Procesamiento Automático de Mails (AMP Automatic Mail Processing)

AMP: Automatic Mail Processing
Aplicable a
• Ventas
• pedidos
• reservas
• cierre automático
• post proceso
• Atención a clientes
• reclamos
• solicitudes de agenda
• Marketing
• promociones
• nutrición de las relaciones
• Referidos
• …

Negoxia Automation 2
Características
• Evita el manejo de colas de emails por parte de los operadores
• Existe un autómata –programa inteligente- que hace ese trabajo
• El autómata:
• se encarga de leer los emails y procesarlos durante las 24
horas
• agenda a cada operador el tratamiento de los mismos
• asigna las tareas entre los operadores según reglas
• responde los emails en forma diferencial -inteligente-
• Los operadores miran su agenda y procesan sus tareas pendientes
• Encuentran el contacto creado con el email pendiente asociado
• Todos los contactos remitentes son creados automáticamente
• Todos lo emails quedan guardados automáticamente en la Historia de
cada Contacto
• Procesos de ayuda y control completan el escenario operativo
• alarmas, reportes, estadísticas, consultas, …
Procesamiento Automático de Mails AMP

Autómatización casi total
Para clientes corporativos regulares:
• Uso de plantillas predefinidas
• Reconocimiento automático de contenidos
• Ingreso instantáneo y automático de pedidos, reservas,etc
• Respuestas inteligentes
• según el cliente
• según inventarios
• según las reglas predefinidas del negocio
• multicanal: combinación de email, SMS, IVR, …
Todo inteligentemente integrado al resto de las funcionalidades:
• repositorio de más de 100 acciones complementarias

Operadores
Integran el grupo de usuarios "AMP"
Pueden ser cualquier cantidad -y variable-
Todos reciben asignaciones según reglas
Para cada operador, al procesar su cola de mensajes, se determina:
• fecha y hora de asignación y resolución del pedido
• cantidad por operador por período
• duración promedio, rendimiento mensual, etc.
Alarmas de excepción -la cola no se mueve, etc.-
Reasignación de la cola a otro operador (x ej. por ausencia)
Se comunican entre por chat interno
Acceso a base de documentos personales e institucionales
Y más!

Beneficios
• Se ahorra mucho trabajo
• Mayor productividad de los operadores (30+%)
• Mayor seguridad de los datos por la automatización
• Certeza del proceso: nada se pierde, nada se duerme, no hay fraudes
• Mucho mejor servicio
• Respuesta instantánea de recepción del requerimiento
• Menor tiempo de respuesta por requerimiento
• Control exacto de los datos para los supervisores
• Posibilidad de realizar más procesos en forma integrada
• Simplificación operativa de la empresa
• Ahorro real en presupuesto medible enseguida

Procesos
• Existe una casilla de correos (o varias), por ejemplo "reservas@..." a
donde llegan todos los mensajes de los interesados.
• Un autómata (programa que corre permanentemente y trabaja solo de
acuerdo a intrucciones) los va leyendo de a uno y pre-procesando.
• Reparte los mensajes entre los operadores del Mail Center en forma
uniforme mediante la creación de una tarea pendiente en la agenda de
cada operador.
• Siempre quedará una copia de todos los correos y una ficha de todos
los contactos.
• … + todo lo demás

En la agenda de cada operador
figuran sus actividades
pendientes, asignadas
automáticamente y en reparto
uniforme entre todos.
Agenda

En el gestor de contactos figuran:
•sus datos filiatorios
•la Historia de sus transacciones
•los Pendientes a resolver
Gestor de Contactos

Al pasar el
mouse se amplía
la lista de
Pendientes
Calendarios
Vista de Pendientes:
•diaria
•semanal
•mensual
•anual
•listado total

Una vez revisados los datos del
cliente y verificado el
cumplimiento de las condiciones
de la reserva, se cumple con la
tarea pendiente.
Desde el Mail Center se envía la
respuesta al requerimiento
recibido por email.
Esta respuesta automáticamente
se incorpora a la Historia del
contacto quedando la pista de lo
realizado.
A partir de la Historia se obtienen
los reportes deseados con 2 ó 3
clicks.
Mail Center

Gestión del Conocimiento
En la Gestión de
Documentos se
ordenan todos los
modelos de
respuestas,
presupuestos,
condiciones
comerciales, listas de
precios, …
Estos modelos son
usables directamente
-como plantillas o
adjuntos- desde el
Mail Center con 1
click al responder o
enviar un email

Consultas Es muy fácil autogestionarse y
controlar equipos con las formas
existentes de consultas y reportes

Consultas
En tiempo real y con 1 click por
•importe
•duración
•cantidad
de actividades
.
Con filtros varios

