Adempiere

Smart Suite ERP, CRM and SCM

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ADEMPIERE

Politécnico Colombo Andino

Autor:

Camilo Andrés Urbina Ramírez

Director de tesis: Carlos Quijano Narvaez

POLITÉCNICO COLOMBO ANDINO
FACULTAD DE ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
BOGOTÁ D.C.
AGOSTO 2010

1


TABLA DE CONTENIDO

1. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) 3
1. ¿Que son?............................................................................................................3
2. Soluciones ERP...................................................................................................3
3. Beneficios............................................................................................................3
4. Etapas de la tecnología de información y los ERP..............................................4

2. CONCEPTO 5
1. Historia de Adempiere.........................................................................................5
2. Descripción del software ....................................................................................5
3. Arquitectura de la aplicación...............................................................................6

3. REQUISITOS DEL SISTEMA 7
1. Hardware.............................................................................................................7
2. Software..............................................................................................................7

4. INSTALACION 8
1. Instalación de PostgreSQL..................................................................................8
2. Instalación de Java JDK y JRE............................................................................17
3. Instalación de Webmin........................................................................................21
4. Creación del usuario y la base de datos de Adempiere........................................28
5. Instalación del servidor Adempiere.....................................................................34

5. CONFIGURACION 52
1. Instalación del paquete de lenguaje es_CO.........................................................52
2. Instalar Localización Colombia...........................................................................52
3. Instalar datos de configuración en GardenWorld................................................54
4. Instalar datos de configuración en otras compañías............................................54
5. Geografía.............................................................................................................55
6. Crear una nueva empresa (PUC Colombia)........................................................55
7. Días Festivos.......................................................................................................55

6. ADMINISTRACION 56
1. Registro del sistema...........................................................................................56
2. Prueba.................................................................................................................57
3. Sincronizar terminología....................................................................................58
4. Reporte versión sistema......................................................................................59
5. Creación del menú personalizado.......................................................................60
6. Creación de Roles...............................................................................................60
7. Creación de Usuarios..........................................................................................62
8. Lenguaje..............................................................................................................63
9. Color del sistema.................................................................................................64
10. Configuración inicial de la compañía..................................................................64

2


7. USUARIO FINAL 65
1. Control de la cotización hasta recaudos (Ventas)..............................................65
2. De requisición hasta pago (Compras)................................................................67
3. Administración de Saldos Pendientes (Tesorería y Cartera).............................69
4. Cadena de suministros (Compras, Inventarios, Bodega)...................................70
5. Análisis de Resultados (Contabilidad)...............................................................73
6. Tienda Web (WebStore)....................................................................................74
7. Fabricación o Producción..................................................................................75

8. FUNCIONALIDAD BASICA 76
1. Introducción a la Relación con Terceros............................................................76
2. Desde Requisición hasta Factura........................................................................85

9. BIBLIOGRAFIA 115

10. AGRADECIMIENTOS 116

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ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

1. ¿Que son?

En castellano significa Planeamiento de los Recursos de la Empresa. Los ERP (Enterprise Resource
Planing), son sistemas de planeación de recursos que se encuentran ya en su tercera etapa, sus
etapas posteriores son los MRP (Manucfacturing Resource Planning) I y II, cuya objetivo
primordial era mejorar la información y planeación en el proceso productivo.

Las suite ERP son software que proveen aplicaciones de control y contables, administración de
producción y materiales, administración de calidad y mantenimiento de fábricas, distribución de
ventas, administración de recursos humanos y administración de proyectos, dejando a un lado la
heterogeneidad de los sistemas MRP y vinculando todos los sectores de la organización.
La característica más significativa es que todas las aplicaciones están integradas, por lo que
comparten un mismo conjunto de datos que es almacenado en una base de datos común. Las
empresas se benefician de esta información debido a que el sistema ERP relaciona los procesos de
negocios y los maneja como un todo en forma integrada.
Al igual que la mayoría de tecnologías de información los ERP proveen herramientas para mejorar
el control y la planeación y principalmente la toma de decisiones.

2. Soluciones ERP

En el mercado se encuentran diferentes soluciones ERP , es decir, empresas proveedoras, entre las
que se encuentran a nivel mundial, SAP, Oracle, QAD, PeopleSoft, SSA, IBM entre otras, en
general todas presentan los mismos módulos (aplicaciones específicas dentro de la suite)/ la
diferencia radica en la experiencia de la empresa proveedora en determinadas áreas, por ejemplo
QAD es líder en manejo de manufactura y PeopleSoft en manejo de personal.
Otro diferencial importante es el servicio complementario, como tiempo de implementación,
capacitación empleados, mantenimiento y algunas otros servicios que se relacionan directamente
con el precio. En Colombia las soluciones ERP se han guiado específicamente a empresas grandes,
debido principalmente a su costo, SAP a sido una de las proveedoras líderes en Latinoamérica, y ha
proveído soluciones a más de 50 empresas colombianas entre las que se encuentran, Panamco-
Indega (Coca-Cola), Avianca, Seguros La Previsora, Colseguros, Cervecería Leona y Comcel.
Aunque los elevados costos impiden que las Pymes vinculen estas herramientas a sus organiza-
ciones, existen soluciones ERP algo más modestas, entre las que se conocen, NAVISION , Dimoni,
SP software, Aqua ERP, Logic Control entre otros.

3. Beneficios

Implementar una solución ERP en la empresa aportará grandes benéficos, como una mayor
productividad, información integrada y a tiempo para una mejor toma de decisiones, etc. Sin
embargo, algunos directivos comentaron que lo primero es considerar cuándo una empresa está lista
para utilizar un sistema tipo ERP.

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Héctor Eminence de IBM señaló tres factores principales que determinan si una empresa que está
lista para utilizar un sistema ERP, o no:
1) La necesidad de crecimiento, un factor fundamental; saber que la empresa crece, que sus
pedidos aumentan, si existen nuevos proveedores, etc.
2) La necesidad de información actualizada.
3) La urgencia de mantener un nivel competitivo respecto a otro tipo de empresas.

4. Etapas de la tecnología de información y los ERP

Podemos hablar de una primera etapa vinculada a la época de los 80's, donde todas las áreas de la
organización se manejaban de forma heterogénea, al igual que los sistemas eran complejos
funcionalmente y en su interfaz, pocos automatismos y su principal logro fue la reducción de los
costos y el aumento de la productividad vinculado a la automatización de los procesos.
Con el surgimiento de nuevas necesidades de información y la evolución tecnológica de la
computación, se mejoró en la flexibilidad de los sistemas y a su ve z se disminuyó en la
complejidad de la interfaz. La aparición de Windows convirtió la manipulación de éstas
herramientas en algo mas amigable; sin embargo no existían redes y los paquetes eran poco
integrados.
Finalmente, nos encontramos en una tercera etapa donde se reconocen los sistemas de gestión
integrada, en donde se encuentran los ERP, cuya idea es mantener la información centralizada,
generando posteriormente flujos de la misma según necesidades. Son sistemas mas flexibles que
presentan un interfaz único de trabajo, sin importar el modulo que se este manejando, y la calidad
de la información es mejor.
La principal característica de los sistemas de gestión integrada es la homogenización de la
información, logrando con esto manipular los datos de las diferentes áreas de la empresa como un
todo.

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CONCEPTO

1. Historia de Adempiere
Adempiere es un sistema basado en Compiere. La primera versión de Compiere fue diseñada en los
años 80 utilizando Smalltalk, fue uno de los primeros lenguajes con el concepto orientado a objetos.
Las raíces de proyecto estaba basado en la arquitectura de “Next Generation” un proyecto de ADV/
Org, que tenía principios similares al del proyecto inicial de R/3 de SAP. Adempiere tiene una
arquitectura denominada “Object Architecture” que es comparada con Orientado a Objeto “Object-
Oriented”, “Object-like” o las arquitecturas tradicionales, en la cual cada Objeto es tan
independiente de los otros Objetos como sea posible.
Todo esto da como resultado una excelente integración:
• Arquitectura MVC de Smalltalk (desconectado del Model-View-Controller)
• Desconexión a sincrónica de procesos vía mensajes
• Motor de reglas explícito, para implementar la lógica compleja
• Transacciones seguras de fallas y recuperación
Hoy en día con la utilización tecnología de punta con las últimas versiones de Java le da la
flexibilidad de ser una aplicación Cliente-Servidor de área Local como una aplicación Web sin
necesidad de cambiar nada en el código.

