Documentos feria completo (1)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
DOCUMENTO DE TRABAJO: EJECUCION DE LA FERIA EXPO-SENA
FORMATO: CRONOGRAMA
Regional: Distrito Capital
programa de formación: Tecnólogo en Gestión Empresarial
competencia a desarrollar: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales
instructor: Judith Salazar Ceballes
ACTIVIDADES
DÍAS DE LA SEMANA
MES DE FEBRERO
HORAS PROGRA
MADO O
–
CUMPLI
DO
MIERCOL
ES
JUEVES VIERNES SABADO DOMINGO LUNES MARTES MIERCOL
ES
JUEVES VIERNE
S
SABADO DOMI
GO
LUNES MARTES MOERCOLE
S
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 MARZO
7
MENSAJE DE
ESPECTATIVA
C
REUNION DE
COMITÉS
C
ELABORACION DEL
MANUAL DE
FUNCIONES
C
DISEÑO DEL LOGO Y
CREACION DE
ESLOGAN
C
ELABORACION DE
ESCARAPELAS
C

ELABORACION DE
CERTIFICACIONES
C
ELABORACIONDE
TARJETAS DE
INVITACION
C
ELABORACION DE
FOLLETO
C
ELABORACION DEL
PENDON
C
PLANEACION DEL
EVENTO FERIA
EXPO-SENA
C
ELABORACION Y
COMPRA DE
RECORDATORI-OS
C
VERIFICACION DE
ASISTENCIA DE LOS
INVITADOS
ELECCION DEL
LUGAR DEL EVENTO
C
INICIO DEL EVENTO C
INTRODUCCION DEL
TEMA FERIA
C
INICIO A LA FERIA C
ENTREGA DE
CERTIFICADOS Y
RECORDATORIAS
C

MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL DE FUNCIONES
COORDINADOR GENERAL.
NATURALEZA DEL
CARGO
Coordinador general del evento es el encargado
de coordinar y supervisar las actividades de los
diferentes comités que tiene a su cargo
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:
1. Verificar que los recursos sean bien utilizados
2. Planear los tiempos de ejecución de las actividades
3. Proponer soluciones que resuelvan los inconvenientes que se puedan
presentar
4. Analizar la distribución y utilización de los recursos
5. Autorizar la compra de los materiales para el evento

6. Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades realizadas por los comités
7. Garantizar la calidad del evento
8. Evitar al mínimo los inconvenientes.
REQUISITOS MINIMOS: Tener estudios previos en administración de empresas
o una carrera profesional.
MANUAL DE FUNCIONES
COORDINADOR ADMINISTRATIVO.
NATURALEZA DEL
CARGO
Controlar los procesos administrativos, a fin de
lograr la efectiva distribución y utilización de los
recursos materiales y financieros disponibles,
asignándolos equitativamente y administrándolos
para el eficiente funcionamiento de los servicios y
la satisfacción.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete.
2. Participa conjuntamente con el analista de presupuesto en la elaboración y
distribución del presupuesto anual.
3. Controla la ejecución del presupuesto.
4. Establece los objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos y
acciones necesarias para alcanzarlas.
5. Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia.
6. Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo.
7. Coordina la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos
de su competencia.
8. Propone nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

9. Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas,
Normas y Procedimientos y decisiones de carácter administrativo.
10. Asigna y supervisa las tareas del personal a su cargo.
11. Diseña y clasifica las partidas a egresos extraordinarios.
12. Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.
13. Controla las compras, distribución de materiales, registro de proveedores,
facturas y órdenes de pago.
14. Asiste y participa en reuniones de comité de compras.
15. Controla el funcionamiento de caja.
16. Informa a las Autoridades competentes sobre la situación financiera y
administrativa de la unidad.
17. Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia.
18. Elabora proyectos de investigación relacionados con el área donde se
desempeña.
19. Redacta correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros
documentos especiales y/o rutinarios de la unidad.
20. Firma la correspondencia de la unidad.
21. Vela por la buena administración de los recursos de la unidad.
22. Elabora la memoria y cuenta de la unidad.
23. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas
o una carrera profesional.
MANUAL DE FUNCIONES
COORDINADOR DE RELACIONES PÚBLICAS.
NATURALEZA DEL
CARGO
Es el encargado de proyectar la buena imagen del
evento al igual que incentivar a las personas a
asistir al evento

1. Verificar que la información que se da sobre el evento es la correcta
2. Verificar que la gente que este a su cargo ejecute su labor
3. verificar que los encargados de la logística dentro del evento lleven a cobo
todo lo planeado anteriormente.
o una carrera profesional y mantener una comunicación asertiva con su entorno.
MANUALES DE FUNCIONES.
SUBCOMITE DE DIVULGACIÒN
NATURALEZA DEL
CARGO
Es el encargado de difundir el evento al igual que
incentivar a las personas a asistir al evento.
1. Mantener contacto con ejecutivos, corresponsales, reporteros y profesionales
en general, de lo diferentes medios de comunicación local y nacional.
2. Se convocará y mantendrá informado de forma oportuna a los medios de
comunicación local y nacional de los eventos de la empresa.
3. Se dotarán las instalaciones que requieran los periodistas y reporteros de los
diferentes medios de comunicación para que realicen su trabajo.
4. Convocar, invita e informa por teléfono, fax y correo electrónico a los
diferentes medios de comunicación de los eventos que se llevaran a cabo.

