2. Importancia de la organización:
Simplificar el trabajo,
Coordinar y optimizar funciones y recursos
Que los procesos sean fluidos
Atención y la satisfacción de los clientes.
Ventajas :
• Reduce los costos
• Reduce o elimina la duplicidad
• Establece la arquitectura de la empresa
• Simplifica el trabajo
3. Proceso de organización
División Etapas de la
organización Coordinación
del trabajo
División del trabajo:
• Describir procesos
• Definir funciones importantes
• Clasificar y agrupar funciones importantes
• Establecer líneas de comunicación
• Definir micro procesos.
4. Departamentalización:
División del trabajo
Se logra mediante una división
del trabajo, que permite desempeñar
eficazmente.
• Definir procesos
• Listar funciones
Jerarquización Departamentalización
Descripción de • Clasificar por similitud
funciones
• Ordenarlas por jerarquía
• Designar actividades por áreas
• Establecer comunicación.
Jerarquización:
Implica la estructura de la empresa estableciendo niveles de
autoridad, deben ser pocos niveles y lineales, para tener una división
del trabajo equitativa.
Descripción de actividades:
Cuando se ha colocado una jerarquía es
necesario definir y limitar las actividades.
5. Estructuras de Organización
Dirección de
finanzas
Contabilidad Tesorería Presupuestos
Funcional:
Consiste en agrupar las actividades
según su función primordial, para lograr una
especialización.
6. Estructuras de Organización
Gerencia de la
planta
División de División de División de
aceites pastos galletas
Pro productos:
Es recomendable una división por
productos para así poder controlar la
fabricación de diferentes puntos
7. Estructuras de Organización
División
Latinoamerica
México Centro América Brasil
Geográfica o por territorios:
Se usa cuando se trabaja en áreas
extensas, o cuando los procesos se encuentran
muy distantes.
8. Estructuras de Organización
Ventas
Calzado
Caballeros Junior Damas Niños
Clientes:
Consiste en la división por clientes,
por lo general se usa en tiendas de
autoservicio o departamentales.
9. Estructuras de Organización
Producción
Cortadora Control Proyector
Pulidora
de plasma numérico de perfiles
Proceso
Moldeo Mecanizado Electroerosión Acabado
Por procesos o equipos:
Cuando el proceso o equipo es
fundamental en una empresa se crean jerarquías
de acuerdo al proceso o a la maquinaria para una
mejor eficacia
10. Estructuras de Organización
Producción
Turno Turno Turno
matutino Vespertino nocturno
Departamento
Crédito
Cliente Cliente Cliente Cliente
0 - 1000 1001 - 2000 2001 - 3000 3001 - 4000
Secuencia:
Cuando se trabaja ininterrumpidamente es
conveniente realizar una jerarquización para controlar
los tiempos o cuando se tienen clientes en diferentes
categorías para obtener ganancias netas.
11. Coordinación
Es necesario que la división del trabajo se
sustente con la coordinación la cual consiste en la
unidad de esfuerzos, para evitar duplicidades,
tiempos de ocio o fugas de responsabilidad.
De nada sirve contar con los mejores especialistas
si no existe la armonía, comunicación y
compromiso.
La eficacia de cualquier sistema
organizacional se relaciona directamente con la
organización.
12. Modelos de organización
Se refiere a los diferentes modelos o estructuras, los mas
comunes son:
Gerente General
Militar:
Se caracteriza por que la autoridad se
centra en una sola persona y es quien toma Subgerente
todas las decisiones básicas de la empresa. Y
sigue así solo una línea de mando. Jefe de
departamento
Gerente de
la planta
Lineo – Funcional:
Jefe de Es la mas común creando
producción divisiones y las subdivisiones necesarias para
una efectividad y división eficiente.
Producto
Compras Proceso
terminado
13. Modelos de organización
Director de la
planta
Staff:
Surge por la necesidad de tener
especialistas en el manejo de conocimientos capaces Asesor Jurídico
de asesoría experta. Carece de un punto central de
autoridad para imponer decisiones. Subdirección de Subdirección de Subdirección de
administración. operaciones operaciones
Comités:
Consiste en asignar a un grupo de
personas para efectuar tareas o proyectos.
Director General
•Directivo: integrado por accionistas
• Ejecutivo: Nombrado por el comité directivo
Producción
Reclutamiento y
Mercadotecnia Operaciones
• De vigilancia: Personal de confianza para
selección
supervisión.
• Consultivo: Esta formado por
Comité de
higiene y especialistas que emiten dictámenes.
seguridad
14. Modelos de organización
Multidivisional: Presidencia
Es propia de grandes empresas que para Latinoamericana
mayor eficiencia se subdivide en unidad de
División
productos. Refrescos de
División Agua División Bebidas
purificada Energizantes
cola
Holding:
Cuando una empresa crece
Corporativo se crea el holding, y es cuando una
sociedad mantiene diversos giros, y
con administraciones y funciones
Compañía 1 Compañía 2 Compañía 3 independientes. Y cada una mantiene
25% acciones 50% acciones 25% acciones
sus nombres originales y estructuras.
