1. EL PROCESO DE
ORGANIZACIÓN
Preparado por: Héctor J Guerra C.
Marzo 2008

2. PROCESO
ADMINISTRATIVO
PLANEAR
CONTROLAR ORGANIZAR
DIRIGIR

3. LA ORGANIZACION
De latin coordination: coor (con); ordination (orden), se refiere a
la coordinación de los recursos y esfuerzos de un gruppo de
personas, con oportunidad, armonía y rapidez, implica la
estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre
las jerarquías, funciones y obligaciones, cuyo propósito es
distribuir adecuadamente al personal de acuerdo a su capacidad
y a las necesidades de la empresa.
Se distinguen tres etapas. JERARQUIAS, FUNCIONES y
OBLIGACIONES dadas para el logro del objetivo. Fase de la
administración en la que se establece el ¿QUÉ?, ¿CÓMO? y
¿QUIÉN? debe realizar las actividades.

4. Organización – Concepto
• Es el establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematización
racional de los recursos mediante la
determinación de jerarquías,
disposición, correlación, y agrupación
de actividades, con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones de la
organización

5. CARACTERÍSTICAS DE LAS
ORGANIZACIONES QUE APRENDEN
Liderazgo
•Riesgos compartidos
•Empowerment
a los empleados
Cultura
•Sentido de comunidad Diseño organizacional
•Atención a empleados •Equipos
•Confianza •Ausencia de Fronteras
EMPRESA •Pocos “jefes”
que
aprende
Estrategia
•Orientación a clientes Información
•Creación de nuevos compartida
Mercados •Abierta
•Inversión en •Oportuna
oportunidades •Precisa
emergentes

6. MOLÉCULA EXTERNA DE LA
ORGANIZACIÓN
Empresa
Proveedor Yo Cliente
Sociedad

7. Clientes
Competidores ORGANIZACIÓN Complementadores
Proveedores

8. Función pre-ejecutiva que establece relaciones
Organizar efectivas entre personas para que puedan trabajar
juntas con eficiencia y obtener satisfacción personal
al trabajar para la realización del objetivo
Es el arreglo e ORGANIGRAMA
interrelación de las partes Representación
y posiciones de una gráfica por la cual
Definiciones Estructura compañía, específica la podemos comprender
de la división de actividades y mejor las relaciones,
la relación entre división de funciones,
organización niveles jerárquicos a
fundamentales funciones, además de
través de las líneas de
identificar jerarquías y autoridad y
autoridad. responsabilidad.
Es parte de una función más amplia de organizar e
Diseño de la incluye el diseño de puestos, creación de relaciones
organización de autoridad y la provisión de recursos humanos
para la organización.

9. Es importante porque promueve la
colaboración y negociación entre los
La individuos en grupo y mejora la la
importancia efectividad y la eficiencia de las demás al
de organizar recoger, completar y llevar hasta los
últimos detalles toda la PREVENCIÓN
Incluye las siguientes etapas:
El proceso de 1. Detallar el trabajo
organización 2. División del trabajo
3. Combinación de tareas
4. Coordinación del trabajo
5. Seguimiento y organización

10. Organización – Fundamentos
• Es de carácter continuo
• Es un medio para lograr los objetivos de la
organización
• Suministra los métodos para desempeñar
las actividades eficientemente
• Evita la lentitud, reduce costos e
incrementa la productividad
• Elimina la duplicidad de esfuerzos al
delimitar fuciones y responsabilidades

11. PROCESO GENÉRICO DE ORGANIZACIÓN
- Identificación de actividades
- Asignación de actividades
- Diseño de estructuras
- Determinación de niveles jerárquicos
- Establecimiento de vínculos de coordinación
- Delegación de autoridad
- Control de responsabilidades

12. Organización – Tipología
• Lineal o militar
Gerente
General
Responsabilidad
Autoridad
Supervisor
Empleados

13. Organización – Tipología
• Staff
Presidente o
Asesor Jurídico
director general
Director de Consultor del
fábrica Director
Superintendente
Supervisor
Obreros

14. Organización – Tipología
• Funcional o de Taylor
Director de Fábrica
Superintendente
Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de
Producción Finanzas Personal Mercadotecnia
Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de
Abast. de control de adiestra- Manteni-
Materiales calidad miento miento
Empleados

15. Organización – Tipología
• Lineo – funcional
Gerente
General
Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de
Producción Finanzas Personal Mercadotecnia
Control
Fabri-
de
cación
Calidad

16. Organización – Tipología
• Comités
Gerente
General
Comité de Comité de
Presupuestos Mercadotecnia
Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de
Producción Finanzas Personal Mercadotecnia

