1. 1. Definición de normas:
Para el éxito de cualquier empresa o institución, es fundamental trazar normas de acción
correctas. Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por lo que se rigen
todas las decisiones administrativas, para que el progreso y desarrollo de la empresa se
dirijan hacia los objetivos, facilitando las labores del ejecutivo y de sus subordinados.
2. Características.
Ayudan en la delegación de autoridad, fijan la acción de su cumplimiento y se deben
realizar teniendo en cuenta los principios de concreción, clara y comprensible para todos
los que tengan que aplicarlas en la organización.
3. Clasificación.
a) Normas creadas: Surgen por iniciativa de la dirección, para orientar el criterio de
los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la
estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo. (Ejemplo
normas de control interno).
b) Normas solicitadas: Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema
excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para
abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan
confusión y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en
hechos y en un criterio solido y no deben ser simples reflejos personales.
c) Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la
empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas
entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones.

2. 4. Determinación de las normas.
a) Estudie el método existente, con la finalidad de adquirir familiaridad y conocimiento
de la operación, equipo, condiciones de trabajo y método, para ello recopile los datos por
áreas para el desarrollo de las normas.
b) Busque en la creación de la norma un control hacia un mayor número de
información y datos que exijan para el cumplimiento del proceso.
c) Desarrollo la norma considerando el establecimiento de mediciones (incluya
porcentajes de tolerancia aceptables).
d) Decida si la norma cumple con el propósito principal.
e) Considere si la norma será de aplicación continua para efectuar
Comparaciones recurrentes.
a) La norma debe estar orientada hacia la detección de fallas y errores.
b) Tenga en cuenta que cuando las normas se violen, que procedimientos se deben
seguir.
c) Determine si la norma tendrá características de comprobación posterior.
d) Descarte las normas ineficientes.
5. Aplicación de las normas.
a) Deje evidencia de la revisión en la aplicación de la norma, cuando sea necesario a
través de cuestionarios, esto ayudara a evitar muchos contratiempos.
b) Incluya el índice de la efectividad en la aplicación de normas.

3. 6. Mantenimiento de normas.
a) Determinada la norma para medir la ejecución, debe asumirse la obligación de
conservarla siempre al día, para evitar el fracaso por no haberse ajustado a los cambios que
deban hacerse.
b) Las normas no deben cambiarse a menos que, no sean aplicables posteriormente o
tengan errores, esta modificación debe estar debidamente aprobada y hacer el remplazo en
el manual de normas.
c) Debe mantenerse una supervisión continua en la aplicación de las normas, por
ejemplo cada seis meses hacer una revisión para determinar desviaciones, posibles cambios
parciales, remplazos y mejoras a las normas.
d) Dentro del programa de normas, cada unidad de la organización debe preservar su
responsabilidad y respaldar dicho programa.
13. Normalización:
La normalización o estandarización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de
las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con
el fin de ordenarlas y mejorarlas. Según la ISO (Organización Internacional de
Normalización) la Normalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante
problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el
fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser
tecnológico, político o económico.
La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:
Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más
necesarios.
Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional.

4. Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y
preciso
14. Beneficios de la normalización:
Para los fabricantes:
a) Facilita el uso racional de los recursos.
b) Reduce desperdicios y rechazos.
c) Disminuye el volumen de existencias en almacén y los costos de producción.
d) Racionaliza variedades y tipos de productos.
e) Mejora la gestión y el diseño.
f) Facilita la comercialización de los productos y su exportación.
g) Simplifica la gestión de compras.
h) Facilita una sana competencia.
Para los compradores:
a) Establece niveles de calidad y seguridad de los productos y servicios.
b) Facilita la información de las características del producto.
c) Facilita la formación de pedidos.
d) Permite la comparación entre diferentes productos.
Para el País:
a) Simplifica la elaboración de textos legales.
b) Facilita el establecimiento de políticas de calidad, medioambientales y de seguridad.
c) Mejora la calidad y aumenta la productividad.
d) Facilita las ventas en los mercados internacionales.
e) Mejora la economía en general.

5. f) Previene las barreras comerciales.
15. ¿Que se normaliza?
Los temas a normalizar son tan amplios como la propia diversidad de productos o
servicios.
La normalización cubre cualquier material, componente, equipo, sistema, interfaz,
protocolo, procedimiento, función, método o actividad.
16. Organismos Nacionales de Normalización que conforman la ISO
- FONDONORMA (Fondo para la normalización y certificación de la calidad).
Asociación Civil, sin fines de lucro, con personalidad jurídica y patrimonio propio,
creada en septiembre de 1973 para promover las actividades de Normalización y
Certificación de la Calidad con la intención de estimular la competitividad del sector
productivo venezolano.
Funciones:
a) Coordina la elaboración de Normas Venezolanas COVENIN con el respaldo de los
sectores público y privado.
b) Certifica los sistemas de gestión de empresas, y la calidad de productos y servicios, con
instrumentos de valor internacional como los certificados:
• ISO 9000: Son una serie de normas internacionalmente aceptadas para la certificación de
los sistemas de calidad de una empresa u organización. La serie ISO 9000 corresponde a las
normas venezolanas COVENIN-ISO 9000. La certificación garantiza que una empresa u
organización cuenta con un proceso de mejoramiento continuo para elevar los niveles de
satisfacción de sus clientes.