15. Modelos de organización
Director
Matriarcal: Ejecutivo
Es una combinación de
diferentes tipos de organización, combina
la departamentalización por proyecto con Director de Dirección
la de funciones de esta manera existe un Ventas de servicios
encargado de las funciones generales.
Equipo Ventas de
industrias consumo
Transnacionales y globales:
La globalización de las empresa ha creado organizaciones mas complejas que varían
de acuerdo al grado de descentralización.
• Divisiones internacionales: Se mantiene la organización del país de origen. Tiene la
ventaja de transferencia de tecnología, pero la desventaja de la adaptación local.
• Sucursales internacionales: Funcionan de manera independiente, y se
adaptan a la región donde se trabaja.
• Integrada: La empresa se divide pero se controla desde una misma base, las
empresas pueden producir en un lugar y ensamblar en otro.
• Estructura mixta: aprovechan las estructuras anteriores para funcionar
eficazmente en todas las áreas, y zonas donde este una division, y es
controlada desde una red central.
16. Herramientas de Organización.
Organigramas.
Sirven para delimitar funciones responsabilidades y jerarquías, atreves de un
organigrama es posible entender la estructura funcional y los niveles da autoridad de
una empresa.
• Por su Estructurales: Muestran la estructura administrativa.
objeto Funcionales: Indican las áreas funcionales de la empresa.
Especiales: Se destaca alguna característica.
• Por su Generales: Representan toda la organización, se llaman también cartas
maestras.
área
Departamentales: Representan a la organización de un departamento o
sección.
• Por su
contenido Esquemáticos: contienen solo las áreas principales, se elaboran para el
publico, no contienen detalles
Analíticos: Mas detallados y técnicos.
17. Herramientas de Organización.
Vertical: la jerarquía es de arriba hacia abajo Horizontal: la jerarquía es de
derecha a izquierda.
Director
Comercialización
Talento
mercadotecnia Finanzas Operaciones
humano. Finanzas
Gerente
comercial
Talento humano
Circulares: la jerarquía es de
Operaciones.
el centro hacia afuera.
Dirección
mercadotecnia
general
Talento
Finanzas
Humano
Finanzas Gerente producción
general
Selección
Mixto: Se une el jerárquico Retribuciones
Personal
vertical con el horizontal
Higiene y
seguridad
18. Herramientas de Organización.
Manuales: Los manuales de acuerdo a
su contenido pueden ser:
Organizacionales
Departamentales Técnicas
Manuales
De puestos Procedimientos
Específicos Políticas
19. Herramientas de Organización.
Ventajas de los organigramas:
• Son un medio para respetar la estructura formal y los procesos.
• Promueven la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que debe
hacerse y como debe hacerse.
• Son una fuerte de información y de capacitación.
• Evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de sistemas, procesos y operaciones.
Diagramas de proceso
Los diagramas de flujo permiten:
• Simplificar el trabajo
• Mejorar los procesos
• Eliminar demoras y tiempos de ocio
Tipos de diagramas:
•Flujo de operaciones
• Ubicación de equipo
• Procedimientos
20. Simbología
Herramientas de Organización.
Inicio Es la creación de un
nuevo proceso,
Operación Cuando algo entra en
revisión, o inspección sin
ser alterado
Transporte, o traslado Acto de mover de un
lugar a otro
Espera o demora Etapa en que algo
permanece en ocio,
esperando que algo
acontezca
Actividad o proceso Indica una acción o
proceso
Decisión Cuando se determina el
curso de la operación,
dos o mas alternativas.
Almacenamiento Cuando se almacena o
archiva algo para ser
guardado con carácter
definitivo
21. Simbología
Herramientas de Organización.
Entrada y salida Entrada y salida de
material
Documentos Recolección de
documentos
Corrección Mejora de proceso
Final Termino de un proceso
22. Herramientas de Organización.
Etapas para la elaboración de un diagrama de flujo:
•Compromiso y autorización de la dirección
• Llenar el formato de tiempos y descripción de actividades.
• Elaborar diagrama de flujo correspondiente.
• Analizar procedimiento, y eliminar duplicidades.
• Presentar propuesta con los ahorros de tiempo y costo – beneficio
• Elaborar la descripción del procedimiento propuesto.
• Obtener la aprobación de quien realiza el procedimiento
• Preparar las instrucciones de cada proceso
• Implantar el nuevo procedimiento
Distribucion del trabajo o de actividades.
Su funcion es:
•Delimitar responsabilidades
• Eliminar duplicidad
• Normalizar y estandarizar procedimientos
• Distribuir adecuadamente eliminando tiempos de ocio
•Evitar fugas de responsabilidad
23. Análisis de puestos
• Identificación: Datos generales del puesto.
• Descripción genérica: Descripción sintética de las principales
funciones y responsabilidades del puesto
•Descripción especifica: Descripción detallada de las actividades
que se realizan en el puesto, actividades diarias, periódicas,
eventuales, esporádicas.
• Perfil del puesto: Requisitos físicos, mentales, de personalidad, y
responsabilidad.
24. PRINCIPIOS
Deben observarse en cada uno de los procesos y son.
•De la misión
•Especialización
• Jerarquía
• Paridad de autoridad y responsabilidad
• Unidad de mando
• Difusión
• Amplitud o tramo de control
• Continuidad
