Diapositivas de la conferencia realizada en la CAS 2016 en Vitoria el 2 de diciembre de 2016. El viaje empezó con una necesidad de formación en gestión de proyectos. En lugar de plantear una formación estándar, todo el Departamento participó en un Project Management Improvement Workshop, donde el objetivo fue que todo el personal dibujara conjuntamente su propio escenario ideal después de ver diferentes modelos y analizar los pros y contras. Con este enfoque bottom-up, se creó una hoja de ruta hacia un modelo ágil empezando por un piloto y una redefinición de roles. Los equipos empezaron a trabajar por Sprints, con una persona centrada en el rol de Product Owner por cada equipo. Algunas unas herramientas de gestión se sustituyeron por paneles Kanban en las paredes de los despachos y salas de reuniones. En las primeras retrospectivas se constató que el modelo había mejorado los tiempos de entrega y la sensación de aportar más valor a los usuarios.

1. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
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Historia de una Transformación Ágil Miquel Rodríguez
miquelra@netmind.es
@miquelrodriguez

2. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016

3. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016

4. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016

5. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Empresa farmacéutica internacional de capital privado
con sede en Barcelona y presencia en más de 90 países

6. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Junio 2014

7. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Formación para mejorar la
gestión de proyectos de
desarrollo de software
Primer contacto y una petición muy concreta

8. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
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9. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Workshop x2 para ver alternativas y definir conjuntamente
Romper el hielo, aprender de la
experiencia y hacer equipo
Participación y gestión
de expectativas
Establecer el marco y poner en
común el estado actual Compartir inquietudes
Crear una visión positiva del cambio
Trabajo en equipo para
establecer límites y alcance
Identificación y
mitigación de riesgos
Practicar el ejercicio
de regalar feedback
Consolidar conocimiento actual
en Gestión de Proyectos
Aprender nuevas técnicas de
gestión y enfoques diferentes
Pensar en grande
Siguientes pasos para
poner en marcha el plan

10. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Septiembre 2014

11. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016

12. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Puntos de Mejora
Priorización de
peticiones
Eficiencia del
trabajo en
equipo
Agilidad en la
entrega
Estandarización
de métodos de
gestión
Aumento del
valor del trabajo
entregado
Colaboración
con las
áreas/usuarios

13. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Octubre 2014
a
Abril 2015

14. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Iniciativa pausada por otras prioridades del Área

15. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Mayo 2015

16. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Formación Agile para toda el área de Organización y Sistemas
 A medida, diseñada conjuntamente
 Sesiones dilatadas en 3 semanas para ir aplicando lo visto en la formación
 Muy práctica, con ejemplos internos reales para poner en marcha al finalizar

17. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Contenidos formación

18. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Junio 2015

19. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Organización de los equipos basada en Scrum (más o menos)
 6 equipos Scrum, 25 personas
 Diferentes tamaños de equipo, organizados por producto
 Varios proveedores involucrados en diferentes equipos
 Equipos sin Scrum Master, responsabilidad conjunta
 Ayuda externa puntual para coaching y mejora continua

20. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Scrum y Coordinación
 Sprints de 2 semanas sincronizados (mismo inicio y fin para todos los equipos)
 Reserva del 20% para posibles incidencias, solo se planifica para un 80% de
la capacidad teórica
 Algunos equipos estiman con Story Points, otros con horas/jornadas
 Reunión semanal 45’ de coordinación de los PO para gestionar dependencias
entre equipos y productos
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V
Sprint 1- Sincronización PO´s
Sprint 1- Planning Sprint 1 - Review&Retrospective
Sprint 2- Sincronización PO´s
Sprint 2- Planning Sprint 2 - Review&Retrospective
Sprint 1 Sprint 2

21. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Paneles Kanban para la gestión del trabajo
 Cada equipo acuerda su workflow y diseña su propio panel Kanban, con el
correspondiente DoD para cada estado
 4 Paneles Kanban físicos en los despachos de los Product Owners
único lugar disponible en las oficinas
 Los otros 2 equipos con paneles digitales, con SalesForce y VisualStudio
 El último paso a Producción en SAP no depende directamente del equipo

22. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Primer Kanban de uno de los equipos

23. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Retrospectivas
 No todos los equipos las llevan a cabo
 Los viernes, con un enfoque “social” (con comida o similar)
 No hay daily cuando hay retro
 Repaso del Kanban + Cuadro Cross + Puntos abiertos
 Formato clásico de Bien, Mal, A mejorar
 Documento resumen, poco seguimiento de los elementos encontrados

24. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Octubre 2015

25. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Consolidación del proceso y mejora continua
 Backlog con User Stories
 Mejora de los documentos funcionales, algunos se han eliminado
 Priorización por MoSCoW
 Proporción imprevistos vs planificado según prioridades y cargas de trabajo
 Story Points ajustados en función de disponibilidad (vacaciones, festivos, …)

26. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Consolidación de los paneles Kanban físicos (y no digitales)

27. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Panel para sincronización entre equipos

28. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Más cosas que han ido pasando… .
SINCRONIZACIÓN Y CADENCIA
 Se perdió la sincronización temporal entre equipos debido a las vacaciones
 Los sprints pasaron a 3 semanas de duración
 Uno de los equipos prefirió alargar aún más y hacer meses naturales
 En 2017 se volverá a la sincronización, empezando lunes 2-enero
RENDIMIENTO
 Si los imprevistos crecen, el rendimiento baja de manera desproporcionada
(planificado vs imprevistos)
 En vacaciones baja el rendimiento por debajo de lo esperado
pe. 4 personas 80 puntos, 2 personas 30 puntos

29. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Marzo 2016

30. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Seminario de divulgación a otras áreas y cliente interno
 +30 personas convocadas, lleno completo
 Hype - Mucho interés y expectativa
 Fundamentos de Agile, valores, principios, Scrum, Kanban…
 Explicación in situ de los paneles reales de los equipos de IT
 Buen feedback recibido

31. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
El Área crece y se crea un nuevo equipo
 El nuevo equipo ya se diseña con el mismo modelo ágil (PO + equipo)
 Diseño del primer panel Kanban, gestión de la demanda y product backlog
Trabajar en Agile ya es un hecho, no se plantea otro modo

32. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Lecciones
Aprendidas

33. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Lecciones aprendidas
Preparados, li…. YA!!!!
 No sobreplanifiques. Aprende por el camino y ajusta en consecuencia
 Cuenta con apoyo externo al principio, y después cuando los equipos lo necesiten
 La falta de Scrum Masters hace que todo vaya más lento…
…pero los equipos avanzan igualmente
 Los paneles físicos funcionan mejor…
…pero deja que cada equipo escoja lo que prefiere
Energía Bottom up & Liderazgo Top down

34. Historia de una Transformación Ágil en Ferrer Miquel Rodriguez Vitoria, 2 de Diciembre 2016
Miquel Rodríguez
Director de Consultoría y Mentoring
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MDSD Academic Director & Trainer
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¡GRACIAS!