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Joaquim Llansó i Jordi Masias
L’auditoria dels sistemes de
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Estan bé els expedients, documents, signatures i metadades en
les plataformes
El Model i la Política de Gestió del
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Beneficis i riscos de l’Administració sense papers
La introducció de l’expedient electrònic com a columna vertebral de la gestió de l’Administració pot comportar
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No obstant això, és molt important implementar-la en base a un model de gestió del document i
expedient electrònic definit prèviament, doncs sinó, el gestor documental acaba esdevenint un repositori
de documents per a la gestió de les diferents àrees, però no una eina corporativa .
La no existència d’aquestes eines pot portar a problemes importants a mitjà i llarg termini en el procés de
gestió del cicle de vida del document electrònic:
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Política
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cicle de vida.
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I després de la Política i el Model de GEDE?: les Auditories periòdiques
Un cop formulada la Política (i aprovada) i el MGEDE, a banda de ser l’instrument de configuració de les
eines de:
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 Eines d'impressió segura (CSV)
 Signatura electrònica
 Portafirmes
 Arxiu electrònic únic
S'hauria de garantir la seva correcta implementació sobre les eines i alhora tenir la garantia que els usuaris
de les eines faran una implementació correcta del model.
Moltes vegades les plataformes de gestió d'expedients electrònics són com caixes negres que accedeixes al
seu contingut a través de les interfícies, però Realment els documents i els expedients estan guardats
d'acord amb el MGDEE o les seves interfícies ho simulen?
Què caldria auditar?
 Que els documents sempre formen part d'expedients
 Que les metadades de l'esquema estan informades i correctament informades (expedient, document,
signatura electrònica, relacions)
 Que els documents tenen els formats previstos al catàleg de formats
 Que els documents digitalitzats de manera segura sempre corresponen o corresponien a un original o a
una còpia autèntica
 Que les firmes electròniques són encara vàlides i podran continuar sent-ho
 Que quan es tanca un expedient es genera el seu foliat i aquest és correcte i la signatura preservable
 Que es poden generar paquets d'exportació complets (si és possible ENIDOC)
 Que es compleix la política d'accés
 …
I després de la Política i el Model de GEDE?: les Auditories periòdiques
Qui hauria de fer l’auditoria?
 El o els responsables de gestió documental de l’administració.
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Cada quan fer l'auditoria?
 Internament: anualment.
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Per poder fer una auditoria és molt important tenir un model
de referència contra el que comparar: MGEDE
I després de la Política i el Model de GEDE?: les Auditories periòdiques
Requisitos para implantaciones de
archivo digital seguro de las entidades
locales de Navarra y un modelo de
auditoría
Punto de partida
• En 2020 la Dirección General de Administración Local inicia las convocatorias anuales de ayudas para la
implantación y/o mejora de la administración electrónica para las entidades locales de Navarra.
–La convocatoria de 2021 (BON nº 87 – 19 de abril) contempla entre los gastos subvencionables los
siguientes:
•Documentos electrónicos (se entiende que ligados a los sistemas de tramitación)
•Archivo electrónico (ligado a plataformas de archivo digital seguro)
• Las convocatorias reflejan un modelo descentralizado para la implantación de dichas herramientas,
dejando a cada entidad local la responsabilidad de su elección, gestión y mantenimiento.
Contexto normativo cultural
Impacto del archivo digital en las entidades locales
• Fruto del ejercicio de la facultad de inspección y del seguimiento sobre las convocatorias anuales de
ayudas a las entidades locales para la organización de archivos, promovidas desde 2017 por la DG de
Cultura – Institución Príncipe de Viana, y también por iniciativas planteadas por algunas entidades locales,
se ha detectado una sensación de inseguridad, provocada por el desconocimiento de soluciones
prácticas a algunas cuestiones básicas:
• Normas legales y técnicas
• Técnicas informáticas y de gestión documental y archivo a aplicar
• Herramientas que cumplan las especificaciones legales y técnicas
Un programa de acompañamiento desde la DG de Cultura
• La DG de Cultura considera importante, conforme al rol que corresponde al Departamento responsable en
materia de archivo conforme a la LF de Archivos y Documentos (art. 8, 12 y 30), dar apoyo a las entidades
locales mediante un programa de acompañamiento en la generación y gestión de expedientes en
sistemas de tramitación electrónica y su conservación a largo plazo en las plataformas de archivo digital
seguro.