2. Descripción del software
Una de las características más relevantes de Adempiere es que desde su concepción tuvo en cuenta
todos los parámetros que puede necesitar un software orientado al crecimiento cambiante de los
negocios de hoy y del futuro, por eso no trabajó con el concepto de módulos como lo hacen la
mayoría de los programas ERP que hay en el mercado, Adempiere lo maneja con el concepto de
“Procesos de Negocios”, lo que da una funcionalidad más lógica.
Con Adempiere el negocio puede administrar los recursos, finanzas, clientes y proveedores de
forma consistente y efectiva, dada la integridad de las funcionalidades del Software. Porque es un
sistema unitario, integrado y completo, que brinda información unificada del negocio, con procesos
que involucran a todas las áreas de la organización y permite tener así el control de ella.
Le permite controlar cada aspecto de la aplicación y al mismo tiempo adaptar, actualizar, agregar
características, y extenderse para ajustarse a las necesidades crecientes del negocio y a las
exigencias del mercado.
La integración en Adempiere se aplica tanto al CRM (Administración de Relaciones con el Cliente),
el Web Store (tienda Web), como a la información del ERP (Planeación de Recursos
Empresariales).

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3. Arquitectura de la aplicación
Adempiere adelantándose a la gran velocidad de los cambios tecnológicos actuales y las
necesidades cambiantes de los clientes, es completamente dinámico. El gran apoyo de la
comunidad, que todo el tiempo está dando nuevas ideas y aportando nuevos desarrollos, mejorando
los procesos en términos de funcionalidad y desempeño, y corrigiendo aquellas posibles fallas que
pueda presentarse en un momento determinado.
El concepto vanguardista que tiene Adempiere desde sus inicios ha sido el eje de la solidez de la
aplicación, adicional al uso del lenguaje orientado a objetos y la incorporación del Diccionario de
Datos.

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REQUISITOS DEL SISTEMA

Adempiere tiene la capacidad de operar en una variada gama de redes y sistemas operativos. Esta
flexibilidad le da al usuario la libertad de escoger el hardware y sistemas operativos que mejor se
adapten a sus necesidades individuales.
1. Hardware
Para la instalación y ejecución de Adempiere se recomiendan las siguientes características:
● Procesador Pentium IV o superior
 2Gb de memoria RAM.
 Monitor SVGA color.
 Unidad de CD ROM.
 Espacio libre en el disco duro: 5 Gb o mas.

Los Terminales o maquinas cliente se recomienda un mínimo de:
 Procesador Pentium IV o superior.
 1024 MB de memoria RAM.
 Monitor SVGA color.
 Unidad de CD ROM.
 Espacio libre en el disco duro: 1 Gb o mas.

2. Software
Adempiere se puede instalar en sistemas operativos como Windows, Mac y Linux, se recomienda
este utilizar este ultimo. El software necesario para la instalación es el siguiente:
 Java JDK 1.5 o Superior.
 Motor de bases de datos PostgreSQL u Oracle.
 Webmin es una herramienta que permite la administración de servidores Linux y resulta ser
una herramienta muy util que puede acompañar el funcionamiento de Adempiere (este
software es opcional, no es obligatorio para la instalación de la aplicación).

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INSTALACION

El proceso de instalación de Adempiere requiere de ciertas configuraciones y dependiendo del
sistema operativo que se utilice este proceso puede cambiar. La siguiente es la instalación de
Adempiere sobre un equipo con:
● Memoria: 2.0 GB.
● Procesador: Intel(R) Core(TM)2 Duo CPU E4500 @ 2.20GHz.
● Disco duro: 200 GB.
● Sistema operativo: Ubuntu 9.04 x 86_64
● Servidor de Bases de Datos: PostgreSQL 8.3
● Usuario: adempiere
● Password: adempiere

1. Instalación de PostgreSQL
Abrimos un Terminal y digitamos:

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Nos muestra la siguientes pantalla.

Le damos S y enter.

10


11


Ahora vamos a configurar el archivo pg_hba.conf.

Nos sale la siguiente ventana.

12


Vamos al final del archivo.

Editamos el archivo cambiando las palabras md5 por trust y agregamos una linea en donde
colocamos nuestra dirección IP; para saber que IP tenemos solo hay que escribir en otro terminal
ifconfig y hay nos muestra la IP que tenemos. Guardamos los cambios y cerramos la ventana.

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Ahora vamos a configurar el siguiente archivo postgresql.conf.

Nos muestra la siguiente pantalla.

14


Vamos y buscamos la parte que dice connections and autentication.

Y descomentariamos la linea que dice listen_addresses = 'localhost', y además cambiamos la
palabra localhost que esta entre comillas sencillas por un *.

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Ahora vamos y buscamos la linea que dice #password_encryption = on

y la descomentariamos.

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Guardamos los cambios y cerramos la pantalla. Ahora vamos a reiniciar el servidor PostgreSQL.

Reinicia satisfactoriamente el servicio y con esto terminamos de configurar el servidor de bases de
datos PostgreSQL.

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2. Instalación de Java JDK y JRE

Abrimos un Terminal y escribimos.

Nos muestra el siguiente mensaje.

18


Le damos S y enter.

Nos mostrara luego la siguiente pantalla.

19


Le damos aceptar, nos muestra esta otra pantalla a la que damos la opción Si.

Con esto termina la instalación de java JDK y JRE. Ahora vamos a la configuración, para esto
vamos a editar el archivo .profile en donde colocaremos una variable de entorno, tenemos que tener
en cuenta que este archivo se encuentra en nuestro home.

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Nos abre la siguiente ventana.

Vamos al final y agregamos las siguientes lineas.

Guardamos, cerramos la ventana y cerramos sesión para que nos tome los cambios.

21


3. Instalación de Webmin
Webmin es una herramienta que nos permite administrar nuestro servidor vía web, cuenta con
muchas utilidades entre ellas el manejo del servidor apache y el administrador del motor de bases de
datos PostgreSQL y es para ello que lo vamos a utilizar. Vamos a la pagina principal de webmin
donde descargaremos la versión debian.

Guardamos el archivo.

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Vamos a buscarlo donde lo guardamos y le damos doble clic.

Le damos instalar el paquete y nos muestra la siguiente ventana para iniciar el proceso de
instalación.

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Cerramos las ventanas y vamos a configurar el webmin, para esto editaremos el archivo
miniserv.conf.

Buscamos la linea que dice ssl=1

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Cambiamos el 1 por 0

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Guardamos y cerramos. Ahora reiniciamos el webmin.

26


Ahora abrimos nuestro navegador y colocamos localhost:10000

El usuario y contraseña son los del administrador del sistema, entramos y vamos a configurar el
tema y el idioma.

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Le damos clic en webmin y en la opcion change language and theme.

Y lo configuramos a nuestro gusto. Con esto terminamos con la configuración de webmin.

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4. Creación del usuario y la base de datos de Adempiere

Ahora nos dispondremos a crear la base de datos de Adempiere y el usuario adempiere en
PostgreSQL, lo haremos por medio del webmin. Vamos a la opción servidores damos clic en
Servidor de Base de Datos PostgreSQL.

Vamos ahora crear el usuario adempiere, para esto damos clic en la opción usuarios de PostgreSQL

29


Damos clic en crear un nuevo usuario.
.

Colocamos el nombre del usuario que es adempiere, la clave de acceso que es adempiere y le
decimos que puede crear bases de datos y usuarios. Damos clic en crear.

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Damos clic en salvar.

Ahora vamos a crear la base de datos para ello le damos en crear nueva base de datos.

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El nombre de la base de datos es adempiere, el usuario es adempiere también y el resto de valores es
por defecto, le damos clic en crear.

Ahora vamos a configurar la contraseña del administrador de PostgreSQL, para esto vamos al link
configuración del Módulo.

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La contraseña que colocaremos sera adempiere, vamos al final de la pagina y le damos salvar.

Nos regresamos a la pagina principal de PostgreSQL y aquí utilizaremos la opción de Parar
Servidor PostgreSQL, nos saldrá la siguiente pagina.

33


Le damos Arrancar Servidor PostgreSQL y con esto terminamos esta parte de creación del usuario y
la base de datos de Adempiere.

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5. Instalación del servidor Adempiere

Bueno vamos a descargar el paquete Adempiere que lo encontramos en la pagina sourceforge,
http://sourceforge.net/projects/adempiere/files/

Buscamos la carpeta que dice Adempiere Official Release.

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Damos clic en la versión de Adempiere que deseemos, en mi caso utilice la ultima que es Laura
Edition lanzada en junio.

Guardamos el archivo, en mi caso lo hice en el escritorio y vamos a extraer su contenido.

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Damos clic derecho y Extraer aquí.

Se crea una carpeta en el escritorio que se llama Adempiere.

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Vamos a copiar esta carpeta a /opt

Vamos a la carpeta /opt/Adempiere

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Ahora vamos a dar permisos a los archivos ejecutables.