5. Proporciona fecha, lugar y hora del evento, así como el tema o naturaleza de
que trata.
6. Recibe a reporteros, camarógrafos y fotógrafos que llegan a la sala de
prensa.
o una carrera profesional, además de tener una comunicación asertiva.
MENSAJE DE EXPECTATIVA

CARTA DE CONVOCATORIA
R.H. 002
Bogotá D.C, 28 de febrero de 2017
Señores
FAIR EXPOSITIONS
Calle 30sur #25-07
Bogotá D.C.
Asunto: Invitación a feria
Cordial saludo
Tengo el gusto de invitarlos a la feria de EXPO-SENA ya que daremos a conocer a
ustedes la exposición de los temas más relevantes que le pueden llegar a interesar,
esta feria se realizará el día 7 de marzo del 2017; esperamos su asistencia.
Les agradezco de antemano su puntualidad.
Atentamente
PAOLA LEON OLIVARES
Coordinador General
Anexo: Invitación de la feria

SOLICITUD AUDITORIO
R.H. 001
Bogotá D.C, 28 de febrero de 2017
Sra
CLAUDIA POVEDA
Coordinadora
INESCO – SENA
Bogotá D.C.
Asunto: Solicitud de auditorio
Distinguida, Sra Claudia
Le escribo esta carta solicitando el auditorio de INESCO que se encuentra a su
cargo, para la fecha 7 de marzo del 2017; en un horario de 7:40am hasta las 9:20am
para la realización de la feria de Expo-Sena en caso de algún inconveniente favor
comunicarse al 3176212466.
Les agradezco de antemano su rápida respuesta y colaboración
PAOLA LEON OLIVARES
Coordinador General

CARTA DE AGRADECIMIENTO
R.H. 008
Bogotá D.C, 10 de marzo de 2017
Señora:
Judith Salazar
Carrera 30 #12-05 sur
Bogotá D.C.
Asunto: Agradecimiento asistencia
Cordial saludo
Agradecemos su asistencia y participación a la feria EXPO-SENA ya que para
nosotros es de gran importancia su opinión y agrado en el desarrollo de la feria que
se realizó el 07 de marzo 2017 a las 8:00.
Esperamos contar con la asistencia para eventos futuros.
Atentamente,
PAOLA LEON OLIVARES
Coordinador General

ACTAS DE COMITÉ
ACTA 001
REUNIÓN ORDINARIA COMITÉ GENERAL
CIUDAD Y FECHA: Bogotá D.C., 15 de
febrero de 2017
HORA DE INICIO: 7:40 HORA FIN: 09:10
LUGAR: 401 DIRECCIÓN GENERAL / REGIONAL / SUBSEDE INESCO
TEMAS:
1. Definir tipo de evento.
2. Definir el nombre y logo del evento.
3. Definir los objetivos del evento.
4. Crear comités.
5. Delegar tareas.
OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN:
Realizar la planeación del evento.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
A fin de cumplir con los temas anteriormente mencionados. Toma la palabra la coordinadora general
“Paola Leon Olivares” y comenta al comité sobre los avances del evento, como primer punto los
asistentes deciden realizar una feria en la cual se expondrá información importante sobre planeación,
formas, controles y actividades de un evento. También se diseñó el logo del evento y se seleccionó el
nombre de Expo-Sena para el evento. Cada persona propuso un objetivo de los cuales se seleccionaron
dos que fueron 1. Realizar una feria con altos estándares que satisfagan las expectativas de los asistentes
a la feria. 2. Reforzar los conocimientos de los asistentes sobre temas relacionados con la organización
de eventos. Los comités fueron creados de la siguiente manera la señorita Dayana Navarrete fue asignada
como Coordinadora administrativa, Tatiana Padilla Castillo se eligió como Coordinadora del comité de
relaciones públicas y por último la señorita Andrea Hernández Muñoz se seleccionó como Directora del
Subcomité de Divulgación, Promoción y Publicidad. Después de tener las personas dispuestas para dirigir
los comités se delegan tareas a cada una de ellas.
La Coordinadora de Administración “Dayana Navarrete Garzón” toma la palabra y designa las tareas
para cada Coordinadora y Directora, por lo que se decide que el pendón, el cronograma y lista de chequeo
estará a cargo Andrea Hernández Muñoz la Directora de Divulgación, Promoción y Publicidad, Tarjetas
de invitación, cartas de convocatoria, solicitud auditorio y agradecimientos y la encuesta de satisfacción
se delega a Tatiana Padilla Castillo, programa del día y escarapelas serán elaborados por Paola Leon
Olivares Coordinadora General, por último los certificados y manuales de funciones estarán a cargo de
Dayana Navarrete Garzón Coordinadora de Administración.
Toma la palabra la Coordinadora General “Paola Leon Olivares” quien da por terminada la reunión.
ASISTENTES

