Definiciones de Estándar, metodología, mejor práctica.

1. MÓDULO
IDENTIFICACIÓN DE ESTANDARES PARA
LA
DE
DOCUMENTACIÓN Y CONSTRUCCIÓN
INFORMES
Mónica María Espejo Pérez
Politécnico Colombiano
“Jaime Isaza Cadavid”

2. Definiciones
Documento
“Instrucción que se da a alguien en cualquier materia, y
particularmente aviso y consejo para apartarle de obrar
mal.” (Real Academia Española)
“Información registrada que puede considerarse como
unidad en un proceso de documentación"; entendiendo
Documentación como "Recogida y tratamiento de
información registrada, de forma continua y sistemática y
que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y
transmisión”. (Norma UNE 50-113-92/1)
http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm

3. Definiciones
Documento
Consideramos documentos a los textos, fotos, películas, entre
otros, también a los nuevos soportes multimedia y a las nuevas
formas de transmisión de información como los archivos
informáticos o las páginas Web.
El objetivo de la documentación es conservary difundir el
conocimiento en el tiempo, materializándolo en un soporte
físico o electrónico.
Documentación Patrimonio, valor
Tomado de: Presentación Clase 2. para la Materia Identificación de estándares para la documentación y construcción de informes
Juan Carlos Londoño

4. Definiciones
Informe
“Descripción, oral o escrita, de las características y
circunstancias de un suceso o asunto.” (Real Academia
Española)
Un informe es un texto en el que se exponen,detalla o
relata hechos o datos comprobables,
vida diaria, cotidiana o de negocio.
sobre asuntos de la
El lenguaje se caracteriza por su lenguaje claro, conciso y
objetivo.
Informe Toma de decisiones
Tomado de: Presentación Clase 2. para la Materia Identificación de estándares para la documentación y construcción de informes
Juan Carlos Londoño

5. Definiciones
Mejores Prácticas / Modelos
– Es la forma aceptada por la industria de hacer algo que
funcione.
Aidan Lewes
• Metodología
– Marco de trabajo, define qué, cuando y cómo se
ejecutan actividades en un proceso.
• Regulaciones / Estandar
– Da normas o directrices de obligatorio cumplimiento
• Sentido Común
– Basado en la experiencia y resultados.
Tomado de: Presentación Clase 2. para la Materia Identificación de estándares para la documentación y construcción de informes
Juan Carlos Londoño

6. Estándares de documentación
Una norma es un conjunto de reglas estandarizadas que
contienen un catálogo de requisitos. Estos requisitos se
La
de
los
los
de
refieren tanto a productos como a procesos.
propuestasestandarización recoge los deseos, las
todas las instituciones relevantes como son
fabricantes,
juristas, los
certificación
las asociaciones de consumidores,
centros de investigación, las entidades
e inspección.
Tomado de: Presentación Clase 2. para la Materia Identificación de estándares para la documentación y construcción de informes
Juan Carlos Londoño

7. Normas para Sistemas y Procesos de Gestión
Las normas para procesos exigen en general actividades y resultados
concretos. El objetivo de las organizaciones es, asegurar la eficacia del
proceso de gestión. Así, la Norma ISO 9001 exige del fabricante que
compruebe y mejore el grado de satisfacción del cliente. En toda organización
eficiente prácticamente todas las normas de gestión requieren que esta
satisfacción se defina y documente de forma exacta.
Las normas de sistemas de gestión más conocidas son las siguientes:
•Gestión de Calidad en base a Normas ISO 9000 / 9000:2000
•Gestión del Medio Ambiente con base en la ISO 14001
•Gestión de Prevención de Riesgos Laborales en base a OHSAS 18001
•Gestión de Seguridad con base en la ISO 27000
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Juan Carlos Londoño

8. ISO 9000
Orientado a la administración de procesos y actividades
–
–
–
Requerimientos de Calidad
Ajuste a regulaciones
Cumplimiento de objetivos
• Representa la “forma como se hacen las cosas”.
• Deja
–
–
–
–
–
por escrito
Procesos
Procedimientos
Instrucciones
Formatos
Registros
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Juan Carlos Londoño

9. ISO 9000 – Beneficios en TI
Beneficios
•Deja por escrito todas los impactos en los procesos de TI.
•Se tienen registros para hacer acciones correctivas y
preventivas frente a los procesos de atención de TI.
•En TI, tiene que ver con la entrega consistente de los
servicios que ofrece el área.
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Juan Carlos Londoño

10. ISO 9000 – Conclusiones
- Permite formalizar y certificar todos los procesos que conducen a la
prestación de servicios de TI.
Útil para áreas de TI que soportan grandes cantidades de usuarios con-
diferentes culturas
geográfica.
organizacionales o con mucha dispersión
- La norma no se enfoca en si misma, en garantizar el nivel de calidad
de los productos o servicios desarrollados.
No sugiere marcos de trabajo o modelos de procesos genéricos, a-
partir de los cuales se adapte el proceso estándar para una
organización.

11. Documentos de Apoyo
- Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9000
http://www.youtube.com/watch?v=3JGryKAxKdg
- Estándares y Guías
Ana Belén Martinez
Juan Manuel Cueva
Universidad de Oviedo
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Juan Carlos Londoño

12. Actividad
Mesa redonda del documento:
Gestión documental versus gestión de contenido
Libro: El profesional de la información, vol. 11, n 3, mayo-junio 2002 – Páginas: 234, 235
y 236. Autor: Jorge Serrano Cobos.