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1
Mg. Segundo Tuesta B.
3
AUDITORIA DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
De la Planeación
 Se investiga si la empresa cuenta con un Plan Estratégico,
si funciona como una línea directriz y si es observado por
todos los niveles de la empresa.
 Los propósitos que persigue a corto, mediano y largo
plazo.
 Las políticas, indicadores, metas, estrategias.
 Las prioridades y secuencias de acciones.
 La asignación de recursos.
 Los procedimientos, entre otros.
AUDITORIA DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
De la Organización.
 Se analizan la organización general de la empresa y la
organización de cada área.
 La congruencia de la organización con los objetivos
fijados, la planeación desarrollada, los programas y los
recursos.
 Las interrelaciones de todas las actividades y los niveles
jerárquicos.
 La estructura orgánica y su planeación.
 Las líneas de autoridad y responsabilidad.
 La existencia, uso y actualización de manuales de
organización y procedimientos, entre otros.
AUDITORIA DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
De la Dirección.
 Definición, comunicación y seguimiento de objetivos y
políticas.
 La oportunidad en la toma de decisiones
 Estilos de liderazgo, programas de motivación.
 La coordinación con los directivos de las diferentes áreas.
 La planeación estratégica.
 El enfoque de calidad total.
 Los informes al consejo de administración.
 Las relaciones externas e internas, entre otras.
AUDITORIA DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
De Control
 La suficiencia y efectividad de los sistemas de
control interno.
 El programa anual de control y evaluación internos.
 Herramientas de control estratégico (BSC).
¿Qué ha cambiado y qué no ha cambiado en la
administración?
Se han mantenido las funciones básicas, pero:
FUNCIÓN ANTES HOY
De lo general a lo específico Bidireccional
Se predecía el futuro, extrapolando
el pasado
El futuro se crea, se compite por el
futuro
Según velocidad para hacer lo
mismo
Según velocidad para hacer
diferentes cosas
Reactiva Transformación iniciativa
La función sigue a la forma La forma sigue a los procesos
Sustentado en la autoridad formal
Sustentado en la autoridad
integral
Liderazgo de arriba-abajo Líder de líderes
De arriba hacia abajo Auto-control
Efectismo Ataque a las causas
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
CONTROL
DIRECCIÓN
AUDITORÍA FUNCIONAL
 La división funcional constituye el punto de partida para
lograr la eficiencia, eficacia, economía y transparencia en las
operaciones realizadas en las organizaciones. Su
conocimiento facilita el proceso de control de las mismas.
 Son funciones estandarizadas para las profesionales y
auditores, sin embargo, siempre es recomendable
compenetrarse con el giro de la organización auditada.
 Las funciones operaciones están sustentados en las teorías
de la administración, sin embargo, las organizaciones las
integran en forma diferente para alcanzar sus objetivos.
8
EVALUACIÓN DE LAS FUNCIONES
OPERACIONALES
9
GERENCIA -
ADMINISTRACIÓN
FINANZAS MARKETING
RECURSOS
HUMANOS PRODUCCIÓN
Y LOGÍSTICA
Enfoque basado en el BSC
TIPOS DE PLANES
ESTRATÉGICOS
En función de
la creación o
desarrollo de
ventajas
competitivas
TÁCTICOS
En función de la
reacción de la
competencia o
de la evolución
del entorno
OPERATIVOS
En función de
cómo se
ejecutarán las
estrategias
y las tácticas
en el día a día
TIPOS DE EVALUACIÓN DE LA
GESTIÓN
ESTRATÉGICA
¿Se han creado o
desarrollado venta-
jas competitivas?
¿Se están logrando
las metas
estratégicas?
TÁCTICA
¿Se ha reaccionado
con éxito ante
las acciones de la
competencia?
¿Las decisiones se
han ajustado a
Los cambios en
el entorno?
OPERATIVA
¿Se están
haciendo
las cosas
eficientemente?
¿Se están
alcanzando
las metas
operativas?
ESTRATÉGICA TÁCTICA OPERATIVA
Diagnóstico interno Planes de acción
Análisis externo Planificación de la calidad
Matriz de nivel competitivo 5 "S"
ISO 9001 - 14001-19011 Gráficos de control
Benchmarking ISO 9001
Herramientas estadísticas Herram. estadísticas Herramientas estadísticas
Costos de la calidad Costos de la calidad Costos de la calidad
Auditoría de procesos Auditoría de procesos Auditoría de procesos
Trabajo en equipo Trabajo en equipo Trabajo en equipo
Balance Scord Card-BSC Balance Scord Card-BSC Balance Scord Card-BSC
Auditoría de liderazgo Auditoría de liderazgo Auditoría de liderazgo
H
E
R
R
A
M
I
E
N
T
A
S
TIPOS DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN
EVALUACIÓN: GERENCIA
13
• Planes de trabajo y manuales
• Políticas de calidad (normas de calidad)
• Objetivos estratégicos , Indicadores , estrategias y
metas
• Herramientas de control.
• Estudios de producto- mercado y competencia
• Equipos de calidad
Planeación-
Organización
• Logro de objetivos
• Estilos de liderazgo, comunicación,
motivación
• Procesos estratégicos.
Funcionalidad
• Control Interno, indicadores
• Seguimiento y retroalimentación, SIG.
• Informes de auditoría, acuerdos la JGA.
Evaluación
Las 4 perspectivas del BSC
2
1 3
4
CLIENTES
¿Qué necesidades de los clientes
debemos atender para tener
éxito?
FINANCIERA
¿Qué objetivos financieros
debemos lograr para ser
exitoso?
PROCESOS
INTERNOS
¿En qué procesos debemos
ser excelentes?
APRENDIZAJE
¿Cómo debe nuestra organización
aprender a innovar para alcanzar
sus objetivos?
VISIÓN
Y
ESTRATEGIA
Un conjunto de indicadores
financieros y no financieros
articulado con la visión y misión.
BSC- Objetivos Estratégicos (causa- efecto)
FINANCIERA
CLIENTE
PROCESOS
APRENDIZAJE
8% de
crecimiento
sostenido
Maximizar el
valor de los
accionistas. Reducción de
costos
estructurales
Fidelización
de clientes
Mejorar el
nivel de
satisfacción Optimizar los
plazos de
entrega.