NOMBRE CARGO/DEPENDENCIA/ENTIDAD FIRMA
Cindy Paola Leon Olivares Coordinadora General
Angie Dayana Navarrete Garzón Coordinadora Administrativa
Leidy Tatiana Padilla Castillo Coordinadora de Relaciones
Publicas
Jeimmy Andrea Hernández Muñoz Coordinadora de divulgación,
promoción y publicidad.
INVITADOS (Opcional)
NOMBRE CARGO ENTIDAD
ACTA 002
REUNIÓN ORDINARIA COMITÉ GENERAL
CIUDAD Y FECHA: Bogotá D.C., 20 de
febrero de 2017
HORA DE INICIO: 7:40 HORA FIN: 09:10
LUGAR: 401 DIRECCIÓN GENERAL / REGIONAL / SUBSEDE INESCO
TEMAS:
1. Control de actividades designadas.
2. Elaboración de presupuesto.
OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN:
Realizar la planeación del evento.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
La Coordinadora General “Paola Leon Olivares” toma la palabra leyendo los temas a tratar en la reunión,
les informa lo importante que es el cumplimiento de cada tarea designada, además muestra al comité una
lista de chequeo con el fin de hacer un mejor control de lo realizado hasta el momento.
Toma la palabra la Coordinadora Administrativa “Dayana Navarrete Garzón quien ha elaborado las
certificaciones y el manual de funciones.
Toma la palabra la Coordinadora de Relaciones Publicas “Tatiana Padilla Castillo” muestra sus avances
los cuales son las tarjetas de invitación, las cartas de solicitud auditorio y agradecimiento, folletos y el
diseño de la encuesta de satisfacción
Toma la palabra la Coordinadora de Divulgación, Promoción y Publicidad “Andrea Hernández Muñoz”
quien ha realizado el mensaje de expectativa, cronograma y lista de chequeo.

Toma la palabra la Coordinado General “Paola Leon Olivares” quien expone sus avances que son
escarapelas y programa del día. Luego pasan al segundo tema en donde la Coordinadora Administrativa
“Dayana Navarrete Garzón” describe el presupuesto organizado por ella de las cosas que cada
representante de comité solicita y que fue enviado con anterioridad a su correo para la revisión y
aceptación, este fue de un valor de $1.300.000 pesos, todas las Coordinadoras están de acuerdo en el
monto por lo que se dispone a entregar el dinero a la Coordinado de administración.
Toma la palabra la Coordinadora General “Paola Leon Olivares” quien da por terminada la reunión.
ASISTENTES
NOMBRE CARGO/DEPENDENCIA/ENTIDAD FIRMA
Cindy Paola Leon Olivares Coordinadora General
Angie Dayana Navarrete Garzón Coordinadora Administrativa
Leidy Tatiana Padilla Castillo Coordinadora de Relaciones
Publicas
Jeimmy Andrea Hernández Muñoz Coordinadora de divulgación,
promoción y publicidad.
INVITADOS (Opcional)
NOMBRE CARGO ENTIDAD
LIBRETO
Introducción
Buenos días, bienvenidos a la feria Expo-Sena, en este encuentro tendremos la
oportunidad de presentarles algunos aspectos de interés como lo son la forma en la
cual se organiza una feria y la planeación, formas, controles y actividades de un
evento. Esperamos su colaboración, organización y su atención dentro del evento.
Good morning, welcome to the fair Expo-Sena, at this meeting we will have the
opportunity to introduce some aspects of interest such as the way in which a fair and
planning is organized, forms and controls activities of an event. Look forward to your
collaboration, organization and their attention within the event.
 Antes de pasar a los stands tendremos una introducción en donde les
explicaremos como es el manual para organizar una feria.
 Como primero una feria es un evento social, económico y cultural establecido,
temporal o ambulante, periódico o anual que se lleva a cabo en una sede y que llega
a abarcar generalmente un tema o propósito común.