• El programa de acompañamiento contempla:
• Informar a las entidades locales sobre requisitos legales que deben cumplir por sí mismas,
identificando los instrumentos a implantar.
• Procurar a las entidades locales información sobre las características que deben cumplir los
sistemas de tramitación para la entrada de expedientes en plataformas de archivo digital seguro, para
su traslado, como requisitos, a las empresas contratadas para la prestación del servicio.
• Procurar a las entidades locales información sobre las características que deben cumplir las
plataformas de archivo digital seguro, de cara a su conservación a largo plazo, así como de su
eventual portabilidad en el futuro a otra plataforma de archivo digital seguro, como podría ser una
implantada por el Gobierno de Navarra.
Un programa de acompañamiento desde la DG de Cultura
Un programa de acompañamiento desde la DG de Cultura
• Facilitar a las entidades locales interesadas una metodología para evaluar, mediante una auditoría:
• El grado de implantación de normas legales exigibles a la entidad, con recomendaciones para su
mejora
• El grado de adecuación de la práctica de generación y gestión de expedientes en la entidad
respecto a las funcionalidades proporcionadas por los sistemas de tramitación, con recomendaciones
para su mejora.
• El grado de cumplimiento del sistema de tramitación respecto a los requisitos funcionales exigibles a
dichos sistemas, con recomendaciones a dirigir a la empresa contratada para la prestación del servicio.
• El grado de cumplimiento funcional de la plataforma de archivo digital seguro respecto a los
requisitos funcionales exigibles a dichas plataformas, con recomendaciones a dirigir a la empresa
contratada para la prestación del servicio.
Identificación de requisitos para el archivo digital seguro
• A tal fin, la DG de Cultura ha definido los siguientes requisitos técnicos y funcionales:
• Normas e instrumentos que debe implantar la entidad por sí misma
• Requisitos de la plataforma de archivo digital seguro
• Requisitos para la transferencia o portabilidad de datos, documentos y expedientes entre plataformas
de archivo digital seguro
• Además, pone a disposición de las entidades locales una metodología de análisis y evaluación del
cumplimiento efectivo de dichos requisitos mediante auditoría.
Alianza con la Federación Navarra de Municipios y Concejos
• Perspectivas:
• Difusión del programa de acompañamiento entre las entidades locales.
• Identificación de las entidades locales susceptibles de participar en el análisis y evaluación del
cumplimiento efectivo de los requisitos.
• Conocimiento de la situación real en cuanto al grado de cumplimiento de requisitos legales y
funcionales, en cuanto se refiere a datos, documentos y expedientes, de los sistemas y plataformas
implantados, en relación a los proveedores de estos servicios a las entidades locales de Navarra.
• Identificación de necesidades formativas para la mejora del desempeño dirigidas a los trabajadores
de las entidades locales de Navarra implicados en gestión de expedientes y archivo digital.
Actuaciones de la DG de Cultura en 2021
• La DG de Cultura ha previsto desarrollar en 2021 las siguientes acciones:
• Informar de su iniciativa a los diferentes actores relacionados con diferentes aspectos de la
implantación de la administración electrónica en las entidades locales de Navarra: DG de
Administración Local y Despoblación, DG de Telecomunicaciones y Digitalización, Federación
Navarra de Municipios y Concejos, profesionales de archivos en el ámbito local.
• Aprobar mediante Orden Foral los requisitos para implantaciones de archivo digital seguro de las
entidades locales de Navarra y un modelo de auditoría.
• Difundir el programa de acompañamiento a las entidades locales en la generación y gestión de
expedientes en sistemas de tramitación electrónica y su conservación a largo plazo en las plataformas
de archivo digital seguro.
Actuaciones de la DG de Cultura en 2021
• Invitar a 4 entidades locales de Navarra, según rangos de población, a participar en la aplicación de la
metodología de análisis y evaluación del cumplimiento efectivo de los requisitos aprobados (herramienta
GESTIONA). Está previsto que estas auditorías se desarrollen a lo largo del tercer cuatrimestre de 2021, a
cargo de la propia DG de Cultura.