Mejorar la
calidad de
los procesos
Optimizar la
cadena de
abastecimiento
Identificación y
motivación de los
RR HH
Mejores
Prácticas y
Habilidades
Renovación del
Back Office
EVALUACION: GERENCIA
Controles básicos a aplicar en una empresa:
 La Gerencia debe establecer normas para su
personal de trabajadores.
 La Gerencia debe evaluar a su personal en función
de normas establecidas.
 Cada actividad debe tener un presupuesto y un
camino a seguir, debiendo los trabajadores
reportarse en función a ambas.
46
EVALUACION: GERENCIA
 Se debe establecer prioridades para nuevos trabajos.
 Las actividades pendientes deben evaluarse y las
deficiencias deben darse a conocer recomendando
su posible medida correctiva.
 El Gerente debe estar informado de lo que hace
cada uno de sus trabajadores en la Empresa.
 El Gerente debe poner en conocimiento de sus
trabajadores las necesidades y los procedimientos
empleados en los diferente niveles de la empresa.
47
EVALUACION: GERENCIA
 Establecer si cada servidor que depende del Gerente
General ha rotado por lo menos una vez en los
últimos tres años.
 Está dotada la empresa con métodos y sistemas que
permitan desarrollar la funciones de la empresa.
 En forma periódica el Gerente y sus Supervisores
deben hacer seguimiento para luego verificar si las
actividades se han realizado de acuerdo a los
procedimientos (PDAC)
48
Objetivo- Indicador-Iniciativas
OBJETIVO
ESTRATÉGICO
RESPONSABLE ESTADO TEND PERSPEC
TIVA
OBJETIVO
RELACIONA
DO
8% de crecimiento
anual sostenido
dentro del mercado.
Gerente de
Marketing
Financiera Maximizar el
valor de los
accionistas
INDICADOR RESPONSAB
LE
ESTADO TEND VALOR
REAL
VALOR META
UN
ID
PES
O
Crecimiento de
Ventas
Gerente de
Marketing
18% 16% % 50
N° de Clientes
Nuevos.
Gerente de
Marketing
1,200 1,100 N° 30
Ventas en nuevos
segmentos
Gerente de
Marketing
2’400,000 3’520 S/. 20
INICIATIVAS RESPONSAB
LE
ESTADO COMIENZO FIN
PRESUPUES
TO
Expansión en zona
norte
Gerente de
Marketing
Al 80% 15/02/2010 31/10/2010 100,000
Concentración zona
centro
Gerente de
Marketing
Al 100% 01/02/2010 15/12/2010 300,000
Campañas de
Promoción
Gerente de
Marketing
Al 40% 15/11/2010 15/02/2011 1’500,000
EVALUACIÓN: FINANZAS
20
EVALUACIÓN: FINANZAS
21
EVALUACIÓN: FINANZAS
22
EVALUACIÓN: FINANZAS
23
EVALUACIÓN: FINANZAS
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA:
Evaluar las funciones del áreas de finanzas en el marco
organizacional, para corroborar la efectividad de la
sistematización administrativa y el grado de control con que
opera, así como el manejo eficiente de los recursos
financieros.
24
EVALUACIÓN: FINANZAS
 Identificación general de los objetivos, su interrelación con
los demás objetivos e indicadores estratégicos de la
organización, existencia de planes de corto y largo plazo.
 Políticas formalizadas de las funciones de finanzas.
 Obtener esquemas de organización y lista de funcionarios
responsables de todas las áreas.
 Adecuada separación de funciones; limitación de
responsabilidades, existencia de manuales de organización.
 Existencia de presupuestos de diferente naturaleza.
37
EVALUACIÓN: FINANZAS
 Sistema de Contabilidad Gerencial y de Costos.
 Selección de fuentes de financiamiento y negociaciones con
la banca, bolsa de valores, etc.
 Políticas de crédito, cobranza, presentación de EEFF.
 Funcionamiento e integración con el sistema contable y los
elementos que lo integran.
 Programas de calidad, su avance y funcionamiento.
 Planeación financiera- tributaria.
 Funcionamiento del archivo y custodia de documentos del
área.
38
EVALUACIÓN: FINANZAS
Presupuestos
 ¿Qué tipos de Presupuestos se formulan?
 ¿Qué áreas de la empresa cubren?
 ¿Quiénes intervienen en su formulación?
 ¿Son flexibles?
 ¿Existe un Presupuesto de Inversiones de Capital?
39
Elaboración Auditoria
Operativa de Finanzas
 ¿Existe un Presupuesto de operación?
 ¿Existe un Presupuesto de Caja?
 ¿Se comparan los presupuestos con los importes
reales?
Contabilidad General
 ¿Existe un catalogo de cuentas de uso? ¿Esta
actualizado?
40
EVALUACION: FINANZAS
 ¿Son comparables con Presupuestos?
 ¿Sirven de base para la toma de decisiones?
 ¿Se envían a las personas adecuadas?
 ¿Se informa utilizando un criterio por excepción?
 ¿Las bases utilizadas para la fijación de los
estimados o estándares?
 ¿Se aprovechan las ventajas fiscales?
41
EVALUACION: FINANZAS
 ¿Hay adecuada información proporcionada a las
autoridades fiscales?
 ¿ La política tributaria es determinante del nivel y
estructura de las inversiones?
Examen de Auditoria Interna
 ¿A quien reporta?
 Se cuenta con un programa que cubra:
 ¿qué tipo de informes se elaboran?
44
EVALUACION: FINANZAS
 ¿Se investigan las variaciones en relación a los
estimados o estándares?
Impuestos
 ¿Cuáles impuestos grava a la empresa?
 ¿Se consideran para efectos de presupuestos?
42
EVALUACION: FINANZAS
 ¿Proporciona el sistema la información relativa a
costos totales por periodo?
 ¿Costo unitarios por producto o por línea?
 ¿Costos fijos o variables?
Volumen de Producción
 ¿Se elabora informes periódicos respecto de lo
anterior?