TIENE 3 ETAPAS:
1a Etapa: Pre-feria (planificación y organización).
2a Etapa: Feria (ejecución).
3a Etapa: Post-feria (evaluación y monitoreo).
OBJETIVOS:
 Promocionar la cultura, alguna causa o estilo de vida, generalmente en una
forma divertida y variada.
 Estimular el comercio
 Lograr la compra y/o venta de productos y/o servicios.
 Generar ganancias para las localidades anfitrionas, personas u
organizaciones patrocinadoras, y participantes hospitalarios, a cambio de un
tiempo grato que incluye diversión y entretenimiento.
 Hacer alianzas estratégicas.
 Lograr un gran número de contactos en un tiempo breve.
CARACTERÍSTICAS:
La característica principal de una feria es la exposición de productos o servicios en
cada stand para lograr hacer negocios con otros proveedores o clientes potenciales.
UTILIDAD:
Sirve como fomento en el desarrollo económico local, por que articula el espíritu
empresarial, es un instrumento importante y estratégico de promoción comercial. La
idea central de las ferias es promocionar aquellos sectores productivos, cuyas
ventajas comparativas y competitivas, permiten formar un sector empresarial
articulado a una propuesta de desarrollo económico.
TIPOS DE FERIA
Las ferias se clasifican, según los siguientes criterios:
 Por el tipo de muestra (productos y/o servicios) que exhiben.
 Por el tipo de público asistente.
 Por su alcance y cobertura.
Según el tipo de muestra que exhiben pueden ser:

 Ferias Sectoriales. Están dirigidas a sectores específicos, ejemplo: agrícola,
comercio, servicios, industria, etc.
 Ferias Multisectoriales. Exhiben una amplia gama de productos y/o servicios
Según el tipo de público las ferias pueden ser:
 Ferias Generales. pueden encontrarse desde empresarios(as) hasta
consumidores finales. Provienen del ámbito internacional, nacional y regional.
 Ferias Especializadas. Estas ferias son visitadas exclusivamente por
empresarios pertenecientes al ámbito nacional e internacional de un sector,
subsector o tema específico.
Según su alcance y cobertura:
 Ferias Regionales
 Ferias Nacionales
 Ferias Internacionales
. 1ª ETAPA – PRE FERIA (ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN)
A) COORDINACIÓN GENERAL
1- El Grupo Organizador
La organización del grupo que dirigirá la feria, es el primer paso que hay que
tomar en cuenta y principalmente definir quién será la persona que lidere el equipo
de trabajo. El entusiasmo, responsabilidad y buenas relaciones personales, son la
clave para que el grupo organizador tenga el éxito deseado. En primera instancia
se puede nombrar una comisión o comité de trabajo. Es fundamental elegir una
persona encargada de la coordinación general del evento, quien tendrá bajo su
responsabilidad coordinar todas las actividades relacionadas con la feria.
2 – El equipo de trabajo
Además de la coordinación general, se debe de definir el equipo de trabajo, el cual
debe estar dividido en diferentes comisiones, dependiendo de las necesidades de
la feria. La función de cada equipo de trabajo es:
llevar a cabo cada actividad que le corresponde en el tiempo, recursos y espacio
descrito en el plan de trabajo. Es importante que los miembros de cada comisión
tomen en serio y con responsabilidad las acciones que deberán llevar a cabo ya
que si se producen atrasos en su ejecución puede entorpecer todo el proceso.
COMISIONES
Cada comisión debe estar integrada de la siguiente manera:

 Un coordinador
 Equipos de trabajo
 Voluntarios.
 Comisión de mercadeo (áreas comercial y técnica).
 Comisión de finanzas
 Comisión de formación y capacitación
 Comisión de Cultura
 Comisión de voluntariado
 Comisión de gastronomía
 Comisión de promoción y publicidad
 Comisión de protocolo e inauguración
 Comisión de ruedas de negocios
 Comisión de seguridad
 Comisión de logística
 Comisión de monitoreo y evaluación.
 Comisión de seguimiento y planificación de próxima feria
B) LA PLANIFICACIÓN
La planificación servirá para establecer metódicamente todo lo que se desea
lograr en el evento. A continuación, se presentan: 1. Los aspectos que hay que
considerar al momento de definir la realización de una feria, y 2. Cómo realizar un
perfil del proyecto “Feria”.
Criterios de una feria.
 El nombre de la feria
 Logotipo o marca
 Fecha de realización
 Público objetivo
La asistencia de compradores no calificados implica la pérdida de tiempo. Hay que
recordar que la permanencia de la feria tiene tiempo limitado y éste debe
aprovecharse al máximo y lograr la satisfacción de los productores. En función de
lo anterior se debe definir claramente en el proceso de planificación a quiénes
invitar como compradores y vendedores en la feria.
 Lineamientos.
 Lugar.
 Stands.
 La inscripción.
 Servicios adicionales.
 Lanzamiento de la feria.

FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO
La realización de una feria es un proyecto que debe presentarse a diferentes
cooperantes nacionales o internacionales para la obtención de apoyo financiero
y/o técnico. Por tal razón, se debe considerar perfilar el proyecto en donde se
definen los objetivos y resultados esperados.
 Introducción.
 Antecedentes.
 Justificación.
 Objetivos.
 Resultados.
 Actividades.
 Plan de trabajo.
 Presupuesto.
RECURSOS
 Recursos financieros
 Recursos técnicos
 Recursos humanos
2a
etapa (ejecución de la feria)
1. Inauguración: lo importante es causar un gran impacto en la opinión pública.
Esto es muy importante para los patrocinadores y autoridades locales. La
inauguración es una invitación que permitirá que los organizadores presenten
una feria innovadora. Aspectos que se deben tomar en cuenta:
 Tener un sitio adecuado.
 Se debe contar con una mesa principal en la que estarán las
personalidades importantes como son las autoridades locales,
anfitrión, patrocinadores y coordinador general.
 Elaborar un programa adecuado.
 Al finalizar se debe hacer un coctel o cena para que los asistentes
tengan una conversación de la feria.
2. Actividades de promoción: Durante la realización de la feria es necesario
realizar diferentes actividades. Las propuestas de eventos que se tiene son:
 Conferencias o foros magistrales.
 Premio a la excelencia de la micro y pequeña empresa.
 Ruedas de Negocios.

3. Instrumentos para el monitoreo: es importante desarrollar una estrategia
que permita controlar el ingreso del público, para cuantificar la asistencia
durante los días de la feria, así como recoger la opinión de los visitantes con
respecto a los productos. Por lo tanto, debe existir un equipo específico que
constantemente entreviste a los empresarios participantes tanto de la oferta
y de la demanda con instrumentos de verificación (encuestas o entrevistas).
Los datos recopilados en ambos instrumentos, deben ser procesados por un
equipo técnico durante los días de la feria, y comunicarlos resultados
obtenidos a los organizadores de ésta.
4. La clausura: es el cierre de la feria y sus actividades. Los encargados son
los de logística y esto se realiza para que los asistentes conozcan los
resultados de esta. Dentro de estos resultados se enumeran los siguientes:
 Número de visitantes.
 Número de participantes.
 Cantidad de negocios cerrados.
 Total, de gastos para la realización de las diferentes actividades.
 Premio a las mejores empresas en montaje de stand, atención al cliente, etc.
3ª Etapa. La post feria (evaluación y monitoreo)
El desmontaje.
El desmontaje de los stands, estará a cargo de la comisión de stands, deberá de
cuidarse que el recinto ferial utilizado para la ubicación de los stands quede en las
mismas condiciones en que fue recibido. Los materiales y equipo utilizado deberán
de ser guardados y conservarlo en un lugar apropiado para utilizarlos en próximos
eventos.
Balance General.
La comisión de finanzas y mercadeo tiene la responsabilidad de elaborar todos los
documentos contables en donde se especifiquen los gastos e ingresos de las
actividades de la feria. Esta comisión debe elaborar un informe del balance,
conclusiones y recomendaciones. Posteriormente, esta comisión debe encargarse
de informar a los patrocinadores y donantes sobre los resultados financieros de la
feria. Esto garantizará la transparencia del uso de los recursos y apoyará la
posibilidad de contar con apoyo para la siguiente feria que se realice.

Memoria de la feria.
Al finalizar la feria, el comité organizador deberá reunir los resultados de todas las
comisiones, describir las experiencias obtenidas, los impactos causados tanto
negativos como positivos. La memoria de la feria es un documento, el cual debe ser
escrito por una persona que tenga conocimientos de la elaboración del mismo El
informe de los resultados de la feria debe contar con la siguiente información:
Introducción, Antecedentes, Objetivos, Resultados previstos, Estrategias,
Actividades, Comité Organizador (comisión – responsable), Resultados de las
actividades realizadas por cada comisión (Inauguración, exposición de productos,
panel foro, ruedas de Negocios, promoción, voluntariado, finanzas y mercadeo),
Evaluación de las comisiones (se lleva a cabo haciendo una autoevaluación),
Conclusiones, Recomendaciones, Anexos
La elaboración del informe tiene como objetivo ser una memoria de labores para el
comité organizador. A través de este documento, podrán analizar los aciertos y los
problemas que transcurrieron en ferias anteriores; y de servir como experiencia para
mejorar la planificación de una próxima feria.
Instrumentos para evaluar el impacto
La feria debe ser evaluada desde tres ámbitos: desde el punto de vista de los
visitantes, de los participantes y de los organizadores. Estos puntos de vista pueden
ser evaluados a través de los instrumentos de entrevistas y encuestas. Estos
instrumentos deben ser apropiados y concretos para poder determinar el éxito de la
feria. La información de las entrevistas y encuestas puede ser recolectada por un
grupo de voluntarios, durante los días de la feria. Posteriormente se deberán tabular
los resultados para conocer el impacto de la feria. Esto determina el éxito del evento.
Monitoreo de los resultados
Este monitoreo se puede llevar a cabo en dos formas: La primera es analizar
el crecimiento económico de las empresas participantes, especialmente si su
crecimiento ha sido causado por el efecto de la feria. Esto garantizará que las ferias
es su mejor opción en el tema de promoción y marketing empresarial. Este
monitoreo puede hacerse por medio de visitas a las empresas y recoger la
información válida para el análisis; y, la segunda está enfocada al ámbito local,
observando el desarrollo del sector productivo y el impacto causado en el
crecimiento de las PYMES Estos resultados son los más importantes al momento
de analizar el impacto causado por la organización, planificación y montaje de esta
herramienta de Servicio de Desarrollo Empresarial.

