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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
ISABELA TORRES VELASCO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA-CURSO VIRTUAL
ENSAYO
ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SANTIAGO DE CALI
2022

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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
ISABELA TORRES VELASCO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA-CURSO VIRTUAL
DANIEL ORLANDO NIÑO CAMARGO
Tutor Virtual
ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LBORAL
SANTIAGO DE CALI
2022

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INTRODUCCIÒN
Desde que la civilización tiene memoria, ha tenido la necesidad de llevar un registro histórico
con el fin de documentar los acontecimientos que iban transcurriendo a lo largo del tiempo, ya que
era demasiada información que se logró recolectar con nuevos descubrimientos y estudios que dio
el nacimiento a la primera documentación organizada, por lo tanto, fue de gran ayuda a las grandes
civilizaciones.
En aquellos tiempos el fondo documental se escribía en papiros y pergaminos, los papiros se
formaban en rollos, luego se cortaba en hojas para escribir documentos y cartas, los pergaminos se
utilizaban cuando la correspondencia era definitiva; en la actualidad se logró recoger aquellos
documentos que cuando concluye su estudio pasan a ser transferencia secundaria como Archivo
Histórico, que en algunas ocasiones se exponen en museos para el acceso al público.
En el presente ensayo vamos hablar sobre la importancia que tienen los archivos, como también
a las personas que están encargadas de protegerlos que en este caso son los llamados Archivistas,
son aquellos que hacen parte de una empresa u organización que se encarga de llevar el orden
natural de los documentos, por lo tanto, son fundamentales a la hora del registro.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Los archivos son fundamentales para una compañía y/o organización porque son la base a la
hora de tomar decisiones que puede afectar notablemente la empresa; estos documentos contienen
la memoria de la compañía con lo cual toda actividad o movimiento administrativo queda
registrado en documentos, que luego son archivados por las personas encargadas de la
documentación, para su archivo según su uso se clasifica en 3 partes:

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En primer lugar, Archivo activo, este tipo de archivo se compone de documentos del año actual
o años anteriores que aun se encuentran en proceso de trámite, por ejemplo, historias laborales,
resoluciones, contratos etc.
En segundo lugar, Archivo semiactivo, son los archivos que tiene menor consulta documental
que varia en su periodo de conservación, su función es demostrar información para comprobar
operaciones realizadas.
En tercer lugar, Archivo inactivo, son aquellos documentos pasaron de ser documentos vitales
para la compañía, por lo tanto, la Ley General de Archivos exige la conservación, ya que contienen
valor político, documental e histórico.
El archivólogo o archivista es el encargado de archivar los documentos según su clasificación,
pueden ser públicos, privados y privados al público, en estos casos juega un papel importante los
valores principales del archivista, ya que la revelación de estos trae problemas jurídicos según el
código penal correspondiente.
Como ya dicho antes, los documentos tienen valor según su clasificación, esto nos lleva a
Documentos vitales, este tipo de archivos son vitales para la compañía, su valor es crítico e
irremplazable por lo tanto exigen un cuidado especial a la hora de preservarlos.
Cuando llega la hora de almacenaje, existen diversos medios como lo son lo Recursos de
archivos, hay desde folderamas, archivadores electrónicos, archivadores mecánicos y más, como
hay diversos documentos según su tamaño requieren la necesidad de un almacenaje especial como
son los planos, la medida promedio de estos son 59x84 cm por lo tanto se guardan
La importancia de los archivos ha evolucionado en sentido de almacenaje y chequeo, ya que su
valor no ha variado, han surgido tantos conceptos hoy en día que todo esta finamente estructurado
en un amplio marco conceptual en el desarrollo archivístico.