43
EVALUACION: FINANZAS
 ¿Se vigila la corrección o atención de las
desviaciones encontradas?
 ¿Se efectúa auditoria operativa?
Análisis de Ratios Financieros:
 De liquidez
 De endeudamiento
 De cobertura
 De gestión, entre otros. Revisar cuestionarios del
libro: “Auditoría Administrativa con cuestionarios” 45
EVALUACION: MARKETING
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA:
Evaluar la efectividad de los planes y estrategias de
mercadotecnia, con el fin de identificar deficiencias y
oportunidades, recomendando un plan de acción para
mejorar el desempeño.
34
La mercadotecnia, vista como un
proceso, es el conjunto de
actividades organizadas que se
tienen que desarrollar para llegar a
los consumidores meta.
EL PROCESO DE LA MERCADOTECNIA
Para tener éxito en el mercado
competitivo, las compañías deben
estar centradas en el cliente, en
atraer a los compradores de los
competidores y en conservarlos
proporcionando un valor mayor.
EL PROCESO DE LA MERCADOTECNIA
Este proceso supone los siguientes pasos
principales:
Análisis de las oportunidades
Selección de los mercados
Desarrollo de la mezcla de
mercadotecnia
Administración del esfuerzo.
EL PROCESO DE LA MERCADOTECNIA
• El profesor Philip Kotler plantea este
proceso en la forma de una fórmula que
sintetiza el proceso.
• Esta fórmula se presenta a continuación
EL PROCESO DE LA MERCADOTECNIA
R SOP MM I C
R
R SOP
SOP MM
MM I
I C
C
RESEARCH
(INVESTIGACIÓN)
SEGMENTACIÓN
OBJETIVACIÓN
POSICIONAMIENTO M ARKETING MIX
IMPLEMENTACIÓN
CONTROL
Análisis de
oportunidades
Selección de
mercados
Desarrollo
de la
mezcla
Adminis-
trar el
esfuerzo
EL PROCESO DE LA MERCADOTECNIA
MARKETING MIX
CLIENTE META
POSICIONAMIENTO
QUE SE PRETENDE
PRODUCTO
• variedad
• calidad
• diseño
• características
• marca
• envase
• tamaños
• publicidad
• venta personal
• promoción de
ventas
• relaciones públicas
PROMOCIÓN
PRECIO
• forma de pago
• precio de lista
• descuentos
• concesiones
• créditos
• canales
• cobertura
• surtidos
• ubicaciones
• inventario
• transporte
• logística
PLAZA
MARKETING MIX
CLIENTE META
POSICIONAMINNETO
QUE SE PRETENDE
PRODUCTO
• variedad
• calidad
• diseño
• características
• marca
• envase
• tamaños
• publicidad
• venta personal
• promoción de
ventas
• relaciones
públicas
PROMOCIÓN
PRECIO
• forma de pago
• precio de lista
• descuentos
• concesiones
• créditos
• canales
• cobertura
• surtidos
• ubicaciones
• inventario
• transporte
• logística
PLAZA
Expectativas
Accionistas
Misión Visión
Análisis Competitivo
Análisis FORD
Segmentación
Análisis Atractivo Entorno
Posicionamiento
Objetivos
de MKTG
Proceso de Planeamiento Estratégico
Proceso de Planeamiento Operativo
Proceso
Producto
Precio
Comunicación
Distribución
P
R
O
G
R
A
M
A
S
Mercado
Potencial
Potencial
Ventas
Pronóstico
Ventas
P
r
e
s
u
p
u
e
s
t
o
T
A
C
T
I
C
A
S
Personal
Evidencia Física
Problemas,
oportunidades
y amenazas
del entorno
MISIÓN
Valores,
recursos y
capacidades
internas
Estrategia Empresarial
Selección de los diferentes
negocios e identificación de
mercados y productos
Análisis de la situación
Objetivos y estrategias,
segmentación, posicionamiento
Programas Operativos
Producto Precio Distribución Comunicaciones Servicio
Plan de Marketing
Estrategia
Corporativa
Estrategia de
Marketing
UEN
EVALUACIÓN: MARKETING
 Existencia de un plan de marketing y su interrelación con el
plan estratégico.
 Plan general de ventas, cuotas de ventas y su seguimiento
formal del mismo.
 Observancia de estrategias de mercado, políticas, su difusión y
comprensión.
 Estrategias y políticas del las variables del mix de marketing.
 Investigaciones de mercado
 Programas y presupuestos del área.
37
EVALUACIÓN: MARKETING
 Delimitación de zonas y rutas de ventas.
 Existencia y operatividad del manual de organización y
funciones.
 Estructura del área, fuerza de ventas, equipos de trabajo
 Estilos de liderazgo, clima organizacional, evaluaciones de
desempeño, incentivos, sistemas de información.
 Herramientas de control con indicadores de calidad de
gestión.
 Control del archivo general de los clientes, estadísticas de
pedidos y ventas, entre otros.
37
EVALUACIÓN: RECURSOS
HUMANOS
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA:
Evaluar calidad de gestión de los recursos humanos, a efecto
de corroborar el cumplimiento de los lineamientos
normativos establecidos, tales como : objetivos, políticas,
procedimientos, sistemas, reglamentos, contratos, circulares,
planillas, pago de derechos laborales y beneficios sociales,
clima laboral, entre otros.
47
Roles principales de los ejecutivos
A.- Como responsable directo de
gestión de área de Recursos
Humanos.
• Gerentes / Jefes de Recursos
Humanos, RR.II.,
Compensaciones, Selección,
Capacitación, etc.
B.- Como jefe en otras áreas de
la empresa.
• Gerentes / Jefes /
Supervisores, ... de
Producción, Mercadeo,
Finanzas, Mantenimiento,
Logística, etc.
Responsabilidad compartida:
• Lograr que todos, desde la cima de la organización hasta el
último nivel, hagan lo necesario para implementar eficazmente
la estrategia de la empresa y el logro de sus objetivos.
Desarrollo de
misión y metas
Diagnóstico de
Amenazas y
Oportunidades
Diagnóstico de
Fortalezas
y Debilidades
Estrategias
de Gestión
de RH.