Vamos a copiar el siguiente archivo que nos ayudara a configurar Adempiere.

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Ahora vamos a editar algunos parámetros del archivo que copiamos.

Nos mostrara la siguiente ventana.

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Vamos a editar las siguientes lineas:
ADEMPIERE_HOME=/opt/Adempiere
JAVA_HOME=/usr/lib/jvm/java-6-sun
ADEMPIERE_KEYSTORE=/opt/Adempiere/keystore/myKeystore
ADEMPIERE_WEB_PORT=8088
ADEMPIERE_SSL_PORT=8443
ADEMPIERE_APPS_SERVER=Tu nombre de dominio o dirección IP
ADEMPIERE_CERT_CN= Tu nombre de dominio o dirección IP
ADEMPIERE_CERT_ORG=Nombre de la compañía
ADEMPIERE_CERT_ORG_UNIT=IT
ADEMPIERE_CERT_LOCATION=Passau

Guardamos los cambios y cerramos. Ahora vamos a escribir en el terminal lo siguiente.

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Nos muestra lo siguiente.

42


43


Vamos a exportar la base de datos, para esto nos trasladamos al directorio utils.

Vamos a ejecutar el siguiente archivo.

44


Nos mostrara el siguiente mensaje.

Oprimimos enter y el comenzara la creación de tablas, índices etc.

45


46


Ahora vamos a arrancar el servicio para ejecutamos el siguiente programa.

47


Ahora ejecutaremos Adempiere, para esto vamos a /opt/Adempiere en esta ocasión lo hice por el
explorador de archivos.

Nos pregunta si queremos ejecutarlo y le damos ejecutar.

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Se ejecuta y nos muestra la siguiente imagen.

Nos muestra enseguida la siguiente ventana.

49


Aceptamos la licencia y nos mostrara la siguiente ventana.

Puede que no este configurado así que nosotros tenemos que colocarle los parámetros indicados en
cada casilla. Le damos clic en el chulito verde y nos mostrara la siguiente ventana.

50


Le damos clic en el chulito de nuevo y nos mostrara la siguiente ventana.

Aceptamos de nuevo, nos mostrara la siguiente ventana.

Y con esto terminamos la instalación de Adempiere.

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CONFIGURACION

En esta parte realizaremos las configuraciones del software para Colombia, dependiendo del pais en
el que estemos podemos encontrar distintas formas para configurar adempiere.

1. Instalacion del paquete de lenguaje es_CO
Todos los archivos requeridos para esta instalación se encuentran en sourceforge en el folder
Adempiere Localization Colombia, las instrucciones presentan el enlace individual para cada
archivo.
● Descargue el script Change_language_to_es_CO.sql y ejecútelo en su base de datos
● Descargue los archivos xml de la traducción, puede descargarlos todos como un único
archivo es_CO_20100617.zip
● Descomprima es_CO_20100617.zip en un directorio
● Ingrese a Adempiere con rol System Administrator (preferible con lenguaje English pues las
instrucciones son con los nombres de procesos en inglés)
● Abra la ventana "Translation Import/Export"
● Seleccione en Language la opción Spanish (Colombia)
● Deje los campos Client y Table en blanco
● Oprima el botón Import y seleccione el directorio donde se descargó o descomprimió los
archivos xml de la traducción es_CO
● Cuando este proceso finalice puede cerrar la ventana
● Ejecute ahora el proceso Synchronize Terminology
Listo, ya puede disfrutar de Adempiere Colombianizado

2.. Instalar Localización Colombia

1. Descargue el archivo packages_LCO360lts_20100617.jar
2. Cree el directorio $ADEMPIERE_HOME/packages/LCO/lib
3. Copie en este directorio el archivo packages_LCO360lts_20100617.jar renombrandolo a
packages_LCO.jar
4. Descargue el archivo zkpackages_LCO360lts_20100617.jar
5. Cree el directorio $ADEMPIERE_HOME/zkpackages/LCO/lib
6. Copie en este directorio el archivo zkpackages_LCO360lts_20100617.jar renombrandolo a
zkpackages_LCO.jar

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ADVERTENCIA: En los directorios lib solo debe existir un único jar en este directorio, no saque
backups con nombre .jar
● Integrar
1. Ejecute RUN_setup.[bat/sh] o RUN_silentsetup.[bat/sh] - este paso debe integrar en el
Adempiere.jar las clases de la localización Colombia

● Soporte Retenciones Colombia
1. Descargue el paquete 2pack LCO_Retenciones_20090827.zip
2. Ingrese en Adempiere con Rol System Administrator y ejecute el programa PackIn con los
siguientes valores:
1. Type: File
2. Source: [directorio_donde_descargo]/LCO_Retenciones_20090827.zip
3. Package dir: /temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal
4. NO MARCAR Override Dict
ADVERTENCIA!! Importar el package LCO_Retenciones_20090827.zip - adiciona un model
validator para todas las empresas existentes al momento de importar.

● Soporte Medios Magnéticos (DIAN)
1. Descargue el paquete 2pack LCO_MediosMagneticos_20090827.zip
2. Ingrese en Adempiere con Rol System Administrator y ejecute el programa PackIn con los
siguientes valores:
1. Type: File
2. Source: [directorio_donde_descargo]/LCO_MediosMagneticos_20090827.zip

● Correr cuatro procesos finales
NOTA IMPORTANTE: Después de importar paquetes con 2pack es recomendable (algunas veces
necesario) correr cuatro procesos:
1. En la ventana Lenguaje (Language) seleccionar los lenguaje del sistema (debe ser es_CO si
siguió las instrucciones aquí)
1. Cuando tenga el registro del lenguaje seleccionado en pantalla oprimir el botón
"Verificar lenguajes" (Language Maintenance)
2. Y seleccionar "Añade traducciones faltantes" (Add missing translations)
2. Proceso "Sincronizar Terminología" (Synchronize Terminology)
3. Proceso "Comprobar Secuencia" (Sequence Check)

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4. Proceso "Actualización de Rol" (Role Access Update) - tener en cuenta que se debe dejar el
rol en blanco para que los tome todos.

3. Instalar datos de configuración en GardenWorld

Soporte Retenciones Colombia
Despues de esto puede importar también el package
LCO_RetencionesBaseDataGardenWorld_20090827.zip
Este importa los datos básicos de tipos de contribuyente, CIIU, tipos de retención, etc EN
GARDENWORLD

Soporte Medios Magnéticos (DIAN)
Al instalar el package LCO_MediosMagneticosBaseData_20090827.zip se instala un ejemplo con
cuatro conceptos del formato 1002 en la compañía GardenWorld.

4. Instalar datos de configuración en otras compañías

Actualmente no se puede indicar a 2pack que cargue un archivo en un cliente diferente al
configurado en el archivo .xml.
Si se desea cargar los datos en una empresa diferente debe:
1. descomprimir el archivo LCO_RetencionesBaseDataGardenWorld_20090827.zip
2. editar el archivo LCO_RetencionesBaseData/dict/PackOut.xml
3. cambiar las ocurrencias de GardenWorld por un valor apropiado dependiendo de su
instalación
4. volver a comprimir el archivo creando el .zip para instalar

Si se desea cargar el ejemplo del formato 1002 (solo 4 conceptos) en una empresa diferente debe:
1. descomprimir el archivo LCO_MediosMagneticosBaseData_20090827.zip
2. editar el archivo LCO_MediosMagneticosBaseData/dict/PackOut.xml
3. cambiar las ocurrencias de GardenWorld por un valor apropiado dependiendo de su
instalación
4. cambiar las cuentas contables (marcadas con Colombia en el archivo)
5. volver a comprimir el archivo creando el .zip para instalar

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5. Geografía

Instalar Geografía Colombia
1. Descargue el paquete 2pack GeografiaColombiaCapitales_20090225.zip
2. Ingrese en Adempiere y ejecute el programa PackIn con los siguientes valores:
1. Type: File
2. Source: [directorio_donde_descargo]/GeografiaColombiaCapitales_20090225.zip

También puede instalar la geografía completa (1119 ciudades) instalando el archivo
GeografiaColombiaCompleta_20090225.zip en vez del archivo de solo capitales.

