los datos son enviados a Excel. Lo mismo se puede hacer con los
productos haciendo clic en icono de interrogación cercano a productos y escribiendo luego los primeros caracteres del
nombre del producto los cuales son filtrados y mostrados en una cuadricula desde donde puede ser escogido con un clic.
Dentro del formato se encuentran unos botones que facilitan ciertos procedimientos que son esenciales para Factura Excel a
continuación describimos su utilización.
Este es el primer botón que se usa una vez tengamos llena la factura con información del cliente y los productos al hacer clic
se genera un consecutivo y además se graba el archivo de Excel con el numero generado de la factura consecutiva esta es
grabada en la carpeta factura que esta dentro de la carpeta facturaexcel. Así van quedando todos los archivos guardados
con un numero y facilita después una búsqueda rápida y completa de una factura generada. La factura además tiene ya
formulas creadas que suman y hacen los cálculos necesarios e inclusive convierte números a letras que es un requisito en
una factura.
El botón imprimir lo que hace es enviar a la impresora una copia de la factura gestionada, debe ser guardada antes de
imprimir.
El botón crear pdf lo que hace es generar con un clic una archivo pdf con el numero de la factura y lo guarda en la carpeta
pdf. Allí van quedando todos las facturas gestionadas en pdf. Se usa para que después podamos imprimir una copia o
enviar como archivo adjunto a nuestro cliente o persona interesada.
Esta es una opción muy útil y es totalmente configurable, lo que permite hacer es enviar la factura como correo adjunto en
formato pdf ya sea al cliente, contador u otra persona, usando esta utilidad ahorrara gran cantidad de dinero pues evita
gastar papel e insumos. La factura llega a los destinatarios usando Outlook que siempre esta presente en paquete de office.

9. La configuración se hace en hoja email de esta misma plantilla, se debe configurar tanto en carta como media carta. Pues
son plantillas independientes esto con el fin de evitar usar libros vinculados que hacen lento cualquier procedimiento en
Excel,
OTRAS HOJAS EN LA PLANTILLA DE VENTA DE FACTURA EXCEL QUE SON MUY UTILES
Generalmente solo se hace una vez, y después se usa solo la hoja formato.
<Formato> Esta hoja es la principal y es la que explicamos anteriormente
<Ubicación> desde esta hoja se construye la base de datos para una factura típica no se requiere cambiar, pero si es
necesario se puede hacer. Debe tener conocimientos mínimos de base de datos.
<datosproductos> Aquí están todos los campos de la base de productos, solo escriba la celda donde debe aparecer datos
en la hoja formato
<datoscliente> aquí aparecen todos los datos de clientes almacenados en la base de datos solo escriba donde desea que
aparezcan los datos en la hoja formato.
<ruta> esta hoja ruta permite especificar donde esta la base de datos y es allí donde posibilita trabajar en red o que se
puedan abrir múltiples formatos y estar diligenciando al mismo tiempo. Pues todo va a la base de datos.
<consecutivo> Se hace una vez y permite generar el consecutivo de las facturas, cada vez que se graba una se incrementa.
<consultas> Muestras las ventas en un periodo dado
<arqueo> Muestra ventas del día, en forma monetaria total facturas de venta
<cierre> se hace cierre del día, una vez hecho ya no permite facturar con esa misma fecha
<pagos> permite calcular partiendo del numero de días la fecha de vencimiento debe indicar en que celdas queda dicha
información.
<email> permite configurar datos de destino de su correo enviado a través del botón enviar correo de la hoja formato hay
muchas posibilidades, solo requiere configurar una vez tanto en la plantilla carta como media carta.
OTRAS PLANTILLAS INCLUIDAS EN FACTURA EXCEL
Para hacer entradas por compras a la base de datos compras.xltm

10. VISOR DE DATOS – Muestras algunas estadísticas de ventas, por ejemplo ventas en un periodo ventas por producto ventas
por facturas, kardex de un producto inventario. Etc. Plantilla visorfactura.xltm

13. Guión creado por:
Equipo Soporte JFKSOFT GROUP
By Alfonso Aguilar R.