•Planificación
•Selección.
•Capacitación.
•Desarrollo.
•Evaluación
•Compensac.
•RRLL.
•Bienestar, ...
GESTIÓN ESTRATEGICA
DE RECURSOS HUMANOS
Objetivos
Explícitos
•Atraer
•Retener
•Motivar
•Ayudar al
Desarrollo
Objetivos
Implícitos
•Productividad
•Calidad de
Vida en el
Trabajo
•Cumplimiento
de las Normas
Objetivos a
Largo Plazo
(Resultados
Finales)
•Supervivencia
•Beneficios
•Competitividad
•Adaptabilidad
Estrategia
Corporativa
Ejecución
ALIMENTACION
APLICACION
DESARROLLO
CONTROL
MANTENIMIENTO
•Investigación de mercado de RH.
•Reclutamiento y Selección.
•Integración, Inducción.
•Análisis de Cargos.
•Planeación y distribución de RH.
•Plan de Carreras.
•Evaluación de Desempeño.
•Administración de Salarios.
•Plan de beneficios sociales.
•Higiene y seguridad en el trabajo.
•Relaciones Laborales.
•Capacitación.
•Desarrollo de RH.
•Desarrollo organizacional.
•Base de datos.
•Sistema de Información.
•Auditoría de RH.
EVALUACIÓN: RECURSOS HUMANOS
 Existencia de estrategias y políticas de alimentación,
aplicación, mantenimiento, desarrollo y control de personal y
su interrelación con el plan estratégico de la empresa
 Existencia de reglamentos, manual de procedimientos.
 Existencia y efectividad de programas de trabajo calendarizado
(capacitación, evaluación de desempeño, incentivos, etc)
 Planillas de personal (estadísticas, proyecciones)
 Organización, funciones y normatividad del área.
 Archivos y file del personal.
 Contratos de trabajo, tabuladores, sistemas de información.
37
EVALUACIÓN: RECURSOS HUMANOS
 Cumplimiento de disposiciones laborales – tributarias.
 Herramientas de control con indicadores de calidad de gestión,
entre otros.
37
Administracion de Operaciones (AO)
Opción
Marketing
Opción
Financiera
Opción
Operacions
Actual ↑ Ventas
(50%)
↓ Costos
Financieros
(50%)
↓ Costos
Produccion
(20%)
Ventas
Costo de ventas
Margen Bruto
Costos Financieros
Margen de
Contribución
$ 100 000
- 80 000
20 000
- 6 000
14 000
$ 150 000
- 120 000
30 000
- 6 000
24 000
∆71%
$ 100 000
- 80 000
20 000
- 3 000
17 000
∆21%
$ 100 000
- 64 000
36 000
- 6 000
30 000
∆114%
5
Decisiones Operacionales
Mercado
Estrategia Corporativa
Est. de Operaciones
Gerencia de Operaciones
Est. de Mercado
Est. Financiera
Personas Plantas Partes Procesos
Planificación y Control
Sistema Productivo
Materiales y
Clientes
Input
Productos y
Servicios
Output
6
Implica Administración de Transformaciones
Entradas Salidas
 Personas
 Plantas
 Partes
 Procesos
 Planificación y Control
Proceso de
Transformación
(Valor Agregado)
La transformación es
Posible por las 5 Ps. de AO:
7
Transformaciones
 Física—Manufactura
 De ubicación—Transporte
 De intercambio—Comercio minorista
 De almacenamiento—Bodegaje
 Fisiológicas—Cuidado de la salud
 Informativas—Telecomunicaciones
10
Delante y detrás de la Oficina
Delante de la Oficina
Cliente
Proveedor del Servicio
Detrás de la Oficina
12
Servicios de Valor Agregado de la
función de Fabricación
 Información
 Solución de problemas
 Apoyo a Ventas
 Apoyo a Campo
13
Desarrollo de AO como Disciplina
Hitos Históricos Desarrollo de AOM como Disciplina
Administración
Científica
Línea de Ensamble
Móvil
Estudios de
Hawthorne
Investigación de
Operaciones
Computadoras
(MRP)
JIT/TQC y
Automatización
Estrategia de
Manufactura
Calidad de Servicio
y Productividad
TQM y Certificac.
de Calidad
Reingeniería de
Procesos
Empresa
Electrónica
Geren. de la Cadena
de suministros.
14
Temas Actuales
 Acelerar el tiempo que toma la producción de nuevos bienes.
 Desarrollo de sistemas de producción flexible para lograr
personalización masiva de productos y servicios.
 Administración global de redes de producción.
 Desarrollo e integración de nuevas tecnologías de procesos en
los sistemas de producción existentes.
15
Temas Actuales
 Obtener alta calidad rápidamente y mantenerla
de cara a las restructuraciones.
 Administrar fuerza laboral diversa.
 Atender a restricciones ambientales, estándares
éticos y regularizaciones gubernamentales.
EVALUACION: OPERACIONES
(PRODUCCIÓN)
Durante el proceso de auditoría el auditor revisará el
proceso de manera independiente observando las actividades
realizadas por el departamento de producción en cada una de
las etapas de proceso, controlando recursos, eficiencia del
personal, rendimientos, costos, etc.
Se centra en observar los recursos disponibles
(equipamientos y mano de obra) y la manera en que son
manejados incluyendo el aprovechamiento de los recursos y
el manejo de los costos de producción.
EVALUACIÓN: OPERACIONES
(PRODUCCIÓN)
 La organización del área, diseño e infraestructura
 Observación del diseño de la planta y el flujo de producción
 Observación e inspección de los equipos y materiales al
interior del área de proceso
 Estudio de los procesos productivos, diagramas de proceso,
sistemas de información.
 Observación de las actividades de producción;
 Observación del manejo de los recursos disponibles;
 Revisión de la planificación de la producción
 Confirmación de la existencia de programas de producción
EVALUACIÓN: OPERACIONES
(PRODUCCIÓN)
 Confirmación de la dotación adecuada de personal para cada
etapa del proceso
 Revisión del flujo de proceso; entrega recepción del pdto.