• Valorar internamente el informe de auditoría entregado por la empresa auditora.
• Remitir a cada entidad local la parte del informe de auditoría que le afecte, junto con las
recomendaciones pertinentes.
• Invitar a ANIMSA a realizar una autoevaluación de sus productos conforme a los requisitos aprobados,
preferentemente de forma tutelada, a completar con anterioridad a 31 de diciembre de 2021.
Muchas gracias
jllansos@navarra.es
jmasias@agtic.com
Muchas gracias
jllansos@navarra.es
jmasias@agtic.com

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CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els expedients, documents, signatures i metadades en aquestes plataformes?"

  • 1. Joaquim Llansó i Jordi Masias L’auditoria dels sistemes de gestió d’expedients Estan bé els expedients, documents, signatures i metadades en les plataformes
  • 2. El Model i la Política de Gestió del Document i Expedient Electrònic
  • 3. Beneficis i riscos de l’Administració sense papers La introducció de l’expedient electrònic com a columna vertebral de la gestió de l’Administració pot comportar múltiples beneficis:  Eliminació de l'ús del paper: reducció de costos directes (producció, trasllat i emmagatzematge).  Eficiència en la gestió i la facilitat d'accés: Compartició de documentació en línia, accés simultani, disponibilitat immediata.  Aplicació de polítiques de gestió sistemàtiques: relacionades amb la generació, classificació, custòdia i accés dels documents.  Capacitat real d’Interoperabilitat i compartició de dades i documents.  Automatització de processos.  Major seguretat tecnològica i jurídica.  Reducció de tasques sense valor afegit.  Millor servei, i millora de la imatge institucional
  • 4. RISCOS El no abordar un projecte de gestió del document i expedient de forma corporativa i amb un model predefinit acaba portant alguns dels problemes següents:  Multiplicitat de sistemes no integrats  Creixement desmesurat del volum emmagatzemat  Alta complexitat en la gestió de tot el cicle de vida.  Pèrdua d'alguns dels avantatges: reducció de temps i costos, no automatització de processos, etc.  Increment de tasques sense valor afegit: gestió manual dels documents electrònics.  No optimitzar la gestió de la interoperabilitat.  Impossibilitat de garantir la preservació del document i expedient electrònic.  Frustració per als usuaris. Beneficis i riscos de l’Administració sense papers
  • 5. Model de Gestió del Document i Expedient Electrònic (MGDEE) Disposar d’una eina de gestió documental corporativa és clau per a la gestió dels documents electrònics de qualsevol Universitat. No obstant això, és molt important implementar-la en base a un model de gestió del document i expedient electrònic definit prèviament, doncs sinó, el gestor documental acaba esdevenint un repositori de documents per a la gestió de les diferents àrees, però no una eina corporativa . La no existència d’aquestes eines pot portar a problemes importants a mitjà i llarg termini en el procés de gestió del cicle de vida del document electrònic:  Complexitat en la gestió i la preservació de diferents formats, tipus de signatura electrònica, estructura d'expedients, etc.  No gestió del cicle de vida complet del document i expedient electrònic.  Impossibilitat de gestió corporativa dels expedients a les fases de vigència i arxiu.  Problemes en la investigació i el préstec de documents electrònics.  Impossibilitat de garantir la validesa jurídica dels documents més enllà dels 4 anys.  Etc.
  • 6. Política Model de Gestió Instruccions Establir directrius, segons NTI de Política de gestió de documents electrònics Concretar com les directrius de la Política e materialitzen de forma detallada definint què es pot fer i com. Definir la forma com s'executen els processos de gestió documental d’acord amb el model i les eines utilitzades. Política i Model de Gestió del Document i Expedient Electrònic
  • 7. Política i Model de Gestió del Document i Expedient Electrònic Objectius ■Definir una estratègia troncal a llarg termini de com s'implantarà el model de gestió basat en el document i expedient electrònic involucrant als diferents àmbits de responsabilitat Establir les directrius, eines, procediments, pràctiques i normes amb la finalitat de garantir una gestió eficient dels documents els expedients al llarg de tot el seu cicle de vida. Assegurar que els documents que es gestionen son autèntics, fiables, íntegres i serveixen a l'objectiu de recolzar les funcions i activitats de l’organització pel temps de conservació que es determini.
