La gestión documental es un conjunto de normas técnicas y prácticas, las cuales nos permiten hacer una cadena de proceso adecuada con cada documento, comenzando por la recepción, luego la preparación y posteriormente la digitalización.

1. Presentado Por:
Yudy Michelle Espinosa Fonseca
Katty Alejandra Carvajal Corrales
GESTIÓN
DOCUMENTAL

2. La gestión documental es un conjunto de normas técnicas y prácticas, las cuales
nos permiten hacer una cadena de proceso adecuada con cada documento,
comenzando por la recepción, luego la preparación y posteriormente la
digitalización.
Esto permite la facilitación de manejo de los documentos y sin poner en riesgo a
este mismo, teniendo un buen manejo de información y permitiendo al final que los
usuarios tengan acceso a dicha información hasta que se haga su tratamiento de
conservación, termine su ciclo vital o uso.
Gestión
Documental

3. En la segunda guerra Mundial, el mundo comienza a
plantear problemas se produjo la explosión de información y
por tanto los estados unidos y la extinta región soviética
querían la superioridad tecnológica entonces fue por este
motivo que la gestión documental se posicionó de una
forma más rápida.

4. En los años 50 Estados Unidos desarrolla la “gestión de documentos”, fue
concebida en estados unidos. Es hay cuando Europa y el resto del mundo
comienzan a adaptarla a sus administraciones, Haciendo un promedio fue
entre los años 1900 y 2000.
Luego de este suceso en Colombia se contempla por primera vez el término
en el Reglamento General de Archivos - RGA con el Acuerdo 07 de 1994 del
Archivo General de la Nación - AGN. Y la LEY 594 DE 2000 (Julio 14).
Origen De La Gestión Documental

6. EL CODIGO DE ETICA
Principalmente nosotros los archivistas debemos tener una ética
profesional muy marcada por la transparencia y la honestidad, puesto que
tenemos una responsabilidad muy grande frente a la privacidad de la
información a nuestro cargo. Por otra parte, es importante tener en cuenta
todos los procesos que comprende nuestra perfil profesional,
prácticamente tratamos los documentos desde su creación hasta su
disposición final, pasando por la conservación, preservación, y
salvaguarda.
Según el diagrama realizado, consideramos importantes estos conceptos
puesto que encierran muchos parámetros y lineamientos que nos permite
tener claras nuestras funciones como archivísticas, como también nuestro
código de ética profesional. Debemos entender la ética profesional del
archivística como nuestra imagen y forma de desarrollar nuestras
funciones.

7. NORMA DESCRIPCION DE LA NORMA COMENTARIO
Acuerdo 04 de 2013
“Por el cual se reglamentan parcialmente los
Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental”
Este acuerdo es importante por que se
brindan los criterios y lineamientos para
realizar de forma adecuada el proceso de
creación de las TRD. Por su parte la
importancia radica principalmente en que se
han superado muchas dudas que existían
respecto a este proceso.
ACUERDO No. 049
(5 de mayo de 2000)
"Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo
7 “Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a
archivos”.
En nuestro país ha existido cierta ignorancia en
cuanto a la conservación preventiva de los
archivos, visto como algo sin valor y sin
importancia. Este acuerdo es muy completo
por que contiene cuales son las condiciones
correctas de almacenamiento y conservación,
entregando lineamientos relacionados con la
estructura física y ambiental de las bodegas de
archivo.
DECRETO NÚMERO, 26 09
DE 2012
'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59
de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del
Estado"
La gestión documental debe ser considera y
entendida como un conjunto de disposiciones
que deben estar orientadas hacia la correcta
organización de los archivos. Este acuerdo es
importante por que entrega a la gestión
documental la validez que merece.

8. NORMA DESCRIPCION DE LA
NORMA
COMENTARIO
LEY 527 DE 1999
"Por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las
entidades de certificación y se dictan
otras disposiciones".
Las nuevas tecnologías y las tic, en los
últimos años ha incursionado en la
sociedad mundial creando una
sociedad de la información, donde
todas las personas están comunicadas
en tiempo real. El archivo no ha sido
ajeno a este nuevo fenómeno, y
debemos aprender a dar tratamiento a
los documentos electrónicos y los
mensajes de datos.
DECRETO 2527 DE 1950
Por el cual se autoriza el procedimiento
de microfilm en los archivos y se conduce
valor probatorio a las copias fotostáticas
de los documentos microfilmados.
El microfilm ha sido un medio de
reproducción muy usado y popular,
debido al valor probatorio que posee.
Es importante este decreto porque nos
indica como realizar el proceso como
también su forma de conservación y
demás aspectos importantes para su
uso.

9. NORMA DESCRIPCION DE LA
NORMA
COMENTARIO
Ley 594 de 2000
"La presente ley tiene como objeto
establecer las reglas y principios
generales que regulan la función
archivística del estado"
En Colombia existen leyes o normas
estipuladas pero lastimosamente no se
ponen en práctica por eso a diario se ven
desfalcos, estafas, y distorsión de
información o más específicamente de
documentos y falsificación del mismo.
Acuerdo 7 de junio de
1994
Este Reglamento establece lineamientos
que permiten el buen manejo de los
documentos y a su vez criterios para la
toma de decisiones de las entidades
publicas y privadas.
Si se tiene un manejo adecuado de
cualquier tipo de documento la entidad
o empresa estaría lejos de llegar a ser
blanco de cualquier tipo de problema
legal, ya que tendrían en su poder la
documentación necesaria.
Ley 43 de 1913
Provee a la conservación de ciertos
documentos oficiales.
Todo documento oficial destinado a
reposar en los archivos públicos debe ser
altamente tratado, extendiéndose
escrito a mano y con tinta que dure por
el tiempo que sea necesario y no
permita que tenga algún problema
respecto a la calidad del mismo.

10. NORMA
DESCRIPCION DE LA
NORMA
COMENTARIO
LEY 163 DE 1959
(30 de diciembre)
Por la cual se dictan medidas sobre
defensa y conservación del
patrimonio histórico, artístico y
monumentos públicos de la Nación.
se consideran como monumentos
inmuebles, además de los de origen colonial
y prehistórico, los siguientes: a) Los que
estén íntimamente vinculados con la lucha
por la independencia y con el período inicial
de la organización de la República, b) Las
obras de la naturaleza de gran interés
científico indispensables para el estudio de la
flora y la geología.
Básicamente todo esto pertenece al estado y
no tiene un dueño original por que ya hace
parte de la pre e historia.
Ley 1712 de 2014
El objeto de la presente ley es regular
el derecho de acceso a la información
pública, los procedimientos para el
ejercicio y garantía del derecho y las
excepciones a la publicidad de
información.
Todos los ciudadanos tenemos derecho a
adquirir información de dichos lugares y es
por esto que está esta ley ya que es la
encargada de que se cumpla dicho
procedimiento.