 Control de los tiempos aplicados vs flujo de producto que
ingresa
 Verificación de los controles de eficiencia en el proceso
productivo, programas de mantenimiento, seguridad.
 Comprobación de la efectividad del diseño de la producción
 Verificación del control de tiempo de proceso
EVALUACIÓN: OPERACIONES
(PRODUCCIÓN)
 Evaluación de la capacidad del personal operativo para ejecución de
actividades encomendadas, condiciones de trabajo.
 Confirmación de los programas de entrenamiento para el personal
operacional
 Comprobación de la capacidad del personal operativo, para detectar
desviaciones de calidad durante el proceso
 Verificación del control de rendimientos
 Análisis del producto ingresado vs los rendimientos de producto
terminado
 Análisis del rendimiento por hora y por turno
 Análisis de rendimientos por tipo de producto procesado

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  • 2.
  • 3. 3 AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO De la Planeación  Se investiga si la empresa cuenta con un Plan Estratégico, si funciona como una línea directriz y si es observado por todos los niveles de la empresa.  Los propósitos que persigue a corto, mediano y largo plazo.  Las políticas, indicadores, metas, estrategias.  Las prioridades y secuencias de acciones.  La asignación de recursos.  Los procedimientos, entre otros.
  • 4. AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO De la Organización.  Se analizan la organización general de la empresa y la organización de cada área.  La congruencia de la organización con los objetivos fijados, la planeación desarrollada, los programas y los recursos.  Las interrelaciones de todas las actividades y los niveles jerárquicos.  La estructura orgánica y su planeación.  Las líneas de autoridad y responsabilidad.  La existencia, uso y actualización de manuales de organización y procedimientos, entre otros.
  • 5. AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO De la Dirección.  Definición, comunicación y seguimiento de objetivos y políticas.  La oportunidad en la toma de decisiones  Estilos de liderazgo, programas de motivación.  La coordinación con los directivos de las diferentes áreas.  La planeación estratégica.  El enfoque de calidad total.  Los informes al consejo de administración.  Las relaciones externas e internas, entre otras.
  • 6. AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO De Control  La suficiencia y efectividad de los sistemas de control interno.  El programa anual de control y evaluación internos.  Herramientas de control estratégico (BSC).
  • 7. ¿Qué ha cambiado y qué no ha cambiado en la administración? Se han mantenido las funciones básicas, pero: FUNCIÓN ANTES HOY De lo general a lo específico Bidireccional Se predecía el futuro, extrapolando el pasado El futuro se crea, se compite por el futuro Según velocidad para hacer lo mismo Según velocidad para hacer diferentes cosas Reactiva Transformación iniciativa La función sigue a la forma La forma sigue a los procesos Sustentado en la autoridad formal Sustentado en la autoridad integral Liderazgo de arriba-abajo Líder de líderes De arriba hacia abajo Auto-control Efectismo Ataque a las causas PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN CONTROL DIRECCIÓN
  • 8. AUDITORÍA FUNCIONAL  La división funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia, economía y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones. Su conocimiento facilita el proceso de control de las mismas.  Son funciones estandarizadas para las profesionales y auditores, sin embargo, siempre es recomendable compenetrarse con el giro de la organización auditada.  Las funciones operaciones están sustentados en las teorías de la administración, sin embargo, las organizaciones las integran en forma diferente para alcanzar sus objetivos. 8
  • 9. EVALUACIÓN DE LAS FUNCIONES OPERACIONALES 9 GERENCIA - ADMINISTRACIÓN FINANZAS MARKETING RECURSOS HUMANOS PRODUCCIÓN Y LOGÍSTICA Enfoque basado en el BSC
  • 10. TIPOS DE PLANES ESTRATÉGICOS En función de la creación o desarrollo de ventajas competitivas TÁCTICOS En función de la reacción de la competencia o de la evolución del entorno OPERATIVOS En función de cómo se ejecutarán las estrategias y las tácticas en el día a día
  • 11. TIPOS DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ESTRATÉGICA ¿Se han creado o desarrollado venta- jas competitivas? ¿Se están logrando las metas estratégicas? TÁCTICA ¿Se ha reaccionado con éxito ante las acciones de la competencia? ¿Las decisiones se han ajustado a Los cambios en el entorno? OPERATIVA ¿Se están haciendo las cosas eficientemente? ¿Se están alcanzando las metas operativas?
  • 12. ESTRATÉGICA TÁCTICA OPERATIVA Diagnóstico interno Planes de acción Análisis externo Planificación de la calidad Matriz de nivel competitivo 5 "S" ISO 9001 - 14001-19011 Gráficos de control Benchmarking ISO 9001 Herramientas estadísticas Herram. estadísticas Herramientas estadísticas Costos de la calidad Costos de la calidad Costos de la calidad Auditoría de procesos Auditoría de procesos Auditoría de procesos Trabajo en equipo Trabajo en equipo Trabajo en equipo Balance Scord Card-BSC Balance Scord Card-BSC Balance Scord Card-BSC Auditoría de liderazgo Auditoría de liderazgo Auditoría de liderazgo H E R R A M I E N T A S TIPOS DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN
  • 13. EVALUACIÓN: GERENCIA 13 • Planes de trabajo y manuales • Políticas de calidad (normas de calidad) • Objetivos estratégicos , Indicadores , estrategias y metas • Herramientas de control. • Estudios de producto- mercado y competencia • Equipos de calidad Planeación- Organización • Logro de objetivos • Estilos de liderazgo, comunicación, motivación • Procesos estratégicos. Funcionalidad • Control Interno, indicadores • Seguimiento y retroalimentación, SIG. • Informes de auditoría, acuerdos la JGA. Evaluación
  • 14. Las 4 perspectivas del BSC 2 1 3 4 CLIENTES ¿Qué necesidades de los clientes debemos atender para tener éxito? FINANCIERA ¿Qué objetivos financieros debemos lograr para ser exitoso? PROCESOS INTERNOS ¿En qué procesos debemos ser excelentes? APRENDIZAJE ¿Cómo debe nuestra organización aprender a innovar para alcanzar sus objetivos? VISIÓN Y ESTRATEGIA Un conjunto de indicadores financieros y no financieros articulado con la visión y misión.