LISTA DE CHEQUEO
N° REQUERIMIENTO ASPECTOS A TENER
EN CUENTA
SI NO OBSERVACIONES
1
ORGANIZADOR
Se seleccionó a un
responsable general
del desarrollo del
evento, quien se
encargaría de
supervisar las labores
del evento
2
SELECCIÓN DE
REPRESENTATES
Se seleccionó y se
orientó al público para
que contribuyan a
cumplir los pasos del
evento
3
SELECCIÓN DE
LUGAR Y FECHA
PARA LA
REALIZACION
DEL EVENTO
Se seleccionó el lugar
teniendo en cuenta las
instalaciones
adecuadas para la
realización de evento,
es decir, ( capacidad,
espacio, iluminación,
equipos entre otros)
4
NÚMERO DE
ASISTENTES
Se determinó la
cantidad de asistentes
al evento, ( teniendo
en cuenta los
imprevistos)
5
CRONOGRAMA
DE ACTIVIDADES
Se elaboró un
cronograma respecto a
las actividades que se
llevaron a cabo
durante el evento
teniendo en cuenta los
objetivos.
6 METODOLOGIA La metodología que se
utilizó para el evento
fue la apropiada, es
decir los encargados
del evento hicieron que
el tema fuese claro y
pedagógico.

Link video
https://youtu.be/WCjJ2hXbNXI

RH 001
INFORME FERIA EXPOSENA
Bogotá D.C., 15 de marzo de 2017
ELABORADO POR: Jeimmy Andrea Hernández Muñoz
Cindy Paola Leon Olivares
Leidy Tatiana Padilla Castillo
Angie Dayana Navarrete Garzón
OBJETIVOS
- Analizar los resultados obtenidos en la feria empresarial.
- Examinar la eficiencia, eficacia y efectividad del evento.
- Determinar si cumplió o no con los objetivos planteados en la planeación.
- Identificar las falencias y logros del evento.
- Explicar aspectos importantes del evento como la planeación, ejecución,
control y evaluación de la feria.
ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN
Como primera estancia; en cuanto al evento tipo feria como parte de la
organización. Lo primero que se estableció fue la persona líder, la cual lidero
de principio a fin dicho evento y que así mismo tuvo en cuenta las
intervenciones que se hicieron por parte de los compañeros organizadores, y
respecto a ello realizo la debida complementación de cada opinión aclarando
a los participantes las dudas e inquietudes. También se habló antes del inicio
del evento con las personas encargadas de la organización general y llegamos
a un acuerdo que el entusiasmo, la responsabilidad y la relación que
tuviésemos durante el evento y con los participantes; serian fundamentales
para llevar a cabo un evento exitoso. Además de ello el trabajo en equipo que
realizamos se vio reflejado durante la exposición del evento, ya que los

participantes nos comunicaron lo satisfactorio que fue para ellos la información
brindada.
Por ende, también fue parte primordial el tener en cuenta los diferentes tipos
de comité; y así mismo, las comisiones que lo constituyen, tales como:
COMITÉ GENERAL
 Un coordinador: Se delegó a la señorita Cindy Paola León Olivares
como la responsable de que todas las actividades programadas por los
organizadores se lleven a cabo con los recursos disponible.
 Comisión de formación y capacitación: Se realizó la preparación
pertinente para cada una de los participantes del evento con el fin de
que acataran y pudieran participar activamente de la feria y así mismo
fortalecer los canales de información para el mejoramiento continuo.
 Comisión de seguridad: Se obtuvo la seguridad necesaria tanto en la
vigilancia constante del recinto ferial, como en la parte del cuidado
permanente de las personas visitantes que se hicieron presentes a la
exposición.
 Comisión de monitoreo y evaluación: En este punto garantizamos
que la información que se le brindó al público cumpliera con las
expectativas de los asistentes; durante y posterior a la misma. Y
seguido a ello se elaboró el monitoreo y evaluación del proceso.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
 Equipos de trabajos: Se integró a partir de 4 personas; y
posteriormente se les delego diferentes actividades las cuales
complementaron la actividad principal del evento.
 Voluntarios: acorde a esto dos personas dispusieron de un poco de su
tiempo para colaborar en la parte de preparación de la feria; y fue grato
ya que se logró llevar a cabo el evento con efectividad.
 Comisión de finanzas: La coordinadora de la actividad como tal fue la
persona idónea para buscar los recursos necesarios para la ejecución
de la feria, también fue la encargada de recoger los ingresos que se
obtuvieron por el préstamo del recinto ferial. Por ultimo realizo el
presupuesto general con el correspondiente manejo financiero.
 Comisión de logística: Se garantizó que las personas encargadas de
esta comisión dirigieran el recorrido durante la feria se manejara de
manera ordenada orientando a los participantes del correspondiente