  • 8. Política i Model de Gestió del Document i Expedient Electrònic Assessorament Auditoria 4.- Avaluació del compliment del Model 3.- Definició del Pla Director d’implantació del Document electrònic 2.- Elaboració de la Política i el MGEDE 1.- Anàlisis de la situació actual
  • 9. I després de la Política i el Model de GEDE?: les Auditories periòdiques Un cop formulada la Política (i aprovada) i el MGEDE, a banda de ser l’instrument de configuració de les eines de:  Gestor documental  Tramitador  Digitalització segura  Eines d'impressió segura (CSV)  Signatura electrònica  Portafirmes  Arxiu electrònic únic S'hauria de garantir la seva correcta implementació sobre les eines i alhora tenir la garantia que els usuaris de les eines faran una implementació correcta del model. Moltes vegades les plataformes de gestió d'expedients electrònics són com caixes negres que accedeixes al seu contingut a través de les interfícies, però Realment els documents i els expedients estan guardats d'acord amb el MGDEE o les seves interfícies ho simulen?
  • 10. Què caldria auditar?  Que els documents sempre formen part d'expedients  Que les metadades de l'esquema estan informades i correctament informades (expedient, document, signatura electrònica, relacions)  Que els documents tenen els formats previstos al catàleg de formats  Que els documents digitalitzats de manera segura sempre corresponen o corresponien a un original o a una còpia autèntica  Que les firmes electròniques són encara vàlides i podran continuar sent-ho  Que quan es tanca un expedient es genera el seu foliat i aquest és correcte i la signatura preservable  Que es poden generar paquets d'exportació complets (si és possible ENIDOC)  Que es compleix la política d'accés  … I després de la Política i el Model de GEDE?: les Auditories periòdiques
  • 11. Qui hauria de fer l’auditoria?  El o els responsables de gestió documental de l’administració.  Una Auditora externa Cada quan fer l'auditoria?  Internament: anualment.  Externament: cada dos o tres anys Per poder fer una auditoria és molt important tenir un model de referència contra el que comparar: MGEDE I després de la Política i el Model de GEDE?: les Auditories periòdiques
  • 12. Requisitos para implantaciones de archivo digital seguro de las entidades locales de Navarra y un modelo de auditoría
  • 13. Punto de partida • En 2020 la Dirección General de Administración Local inicia las convocatorias anuales de ayudas para la implantación y/o mejora de la administración electrónica para las entidades locales de Navarra. –La convocatoria de 2021 (BON nº 87 – 19 de abril) contempla entre los gastos subvencionables los siguientes: •Documentos electrónicos (se entiende que ligados a los sistemas de tramitación) •Archivo electrónico (ligado a plataformas de archivo digital seguro) • Las convocatorias reflejan un modelo descentralizado para la implantación de dichas herramientas, dejando a cada entidad local la responsabilidad de su elección, gestión y mantenimiento.
  • 15. Impacto del archivo digital en las entidades locales • Fruto del ejercicio de la facultad de inspección y del seguimiento sobre las convocatorias anuales de ayudas a las entidades locales para la organización de archivos, promovidas desde 2017 por la DG de Cultura – Institución Príncipe de Viana, y también por iniciativas planteadas por algunas entidades locales, se ha detectado una sensación de inseguridad, provocada por el desconocimiento de soluciones prácticas a algunas cuestiones básicas: • Normas legales y técnicas • Técnicas informáticas y de gestión documental y archivo a aplicar • Herramientas que cumplan las especificaciones legales y técnicas
  • 16. Un programa de acompañamiento desde la DG de Cultura • La DG de Cultura considera importante, conforme al rol que corresponde al Departamento responsable en materia de archivo conforme a la LF de Archivos y Documentos (art. 8, 12 y 30), dar apoyo a las entidades locales mediante un programa de acompañamiento en la generación y gestión de expedientes en sistemas de tramitación electrónica y su conservación a largo plazo en las plataformas de archivo digital seguro.
