1. GESTION DOCUMENTAL
Se podría resumir el concepto de gestión documental como la Generación y administración de todos los documentos en todos los
formatos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en
una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
DOCUMENTO
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones
o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte
(papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad
humana fijada en un soporte
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Documento de Archivo: Es el registro de información recibida o producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal,
económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.” Documento
de Archivo Son parte de los procesos y reflejos de las funciones y actividades del hombre y
como testimonio de una gestión. Aquí se cuestiona la objetividad y la autenticidad que deben
de tener los documentos y que estos no se pueden desligar de las falsedades y manipulación,
pero se debe de mantener los procesos adecuados de la valoración y de la originalidad. El
documento de archivo debe de ser único y de ahí el problema de la perdida y de definir en los
diferentes soportes y creaciones actuales de cuáles son los originales y su autenticidad. Se
define como “un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de conocimiento y
que demuestra algo.

2. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos
Son unidades estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como
unidades discretas en sistemas de información”.
SOPORTE DOCUMENTAL
Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.
Además de los archivos en papel, existen los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Ejemplo: Dentro del proceso de Recursos humanos, encontramos el procedimiento de
Reclutamiento, en este el soporte documental para seleccionar al personal son las hojas
de vida -Podemos también tomar como ejemplo la fiesta de fin de año de la empresa,
su soporte documental es el video con los acontecimientos de esta.
. Comunicaciones oficiales
El proceso de comunicación entre las dependencias de una entidad o
entrelasorganizaciones genera como soporte una serie de documentos, tanto en el
ámbitointernocomo externo, a los cuales se denominan Comunicaciones
Oficiales.OficiosEs una comunicación oficial escrita que, por su naturaleza, es externa y
seutilizaprincipalmente para dar un mensaje, suministrar información, consultar o
enviarunarespuesta a otras entidades o personas naturales o jurídicas, sobre

3. asuntosespecíficosrelacionados con las actividades de competencia de quien las
expide.ActasDocumento en el que consta lo sucedido, tratado, o acordado en una
reunión. Las actas selevantarán en relación con las actividades de la junta directiva, de
los consejos, de loscomités, de las comisiones, o en cualquier actividad administrativa
que así lo amerite.Informesun informe es el documento que se caracteriza por contener
información que refleja elresultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al
contexto de una situacióndeterminada. Por lo general, el propósito del informe es,
obviamente, informar.ResolucionesSon actos administrativos de carácter general o
particular, expedidas de acuerdo con lasfacultades legales que la ley o los reglamentos
conceden y pueden ser, a su vez, externas ointernas. Las externas reglamentan y
desarrollan la aplicación de disposiciones sustantivascontenidas en decretos y hacen
referencia a aspectos técnicos o de interpretación. Lasinternas tienen por objeto dar
cumplimiento a funciones de carácter administrativo, cuyafacultad radica esencialmente
en el Director General y en el Secretario General
2. FormatosCuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las
cuestiones quetienen que ver con el aspecto del texto, con la presentación del
documento el cual tieneunas características predeterminadas.Comunicaciones
UrgentesSe llaman comunicaciones urgentes aquellas que transmiten órdenes, noticias
o avisos en elmenor tiempo posible.TelegramaUn telegrama consiste en la transmisión a
larga distancia de un mensaje escrito. En susentido más amplio, se puede decir que aún
lo empleamos, ya que si bien en sus inicios latelegrafía era a través de cables, y luego
siguió la "radiotelegrafía", o sea se usaban lasondas de radio para transmitir mensajes,
hoy en día usamos el fax, el email y las redesinformáticas incluida la Internet para enviar
mensajes a distancia.Referencias