recorrido, además de ello fueron las personas encargadas del montaje
durante y posteriormente al evento.
COMITÉ DE RELACIONES PUBLICAS
 Comisión de protocolo e inauguración: tuvo como función la
inauguración y clausura del evento, además es la comisión encargada
de diseñar los espacios de decoración y recepción para los invitados.
Verifican que los objetivos y logros esperados en la realización de la
feria se cumplieran a cabalidad.
SUBCOMITÉ DE DIVULGACIÓN
 Comisión de mercadeo (Área comercial y técnica): se promociono y
se expuso el tema con el fin de que los participantes fueran acordes al
sector que se estaba promocionando. También fueron los encargados
de realizar el listado de las personas que participarían de cada stand
con los correspondientes datos personales de cada asistente.
 Comisión de promoción y publicidad: Aquí encontramos a las
personas que se encargaron de motivar e incentivar a las personas a
que fueran participes del evento; esto se realizó por medio de los
medios publicitarios como las redes sociales, correo electrónico
material impreso y/o auditivos.
Con lo anteriormente nombrado se logró obtener un evento exitoso y un
público satisfecho.
PLANIFICACION
La planificación sirvió para establecer metódicamente todo lo que deseábamos
lograr durante y posterior al evento. Se tuvo en cuenta los aspectos
fundamentales que se deben considerar al momento de elaborar un evento
como lo fue la feria que se realizó. Además, se plantearon los criterios que
componen una feria como lo son:
 Nombre del evento: en este especificamos el nombre que identifico
claramente el sector por el cual fue realizado el evento
 Logotipo o marca: el logotipo lo establecimos a partir de una estrecha
relación con el nombre y el propósito de la feria.
 Fecha de realización: Se realizó un análisis previo de la disposición
de cada uno de los invitados.

 Público Objetivo: Seleccionamos a todas aquellas personas las
cuales estuvieran entrelazadas con los temas tratados durante el
evento.
Durante el proceso de planificación del evento en general fue importante
informarnos y tener en cuenta los lineamientos que se forman partir de la
planeación del evento. Siguiente a ello se le indico al público al inicio de la feria
el objetivo que tenía el evento y que aspectos de su vida podrían enriquecer
con la información dada.
EJECUCIÓN DE LA FERIA
Para el desarrollo de la feria expo-Sena se dispuso el auditorio el cual estuvo
disponible en INESCO – SENA para la feria, los encargados del montaje de
cada stand y la organización del auditorio fueron los integrantes del comité
general quienes le dieron el orden a la feria y controlaron las entradas de los
asistentes.
En la entrada a los asistentes se les entrego su respectivo gafete de
identificación con el cual se diferenciaban los asistentes de los expositores,
también se entregó el programa de la feria para que los asistentes estuvieran
enterada del desarrollo que se iba en la duración de dicho evento.
Al iniciar el evento se realizó la explicación de la como se realiza una feria y
sus etapas a seguir, para dar un breve conocimiento del concepto y como se
da su ejecución ya que nuestro evento lo realizamos como una feria.
Luego se dio las instrucciones para el desarrollo de la actividad de pasar por
los stands para la exposición de los temas de planificación, controles, formas
y actividades que era el tema principal de la feria, para que cada uno de los
asistentes logra entender el tema completo en cada stand se manejó un tema
distinto. Para esto se les dio la instrucción de hacer 4 grupos ya que contamos
con 4 stand. La instrucción para cambiar al siguiente stand era cuando sonaba
el pito ya podían seguir al otro stand.
Después se inició la explicación de cada uno de los temas, los grupos que
pasaron a cada stand se enteraban de cada de tema que le correspondió a
cada expositor y su explicación fue breve y concreta del tema para la
interpretación rápida de los asistentes de cada uno de los temas expuestos.
Luego se terminaron las exposiciones y se dio inicio a la entrega de certificados
a cada uno de los grupos asistentes, y se tomó evidencia de cada una de las