  • 17. • El programa de acompañamiento contempla: • Informar a las entidades locales sobre requisitos legales que deben cumplir por sí mismas, identificando los instrumentos a implantar. • Procurar a las entidades locales información sobre las características que deben cumplir los sistemas de tramitación para la entrada de expedientes en plataformas de archivo digital seguro, para su traslado, como requisitos, a las empresas contratadas para la prestación del servicio. • Procurar a las entidades locales información sobre las características que deben cumplir las plataformas de archivo digital seguro, de cara a su conservación a largo plazo, así como de su eventual portabilidad en el futuro a otra plataforma de archivo digital seguro, como podría ser una implantada por el Gobierno de Navarra. Un programa de acompañamiento desde la DG de Cultura
  • 18. Un programa de acompañamiento desde la DG de Cultura • Facilitar a las entidades locales interesadas una metodología para evaluar, mediante una auditoría: • El grado de implantación de normas legales exigibles a la entidad, con recomendaciones para su mejora • El grado de adecuación de la práctica de generación y gestión de expedientes en la entidad respecto a las funcionalidades proporcionadas por los sistemas de tramitación, con recomendaciones para su mejora. • El grado de cumplimiento del sistema de tramitación respecto a los requisitos funcionales exigibles a dichos sistemas, con recomendaciones a dirigir a la empresa contratada para la prestación del servicio. • El grado de cumplimiento funcional de la plataforma de archivo digital seguro respecto a los requisitos funcionales exigibles a dichas plataformas, con recomendaciones a dirigir a la empresa contratada para la prestación del servicio.
  • 19. Identificación de requisitos para el archivo digital seguro • A tal fin, la DG de Cultura ha definido los siguientes requisitos técnicos y funcionales: • Normas e instrumentos que debe implantar la entidad por sí misma • Requisitos de la plataforma de archivo digital seguro • Requisitos para la transferencia o portabilidad de datos, documentos y expedientes entre plataformas de archivo digital seguro • Además, pone a disposición de las entidades locales una metodología de análisis y evaluación del cumplimiento efectivo de dichos requisitos mediante auditoría.
  • 20. Alianza con la Federación Navarra de Municipios y Concejos • Perspectivas: • Difusión del programa de acompañamiento entre las entidades locales. • Identificación de las entidades locales susceptibles de participar en el análisis y evaluación del cumplimiento efectivo de los requisitos. • Conocimiento de la situación real en cuanto al grado de cumplimiento de requisitos legales y funcionales, en cuanto se refiere a datos, documentos y expedientes, de los sistemas y plataformas implantados, en relación a los proveedores de estos servicios a las entidades locales de Navarra. • Identificación de necesidades formativas para la mejora del desempeño dirigidas a los trabajadores de las entidades locales de Navarra implicados en gestión de expedientes y archivo digital.
  • 21. Actuaciones de la DG de Cultura en 2021 • La DG de Cultura ha previsto desarrollar en 2021 las siguientes acciones: • Informar de su iniciativa a los diferentes actores relacionados con diferentes aspectos de la implantación de la administración electrónica en las entidades locales de Navarra: DG de Administración Local y Despoblación, DG de Telecomunicaciones y Digitalización, Federación Navarra de Municipios y Concejos, profesionales de archivos en el ámbito local. • Aprobar mediante Orden Foral los requisitos para implantaciones de archivo digital seguro de las entidades locales de Navarra y un modelo de auditoría. • Difundir el programa de acompañamiento a las entidades locales en la generación y gestión de expedientes en sistemas de tramitación electrónica y su conservación a largo plazo en las plataformas de archivo digital seguro.
  • 22. Actuaciones de la DG de Cultura en 2021 • Invitar a 4 entidades locales de Navarra, según rangos de población, a participar en la aplicación de la metodología de análisis y evaluación del cumplimiento efectivo de los requisitos aprobados (herramienta GESTIONA). Está previsto que estas auditorías se desarrollen a lo largo del tercer cuatrimestre de 2021, a cargo de la propia DG de Cultura. • Valorar internamente el informe de auditoría entregado por la empresa auditora. • Remitir a cada entidad local la parte del informe de auditoría que le afecte, junto con las recomendaciones pertinentes. • Invitar a ANIMSA a realizar una autoevaluación de sus productos conforme a los requisitos aprobados, preferentemente de forma tutelada, a completar con anterioridad a 31 de diciembre de 2021.