Centro de Reportes
En tiempo real y con 1 click por
•importe
•duración
•cantidad
de actividades
.
Con filtros varios

Además
La solución puede usar todo o parte de los módulos suguientes:
- Marketing Automation (multicanal, para campañas, ...)
- Mensajería interna entre operadores (chat cerrado, correos)
- Envío automático del asunto del email por SMS
- Formularios inteligentes integrados al sistema
- Profesor: práctica ayuda en el lugar de la pantalla cuando se necesita
- Negoxia Customer Services (NCS): completo centro en línea de ayuda y soporte al usuario
Todas/parte de las funcionalidades del:
1. Gestor de Usuarios (User Management)
2. Gestor de Correos de negocios (Mail Center)
3. Gestor de Conocimiento (Document Center - Knowledge Management)
4. Gestor de Contactos y Empresas (Contact Manager)
5. Facturación, Cuentas Corrientes, …
Posibilidad de interconectar este sistema con otros existentes o futuros mediante
webservices para, por ejemplo, consolidar los datos y las transacciones de los contactos.
Más info en nuestro sitio web (http://www.negoxia.com)

Otras funcionalidades integradas
Un completo sistema todo en uno

La campaña será enviada
por el sistema al llegar la
fecha y hora indicada.
La actividad se registra en
la historia.
Gestión de emails
repetidos.
Test de envío.
Resumen final.
Usted indica qué quiere enviar
(plantilla de Doc Center), a
quien (target) y cuándo y el
sistema se encarga de hacer el
envío y registrar las actividades
de forma automática, para
cientos o miles de contactos.
Se pueden combinar campañas
por email, SMS. correo
convencional y teléfono.
Completo reporte de
todas las campañas,
agendadas y enviadas.
Envío de campañas multicanal MA

Cuando se envían SMS, personalizados
automáticamente, se registran en la Historia
del contacto para su control.
Cuando se reciben SMS desde el contacto,
se define el Workflow de proceso
automático, con acciones, patrones de
reconocimiento y umbrales.
Mucho poder, muy fácil, flexible y Ud. lo
maneja con libertad.
El SMS entrante
al contacto figura
en la historia y
desde allí se
procesan
automáticamente
Vista única del contacto
Los datos filiatorios, la
historia, los pendientes y las
oportunidades de negocios en
una sola pantalla con todas
las funcionalidades
Campañas de SMS/emails automatizadas MA

Envío automático de SMS según eventos,
interpretación de respuestas y generación de
acciones internas o externas.
El módulo de Workflow elimina de los usuarios
del CRM las tareas rutinarias y tediosas,
encargándole al autómata su realización con
precisión y velocidad.
Las nuevas capacidades de “aprendizaje”
permiten que el comportamiento del CRM se
mejore a sí mismo en función de los objetivos
del usuario.
Parametrización
externa del
procesamiento de los
SMS recibidos
El “instructor” constituye
una ayuda permanente
en la recordación de la
operación
Campañas de SMS automatizadas MA

Ilustrativos
gráficos
Graficar, procesar, contar y
buscar patrones en las
miles de respuestas a las
campañas, con pocos
clicks!
Ahorre grandes cantidades de
tiempo y genere un mejor
seguimiento de los resultados
de sus campañas,
automatizando el
procesamiento de las
respuestas.
El nuevo módulo de Workflow
operable por el usuario otorga
mucho control y flexibilidad
para crear los procesos que
necesite
Completos
resúmenes
Procesamiento de respuestas a campañas MA

Lista de
contactos
registrados por
la web.
Reconocimiento
inteligente de
patrones con
sinónimos y
metacampos
Acciones
definibles y
gobernables por
el usuario
Mediante vivos colores se diferencian las
acciones y su secuenciamiento en el
tiempo.
Arrastrando los colores se definen y
ordenan las tareas que componen un
proceso.
Implementación de procesos de
Marketing multicanal (correos, SMS ...)
100% automáticos.
Pueden participar usuarios ejecutores y
responsables (por escalamiento) .
Procesos
automatizados
que corren las
24 horas
Workflows con drag-n-drop de acciones MA

Nuestros formularios inteligentes le permiten
automatizar el ingreso de datos recabados a través
de su página web, manteniendo todo integrado y con
tracking de visitas y preferencias de cada contacto.
Mantenga su base de datos completa y actualizada
sin esfuerzo y muestre folletos desde el Doc Center.
Implemente sus procesos automáticos para finanzas,
administración, ventas, marketing, producción, …
Lista de
contactos
registrados por
la web.
0
Los datos
ingresados en el
formulario se
registran directo en
su base de datos
del CRM.
Formularios inteligentes integrados MA

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