entregas de los certificados, ya para el cierre de la feria se entregaron los
recordatorios y se presidió con la salida de los asistentes.
La realización de la feria expo-Sena fue un evento que fue de gran satisfacción
y lleno las expectativas de cada uno de los asistentes.
EL DESMONTAJE.
La feria Expo-Sena se desarrolló en el Auditorio INESCO- SENA el día 07 de
marzo de 2017 al finalizar el evento se ejecutó el desmontaje de los stands de
la feria estuvo a cargo de la comisión de stands, donde se procuró el cuidado
del recinto ferial, es decir dejándolo en las mismas condiciones en la cual fue
recibido. los materiales y equipos que se utilizaron se implementaron de la
mejor manera posible; además fueron guardados y conservados en el lugar
más apropiado, con el fin de poder implementarlos en un próximo evento ferial.
Cuando se realizó el desmontaje de los stands la feria ya había culminado y
los participantes ya no se encontraban dentro del recinto de este modo de
facilito más la comodidad de los asistentes y proporciono una organización y
limpieza del lugar mucho más rápida y efectivamente. No obstante, el espacio
realmente fue pequeño y un poco incómodo para los participantes y
organizadores ya que se presentaban tumultos en algunos momentos.
Finalmente, el desmontaje permitió en la misma forma entregar el recinto en
las mismas condiciones en las que se encontró con el objetivo de realizar un
próximo evento.
ANÁLISIS CONTABLE
El Comité de Administración de la feria Expo-Sena estuvo a cargo de llevar un
control y un manejo de los recursos planeados y utilizados. De esta forma se
en la etapa de planeación se presupuestó un valor $1.300.000 teniendo en
cuenta que no hubo ningún tipo de patrocinador.
Ahora bien, en el siguiente recuadro se hace una comparación de los costos y
gastos presupuestados y los que realmente se planearon y ejecutaron.
PRESUPUESTO
Alquiler auditorio $600.000
Alquiler de equipos $300.000
Servicio de montaje $300.000
Recordatorios $100.000
Valor unitario $5.000
VALOR TOTAL $1.300.000
GASTOS REALIZADOS
Alquiler auditorio $512.000
Alquiler de equipos $223.000
Servicio de montaje $215.000
Recordatorios $69.800
Valor unitario $3.490
VALOR TOTAL $1.019.800

MEMORIA DE LA FERIA
Al finalizar la feria Expo- Sena el comité general y en compañía de los otros
comités y subcomités se reunieron los resultados positivos y negativos del
mismo. De esta manera se resaltaron factores positivos como el buen manejo
y control de la planeación, ejecución y control de la feria. No obstante, también
se evaluaron factores negativos como el espacio del auditorio ya que en
proporción fue algo incómodo por lo pequeño. A continuación, se presentará
el análisis de la encuesta de satisfacción formulada a los asistentes a la feria
EXPO-SENA, el día 07 de marzo de 2017. Para poder hacer un estudio de las
respuestas se realiza la tabulación utilizando gráficas y porcentajes que
ayudan a tener una idea más clara de lo que dijeron los invitados.
Se recopilaron datos demográficos de los encuestados, entre los cuales se
preguntó la edad y el género. El tamaño de la muestra fue de 19 personas, de
los cuales 5 fueron hombres y 14 mujeres.
Entre la población se encontró que el 42% tenía entre 18 y 21 años, seguido
por un 21% en el rango de 22 a 25 años, con un 21% igual se encontraron los
que tienen entre 26 a 29 años y el 14% restante son mayores de 30.
La segunda parte del cuestionario aplicado a la muestra incluyo preguntas de
opción múltiple, única respuesta acerca de la ejecución y presentación del
evento. Para conocer la opinión de los invitados se les pregunto cómo les
había parecido el trato del personal de la feria a lo que el 74% califico como
excelente y el otro 26% como bueno. Esto quiere decir que las organizadoras
fueron amables y atentas con ellos.
Luego se preguntó si había sido de total agrado la exposición de la feria en
donde el 58% respondió excelente y el 42% dijo que bueno, no hubo
respuestas negativas lo que significó que el evento estuvo muy bien
organizado.
La tercera pregunta fue sobre la decoración del evento a lo que la mayoría con
un 58% respondió que excelente y el 42% le pareció buena, esto deja a las
anfitrionas muy satisfechas ya que todas colaboraron para que la decoración
fuera del agrado de todos.
Para los asistentes el tema fue de total satisfacción y les brindo nuevos
conocimientos ya que el 100% respondió que sí lo había sido, fue una
respuesta unánime, lo cual deja a las expositoras muy contentas ya que se
hicieron entender y brindaron una información clara del tema.

La última pregunta fue sobre las conferencistas y su intervención en el evento,
a lo que el 63% respondió que excelente y el otro 37% califico como buena.
En términos generales la feria fue todo un éxito, se logró cumplir con los
objetivos propuestos los cuales fueron; realizar una feria con altos estándares
que satisfagan las expectativas de los asistentes y reforzar los conocimientos
de los invitados sobre temas relacionados con la organización de eventos.

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