Caso de estudio Video tienda Nueva Generación

1. Caso de Estudio
La compañía “Tienda de Videos”, situada en la ciudad de
Medellín me ha contratado para que le realice el estudio de
procesos y procedimientos de la compañía. Para tal objetivo la
compañía me pasa la siguiente información en forma de
relatoría, para que yo tome la mismay haga el análisis respectivo.
La compañía “Tienda de Videos”, posee un departamento
llamado Alquiler, el cual se encarga de exhibir las películas
organizadas por género y luego por antigüedad y estrenos. Este
departamento se encarga de realizar el registro de los clientes
nuevos para poseer una caracterización de los mismo como lo
son:Nombre, Tarjeta de identidad o cedula,debe tenerunaclave,
también debe tener un nombre de usuario que se pueda agregar
para poder completar la información y así poder entrar al sitio
deseado .los clientes registrados pueden realizar alquiler o
comprar de películas. Este Dpto. se encarga de registrar los
préstamos y establecer multas, ya que si lleva una película la
regresa al día siguiente, si lleva entre dos y tres a los dos días
siguientes y si lleva mas de tres a los cinco días siguientes; por
cada día de atraso se le cobran $1000 pesos al cliente por cada
película, este no podrá alquilar más películas hasta tanto no
pague la multa o la película que extravié. Si un cliente desea
comprar una película este Dpto. le gestionará la factura de
compra pertinente. El cliente puede comprar a crédito o de
contado, sí compra a crédito no se le realizará la factura ni se
efectuarala venta hasta tanto el Dpto. de Cartera verifique que el
cliente no se encuentra en mora o que su compra no excede el
cupo que este tiene disponible. El Dpto. de Alquiler,
periódicamente envíaal Dpto. de Compras listado de las películas
que deben comprarse con sus cantidades, para estar al día con
todos los estrenos.El Dpto. de Alquiler, envía quincenalmente al
Dpto. de Nomina listado de las novedades de sus empleados,
para efectos de pago de la misma.Este Dpto. envía informe diario
de Ventas y Alquiler de películas al Dpto. Directivo, he informe
mensual al mismo Dpto. con el consolidado de las Ventas y
Alquiler de Películas. El Dpto. de Compras recibe el informe
mencionado anteriormente y procede a realizar cotizaciones con

2. los proveedores, una vez elegido el proveedor realizar la compra;
cuando la compre llega al Dpto. de Compras de la Compañía
“Tienda de Videos”, la persona encargada de este Dpto. revisa
la(s) factura(s) de compra vs el listado proporcionado por el
Dpto. de Alquiler para cotejar si el pedido esta completo o no, sí
no lo está vuelve a cotizar con otros proveedores y el proceso se
inicia nuevamente, hasta conseguir la totalidad de las películas
requeridas. El Dpto. de Compras envía las facturas al Dpto. de
Contabilidad para su registro contable e inventario, y envía las
películas al Dpto. de Alquiler para su respectiva exhibición,
alquiler o venta. El Dpto. de Compras, envía quincenalmente al
Dpto. de Nomina listado de las novedades de sus empleados,
para efectos de pago de la misma.Este Dpto. envía informe diario
de las Compras de películas al Dpto. Directivo, he informe
mensual al mismo Dpto. con el consolidado de las Compras de
Películas. El Dpto. de Cartera se encarga de realizar acuerdos de
pagos con aquellos clientes que se encuentran en mora y una vez
estos se pongan al día con sus obligaciones,este Dpto. les cambia
su estado a “Activado”, para que puedan alquilar o vender
películas. Este Dpto. envía informe diario del estado de Cartera y
Recaudo al Dpto. Directivo, he informe mensual al mismo Dpto.
con el consolidado del esta de Cartera y Recaudo. El Dpto. de
Cartera, envía quincenalmente al Dpto. de Nomina listado de las
novedades de sus empleados, para efectos de pago de la misma.
El Dpto. de Nomina se encarga de recibir las novedades que
reportan todos los departamentos y cada quincena entrega
informe discriminado de empleados por Dpto. con sus
respectivos totales, al Dpto. de Contabilidad, quien revisa la
nomina, la aprueba y realiza el pago electrónico. Sí el Dpto. de
Contabilidad No aprueba la nomina esta es enviada nuevamente
al Dpto. Nomina para su verificación, esto se repite hasta que
Contabilidad la apruebe. Este Dpto. Contabilidad envía informe
diario del estado perdidas y ganancias y otros estados financieros
al Dpto. Directivo, he informe mensual al mismo Dpto. con el
consolidado financiero. El Dpto. Directivo toma las decisiones
gracias a los informes que le envían todos los Dptos. Gracias a la
gestión de sus empleados. El Dpto. de Sistemas se encarga de la
administración de la Red, del Mantenimiento de los Equipos de
Cómputo, del Soporte a todas las Aplicaciones de la empresa, a
demás de ofrecercapacitaciones en el software existente o nuevo.
Este Dpto. envía informe diario casos de soporte resueltos o

3. pendientes al Dpto. Directivo, he informe mensual al mismo
Dpto. con el consolidado de casos de soporte resueltos o
pendientes. El Dpto. de Sistemas,envía quincenalmente al Dpto.
de Nomina listado de las novedades de sus empleados, para
efectos de pago de la misma. Este Dpto. debe informar al Dpto.
Directivo a cerca del software obsoleto o viejo, que debe ser
remplazado por otro que cumpla con las expectativas,
necesidades y dinamismo de la empresa; a demás de lo anterior
debe pedir cotización del software que necesita la compañía y de
ser posible solicitar al proveedor periodos de prueba. Una vez
realizadas las mediciones de dicho software y teniendo en cuenta
la opinión de los usuarios,este Dpto. envíalos resultados el Dpto.
Directivo, quienes en reunión con Compras, Contabilidad,
Usuarios Involucrados y Sistema, aprobaran o denegaran la
adquisición del software en estudio. Sí el software el adquirido el
Dpto. Directivo dará la orden al Dpto. de Compras para su
adquisición, recuerde que la factura es enviada al Dpto. de
Contabilidad para su registro. El Dpto. de Sistemas se encargará
de velar por que los acuerdos de capacitación, soporte y solución
de problemas sean atendidos puntualmente por el proveedor del
software, según los lineamientos del contrato. Misión de la
Compañía ““Tienda de Videos””: Tienda de Videos será la marca
más recordada del mercado de películas en el país y la segunda
palabra más reconocida después de Coca Cola y ¡Hola! Esta meta
será lograda gracias a nuestro excelente personal, a su
disponibilidad de servicio y su alto sentido de pertenencia.
Contamos con aplicaciones de última generación que nos
permiten dar respuesta a nuestros clientes y proveedores a la
mayor brevedad, con eficiencia y seguridad. Todo lo anterior
sumado a nuestro espíritu abierto y progresivo hará de esta
compañía la mejor en su sector.