6. • ISO 1400: Son una serie de normas internacionalmente aceptadas para la certificación de
sistemas de gestión ambiental. La certificación garantiza que una empresa u organización
tiene establecida una política para el mejoramiento continuo del desempeño ambiental y un
compromiso de cumplimiento con las regulaciones pertinentes. Corresponden a la serie
COVENIN-ISO 14000. Va enfocada a cualquier organización, de cualquier tamaño o
sector, que esté buscando una mejora de los impactos medioambientales y cumplir con la
legislación en materia de medio ambiente.
• OHSAS 18001: es una especificación internacionalmente aceptada que define los
requisitos para el establecimiento, implantación y operación de un Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud Laboral efectivo ya que la Seguridad y Salud en el lugar de trabajo son
claves para cualquier organización.
• HACCP: Es una certificación que declara que la empresa posee un sistema enfocado a la
identificación de peligros, estimación de riesgos y control de aquellos puntos críticos que
pueden afectar la inocuidad de un alimento y por ende su calidad. Asegura que la empresa
tiene una política de inocuidad y que cumple con las Buenas Prácticas de Fabricación, la
reglamentación sanitaria y la normativa nacional vigente.
• Marca NORVEN: Es el sello oficial de calidad que permite la certificación de un producto
en Venezuela.
• CERTIVEN: Es un certificado que otorga Fondonorma mediante el cual se hace constar
que un prototipo, tipo, lote o partida de productos, materiales, partes y/o componentes
destinados a la importación o exportación cumplen con una norma o especificación técnica
en particular.
• Marca de conformidad FONDONORMA
• Sello FONDONORMA de servicios

7. A través de su Centro de Documentación e Información, único en su género en el país,
FONDONORMA pone a disposición del público en general todas las normas venezolanas,
de otros países e internacionales, así como también publicaciones relacionadas con los
temas de la calidad, el ambiente, la normalización y la certificación. Apoya la formación de
recursos humanos con programas de capacitación en las áreas de sistemas de gestión de la
calidad, ambiental y seguridad y salud.
- COVENIN (Comisión Venezolana de normas Industriales)
Es un organismo creado en el año 1958, mediante Decreto Presidencial Nº. 501 y cuya
misión es planificar, coordinar y llevar adelante las actividades de Normalización y
Certificación de Calidad en el país, al mismo tiempo que sirve al Estado Venezolano y al
Ministerio de Producción y Comercio en particular, como órgano asesor en estas materias.
El estudio de las normas venezolanas está a cargo de un Sub-Comité técnico
especializado, adscrito a su vez a un comité técnico de Normalización. La elaboración
de las normas es coordinada por técnicos de la dirección de normalización y Certificación
de Calidad del Ministerio de Producción y Comercio y participan técnicos de las empresas
productoras o de servicio al cual ellas se refieren así como representantes de organismos
públicos y privados, institutos de investigación, universidades y de los consumidores.
A lo largo de su estudio, la Norma pasa por diversas etapas de desarrollo: la primera de
ellas consiste en la elaboración de un Esquema (primer papel de trabajo), el cual luego de
ser aprobado pasa a un periodo de consulta pública (Discusión Pública) alcanzando luego
una etapa final en la cual como proyecto es sometido a la consideración de la Comisión
Venezolana de Normas Industriales (COVENIN), para su aprobación como Norma
Venezolana COVENIN.

8. LOPCYMAT (Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente)
Es una reforma promulgada el 26 de julio de 2005 en Gaceta Oficial 38.236.
Sus objetivos:
a) Establecer las instituciones, normas y lineamientos en materia de seguridad y salud.
b) Regular derechos y deberes de trabajadores y empleadores.
c) Establecer sanciones por incumplimiento de esta normativa.
Ámbito de aplicación:
a) Empresas públicas o privadas, persigan o no fines de lucro
b) Cooperativas u otras formas asociativas, comunitarias de carácter productivo o de
servicio
c) Se exceptúan los miembros de la Fuerza Armada Nacional de conformidad con el
artículo 328 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
7. Definición de Políticas.
Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en
la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una
organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de
los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.
8. Clasificación de las políticas.
a) Estrategias o generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es
establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.
Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de
puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

9. b) Tácticas o departamentales: Son lineamientos específicos que se refieren a cada
departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinara los turnos de trabajo
conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".
c) Operativas o específicas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen
que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo:
"Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla
inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".
Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr
las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de
contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.
9. Tipos de Políticas.
a) Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la
competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.
b) Consultadas: Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que
dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar
algún problema, originándose así éstas políticas.
c) Formuladas: Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de
guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades.
d) Implícitas: En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a
situaciones de decisión en donde no existe una política previamente establecida, lo que
origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la
organización. Ejemplo: "una empresa no ha determinado cual será el límite de entrada de su
personal, y a este se le acepta hasta con 15 minutos de retraso".