17. Organización – Tipología
• Matricial
Gerente
General
Especialidad técnica Gerente de
Gerente No.2 Proyecto
Subgerente de
Proyecto
Gerente de Laboratorio
Gerente de Departamento
Líder de Grupo

18. Organización – Principios
DEL OBJETIVO: todas las actividades ESPECIALIZACIÓN el trabajo de una persona
deben relacionarse con los debe limitarse hasta donde sea posible a
propósitos de la empresa la ejecución de una sola actividad.
JERARQUÍA: se debe contar con niveles EQUILIBRIO DE AUTORIDAD y
de autoridad, desde los puestos más Responsabilidad: a cada grado de
altos hasta los de menor responsabilidad debe corresponder un
importancia. grado de autoridad.
UNIDAD DE MANDO: para cada función DIFUSIÓN: las obligaciones de cada
debe existir un solo jefe y un solo trabajador deben ser publicada y
programa de acción. ponerse por escrito.
AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL: hay
un límite en cuanto al número de DE LA COORDINACIÓN: las unidades de una
subordinados que deben reportarse organización siempre deberán
a un ejecutivo. mantenerse en equilibrio.
CONTINUIDAD: la estructura
organizacional debe mantenerse y FLEXIBILIDAD: los procesos internos de la
empresa dependen de los requisitos externos
ajusarse a las condiciones del medio
y las necesidades de sus integrantes.
ORDEN: un lugar para cada persona y cada persona en su lugar.

19. Organización – Proceso operativo
División del
Trabajo
Jerarquización
Organización Departamen-
talización
Descripción de
Funciones
Coordinación
Fuente: Fundamentos de Administración, Münch Galindo, García Martínez

20. Organización – Técnicas
Organigramas
Manuales
Diagramas de
Técnicas
procedimiento o de flujo
Carta de distribución del
trabajo o de actividades
Análisis de puesto

21. Organización - Técnicas
• Organigramas
a) Vertical Asamblea b) Horizontal Mercadotecnia
accionistas
Finanzas
Gerente Gerente general
general
Abastecimientos
Personal
Mercadotecnia Finanzas Abastecimientos Personal
c) Mixta Gerente general
d) Circular Mercadotecnia Abastecimientos
Mercadotecnia
Gerente
general
Finanzas
Abastecimientos
Finanzas Personal
Personal

22. Organización - Técnicas
• Manuales
Política Procedimientos
Departamentales Contenido múltiple
Bienvenida Puestos
Organización Técnicas

23. Organización - Técnicas
• Manuales de organización • Manuales departamentales
Objetivos generales Objetivos generales de la
Políticas generales empresa, los del
Glosario de términos departamentos y los de sus
administrativos secciones básicas
Nombres de áreas o Políticas y normas generales
departamentos y puestos de la empresa y del
departamento
Procedimientos de organización
Carta de organización
Responsabilidades de los altos general y departamental
niveles
Reglamentación de los
Funciones aspectos de coordinación
Cartas de organización interdepartamental
Descripción de puestos Análisis de puestos
Descripción de actividades Gráficas de proceso y flujo
Introducción y objetivos del
manual
Historia de la empresa

24. Organización - Técnicas
• Diagramas de procedimiento o de flujo
Inicio o fin del flujo Documento
Proceso Operación manual
Decisión Retraso
Conector Flujo del diagrama
Conector fuera de página

25. Organización - Técnicas
• Carta de distribución del trabajo o de actividades
Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza
cada persona
Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a
ese grupo o sección
Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de
actividades
Se complementa la información con la observación y la
entrevista
Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que
corrsponden a cada persona
Se analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse,
cambiarse etc.
Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro

26. Organización - Técnicas
• Análisis de puesto
Tiene como objetivo:
Mejorar los sistemas de trabajo
Delimitar funciones y responsabilidades
Evitar fugas de autoridad y responsabilidad
Fundamentar programas de entrenamiento
Retribuir adecuadamente al personal
Mejorar la selección de personal

27. Organización - Técnicas
• Análisis de puesto
Descripción del puesto: determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer
a) El encabezado o identificación
• Título
• Ubicación
• Instrumental
• Jerarquía
b) Descripción genérica
c) Descripción específica
Especificación del puesto: descripción precisa de los requisitos que debe
satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto
a) Escolaridad y conocimientos
b) Requisitos físicos, legales, mentales y de personalidad
c) Esfuerzo
d) Responsabilidad
e) Condiciones de trabajo

28. Bibliografía
• Fundamentos de administración
Münch Galindo y García Martínez
• Administración
Harold Koontz y Heinz Weihrich