  • 15. BSC- Objetivos Estratégicos (causa- efecto) FINANCIERA CLIENTE PROCESOS APRENDIZAJE 8% de crecimiento sostenido Maximizar el valor de los accionistas. Reducción de costos estructurales Fidelización de clientes Mejorar el nivel de satisfacción Optimizar los plazos de entrega. Mejorar la calidad de los procesos Optimizar la cadena de abastecimiento Identificación y motivación de los RR HH Mejores Prácticas y Habilidades Renovación del Back Office
  • 16. EVALUACION: GERENCIA Controles básicos a aplicar en una empresa:  La Gerencia debe establecer normas para su personal de trabajadores.  La Gerencia debe evaluar a su personal en función de normas establecidas.  Cada actividad debe tener un presupuesto y un camino a seguir, debiendo los trabajadores reportarse en función a ambas. 46
  • 17. EVALUACION: GERENCIA  Se debe establecer prioridades para nuevos trabajos.  Las actividades pendientes deben evaluarse y las deficiencias deben darse a conocer recomendando su posible medida correctiva.  El Gerente debe estar informado de lo que hace cada uno de sus trabajadores en la Empresa.  El Gerente debe poner en conocimiento de sus trabajadores las necesidades y los procedimientos empleados en los diferente niveles de la empresa. 47
  • 18. EVALUACION: GERENCIA  Establecer si cada servidor que depende del Gerente General ha rotado por lo menos una vez en los últimos tres años.  Está dotada la empresa con métodos y sistemas que permitan desarrollar la funciones de la empresa.  En forma periódica el Gerente y sus Supervisores deben hacer seguimiento para luego verificar si las actividades se han realizado de acuerdo a los procedimientos (PDAC) 48
  • 19. Objetivo- Indicador-Iniciativas OBJETIVO ESTRATÉGICO RESPONSABLE ESTADO TEND PERSPEC TIVA OBJETIVO RELACIONA DO 8% de crecimiento anual sostenido dentro del mercado. Gerente de Marketing Financiera Maximizar el valor de los accionistas INDICADOR RESPONSAB LE ESTADO TEND VALOR REAL VALOR META UN ID PES O Crecimiento de Ventas Gerente de Marketing 18% 16% % 50 N° de Clientes Nuevos. Gerente de Marketing 1,200 1,100 N° 30 Ventas en nuevos segmentos Gerente de Marketing 2’400,000 3’520 S/. 20 INICIATIVAS RESPONSAB LE ESTADO COMIENZO FIN PRESUPUES TO Expansión en zona norte Gerente de Marketing Al 80% 15/02/2010 31/10/2010 100,000 Concentración zona centro Gerente de Marketing Al 100% 01/02/2010 15/12/2010 300,000 Campañas de Promoción Gerente de Marketing Al 40% 15/11/2010 15/02/2011 1’500,000
  • 24. EVALUACIÓN: FINANZAS OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA: Evaluar las funciones del áreas de finanzas en el marco organizacional, para corroborar la efectividad de la sistematización administrativa y el grado de control con que opera, así como el manejo eficiente de los recursos financieros. 24
  • 25. EVALUACIÓN: FINANZAS  Identificación general de los objetivos, su interrelación con los demás objetivos e indicadores estratégicos de la organización, existencia de planes de corto y largo plazo.  Políticas formalizadas de las funciones de finanzas.  Obtener esquemas de organización y lista de funcionarios responsables de todas las áreas.  Adecuada separación de funciones; limitación de responsabilidades, existencia de manuales de organización.  Existencia de presupuestos de diferente naturaleza. 37
  • 26. EVALUACIÓN: FINANZAS  Sistema de Contabilidad Gerencial y de Costos.  Selección de fuentes de financiamiento y negociaciones con la banca, bolsa de valores, etc.  Políticas de crédito, cobranza, presentación de EEFF.  Funcionamiento e integración con el sistema contable y los elementos que lo integran.  Programas de calidad, su avance y funcionamiento.  Planeación financiera- tributaria.  Funcionamiento del archivo y custodia de documentos del área. 38
  • 27. EVALUACIÓN: FINANZAS Presupuestos  ¿Qué tipos de Presupuestos se formulan?  ¿Qué áreas de la empresa cubren?  ¿Quiénes intervienen en su formulación?  ¿Son flexibles?  ¿Existe un Presupuesto de Inversiones de Capital? 39
  • 28. Elaboración Auditoria Operativa de Finanzas  ¿Existe un Presupuesto de operación?  ¿Existe un Presupuesto de Caja?  ¿Se comparan los presupuestos con los importes reales? Contabilidad General  ¿Existe un catalogo de cuentas de uso? ¿Esta actualizado? 40
  • 29. EVALUACION: FINANZAS  ¿Son comparables con Presupuestos?  ¿Sirven de base para la toma de decisiones?  ¿Se envían a las personas adecuadas?  ¿Se informa utilizando un criterio por excepción?  ¿Las bases utilizadas para la fijación de los estimados o estándares?  ¿Se aprovechan las ventajas fiscales? 41
  • 30. EVALUACION: FINANZAS  ¿Hay adecuada información proporcionada a las autoridades fiscales?  ¿ La política tributaria es determinante del nivel y estructura de las inversiones? Examen de Auditoria Interna  ¿A quien reporta?  Se cuenta con un programa que cubra:  ¿qué tipo de informes se elaboran? 44
  • 31. EVALUACION: FINANZAS  ¿Se investigan las variaciones en relación a los estimados o estándares? Impuestos  ¿Cuáles impuestos grava a la empresa?  ¿Se consideran para efectos de presupuestos? 42
  • 32. EVALUACION: FINANZAS  ¿Proporciona el sistema la información relativa a costos totales por periodo?  ¿Costo unitarios por producto o por línea?  ¿Costos fijos o variables? Volumen de Producción  ¿Se elabora informes periódicos respecto de lo anterior? 43