10. 10. Importancia de las políticas:
a) Facilitan la delegación de autoridad.
b) Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.
c) Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas
innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
d) Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas
actividades.
e) Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
f) Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
g) Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.
h) Facilitan la inducción del nuevo personal.
11. Alineamientos para su formación.
a) Establecerlos por escrito y darles validez.
b) Redactarse claramente y con precisión.
c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
d) Coordinarse con las demás políticas.
e) Revisarse periódicamente.
f) Ser razonables y aplicables en la práctica.
g) Estar acordes con los objetivos de la empresa.
h) Ser flexibles.

11. 12. Procedimiento
Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la
forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.
Es entendido también como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o etapas
interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo especifico.
Los procedimientos responden a cada situación particular, ya que no son de aplicación
general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a
nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan, así
la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecución de las
actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisión estructurada
porque nos dice como debemos hacer un proceso dentro de una determinada área.
12.1Características de un Procedimiento
Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que
los diferencian de otras acciones dentro de una organización, entre ellas tenemos:
- El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se
procede.
- El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son
secuenciales.
- Cubre un ciclo de acción.
- Los pasos están descritos en secuencia lógica de tiempo.
- No son de aplicación general sino que responden a una situación en particular.

12. - Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, facilitando así su aplicación
continua y sistemática.
- Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de forma
que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.
- Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.
- Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.
12.2 Clasificación de los Procedimientos
Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relación con los
objetivos de la organización y en segundo por el recorrido dentro de ésta, se recomienda
clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa.
a. Por su relación con los objetivos Organizacionales
Procedimientos sustantivos o de línea. Son aquellos procedimientos que contribuyen
directamente con el objetivo de la organización, están relacionados con las funciones
principales que atienden los órganos dentro de la empresa
Como ejemplo pudiéramos señalar:
Una empresa cuyo objetivo es la fabricación y venta de productos alimenticios, tendrá
como procedimientos sustantivos los siguientes:
Procedimiento: Preparación de los alimentos.
Procedimiento: Enlatado de los alimentos.
Procedimiento: Etiquetado.
Procedimiento: Venta a crédito.
Procedimiento: Exportación de enlatados.

13. Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que sirven de
base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan, se
relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que
desarrolla la organización.
Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que subyacen al
procedimiento sustantivo:
Procedimiento: Selección de personal.
Procedimiento: Orden de compra.
Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.
Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se
desarrollan dentro de la organización.
Ejemplo:
Procedimiento: Solicitud de suministro.
Procedimiento: Enlatado de alimentos.
Procedimiento: Elaboración de nóminas.
Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan
por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemática.
Ejemplo:
Contratación de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnología) en este caso
el contrato es elaborado por la institución antes señalada, pero luego debe remitirse al
Ministerio de Educación Superior para su aprobación y firma y luego éste lo remite
nuevamente a la institución.
Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se
desarrollan en distintas dependencias.
Ejemplo:

14. Elaboración del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnología) la
Dirección del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo envía a la
Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación, éste lo remite a la
oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de Educación, para luego
enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste, posteriormente pasa a la Asamblea
Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Año
correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes señaladas.
12.3 Descripción del Procedimiento.
Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos
identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones, para lo cual es necesario tener
claro, que cada procedimiento varia dependiendo de las características del mismo así como
de las necesidades de información de la Institución y el estilo de los analistas.
A continuación se presenta la relación de datos, que deben incluirse en la descripción de
un Procedimiento Administrativo.
Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del
Procedimiento.
Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento.
Código: Es el número asignado al Procedimiento, tomando como base el código de la
Dependencia. (opcional).
Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento.
Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.

15. Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento.
(opcional).
Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).
Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento
(opcional).
Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción, así como
la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa, mencionando
previamente los cargos de quienes la efectúen.
Diferencias entre Normas, Políticas y Procedimientos
Normas Políticas Procedimientos
El pago se realizara todos los lunes a las 2pm en la oficina del Gerente Satisfacer todos
los requisitos (de calidad, servicio y precio) de nuestros clientes. Planificación: el gerente
elabora un plan de acción.
La hora de entrada será a las 7:00am y la salida a las 4:00pm Conocer las expectativas
de nuestros clientes, para entregar productos y servicios de su completa satisfacción.
Organización: distribuye el trabajo
El periodo de reposo será de 12:00pm a 1:00pm Estamos al servicio de los clientes
comprometidos con la sociedad Ejecución: dirige y instruye para el logro de la meta.
Los días de trabajo serán de lunes a Sábado. Fomentar el trabajo en equipo como patrón
de comportamiento en todos los niveles organizativos. Control: comprueba y vigila lo que
se está haciendo