Universidad Del Quindio CIDBA- Introducción a la Gestión Documental

1. TRABAJO FORO EN PAREJAS, GESTION DOCUMENTAL
WILLIAM ALEXANDER FISCAL MONROY
YURANY PARRA DIAZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
GESTION DOCUMENTAL 1

2. GESTION DOCUMENTAL 2
RESUMEN
La gestión documental se ha convertido en un acompañante asiduo de los procesos en las empresas,
nuestros antepasados siempre tuvieron la idea de tener una organización en sus actividades y así mismo
llevar escitas que mantenían vivos sus pensamientos durante el tiempo, la gestión documental es un
proceso que garantiza el mantenimiento de la memoria histórica de los procesos y sucesos que
acontecen durante el tiempo, dentro de estos procesos se encuentran la organización, restauración,
descripción, mantenimiento, localización, disposición final etc. Sin embargo la gestión documental
además de los métodos actuales también permite la inclusión de nuevas técnicas de mantenimiento de la
memoria histórica, métodos tecnológicos y científicos que abarcan todos los procesos haciendo mas
fácil el que hacer documental, sin dejar a un lado las normas y leyes que rigen este tema extenso y
profundo.

3. GESTION DOCUMENTAL 3
INTRODUCCION
Este trabajo tiene como fin el buen manejo de la gestión documental por medio de normas, acuerdos y
leyes las cuales permiten el buen uso y el mejor manejo de los documentos, además de reseñas
históricas que permiten ubicar históricamente el nacimiento de la organización de los documentos ,
plasmando que es la gestión documental y entregando comentarios de algunos de los acuerdos que están
directamente implicados a la gestión de los documentos.

4. ¿Qué entiende por Gestión Documental?
Conjunto de técnicas y tecnologías utilizadas para la administración de la información durante su ciclo vital.
Una de las principales funciones de un programa de gestión documental es la recuperación de información para posteriormente
salvaguardarla, con el fin de facilitar su consulta y conservación.
¿Cuáles son sus orígenes, dónde y cuándo se estableció oficialmente?
La gestión documental nació en Estados Unidos, en la década de los 50 y fue reconocida oficialmente a mediados del siglo
XX.
La gestión documental logro posicionarse en diferentes países al finalizar la segunda guerra mundial, en el transcurso de
esta guerra se empieza a considerar la información como un medio necesario para el adelanto tecnológico y científico debido al
incremento de información que género dicho acontecimiento y al mismo tiempo contribuyendo al desarrollo económico.
Entonces surgió debido a los cambios producidos en el progreso tecnológico, científico y a la importancia que empezó a mostrar la
información para la sociedad.
4GESTION DOCUMENTAL

5. 5GESTION DOCUMENTAL
Los consideramos relevantes
ya que son un conjunto de principios básicos
para el desarrollo de nuestra profesión como
archivistas. Partiendo de nuestra ética profesional
contribuimos a la sociedad en general a la
conservación legítima de información
considerada memoria nacional.
Desde nuestra labor
contribuimos a la entrega de información pública
o privada con valor social, legal, científico o
cultural salvaguardándola y dándole el manejo
adecuado siguiendo los procesos archivísticos
estipulados en la ley general de archivos.

6. NORMA COMENTARIO
LEY 80 DE 1989 CERACION DEL AGN
LA CREACION DEL ARCHIVO GENERAL DE
LA NACION, ESTA NORMA ES DE VITAL
IMPORTANCIA YA QUE POR MEDIO DEL AGN,
PODEMOS OBTENER TODA LA INFORMACION
CENTRALIZADA EN LO QUE SE REFIERE A
NORMAS Y A LAAPLICACIÓN DE LAS MISMAS .
LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS ESTA ES CONSIDERADA LA NORMA DE
NORMAS DENTRO DEL AMBITO DOCUMENTAL,
EN PROCESOS COMO ACCESO Y CONSULTA,
TRD, SNA, ENTRE OTRO ITEM QUE APLICAN
DIRECTAMENTE EN LA GESTION DOCUMENTAL.
ACUERDO 46 DE 2000 PROCEDIMIENTO PARA
ELIMINACION DE DOCUMENTOS
ES PRECISO VER QUE ESTE ACUERDO ES
APLICABLE UNICAMENTE EN EL FINAL DEL
CICLIO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, LUEGO DE
UN PROCESO DE VALORACION, Y ES
IMPORTANTE QUE SE HAGA POR MEDIO DE
PICADO.
6GESTION DOCUMENTAL

7. 7GESTION DOCUMENTAL
ACUERDO 49 DE 2000 CONDICIONES DE EDIFICIOS Y
LOCALES PARAARCHIVOS
LAS INSTALACIONES SON DE
FUNDAMENTAL AYUDA PARA QUE LOS
DOCUMENTOS PUEDAN CUMPLIR CON LAS
FASES QUE DICTAN EL CICLO VITAL
DOCUMENTAL, DE ACUERDO A SU SOPORTE.
ACUERDO 56 DE 2000 ACCESO A LOS DOCUMENTOS
PUBLICOS, REQUISITOS PARA LA CONSULTA
TODOS TENEMOS DERECHO AACEDER A
LOS DOCUMENTOS, PERO CON CIERTOS
PARAMETROS LOS CUALES LOS ESTIPULA LA
LEY Y ESTO ES EN CONCORDANCIA CON LA
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA .
ACUERDO 042 DE 2000 ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS DE GESTION
AQUÍ SE DAN PAUTAS PARA LA
ORGANIZACIÓN DEL INICIO DE LOS ARCHIVOS
YA QUE DE AQUÍ DEPENDE SU ORGANIZACIÓN
Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS.
ACUERDO 060 DE 2001 ADMINISTRACION DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES
LA RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS POR
MEDIO DE LA VENTANILLA UNICA Y SU
TRAMITE PARA PROCESOS INTERNOS VIENEN
REGULADOS POR MEDIO DE ESTE ACUERDO,
HABLANDO DEL COMO SE DEBE DAR MANEJO A
LAS COMUNICACIONES OFICIALES.

8. ACUERDO 48 DE 2000 CONSERVACION PREVENTIVA Y
RESTAURACION DOCUMENTAL
DENTRO DE NUESTRO QUE HACER
ARCHVISTICO LA ORIGINALIDAD DE LOS
DOCUMENTOS ES FUNDAMENTAL PARA DAR
PRUEBA DE UN PROCESO, ES POR ESO QUE EL
USO TAMBIEN DE OTROS SOPORTES ES DE
VITAL IMPORTANCIA PARA EL MANTENIMIENTO
DE LA MEMORIA DOCUMENTAL.
ACUERDO 47 DE 2000 RESTRICCIONES POR RAZONES
DE CONSERVACION
EL MANEJO Y CUIDADO DE LOS
DOCUMENTOS VA A GARANTIZAR EL
MANTENIMIENTO DE LOS MISMOS, ASI ES QUE
SE DEBEN CUMPLIR ESTANDARES LOS CUALES
SON PARA BRINDAR UN MEJOR USO.

9. GESTION DOCUMENTAL 9
BIBLIOGRAFIA
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Andreu, R.; J. Ricart y J. Valor (1996). Estrategia y sistemas de información. 2 ed. MC Graw-Hill.
Gauchi Risso V. Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y
gestión del conocimiento. Revista Española de Documentación Científica
PESCADOR, M. C.: “El archivo. Instrumentos de trabajo.” Madrid: Norma
ROMERO, M.: “Archivística y archivos: soporte, edificios y organización.” Carmona: S & C