  • 33. EVALUACION: FINANZAS  ¿Se vigila la corrección o atención de las desviaciones encontradas?  ¿Se efectúa auditoria operativa? Análisis de Ratios Financieros:  De liquidez  De endeudamiento  De cobertura  De gestión, entre otros. Revisar cuestionarios del libro: “Auditoría Administrativa con cuestionarios” 45
  • 34. EVALUACION: MARKETING OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA: Evaluar la efectividad de los planes y estrategias de mercadotecnia, con el fin de identificar deficiencias y oportunidades, recomendando un plan de acción para mejorar el desempeño. 34
  • 35. La mercadotecnia, vista como un proceso, es el conjunto de actividades organizadas que se tienen que desarrollar para llegar a los consumidores meta. EL PROCESO DE LA MERCADOTECNIA
  • 36. Para tener éxito en el mercado competitivo, las compañías deben estar centradas en el cliente, en atraer a los compradores de los competidores y en conservarlos proporcionando un valor mayor. EL PROCESO DE LA MERCADOTECNIA
  • 37. Este proceso supone los siguientes pasos principales: Análisis de las oportunidades Selección de los mercados Desarrollo de la mezcla de mercadotecnia Administración del esfuerzo. EL PROCESO DE LA MERCADOTECNIA
  • 38. • El profesor Philip Kotler plantea este proceso en la forma de una fórmula que sintetiza el proceso. • Esta fórmula se presenta a continuación EL PROCESO DE LA MERCADOTECNIA
  • 39. R SOP MM I C R R SOP SOP MM MM I I C C RESEARCH (INVESTIGACIÓN) SEGMENTACIÓN OBJETIVACIÓN POSICIONAMIENTO M ARKETING MIX IMPLEMENTACIÓN CONTROL Análisis de oportunidades Selección de mercados Desarrollo de la mezcla Adminis- trar el esfuerzo EL PROCESO DE LA MERCADOTECNIA
  • 40. MARKETING MIX CLIENTE META POSICIONAMIENTO QUE SE PRETENDE PRODUCTO • variedad • calidad • diseño • características • marca • envase • tamaños • publicidad • venta personal • promoción de ventas • relaciones públicas PROMOCIÓN PRECIO • forma de pago • precio de lista • descuentos • concesiones • créditos • canales • cobertura • surtidos • ubicaciones • inventario • transporte • logística PLAZA
  • 41. MARKETING MIX CLIENTE META POSICIONAMINNETO QUE SE PRETENDE PRODUCTO • variedad • calidad • diseño • características • marca • envase • tamaños • publicidad • venta personal • promoción de ventas • relaciones públicas PROMOCIÓN PRECIO • forma de pago • precio de lista • descuentos • concesiones • créditos • canales • cobertura • surtidos • ubicaciones • inventario • transporte • logística PLAZA
  • 42. Expectativas Accionistas Misión Visión Análisis Competitivo Análisis FORD Segmentación Análisis Atractivo Entorno Posicionamiento Objetivos de MKTG Proceso de Planeamiento Estratégico
  • 43. Proceso de Planeamiento Operativo Proceso Producto Precio Comunicación Distribución P R O G R A M A S Mercado Potencial Potencial Ventas Pronóstico Ventas P r e s u p u e s t o T A C T I C A S Personal Evidencia Física
  • 44. Problemas, oportunidades y amenazas del entorno MISIÓN Valores, recursos y capacidades internas Estrategia Empresarial Selección de los diferentes negocios e identificación de mercados y productos Análisis de la situación Objetivos y estrategias, segmentación, posicionamiento Programas Operativos Producto Precio Distribución Comunicaciones Servicio Plan de Marketing Estrategia Corporativa Estrategia de Marketing UEN
  • 45. EVALUACIÓN: MARKETING  Existencia de un plan de marketing y su interrelación con el plan estratégico.  Plan general de ventas, cuotas de ventas y su seguimiento formal del mismo.  Observancia de estrategias de mercado, políticas, su difusión y comprensión.  Estrategias y políticas del las variables del mix de marketing.  Investigaciones de mercado  Programas y presupuestos del área. 37
  • 46. EVALUACIÓN: MARKETING  Delimitación de zonas y rutas de ventas.  Existencia y operatividad del manual de organización y funciones.  Estructura del área, fuerza de ventas, equipos de trabajo  Estilos de liderazgo, clima organizacional, evaluaciones de desempeño, incentivos, sistemas de información.  Herramientas de control con indicadores de calidad de gestión.  Control del archivo general de los clientes, estadísticas de pedidos y ventas, entre otros. 37
  • 47. EVALUACIÓN: RECURSOS HUMANOS OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA: Evaluar calidad de gestión de los recursos humanos, a efecto de corroborar el cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos, tales como : objetivos, políticas, procedimientos, sistemas, reglamentos, contratos, circulares, planillas, pago de derechos laborales y beneficios sociales, clima laboral, entre otros. 47
  • 48. Roles principales de los ejecutivos A.- Como responsable directo de gestión de área de Recursos Humanos. • Gerentes / Jefes de Recursos Humanos, RR.II., Compensaciones, Selección, Capacitación, etc. B.- Como jefe en otras áreas de la empresa. • Gerentes / Jefes / Supervisores, ... de Producción, Mercadeo, Finanzas, Mantenimiento, Logística, etc. Responsabilidad compartida: • Lograr que todos, desde la cima de la organización hasta el último nivel, hagan lo necesario para implementar eficazmente la estrategia de la empresa y el logro de sus objetivos.
