El control de documentos es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad.

1. Control de Registros

2. El Representante del Sistema de
Gestión de la Calidad, controla los
registros a través de un listado
maestro de registros.
Los registros deben de identificarse
con un título (nombre del formato)
mismo que debe relacionarse con la
actividad para la cual fue diseñado.

3. • Se podrán localizar los formatos en
la página www. xxxxxxxxxxx .mx,
mismos que podrán “bajar”
únicamente a su equipo de computo
para su utilización.
• Los formatos que se encuentran en
la página web de la institución, son
la última versión, por lo que podrán
disponer de ellos para su
utilización, quedando obsoletos o
improcedentes aquellos que sean
diferentes.

4. Almacenamiento de Registros

5. Los registros podrán estar en medio
impreso y/o electrónico según
aplique.
Para el caso de los registros
impresos:
a) Se deben almacenar en los sitios
o lugares de fácil alcance
dependiendo del área que los
genere.
b) Se deben almacenar en el orden
que mejor convenga para el área
con el fin de mantener una fácil
identificación de los mismos al
momento de consultarlos.

6. Para el caso de los registros en medio
electrónico: Se debe indicar el área
que los genere y su ubicación (equipo
de computo) para su fácil localización.

7. Protección de Registros.

8. Todos los registros impresos deben
de almacenarse en lugares que
impidan su deterioro o extravío para
lo cual deben de tomarse algunas
de estas medidas:
a)No se encuentren en lugares
húmedos que puedan dificultar la
lectura de la información que
contienen.
b) No deben estar rotos, rasgados,
rayados o con enmendaduras.

10. c) En caso de que se requiera
realizar alguna corrección se debe
de verificar que no altere los
resultados de los mismos o la
lectura del resto del registro.
d) No tenerlos expuestos al sol de tal
manera que se deteriore su
información.

11. e) Para los registros que se
encuentran en medios electrónicos
se debe de almacenar de manera
tal que la información que
contengan no pueda ser alterada o
modificada.
f) Respaldar la información a través
de cualquier medio electrónico que
evite su pérdida total en el caso de
alguna avería de los equipo.

12. Recuperación de Registros.

13. Todos los registros impresos deben de
permanecer en un lugar que facilite su
recuperación para el caso de una
consulta.
▪ En los casos que se envíe
información a archivo muerto se
debe de identificar de tal manera que
se pueda localizar fácilmente en el
caso de que por alguna razón se
requiera traer dicha información
para consulta.

14. • En el caso de registros electrónicos
deben de ser respaldados en diferentes
medios de tal manera que se pueda
recuperar la información en caso de que
el equipo que la contiene haya fallado.

15. Tiempo de retención de Registros

16. El tiempo de retención de los
registros está dado principalmente
por el tipo de registro y su uso. Su
control esta indicado en el listado
maestro de registros.

17. Disposición de Registros

18. La disposición de los registros es la
actividad que se realiza una vez que
el tiempo de retención definido para
los mismos haya vencido.
Las actividades de disposición
contempladas son las siguientes:
• Envío a archivo muerto.
• Destruir de forma permanente.