6. Crear una nueva empresa (PUC Colombia)

Una vez instalado puede crear una nueva empresa utilizando el PUC colombiano provisto para este
fin, lo puede descargar desde AccountingCO360_20100617.zip. No olvide descomprimirlo y
seleccionar el csv resultante cuando esté creando un nuevo cliente

7. Días Festivos

Instalar Días Festivos Colombia
1. Descargue el paquete 2pack FestivosColombia_2006_2010.zip
2. Descomprima el archivo descargado
3. Edite el archivo FestivosColombia/dict/PackOut.xml
4. Busque y reemplace todas las cadenas GardenWorld Calendar por el nombre que haya dado
al calendario de su empresa, puede verlo en la ventana Calendario
5. Busque y reemplace la cadena GardenWorld (después de clientname) por el nombre que le
haya dado a su compañía, puede verlo en la ventana Compañía
6. Ingrese en Adempiere y ejecute el programa PackIn con los siguientes valores:
1. Type: File
2. Source: [directorio_donde_descargo]/FestivosColombia_2006_2010.zip

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ADMINISTRACION

1. Registro del sistema

Descripción : Registro del sistema
Ayuda : Información del registro de sistema

*imagen de http://www.adempiere.com/index.php/ManPageW_SystemRegistration_es
● Sistema: Definición del sistema común.
● Registro: La aplicación es registrada.
● Descripción: Una descripción esta limitada a 255 caracteres.
● En Producción: Sistema en producción.
● Inicia Implementación/Producción: El día que comenzó la implementación ó
producción (se pone en ejecución) en Adempiere.
● Localización / Dirección: El campo Ubicación / Dirección define la ubicación de una
entidad.
● Empleados: Indica el número de empleados de este socio de negocio. Este campo se
despliega solamente para prospectos.
● Permite Estadística: Permite transferir estadisticas generales (número de clientes,
org, socios de negocio, usuarios, productos, facturas) para conseguir una mejor
sensación para el tamaño de aplicación. Esta información no se publica.
● Información de la Industria: Información de la industria ej. (servicio profesional,
distribución de muebles).

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● Información Plataforma: Incluye la información sobre el servidor, la red y (número
de) clientes.
● Moneda: Indica la moneda a ser usada cuando se procese ó Informe este registro.
● Volúmen de Ventas: El Volúmen de ventas indica el volúmen total de ventas para un
socio de negocio
● Mostrar lo Publicado: Usted permite publicar la información, no resumen estadístico
de Información.
● Registrarse Ahora: Los registros ayudan a mejorar servicio de la base de usuario de
Adempiere.

2. Prueba
● Compañía: Compañía ó entidad legal.
● Organización: Una organización es una unidad de la compañía ó entidad legal - Ej.
Tiendas y departamentos.
● Nombre: El nombre de una entidad (registro) se usa como una opción de búsqueda
predeterminada adicional a la clave de búsqueda. El nombre es de hasta 60 caracteres
de longitud.
● Descripción: Una descripción esta limitada a 255 caracteres.
● Ayuda: El campo ayuda contiene una sugerencia; comentario o ayuda acerca del uso
de esta partida.
● Activo: Hay dos métodos para que los registros no estén disponibles en el sistema:
Uno es eliminar el registro; el otro es desactivarlo. Un registro desactivado no está
disponible para selección; pero está disponible para Informes.
● Moneda:Indica la moneda a ser usada cuando se procese ó Informe este registro.
● UM: La UM define una unidad de medida única no monetaria.
● Localización / Dirección: El campo Ubicación / Dirección define la ubicación de una
entidad.
● Pago: El pago es un identificador único de este pago.
● Ubicación: El ID de la ubicación indica en que parte del almacén se localiza el
producto.
● Socio de Negocio: Un socio de negocio es cualquiera con quien usted realiza
transacciones. Este puede incluir Proveedores; Clientes; Empleados ó Vendedores.
● Producto: Identifica un artículo que puede ser comprado ó vendido es esta
organización.
● Dato Binario: El campo binario almacena datos binarios.
● Caractéres: Longitud del campo de caractéres..
● Procesado: El cuadro de verificación procesada indica que un documento ha sido
procesado.

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3. Sincronizar terminología

Descripción : Sincronizar la terminología dentro del sistema
Ayuda : Basado en las entradas en el elemento de ventana; los campos en ventanas; parámetros; etc.
Son sincronizados; si ellos son mantenidos centralizadamente. También sincroniza la traducción de
Lenguage.

*imagen de http://www.adempiere.com/index.php/ManPageP_SynchronizeTerminology_es

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4. Reporte versión sistema

Descripción : Creado Automáticamente o Reporte Versión de Sistema ingresado manualmente
Ayuda : Las versiones de sistema son creadas para apresurar la resolución de cualquier versión de
sistema relacionaddo (errores potenciales). Si habilitó, automáticaamente son reportados a
Adempiere. No sé transfiere información confidencial.
● Compañía: Compañía ó entidad legal.
● Organización: Una organización es una unidad de la compañía ó entidad legal - Ej.
Tiendas y departamentos.
● Creado: El campo creado indica la fecha en que este registro fue creado.
● Activo: Hay dos métodos para que los registros no estén disponibles en el sistema:
Uno es eliminar el registro; el otro es desactivarlo. Un registro desactivado no está
disponible para selección; pero está disponible para Informes.
● No. Versión: Número interno de versión.
● Versión: La versión indica la versión de esta definición de tabla.
● Sistema Vanilla: Usted puede tener personalizaciones, Columnas adicionales, Tablas,
etc - pero ninguna modificación del código que requiere la compilación desde fuente.
● Etiqueta de Liberación: Etiqueta de Liberación.
● Source: Source of the Issue.
● Ventana: Ventana de entrada de datos ó despliegue.
● Proceso: El campo proceso identifica un proceso ó Informe único en el sistema.
● Forma Especial: El campo forma especial identifica una forma especial única en el
sistema.
● Reproducible: El problema también ocurre en la Distribución estándar en el demo
compañía Gardenworld.
● Comentarios: El campo comentarios permite entrada en formato libre de información
adicional.
● EMail a Soporte: Dirección de Correo para solicitar información de soporte y
actualizaciones.
● Estadística: La información de perfil no contiene información confidencial y se
utiliza para apoyar la detección y el diagnóstico de la edición así como la estadística
anónima en general.
● Dirección Remota: La dirección remota indica una dirección alternativa ó externa.
● Sistema Operativo: Información Sistema Operativo.
● Java Información: Información de la Versión de Java.
● Reportar o Actualizar Surtimiento: Reportar Surtimiento a Adempiere.

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5. Creación del menú personalizado

Adempiere permite la creación de menús personalizados para los usuarios del sistema, de acuerdo a
su funcionalidad se le asignan las ventanas, los procesos y documentos a los cuales va a tener
acceso. Esto se hace a partir de la creación y definición de árboles, desde el menú de Adempiere en
la siguiente ruta. Es necesario ingresar al sistema como administrador.
Una vez se ha creado el árbol, es necesario personalizarlo, esto se hace desde la opción
Mantenimiento del árbol.
El menú se selecciona en la parte superior izquierda, este se ubica al lado izquierdo de la pantalla,
mientras que sobre el lado derecho están los posibles menús que se pueden elegir, utilizando las
flechas sobre la parte superior de la pantalla para agregar o remover estas de su menú.
Para mover ítems hacia arriba o abajo en su menú, simplemente arrastre y suelte un ítem mientras
tiene el cursor posicionado sobre el ítem que aparece directamente arriba del menú. Para poner los
ítems dentro de una carpeta, simplemente arrástrelos dentro de la carpeta deseada.
Una vez que el menú se ve correcto, salga de esta pantalla e ingrese en la pantalla de Rol, a fin de
asignar el menú a un determinado rol. Note como nuestro nuevo menú aparece en la lista.
Selecciónelo y grabe su registro para que su nuevo menú pueda ser utilizado.

6. Creación de Roles

Adempiere trae dos usuarios estándar definidos, estos son el usuario System y el usuario SuperUser.
El usuario System tiene perfil de administrador del sistema. Mientras que el usuario SuperUser
hereda todos los roles del sistema, incluido el rol de administrador del sistema, este usuario puede
resolver problemas o situaciones de emergencia. Debería asignarse este rol a algunos usuarios de
alto nivel.
Un Rol permite tener control de acceso sobre ventanas, tareas y reportes. Es posible definirle más
de un rol a un usuario. Adempiere trae predefinidos los siguientes roles:
System Administrator (Administrador del Sistema): este Rol tiene acceso a registros a nivel del
sistema, como: los formatos de impresión y tipos de documentos. No tiene acceso a información de
las compañías. Este rol no se puede modificar y mucho menos eliminar.
Administrador de la compañía: tiene acceso a todos los datos y pantallas del sistema para una
compañía especifica. Este rol puede modificarse.
Usuario de la Compañía: tiene acceso básico a la información de la compañía, no se le da acceso a
la contabilidad ni a los reportes.