  • 49. Desarrollo de misión y metas Diagnóstico de Amenazas y Oportunidades Diagnóstico de Fortalezas y Debilidades Estrategias de Gestión de RH. •Planificación •Selección. •Capacitación. •Desarrollo. •Evaluación •Compensac. •RRLL. •Bienestar, ... GESTIÓN ESTRATEGICA DE RECURSOS HUMANOS Objetivos Explícitos •Atraer •Retener •Motivar •Ayudar al Desarrollo Objetivos Implícitos •Productividad •Calidad de Vida en el Trabajo •Cumplimiento de las Normas Objetivos a Largo Plazo (Resultados Finales) •Supervivencia •Beneficios •Competitividad •Adaptabilidad Estrategia Corporativa Ejecución
  • 50. ALIMENTACION APLICACION DESARROLLO CONTROL MANTENIMIENTO •Investigación de mercado de RH. •Reclutamiento y Selección. •Integración, Inducción. •Análisis de Cargos. •Planeación y distribución de RH. •Plan de Carreras. •Evaluación de Desempeño. •Administración de Salarios. •Plan de beneficios sociales. •Higiene y seguridad en el trabajo. •Relaciones Laborales. •Capacitación. •Desarrollo de RH. •Desarrollo organizacional. •Base de datos. •Sistema de Información. •Auditoría de RH.
  • 51. EVALUACIÓN: RECURSOS HUMANOS  Existencia de estrategias y políticas de alimentación, aplicación, mantenimiento, desarrollo y control de personal y su interrelación con el plan estratégico de la empresa  Existencia de reglamentos, manual de procedimientos.  Existencia y efectividad de programas de trabajo calendarizado (capacitación, evaluación de desempeño, incentivos, etc)  Planillas de personal (estadísticas, proyecciones)  Organización, funciones y normatividad del área.  Archivos y file del personal.  Contratos de trabajo, tabuladores, sistemas de información. 37
  • 52. EVALUACIÓN: RECURSOS HUMANOS  Cumplimiento de disposiciones laborales – tributarias.  Herramientas de control con indicadores de calidad de gestión, entre otros. 37
  • 53. Administracion de Operaciones (AO) Opción Marketing Opción Financiera Opción Operacions Actual ↑ Ventas (50%) ↓ Costos Financieros (50%) ↓ Costos Produccion (20%) Ventas Costo de ventas Margen Bruto Costos Financieros Margen de Contribución $ 100 000 - 80 000 20 000 - 6 000 14 000 $ 150 000 - 120 000 30 000 - 6 000 24 000 ∆71% $ 100 000 - 80 000 20 000 - 3 000 17 000 ∆21% $ 100 000 - 64 000 36 000 - 6 000 30 000 ∆114%
  • 54. 5 Decisiones Operacionales Mercado Estrategia Corporativa Est. de Operaciones Gerencia de Operaciones Est. de Mercado Est. Financiera Personas Plantas Partes Procesos Planificación y Control Sistema Productivo Materiales y Clientes Input Productos y Servicios Output
  • 55. 6 Implica Administración de Transformaciones Entradas Salidas  Personas  Plantas  Partes  Procesos  Planificación y Control Proceso de Transformación (Valor Agregado) La transformación es Posible por las 5 Ps. de AO:
  • 56. 7 Transformaciones  Física—Manufactura  De ubicación—Transporte  De intercambio—Comercio minorista  De almacenamiento—Bodegaje  Fisiológicas—Cuidado de la salud  Informativas—Telecomunicaciones
  • 57. 10 Delante y detrás de la Oficina Delante de la Oficina Cliente Proveedor del Servicio Detrás de la Oficina
  • 58. 12 Servicios de Valor Agregado de la función de Fabricación  Información  Solución de problemas  Apoyo a Ventas  Apoyo a Campo
  • 59. 13 Desarrollo de AO como Disciplina Hitos Históricos Desarrollo de AOM como Disciplina Administración Científica Línea de Ensamble Móvil Estudios de Hawthorne Investigación de Operaciones Computadoras (MRP) JIT/TQC y Automatización Estrategia de Manufactura Calidad de Servicio y Productividad TQM y Certificac. de Calidad Reingeniería de Procesos Empresa Electrónica Geren. de la Cadena de suministros.
  • 60. 14 Temas Actuales  Acelerar el tiempo que toma la producción de nuevos bienes.  Desarrollo de sistemas de producción flexible para lograr personalización masiva de productos y servicios.  Administración global de redes de producción.  Desarrollo e integración de nuevas tecnologías de procesos en los sistemas de producción existentes.
  • 61. 15 Temas Actuales  Obtener alta calidad rápidamente y mantenerla de cara a las restructuraciones.  Administrar fuerza laboral diversa.  Atender a restricciones ambientales, estándares éticos y regularizaciones gubernamentales.
  • 62. EVALUACION: OPERACIONES (PRODUCCIÓN) Durante el proceso de auditoría el auditor revisará el proceso de manera independiente observando las actividades realizadas por el departamento de producción en cada una de las etapas de proceso, controlando recursos, eficiencia del personal, rendimientos, costos, etc. Se centra en observar los recursos disponibles (equipamientos y mano de obra) y la manera en que son manejados incluyendo el aprovechamiento de los recursos y el manejo de los costos de producción.
  • 63. EVALUACIÓN: OPERACIONES (PRODUCCIÓN)  La organización del área, diseño e infraestructura  Observación del diseño de la planta y el flujo de producción  Observación e inspección de los equipos y materiales al interior del área de proceso  Estudio de los procesos productivos, diagramas de proceso, sistemas de información.  Observación de las actividades de producción;  Observación del manejo de los recursos disponibles;  Revisión de la planificación de la producción  Confirmación de la existencia de programas de producción
  • 64. EVALUACIÓN: OPERACIONES (PRODUCCIÓN)  Confirmación de la dotación adecuada de personal para cada etapa del proceso  Revisión del flujo de proceso; entrega recepción del pdto.  Control de los tiempos aplicados vs flujo de producto que ingresa  Verificación de los controles de eficiencia en el proceso productivo, programas de mantenimiento, seguridad.  Comprobación de la efectividad del diseño de la producción  Verificación del control de tiempo de proceso
  • 65. EVALUACIÓN: OPERACIONES (PRODUCCIÓN)  Evaluación de la capacidad del personal operativo para ejecución de actividades encomendadas, condiciones de trabajo.  Confirmación de los programas de entrenamiento para el personal operacional  Comprobación de la capacidad del personal operativo, para detectar desviaciones de calidad durante el proceso  Verificación del control de rendimientos  Análisis del producto ingresado vs los rendimientos de producto terminado  Análisis del rendimiento por hora y por turno  Análisis de rendimientos por tipo de producto procesado