presentación sobre Sistema de Gestión Documental.

1. Sistema de
Gestión
Documental
Por Martha Ruby
Castellanos Poveda
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y
BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA
INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II, GRUPO 4.
BOGOTA, 2014

2. Introducción
 Con la realización de esta breve exposición
se quiere dar a conocer que es un sistema
de gestión documental sus objetivos y sus
características, a demás de mostrar el caso
de una compañía desde el momento en
que se planeo hasta su fase final de
implantación.

3. Objetivos
 General
Analizar que es un
sistema de gestión
documental y el
proceso para
implementarlo.
 Específicos
 Buscar información
acerca del tema de
sistemas de gestión
documental.
 Comprender su
finalidad y el proceso
para su
implementación.
 Investigar el paso a
paso de su
implementación.

4. Sistema de Gestión Documental
(SGD)
 Definición
Los sistemas de gestión documental son
programas de gestión de bases de datos que
disponen de una tecnología idónea para el
tratamiento de documentos científicos, culturales
y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos
fundamentales de los de gestión de bases de
datos convencionales, o de aplicación general,
que se utilizan para la gestión de documentos
administrativos .

5. Objetivo
Un sistema de gestión
documental almacena y gestiona
documentos electrónicos, que
pueden ser originales o copias
digitales de documentos en formato
papel.

6. Características
los sistemas de Gestión Documental ofrecen a las
empresas las siguientes características en
referencia a la gestión de documentos:
 Indexación y búsqueda.
 Almacenaje de metadatos en el gestor
documental.
 Control de las versiones de documentos en el
gestor documental.
 Integración del gestor documental en programas
ERP de gestión.
 Seguridad en la gestión de documentos.

8. MANUFACTURAS VICTOR GASKETS.
INGENIERO CRISTIAN MARTINEZ

9. Proyecto
 La compañía se dio cuenta de la cantidad de
papel que esta consumiendo y que su mayoría
de proveedores le enviaban bastantes
documentos electrónicos como las facturas.
 Se realizaron varias reuniones para hablar sobre
la organización del archivo y la
implementación de un programa que les
ayudara a gastar menos papel y que no se
siguieran llenando de documentos por que no
contaban con mucho espacio.

10. Implementación del sistema
 Planeación
La organización se puso de acuerdo con implantar el
sistema pero solo el ingeniero, que prestaba servicio
algunos días les conto sobre las ventajas de implantar
el sistema. El ingeniero se puso a la tarea de
averiguar el costo y la compañía contrato a alguien
que los asesorara con el tema de archivo. El
profesional de archivo fue quien se encargo de
capacitar a las personas que tendrían que manejar
el sistema junto con el ingeniero, quien se encargo
de hacer las pruebas para ver si el programa Orfeo
corría y estaba de acuerdo a las necesidades de la
compañía.

11. Principales inconvenientes
 Los trabajadores
cometieron muchos
errores al empezar a
manejar el sistema.
 El programa al
principio se caía, o se
cerraba.

12.  Se tubo que contratar a
personal que tuviera
experiencia con el
manejo del programa.
 El ingeniero tubo que
corregir algunas fallas
del sistema.
 Los costos para
implementar el sistema
y las correspondientes
capacitaciones.

13. Ventajas desde que se
implanto el sistema
 Ahorro en costes de
gestión de
documentos.
 Distribución
eficiente de la
información entre
las oficinas de
trabajo

14.  Acceso y consulta
rápida de los
documentos.
 Seguridad y
fiabilidad en la
protección de los
documentos.
 Mejora
la productividad, al
obtener un acceso
ágil a la información.
 Mejora el
trabajo colaborativo

15. Conclusión
 El sistema de gestión de documentos es muy
importante para una compañía ya que les da
seguridad y confianza.
 Las tareas para la administración son mas
fáciles y rápidas ya que tienen la información a
la mano.
 para las personas que están en el archivo es
menos estresante el trabajo ya que no los
acosan para buscar los documentos.

16. Webgrafía
 Que es un sistema de gestión documental. Lluís Codina.
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos
/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.ht
ml. Consultado el 19 de marzo de 2014.
 Ficha técnica Orfeo, sistema de gestión documental. PDF.
https://www.contratos.gov.co/archivospuc1/2009/DA/103
020002/09-1-48188/DA_PROCESO_09-1-
48188_103020002_1335854.pdf. Consultado el 19 de marzo
de 2014.