Además de los roles ya definidos, usted podrá definir roles de acuerdo a las tareas que realizan los
usuarios del sistema, por ejemplo: el rol de compras, ventas, cartera, depósito o almacén, etc. Esta
opción se encuentra desde el menú de Adempiere en la siguiente ruta: Administración del Sistema -
> Reglas Generales ->Rol. Es necesario iniciar sesión como Administrador del Sistema.
Cuando se crea un nuevo registro desde la pestaña rol, se requiere definir la siguiente información
de configuración del ROL.

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● Nombre: con el cual se va a describir el Rol.
● Nivel de Usuario: brinda las siguientes opciones:
● Cliente: Acceso solamente a datos de referencia (por ejemplo puede configurar Socios de
Negocio, Términos de Pago, etc.)
● Organización: Solo acceso a datos transaccionales (por ej. Ordenes, Pagos, etc.)
● Cliente + Organización: Acceso a ambos datos (referencias y transacciones)
● Sistema: Acceso a datos de referencia solamente (por ej. Tipos de Documento).
● Manual: si no está seleccionada esta opción indica que el rol se actualizara automáticamente
cuando se realice migración de los datos. En caso contrario se debe seleccionar.
● Monto de Aprobación: indica que un documento requiere de una aprobación.
● Aprobar sus propios Documentos: indica que los usuarios con ese rol tendrán permitido
aprobar los documentos que ellos han creado. Mantener esta opción deshabilitada indica que
la aprobación debe ser efectuada por un usuario diferente.
● Árbol de Menú: permite indicar el menú que le aparecerá a los usuarios con dicho rol.
● Sobrescribir Precio Límite: indica que el usuario podrá ingresar precios en órdenes y
facturas que son menores a los precios límite definidos.
● Nivel de Preferencia: determina si los Usuarios con este Rol pueden configurar Preferencias
de Usuario o Valores de Preferencia.
● Ninguno: No puede configurar preferencias en Adempiere.
● Usuario: Puede solamente configurar preferencias para él mismo.
● Organización: Puede configurar preferencias que otros utilizarán en la misma organización.
● Cliente: Puede establecer preferencias en cualquier nivel en Adempiere.
● Mantenimiento de Cambios de Log: Cuando esta opción está seleccionada todos los cambios
efectuados por los usuarios serán registrados en el log. Solo los usuarios con un rol cuyo
Nivel de Preferencia está establecido como Cliente pueden ver este log. Como Adempiere
registra en el log toda la información referente a cualquier transacción, nuestra
recomendación es que esta opción no sea seleccionada, excepto cuando desee localizar
fallas.
● Muestra Contabilidad: le permite mostrar u ocultar automáticamente las pantallas y pestañas
de Contabilidad para ese rol.
● Acceso a todas las Org: Los Usuarios con esta opción seleccionada accederán
automáticamente a todas las organizaciones en su sistema, a menos que usted establezca
otras restricciones en otras pestañas.
● Usuario usa Acceso a Organización: En el caso que usted tenga muchas organizaciones
podría no querer establecer una organización ‘resumen’, sino administrar los derechos entre
usuarios y organizaciones directamente.
● Puede hacer Informes: Determina cuando los usuarios con este Rol pueden generar reportes.
● Puede Exportar: Determina cuando el usuario puede exportar datos fuera de Adempiere.

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● Bloqueo Personal: Los registros en Adempiere pueden ser ‘bloqueados’, en cuyo caso solo
los usuarios con un acceso especial pueden verlos. Cuando esta opción está activada, el
usuario puede marcar un registro como bloqueado, mientras que seleccionando Acceso
Personal le permite al usuario ver los registros que se encuentran bloqueados.
● Perfil de Conexión:Seleccione entre LAN, WAN, VPN o Terminal Server.

Desde la pestaña acceso a la organización se definen las organizaciones a las cuales tendrá acceso
este perfil. la ventana de configuración de acceso a la organización, es donde debe definirse en el
campo Organización aquella a la cual tendrá acceso.

En las pestañas de acceso a formularios y acceso a las ventanas, se define aquellos ítems a los
cuales se les va a dar acceso al rol que se está definiendo. Nótese que la opción lectura y escritura
está habilitada, al deshabilitarla se estará indicando que el rol no tendrá más derechos de acceso a
este formulario. Si usted desea remover el ítem del menú, puede deshabilitar la opción Activa que
se encuentra al lado de la de Lectura Escritura.
Cuando se está accediendo al sistema, se muestra el listado de roles con que cuenta el sistema de
acuerdo al usuario especificado.

7. Creación de Usuarios

Es necesario definir los usuarios del sistema en la compañía, un usuario puede ser cualquier
empleado de la compañía, los vendedores o clientes, a quienes se les definen roles y se le asigna una
contraseña de acceso al sistema.

Agregando Registros de Usuarios
Lo primero antes de asignarle un registro a un empleado, es verificar si existe en el sistema como
tercero, en caso de no existir debe agregarse el tercero. Si el usuario es un vendedor debe verificarse
el registro de contacto desde la pestaña Contacto Usuario de la ventana Terceros.

Debe definirse la siguiente información:
● Nombre: desde aquí se define el nombre de usuario para ingresar a Adempiere
● Dirección de Email: debe definirse la dirección de mail para enviarle flujos de trabajo o
documentos.
● Contraseña: desde aquí se ingresa la contraseña para el usuario, el texto aparecerá
enmascarado y es sensible a mayúsculas y minúsculas. Es posible cambiar la contraseña
posteriormente.
El resto de la información es opcional.
Concediendo Acceso a un Empleado
Una vez se ha verificado la existencia del tercero en el sistema, debe definirse un registro de usuario
para esté, y al menos un rol. Esto debe hacerse desde el menú de Adempiere en la siguiente ruta:

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Administración del Sistema -> Reglas Generales ->Usuario.
Desde la pestaña Usuario se carga la información que se ha definido en el Tercero. La información
Interna y Externa es opcional.
La asignación de los roles a un usuario se hace desde la pestaña Rol de Usuario. Para definir un rol
al usuario se debe hacer clic sobre el botón rol.
Luego se despliega la ventana, para escoger el Rol, desde aquí se realiza la búsqueda de los roles ya
creados, en el encabezado de la ventana se muestran los campos Nombre y Descripción para filtrar
los roles ya definidos de acuerdo a la información suministrada, otra opción es hacer clic sobre el
botón refrescar.
Se recomienda tener conocimiento de los roles antes de seleccionar un Rol para un usuario. Es
posible en Adempiere que un usuario tenga más de un rol asignado, pero desde ese perfil solo podrá
ver las pantallas y datos asociados con el rol que ha accedido al sistema.
En la pestaña Usuario Sustituto se puede almacenar información sobre un usuario que podría estar
en reemplazo de otro en determinada circunstancia. Esta pestaña es solo informativa.
Desde la pestaña Acceso a la Organización se pueden seleccionar aquellas organizaciones a las
cuales podrá tener acceso el usuario. Esto debe hacerse siempre y cuando se halla seleccionado la
opción Usuario usa acceso a Organización en la ventana ROL, la cual indica que el acceso a la
organización estará definido por el usuario y no por el rol.
Cuando se crea un nuevo registro, debe seleccionarse del campo organización, aquella sobre la cual
se le va a dar acceso al usuario.
Una vez creado el Usuario y definida su contraseña este podrá tener acceso al sistema.

8. Lenguaje

Descripción: Mantener Idiomas
Ayuda: La ventana de Idioma le permite definir el idioma en paralelo múltiples para los usuarios.
Esto permite a los usuarios acceder a los mismos datos, pero tienen las ventanas, pestañas y campos
que aparecen en distintos idiomas. Si una lengua es un sistema de idioma, puede cambiar la interfaz
de usuario de este idioma (después de la traducción). De lo contrario el lenguaje sólo se utiliza para
imprimir documentos.

*imagen de http://www.adempiere.com/index.php/ManPageW_Language_es

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9. Color del sistema

Descripción : Mantener Sistema de Colores
Ayuda : Colores del sistema son usados para fondos e indicadores.

*imagen de http://www.adempiere.com/index.php/ManPageW_SystemColor_es

10. Configuración inicial de la compañía

Compañia Es el nivel más alto de una entidad de negocio independiente. Cada compañia deberá
tener una o más organizaciones reportándole a él. Cada Cliente define los parámetros de Cuentas
( Esquema de Cuentas, Definición de Árbol, No Monetario UOM's). ADempiere tiene listos dos
clientes predefinidos para usted. El primero es el System Client, que usted usará para adicionar su
Cliente and configurar su sistema. GardenAdmin es un Cliente ejemplo, usted lo puede usar para
propósitos de pruebas, y tiene algunos datos incorporados. (como Socios de Negocio, Productos,
Cuentas de Banco , etc.).

