1. GESTIÓN DOCUMETAL
PRESENTADO POR: RUTH MARITZA QUINTERO CUESTAS
AÑO- 2016
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
2. ¿QUE ES GESTIÓN
DOCUMENTAL?
• Consiste, en el tratamiento y conservación
que se les da a los documentos, desde el
principio de su ciclo de vida, es decir, la
producción del mismo, hasta su
eliminación o conservación permanente,
todo esto siguiendo las diversas etapas
que constituyen el ciclo de vida de los
documentos, y por supuesto respetando el
principio de orden original y el principio
de procedencia.
• http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
3. ORIGENES DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
La gestión documental o gestión de
documentos fue concebida en Estados
Unidos, alrededor de la década de los 50, fue
muy aceptada dentro de ese país y fue
reconocida de forma oficial a mediados del
siglo XX. La Gestión Documental
revolucionó toda la práctica archivística que
se venía realizando hasta entonces, ya que
introduce el ciclo vital de los documentos de
lo cual no se conocía hasta ese momento,
demostrando una interconexión entre las
diversas etapas o procedimientos que se
aplican a los archivos personales o
institucionales.
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
4. ORIGENES DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
La Gestión Documental revolucionó toda la
práctica archivística que se venía realizando
hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital
de los documentos de lo cual no se conocía
hasta ese momento, demostrando una
interconexión entre las diversas etapas o
procedimientos que se aplican a los archivos
personales o institucionales. Recuperado de:
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
5. ORIGENES DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
La gestión documental pudo posicionarse
más rápidamente en el seno de las
organizaciones en Estados Unidos y otros
países que sufrían de exceso de documentos,
lo que permitió reducir, y organizar toda esta
documentación, partiendo del ciclo vital de
los documentos y respetando siempre el
principio de orden original y el principio de
procedencia. Recuperado de:
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
6. PRINCIPIOS DEL CÓDIGO DE ÉTICA
DE LA ARCHIVÍSTICA
El Archivista Protegerá la Integridad de los
bienes documentales que custodia para que
constituyan fiel testimonio del pasado.
El Archivista evitará
realizar intervenciones que pueda afectar la
autenticidad de los documentos.
El Archivista promoverá el mayor acceso posible
a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos
los usuarios de manera Imparcial.
7. PRINCIPIOS DEL CÓDIGO DE ÉTICA
DE LA ARCHIVÍSTICA
Los tres principios anteriormente nombrados, son muy importantes para
llevar a cabo la gestión documental de una manera adecuada, con el fin
de que los documentos que reposan en los archivos de la entidad,
tengan un buen manejo por parte de la persona encargada, en este caso
el archivista. Lo cual implica tener personas idóneas, responsables, que
tengan cierto conocimiento del tema, así mismo las personas
interesadas en acceder a la información de estos documentos, deben
respetar las normas o reglas que se dan por parte del área o persona del
archivo, ya que no siempre se le puede facilitar la información al
usuario, dependiendo del tipo de documento y la implicación o intereses
que esta persona tenga sobre la información contenida en el documento.
Recuperado de:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/28218/mod_resource/content/1
8. ALGUNAS NORMAS DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
46 del 2000. procedimiento para eliminación de
Documentos.
Este procedimiento que se
debe realizar en los
documentos, es de cuidado,
ya que la eliminación de los
mismos se debe hacer
teniendo enc uent ael tipo de
documento y su valor, es
decir si es un docuento de
tipo legal, jurídico etc. La
eliminación no se hace en su
totalidad, se debe dejar una
pequeña muestra de de esos
docuemntos, por otor lodao
se debe tener encuenta el
ciclo de vida de ese
documento.
• 47 de 2000. Restricciones por razones de
conservación.
En este caso las restricciones
de conservación del
documento, se da cuando el
docuemnto es original, y es
de gran importancia al
momneto de acceder a la
información, ya que este solo
se podria prestar por la
información que este
contiene, pero a si mismo
debe ser devuelto a su lugar
de conservación.
• 48 de 2000 Conservación Preventiva y
restauración Documental.
Asi como la conservación del
documeto es importante, la
restauración tambien, ya que
estos son documentos que
pueden tener un valor
historico, por tanto se deben
limpiar, arreglar par su buena
conservación.
• 011 de 1996. Criterios de conservación y
organización de documentos.
Los documentos se deben
organizar y conservar en
buen estado, por eso se
deben tener en un lugar
adecuado para que perdure
su conservación y asi mismo
se pueda hacer una busqueda
efectiva.
ALGUNAS NORMAS DE LA GESTIóN DOCUMENTAL
ACUERDO IMpORTANCIA
9. ALGUNAS NORMAS DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
• 56 del 2000. Acceso a los documentos públicos,
requisitos para la consulta.
Las personas o ciudadanos
tienen derecho a acceder a la
información de los archivos
públicos, esta se debe
identificar, pero en algunos
casos hay sus ecepciones de
acuerdo a como lo disponga
la ley.y asi mismo el servidor
publico no puede distorcionar
y desorientar la información
contenida en el documento.
• 38 del 2002. Responsabilidad de los servidores
públicos frente a los documentos del archivo.
Los servidores públicos al
desvincularse de la entidad,
deben entregar los
documentos y archivos
debidamente inventariados, y
por lo tato tampoco no sera
excluido de cualquier
irregular que se presente con
algun documento, puesto que
dichos documentos son la
garantia de una buena gestión
pública.
• 42 del 2002.Establece criterios para la organización de
archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas.
La organización de los
archivos tanto de las
entidades publicas y privadas
teniendo en cuenta que estas
cumplan funciones públicas,
deben regirse por ciertos
parametros, para que haya
como un estandar, un
lineamento para dale un
mejor mnejo a la información
que reposa en estos
documentos.
ACUERDO IMpORTANCIA
ALGUNAS NORMAS DE LA GESTIóN DOCUMENTAL
10. ALGUNAS NORMAS DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
LEY
• 734 del 2004. Código único disciplinario.
Establece que es obligación de los servidores públicos
“custodiar y cuidar los documentos e información que por
razón de su empleo, cargo o función”.
Los servidores públicos que
esta a cargo de los
docuemntos y los archivos,
deben ser unas personasa
integras e idoneas para
poder cumplir consus
funciones, entre estas cuidar
los documentos, para asi
evitar alguna perdida de
alguno de estos.
CIRCULAR
Circular 001 del 2011. Prohibición para enviar los
originales del documento de archivo a otro tipo de
unidades de información.
Como los documentos
originales cuentan como un
soporte, estos no pueden ser
trasladados de su unidad de
información. Por eso es
imortanete lear un control de
los documentos que se
prestan o de igual manera
que se consultan en el
mismo archivo.
LEY
1444 de 2011 ,CIRCULAR. Externa 001 de febrero del
2010. Tener personal idoneo y competente en la
administración de documentos
Es importante contar con
personas responsables en sus
labores, para una buena
administración de los
docuemtos, ya que en esta se
gurada información muy valiosa
tanto para la entidad como para
la sociedad en general.
ALGUNAS NORMAS DE LA GESTIóN DOCUMENTAL
IMpORTANCIA
Recuperado de:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/28218/mod_resource/content/1/TEMA%201.pdf
