1. Por: Gretel Atencio Maquera

2. El expediente propiamente dicho es una herramienta
administrativa utilizada en organismos de los diferentes
países, así también podemos decir que los expedientes
son el conjunto de los documentos que correspondan a
una determinada cuestión. También puede tratarse de la
serie de procedimientos de carácter judicial o
administrativo que lleva un cierto orden. Sin embargo, no
podemos optar por tener una definición parametrada de lo
que es el “expediente”, ya que tal definición de expediente
varía incluso según el país.

3. Ahora que tenemos, una noción de lo que es
expediente, pasemos a ver a que nos referimos al hablar
de “expediente electrónico” que en el ámbito de la
administración de justicia, se define como el conjunto de
información que se genera durante la tramitación de un
expediente judicial, tanto la emitida desde la propia oficina
judicial como la aportada por las partes durante el
desarrollo del proceso o la que se deriva de los informes o
aportaciones de peritos y profesionales; otros, la definen
como un conjunto de documentos que componen un
procedimiento administrativo y que están totalmente en
apoyo electrónico.
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4. Es preciso señalar que la Oficina Europea de Cooperación
Judicial (Eurojust) y el organismo de Cooperacion Jurídica
y Judicial Internacional de los países Iberoamericanos
(IberRed) están en miras de firmar un memorándum de
entendimiento en busca de una mayor cooperación
transatlántica del cual Perú es parte. Este proyecto se
basa en las diferentes herramientas tecnológicas y el uso
del internet a través de un servidor, en el cual los
abogados de los litigantes podrían iniciar un juicio sólo
cargando el expediente en línea. Otro de los objetivos que
señala este proyecto es que ofrecerá una mayor
transparencia en los procesos y se evitará la corrupción en
la administración de justicia, para lo cual se tendría que
capacitar a los jueces y secretarios judiciales.

5. La ventaja que brinda el expediente electrónico al sistema
judicial podrían ser amplias como por ejemplo, los
sistemas de información que se implementarían en las
oficinas judiciales, permitiría que toda la información que
se genera ya éste en formato electrónico y se integre de
forma natural en el Expediente Judicial Electrónico, así
también los documentos aportados por las partes y los
profesionales al expediente llegan a las oficinas judiciales,
donde se incorporarán al Expediente Judicial Electrónico,
tanto si se tratase de escritos de trámite como en el caso
de documentos que dan origen a un nuevo asunto judicial,
es así que se mantendría un mejor orden y conservación
de dichos expedientes además de su mejor y más rápida
ubicación;

6. Del mismo, facilitaría la desmaterialización del expediente
con el proceso electrónico judicial, la incorporación en la
legislación del concepto de evidencia digital, el uso de la
agenda electrónica, la firma digital y de instrumentos
estadísticos y electrónicos que midan los indicadores
judiciales; los procesos podrían reducir notoriamente el
tiempo de desarrollo que normalmente toman.

7. Las ventajas de la tramitación electrónica son evidentes:
ahorro de papel, que no implica su desaparición; ahorro de
espacio de almacenaje, tanto de expedientes vivos como
cerrados; ahorro de costes; mayor celeridad en la
realización de trámites (baste pensar en toda la
información a la que ahora el Juzgado puede acceder a
través del punto neutro en tiempo real, cuando antes había
que oficiar, expedir el oficio, esperar respuesta);

8. mayor celeridad en el auxilio judicial; desaparición de
desplazamientos; el expediente siempre estará a
disposición de los profesionales que intervengan en el
mismo en cualquier momento (se acabó, desde el punto de
vista del profesional realidades como “lo lleva mi
compañero y no está”; “el expediente lo tienen el
Secretario”; “lo tiene Fiscalía”; “los expedientes del juicio
de mañana ya los tiene Su Señoría”); facilidad en la
presentación y traslado de documentos y muchas más

9. La necesidad de realizar una correcta asimilación de estos
cambios en Justicia, viene marcada por los riesgos
inherentes a todo proceso de transformación. Es necesario
gestionar la resistencia al cambio, especialmente en
aquellos colectivos poco familiarizados con los nuevos
procesos y sistemas a poner en marcha. Será necesario
un nivel de compromiso suficiente como catalizador del
proceso de cambio, y la comunicación de una visión global
y compartida de los promotores para vencer las
dificultades del impacto organizativo y cultural que supone
el hecho de trabajar con nuevos sistemas

10. El estado peruano debe incorporar las buenas prácticas
gubernamentales e instrumentos tecnológicos importantes
que sirvan para un mejor manejo administrativo a favor de
la ciudadanía, bajo los principios de “celeridad y
transparencia”; por ello, la incorporación del expediente
electrónico judicial permitiría modernizar el órgano
jurisdiccional incorporándole nuevas herramientas
tecnológicas para lograr mayor confianza y seguridad en el
servicio de justicia.