*imagen de http://www.adempiere.com/index.php/ManPageX_InitialClientSetup_es

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USUARIO FINAL

1. Control de la cotización hasta recaudos (Ventas)

Adempiere maneja de una forma muy lógica el proceso de la generación de la Cotización hasta
acceder al recaudo del dinero, pasando por los diferentes procesos de Orden de Pedido, Despachos,
Facturas y Recibos, con esto se puede llevar un control estricto del proceso en cualquier tipo de
negocio. Llevando un seguimiento minucioso y fácil de rastrear sin tener que hacer casi ningún
proceso entre ellos, pues se puede configurar para que automáticamente cree el siguiente
documento. También se puede hacer que los pasos se realicen manualmente, o que requieran de
aprobación de algún empleado, o saltar u omitir alguno de los pasos anteriores.

*imagen de http://www.globalqss.com/portal/content/view/27/43/lang,es/
Cotizaciones

Una de las características de Adempiere es que admite crear, modificar e imprimir cotizaciones
basándose en listas de productos específicas por cliente, lo que da una gran flexibilidad porque se
pueden tener tantas listas como clientes, en los cuales se pueden aplicar unas formulas o
condiciones de descuento o valores dependiendo de una regla de ganancia por artículo. Una gran
ventaja es que al realizar la cotización se puede comprometer la mercancía del inventario. Ésta
solicitud se puede convertir automáticamente sin necesidad de agregar información adicional en una
“orden de venta”.

Orden de venta

Este es un documento de control el cual de una forma automática puede elaborar el documento de
entrega o Guía de Despacho y la Factura. A partir de esta Orden de venta se puede generar el

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documento de solicitud de una Orden de Compra al proveedor o proveedores que surten los
productos. Adempiere tiene varias formas de manipular esta Orden con la cual se pueden generar
varios tipos de proceso dentro de la organización. Estos son:

● Orden Estándar: Crea la orden y automáticamente reserva la mercancía del inventario. El
despacho puede ser generado desde la orden de venta al igual que la factura
correspondiente. La factura puede ser generada inmediatamente, o después del despacho, o
agrupando varios despachos en una sola factura dependiendo de la parametrización o reglas
de cada cliente.
● Orden POS: en un solo paso se crea la orden de Venta, genera el despacho, la factura del
cliente y recibe el pago; el cual puede ser en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o
transferencia.La Orden POS se utiliza comúnmente para las ventas en mostrador o con
entrega inmediata, normalmente los clientes son anónimos.
● Orden a Crédito: crea la orden, genera el despacho y la factura y opcionalmente puede
recibir el pago. Se utiliza para clientes identificados, que pueden tener crédito asignado o no.
● Orden de Depósito o Bodega: crea la orden y despacha el producto. La factura se genera
posteriormente. Se utiliza generalmente cuando se realizan facturas que agrupan diversas
órdenes. Las facturas se pueden generar manualmente o basándose en reglas de facturación
como facturación semanal, del 1 al 15, mensual, etc.
● Orden Prepago: crea la orden y una factura pro-forma; envía el despacho y genera la
factura definitiva una vez recibido el dinero correspondiente.
● Autorización de Devolución de Material (RMA - Return Material Authorization): recibe un
ítem, previamente enviado, y crea una Nota de Crédito.
● También es posible convertir una cotización en cualquier tipo de orden o cambiar una orden
a cualquiera de las otras órdenes descritas anteriormente.

Despachos

Adempiere permite tomar todos los ítem de la orden de pedido, y crear uno o más despachos,
verificando contra existencias en el inventario.
Con la parametrización de Adempiere se puede hacer que el despacho requiera una confirmación
previa, o despacharse cuando se haya creado la factura correspondiente. El manejo de las
confirmaciones es para tener un mayor control en el movimiento de los productos del inventario
entre las diferentes áreas de la compañía.

Facturas a Clientes

De acuerdo a lo pactado con cada cliente se puede facturar de varias maneras: Se genera la factura
inmediatamente después de cada despacho. Cuando la orden se entrega completa, porque
Adempiere permite realizar despachos parciales.

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Se puede configurar para que se efectúen diferentes agrupaciones de despachos, puesto que el
cliente puede solicitar que agrupen varios despachos en una sola factura de un mismo día, semana,
quincena, mensual, etc.

Recibos o recaudos

También en Adempiere se pueden parametrizar la reglas como se reciben los pagos, cuando se
genera una orden o una factura, las modalidades de recibo son:
● Cuando se recibe efectivo, automáticamente se genera una entrada al Libro de Caja.
● Cuando se recibe con tarjeta de crédito, cheque, débito o transferencia, ser genera
automáticamente una cuenta contra el banco correspondiente.

La flexibilidad y el control de los documentos en Adempiere hace que los pagos se efectúen en el
momento que sea creada una entrada en el Libro de Caja, o cuando se realice una conciliación
bancaria.

2. De requisición hasta pago (Compras)

Adempiere permite hacer seguimiento de la Requisición hasta llegar al Pago, pasando por la
creación de la orden de compra, la recepción de la mercancía y la factura del proveedor. Este
proceso se llama en Adempiere, Administración de la cadena de Suministros que es una
funcionalidad integrada en el sistema, también se denomina el SCM (Supply Chain Management)
de sus siglas en inglés.

*imagen de http://www.globalqss.com/portal/content/view/27/43/lang,es/

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Requisiciones

Las requisiciones se pueden realizar manualmente o automáticamente tomando la información del
inventario o del Reporte de Abastecimiento de Material, el sistema en forma automática puede
armar varias requisiciones dependiendo del proveedor de la mercancía.
Adempiere proporciona en forma estándar un flujo de trabajo que le permite tener un mayor control
de los procesos, por ejemplo solicitar aprobación cuando una compra sea por un monto superior al
permitido para el usuario.

Orden de Compra

Este procesos de puede generar automáticamente tomando la información de la requisición
aprobada, del reporte de abastecimiento de material o se puede generar manualmente sin traer datos.
Una vez esté creada la orden de compra puede ser informada al proveedor, ya sea vía e-mail o por
fax.

Recepción de Material

Este proceso es la verificación de la información de los productos que llegan tomando como base la
Orden de Compra o la Factura del Proveedor. Este documento se puede generar automáticamente
con el fin de evitar doble digitación y sus consecuentes posibilidades de error. Es un paso
obligatorio en el proceso para alimentar la información en el inventario.

Factura de Compra

Hay dos formas de crear la Factura de Compra, manualmente tomando como información el detalle
de la Factura del proveedor , o automáticamente a partir de una orden de compra o una recepción de
material, en este caso sólo se debe verificar si los datos coinciden exactamente, para aplicar la
factura de compra - o hacer las modificaciones a que haya lugar.

Pagos

Adempiere permite utilizar todos los métodos de pago, éstos se pueden parametrizar dependiendo
del proveedor, ya sea pagos de contado, a 30 días o más, estas reglas de pago también pueden
generar descuentos por pronto pago. También se reciben pagos realizador a través de transferencias
bancarias, o de la forma tradicional, imprimiendo un cheque en forma continua, con su respectivo
comprobante de egreso.

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Adicionalmente se pueden realizar pagos con tarjetas de crédito, para aquellas empresas que utilicen
tarjetas empresariales.

Conciliación Bancaria

Para efectuar la conciliación bancaria, se toma la información del extracto del banco, se puede
cargar manual o automáticamente, dependiendo como lo maneje su banco. Se puede conciliar pagos
en tránsito, ingresar cargos o registrar débitos directos por pagos efectuados.

3. Administración de Saldos Pendientes (Tesorería y Cartera)

A través de este proceso, Adempiere administra la entrada de dinero por parte de los clientes y la
salida para los proveedores. Se administra también la conciliación bancaria y el manejo del libro de
caja, teniendo en cuenta todos los pagos en tránsito, cargos bancarios y la creación de pagos por
transferencias directas.

Cuentas por Pagar

Como se explico en el Control de Requisición hasta Pago, las cuentas de pago se pueden generar
automáticamente, dependiendo de la parametrización que se tenga con cada proveedor o
dependiendo de los términos de la factura, las reglas pueden ser cambiada en cualquier momento, lo
que da una gran flexibilidad. Los métodos que soporta el aplicativo para el pago son:

● Efectivo: se crea una entrada directa al libro de caja de ese día.
● Cuenta corriente: es el método de pago por defecto que se aplica al Socio de Negocio, el
cual se puede cambiar en el momento que se desee.
● Tarjeta de Crédito: las transacciones con tarjeta de crédito pueden ser procesadas en línea.
Las facturas se marcan como pagadas y el cargo se mantiene como pagos sin conciliar. Este
método puede requerir un procesador externo para las tarjetas de crédito.
● Cheques: luego de seleccionar el banco apropiado, se pueden ingresar los cheques al
sistema. Las facturas son marcadas como pagadas y el cheque se mantiene en el sistema
como pago sin conciliar.

Asignaciones
Asignación es el proceso de ligar el pago, o múltiples pagos, a una o múltiples facturas o notas
crédito, y registrar los descuentos en los pagos y las cancelaciones de las cuentas por cobrar. El
usuario sencillamente selecciona los documentos correspondientes e ingresa o confirma las
diferencias como pagos parciales, descuentos o cancelaciones.

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Conciliación Bancaria

Para la actualización de la información del extracto bancario, se puede hacer automáticamente si el
banco provee los datos en forma electrónica, dependiendo como lo maneje su banco. Se permite
conciliar pagos en tránsito, ingresar cargos o registrar débitos directos por pagos efectuados.

Cajas Menores

En Adempiere todas las facturas pagadas o cobradas por caja menor, se registran de manera
automáticamente en el libro de caja, por eso se crea un diario de caja por día y organización. Los
modelos que se utilizan son:

● Gastos Generales: para generar todos los gastos de las cuentas especificadas en el libro de
caja.
● Ingresos Generales: para registras todos los ingresos de las cuentas especificadas en el libro
de caja.
● Arqueo de Caja Menor: verificar las diferencias entre todas las cuentas especificadas en el
libro de caja.
● Cargos: permite registrar costos o ganancias no relacionado con los productos.
● Transferencias: para efectuar traslado de dinero desde o hacia una cuenta bancaria
específica, esto es constituciones y reembolsos de caja menor.

4. Cadena de suministros (Compras, Inventarios, Bodega)

El objetivo es tener el control entre el proveedor y el cliente, para estar el tanto de la mercancía que
se requiere y así poderla despachar, pasando por todos los procesos que se requieran, desde la
requisición hasta el despacho, teniendo en cuenta el recibo de inventario, despachos, reubicación,
balance de inventario y movimientos dentro de una compañía y sus sucursales.
En Adempiere se manejan Catálogos de Productos, lo que le permite definir productos y servicios
con cuentas de materiales y sustitutos, estas listas pueden ser actualizadas o importadas de la lista
de precios del proveedor.
El sistema le permite tener múltiples listas de precios no solo para ventas sino también para
compras, con esto se puede ncontrolar los descuentos y créditos de los proveedores. Las listas de
precios son controladas por períodos, dando así el manejo de ofertas especiales y precios por
temporadas.

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Manejo de Depósitos
El sistema tiene manejos avanzados de depósito con las siguientes características:
● Depósito
● Recepción de Proveedor
● Movimiento de Inventario
● Inventario Físico
● Producción
● Despacho a Cliente
● Valuación
● Costeo
● Disponible para prometer
● Reposición
● (Demanda)

Se pueden manejar múltiples almacenes físicos y cada uno de ellos se redefine en múltiples
almacenes lógicos, se maneja la recepción, el control de calidad, la verificación, almacenamiento y
despacho. Para el control del bodegaje, se puede definir la ubicación dentro del almacén teniendo en
cuenta el pasillo, el cajón y el nivel, esta información es definido por el usuario. Adicionalmente se
pueden manejar múltiples unidades de Medida, permitiendo entradas al almacenar en cajas y
realizando ventas en unidades. Se pueden especificar prioridades de salida de mercancía, para
asegurarse que se despacha según una secuencia preestablecida, como por fecha de vencimiento,
producto mas viejo, etc.. Se puede manejar prioridades para los usuarios en los despachos o
recepción. Seguimiento del movimiento de productos del inventario entre diferentes ubicaciones o
almacenes, se puede configurar para que se generen los documentos requeridos para el manejo
adecuado del inventario "en tránsito".

Control de Materiales

Para crear el documento de entrega, puede ser creado directamente de una orden de compra, o del
recibo, o de la factura del proveedor. El programa puede manejar solicitudes de despachos de
mercancía a clientes de productos que aún no han llegado, porque verifica contra las solicitudes a
proveedores, esto es llamado disponibilidad para prometer.

Otras características que pueden ser manejadas son:
● Seguimiento de Lotes/Series y manejo de números de serie
● Lista por número de parte del proveedor y cualquier otra característica (atributos de
productos)

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● BOM o Listas de Materiales
● Utilización del producto
● Cantidades de inventario negativo

Lista de Materiales BOM (Bill of Materials)

Un BOM es un nuevo producto que está fabricado o armado o derivado de otros productos o piezas.
Una Lista de Materiales puede contener uno o más Productos, Servicios o inclusive otros BOM. No
hay límite en cuanto a la cantidad de elementos ni niveles que pueda contener un BOM. La única
limitación en un BOM es que no permite "referencia-circular", es decir que no puede tener
referencias a él mismo ni a sus partes.

Hay dos tipos de BOM:

● Almacenado: si se indica que el BOM es almacenado, es tratado como si fuera un producto
normal en términos de disponibilidad. Para crearlo, es necesario "ensamblarlo" (o
desensamblarlo) mediante "Producción". La disponibilidad representa la cantidad que existe
en stock, no lo que se podría producir. Si el precio establecido es 0.00, entonces es calculado
de manera dinámica, el precio sería la suma de las partes y servicios individuales, para este
caso se requiere que el BOM y todos sus componentes estén en la lista de precios.
Normalmente se imprime solo la información del BOM, pero para las facturas, entregas y
listas tiene la opción de imprimir el detalle con sus correspondientes cantidades.

● No almacenado: generalmente se utilizan por conveniencia en el ingreso de datos. Cuando
se procesa la orden o la factura, se generan las líneas de los productos involucrados. La
cantidad disponible en un BOM no almacenado se calcula dinámicamente en base a cada
pieza y representa lo que podría estar disponible. Para este tipo de BOMs, el precio es
siempre la suma de precios de los artículos individuales que lo componen.

Costeo de productos y servicios

Para el manejo de costeo de productos y servicios el Adempiere utiliza los siguientes métodos:
● Costeo estándar.
● Costeo Actual o precio de la última compra.
● Promedio.

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5. Análisis de Resultados (Contabilidad)

Es el mecanismo por medio del cual se genera el costeo y se formulan las reglas contables, es el
equivalente en el software tradicional a los Módulos de Reportes y Contabilidad general.

Contabilidad

El mecanismo que utiliza Adempiere para el manejo de la contabilidad es basado en reglas que se
aplican a documentos de transacciones en forma automática. Para cada transacción existe una regla
de código contable, lo cual evita que el usuario tenga que conocer el número del código para cada
una de las cuentas, ya que el sistema se encarga de asignárselo.

Reportes, Data Warehousing y OLAP (Online Analytical Processing)

El sistema permite que cada uno de los documentos tenga un reporte, el usuario tiene la facultad de
crear un nuevo formato, diferentes capas, las fuentes, agrupaciones y totalizar cualquier tipo de
reporte. Al crear un nuevo reporte, también puede ser colocado para que otro usuario lo utilice o se
puede dejar disponible para toda la compañía, dependiendo de las reglas de seguridad que se
tengan.

Los reportes tienen la capacidad de tener entradas multidimensionales, lo que facilita su creación
desde el mismo navegador. Esto se refiere a que hay relación entre diferentes tablas, esto quiere
decir que dentro de una orden de pedido hay un proveedor o socio de negocio, el cual tiene
asociadas reglas de pago.

Otra fortaleza, es que toda la información disponible en el sistema, puede ser exportados a múltiples
formatos, lo que le permite utilizarla posteriormente en cualquier hoja de cálculo, programa de
reportes o procesador de texto.

Diarios Manuales

Una de las grandes cualidades de Adempiere, es que la contabilidad no es un módulo, hace parte de
las reglas de los Documentos, lo que permite realizar las transacciones contables
independientemente. Esto le permite grabar las transacciones individuales de acuerdo a esquemas
contables.

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6. Tienda Web (WebStore)

Todo el sistema está desarrollado para la Web, lo cual le permite tener toda la información a través
de Internet. Todas las transacciones son en línea, lo que significa que no hay que hacer ningún tipo
de sincronizaciones u otras integraciones, el usuario tiene a la mano toda la aplicación, claro está
que solo podrá acceder a la información que tenga permiso, permitiendo que cada socio de negocios
pueda ver sus propias transacciones.

Catálogo de productos

Cuando un usuarios entra a la página Web, tienen la posibilidad de ver y buscar productos en el
catálogo. Se pueden mostrar imágenes y características de cada producto. Además si el usuario se
identifica como socio de negocios y dependiendo de los derechos de acceso, puede acceder a los
productos y lista de precios determinada para el cliente.

Transacciones de Venta

El usuario puede adicionar productos al carrito de Compras Virtual, ya sea a través de catálogo de
productos o formulario de pedidos. Mientras está en proceso, puede adicionar, modificar o borrar
artículos del Carrito de Compras, este proceso se realiza mediante acceso seguro, para poder
recuperar la información almacenada del cliente.

La Web Store también soporta:
● Control de Usuario, a través de cookies, se almacena la información para tener las
características específicas de cada usuario.
● Contador, realiza un seguimiento al usuario, monitoreando la fecha de ingreso, documentos
y transacciones realizadas.
● Pedidos o Requerimientos, se redirecciona a las personas encargadas de seguir con el
proceso de la transacción a través de correos electrónicos y con esto el CRM tiene la
información base para hacer el seguimiento.

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7. Fabricación o Producción

El programa viene provisto del manejo del proceso de fabricación y funcionalidad BOM (Bills of
Material) o Cuenta de Materiales. El termino BOM significa que la fabricación de un producto es la
suma de otros producto (materia prima) mas unos servicios, un producto BOM puede estar formado
por otros BOM. Cuando se produce un producto BOM entra al inventario de productos terminados
y actualizando también el inventario de materia prima y servicios utilizados.
Para las empresas que requieran de un sistema más complejo de manejo de Fabricación o procesos
de producción específicos, GlobalQSS está en capacidad de ofrecerles cualquier tipo de desarrollo a
la medida, siguiendo todas las funcionalidades y estructuras de Adempiere.

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FUNCIONALIDAD BASICA

1. Introducción a la Relación con Terceros

Los terceros se refieren a las entidades con las cuales se realizan transacciones en la organización.
Hay tres tipos de terceros, están: los clientes, los empleados y los proveedores. Adempiere le
permite a un tercero pertenecer a más de un tipo, por ejemplo un empleado puede ser cliente de la
compañía. Desde el menú de Adempiere se encuentra el árbol de Relación con terceros->Reglas de
tercero->Tercero.
Figura 1

*imagen de http://www.adempiere.com/index.php/II._Relación_con_Terceros

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Terceros

En la ventana Terceros se configura la información de los terceros, en la figura 1 se muestra esta
ventana, la cual está distribuida como sigue:
En la parte superior se define la operación y el nombre del socio de negocio. El campo clave de
búsqueda se refiere a una abreviación interna que se utiliza para realizar búsqueda de los terceros.
El Nombre es un nombre descriptivo del tercero, que va a aparecer en los documentos que se
elaboren.
Además se debe definir la información financiera del tercero, los campos ubicados en la parte media
de la ventana se utilizan para esta actividad, tales como: el estado de crédito, identificador de
impuestos, etc. Los terceros se pueden agrupar de acuerdo a características específicas en grupos de
terceros, haciendo clic derecho sobre esta opción y dando clic sobre la opción acercar se pueden
configurar los grupos de terceros.
En la parte inferior de la ventana incluye información sobre el monto de sus transacciones con el
Socio de Negocio. Esta parte de la pantalla estará oculta si la persona es un empleado.
Los Terceros pueden tener asignadas ubicaciones, como así también cuentas bancarias. También
pueden tener relaciones con otros terceros, permitiendo hacer entregas a un tercero, mientras la
facturación se realiza al tercero relacionado.
Un Tercero puede también ser definido como perteneciente a una Organización. Esto le permite
tener depósitos o almacenes separados, inventarios y contabilidad para ese Socio de Negocio.
Si su rol le permite ver información contable, entonces podrá ver otras pestañas adicionales tales
como Contabilidad Cliente o Contabilidad Proveedor. Estas le permiten seleccionar centros de costo
para sus transacciones. En general, muchas empresas no encontrarán necesario cambiar aquí los
valores que están predefinidos.
Note que las pestañas Acceso SN y Área de Interés, se encuentran indentadas bajo la pestaña
Contacto (Usuario). Cuando vea pestañas indentadas como esas, primero debe seleccionar la
pestaña padre (en este caso Contacto) antes de poder ver las pestañas que son hijas.
A continuación se define cada una de las pestañas de la ventana Terceros.

Pestaña Clientes

En la figura 2 se muestra la pestaña Cliente. Desde esta pestaña se escogen los valores predefinidos
que aparecerán en los documentos. Además se incluyen los términos y reglas de pago, las reglas de
facturación y el método estándar de entrega.

77


Figura 2

*imagen de http://www.adempiere.com

Además se deben definir los campos esquemas de Descuento y los porcentajes de descuentos, que
se utilizan para resumir algún descuento adicional que pueda ser otorgado a ese cliente. El campo
Representante de Ventas se utiliza para establecer un valor predefinido a cualquier ingreso para este
Tercero. Puede dejarse en blanco si lo desea. Los campos Referencia de Orden y Descripción serán
impresos por defecto en todas las órdenes para este cliente en particular. El texto puede modificarse
como sea necesario para una orden específica. El Formato de Impresión de Factura se utiliza para
definir un formato de impresión diferente si el cliente lo requiere. Si lo desea, puede seleccionar un
Límite de Crédito para un cliente. Este indica cuanto crédito tiene disponible antes que el
procesamiento de la orden sea detenido. Si indica un valor 0, entonces no tiene límite de crédito. Si
ellos tienen facturas pendientes, entonces el sistema le muestra el total en el campo Crédito
Utilizado.

Pestaña Proveedor
En la figura 3 se muestra la pestaña Proveedor. Desde esta pestaña se indican los términos de pago
y las reglas para cuando se realizan compras a los proveedores.
Figura 3


78


Pestaña Empleado
En la figura 4 se muestra la pestaña Empleado, desde aquí se indica si el tercero es un empleado. Se
debe seleccionar la opción Representante Comercial para indicar que es un vendedor.
Figura 4


Cuenta Bancaria
En la figura 5 se muestra la ventana de la pestaña Cuenta Bancaria donde se almacena información
financiera y otra información personal segura, tal como SSN. Desde esta ventana se puede ingresar
información de la tarjeta de crédito o cuenta bancaria. Es opcional completar los campos Licencia
de Conducir, N° Seguro Social, cuenta de email, dirección verificada y código postal.
Figura 5


79


Localizacion
Desde la figura 6 se muestra la pestaña Localización, donde se almacenan las direcciones de los terceros, los
números telefónicos y números de fax.
Figura 6


Es posible almacenar más de un registro de localización de los terceros. Al hacer clic sobre la
derecha del campo Dirección, se despliega la ventana Actualizar Dirección, que se muestra en la
figura 7.
Figura 7


80


El diligenciamiento del campo dirección es obligatorio, el resto de la información de esta pestaña es
opcional. Las opciones de Dirección de Entrega, Dirección de Facturación, etc., pueden ser
utilizadas si son necesarias. Esto indica que usted puede escoger la dirección al momento de la
entrega, factura, etc. Si usted tiene múltiples direcciones para una organización, note que cada
dirección tiene un ‘nombre’ (justo encima de la opción Activa). Puede querer reagrupar las
direcciones descriptivamente para que sea más fácil seleccionar la dirección apropiada desde las
pantallas de entregas y facturas.

Contacto/Usuario

Desde la ventana se almacenan los contactos relacionados con el Tercero. Desde aquí se visualizan
las personas de contacto de los Terceros con los cuales se interactua. En la figura 8 se puede ver la
ventana de la pestaña Contacto.
Figura 8


Desde aquí se puede agregar el nombre y la información de contacto aquí. El campo Nombre es
obligatorio, el resto de la información es opcional.

81


La opción Total Acceso SN indica si e contacto tiene acceso a ver todos los documentos (facturas,
órdenes, etc), requerimientos y activos que implica a ellos mediante la tienda web. Este solo acceso,
no le otorga derecho sobre su versión de Adempiere ni a ver ningún dato propietario. Si la opción
Total Acceso SN no está activada, usted necesitará hacer una entrada en la siguiente pestaña
llamada ‘Acceso SN’ para determinar qué acceso tendrán ellos mediante la tienda web.

Los campos Email Verificado, Verificación de Información, Ultimo Contacto, y último Resultado
son mantenidos por el sistema. Ellos son actualizados cuando el usuario accede a la tienda web.

Acceso SN'

Le permite a usted decidir que información podrá ver un Tercero sobre él mismo en la tienda web.
Es posible visualizarla desde la figura 9.
Figura 9


Esta es una Pestaña avanzada. Solamente será mostrada si su rol permite acceder a estas pestañas y
si la opción Ver Pestañas Avanzadas está seleccionado en sus Preferencias.

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