Fund. admon organizacion

UNIDAD No. 4 “ORGANIZACION”

CRISTIAN JOSÉ ARIAS BARRERA
BREINED DUQUE BUITRAGO
JUAN SEBASTIAN PERDOMO MUÑOZ
CHRISTIAN GEOVANNY SÁNCHEZ GÓMEZ

UNIDAD No. 4 “ORGANIZACIÓN”

TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

ANÁLISIS DE PUESTOS

GLOSARIO

ECONOMIA - UNIVERSIDAD
SURCOLOMBIANA



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
Sistemas de estructuras organizacionales
implementables en un organismo social.

Influyen factores como: giro y magnitud de la
empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de
producción, etc.

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 O MILITAR
ORGANIZACIÓN LINEAL

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR

ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL
ORGANIZACIÓN POR COMITÉS

ORGANIZACIÓN ESTAF

ORGANIZACIÓN MATRICIAL

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Frederick Winslow Taylor.


Dividir el trabajo del supervisor de la organización lineal en
ocho supervisores cada uno con una función particular.

Se mantiene al Gerente general y a los empleados en el nivel
correspondiente.
Cada Supervisor debe asumir autoridad total sobre los
empleados.
Cada Supervisor debe contar con una especialización que los
haga expertos en un conocimiento específico, se conoce como
autoridad funcional.
Problemas organizativos como duplicidad de mando…

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Supervisor de costos y tiempo

Supervisor de las tarjetas de

instrucciones
Supervisor de ordenes de
trabajo y hojas de ruta

Supervisor de la disciplina
Gerente Empleados
General Supervisor de
abastecimientos de materiales
Supervisor de control de
calidad

Supervisor de adiestramiento

Supervisor de mantenimiento
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ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL

De la Lineal, autoridad y responsabilidad a través de un solo
jefe para cada función.

De la Funcional, especialización de cada actividad en una
función.

Función más aplicada en la actualidad.

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ORGANIZACIÓN ESTAF


Se presenta en combinación con otros tipos de organización.

Se origina la necesidad de ayuda en el manejo de detalles y
de contar con especialistas capaces de proporcionar información
experta y de asesoría a los departamentos.
No disfruta de autoridad en línea o poder para imponer sus
decisiones.
Ofrece servicios de consultoría y asesoría.

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ORGANIZACIÓN POR COMITÉS

Se presenta en combinación con otros tipos de organización.
Consiste en asignar los asuntos administrativos a un grupo
de personas, quienes se reúnen para discutir y decidir sobre
dichos asuntos.

Directivo.

Ejecutivo.
CLASIFICACIÓN
DE COMITÉS De vigilancia.

Consultivo.
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
Consiste en combinar la departamentalización por proyecto
con la de funciones.

Sistema de mando múltiple o de “dos jefes”.

Surge como respuesta al crecimiento de las organizaciones y a la
necesidad de desarrollar proyectos en los que se requiere la
intervención de especialistas de distintos departamentos.

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

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
ORGANIGRAMAS
MANUALES
DIAGRAMAS DE
FLUJO
DIAGRAMAS DE
PROCESO
FORMAS

CARTAS DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O
DE ACTIVIDADES
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ORGANIGRAMAS

Representaciones gráficas de la estructura formal de una
organización.

Clasificación. Formas De
Representación.

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ORGANIGRAMAS



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ORGANIGRAMAS
CLASIFICACIÓN

-Por Su
 -Estructurales.
Objeto - Funcionales.
-Especiales.

CLASIFICACIÓN
DE - Por su -Generales.
ORGANIGRAMAS Área -Departamentales.

- Por Su -Esquemáticos.
Contenido - Analíticos.

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ORGANIGRAMAS
FORMAS DE REPRESENTACION
VERTICAL HORIZONTAL


DE BLOQUE

MIXTO CIRCULAR

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MANUALES


Documentos detallados que contienen información acerca de
la organización de la empresa.

Formato E Índice De Los Manuales:

• Índice.
• Objetivos y Antecedentes.
• Fecha en que se termine, se emita y quede vigente.
• Nombre de quienes lo elaboraron.
• Instrucciones para mejorar comprensión.
• Redacción clara.
• Gráficas complementarias.

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MANUALES
UTILIDAD


Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados.
Son una fuente de información.
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.

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MANUALES
CLASIFICACIÓN


Según su contenido pueden ser:
a. De Políticas.
b. Departamentales.
c. De Bienvenida.
d. De Organización.
e. De Procedimientos.
f. De Contenido Múltiple.
g. De Técnicas.
h. De Puesto.

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MANUALES
Manuales De Organización
Incluyen:

Finalidad de cada elemento de la organización.
Declaración de funciones.
Glosario de términos utilizados.

Contienen:
Objetivos generales.
Políticas generales.
Glosario de términos administrativos.
Nombre de áreas o departamentos, y puestos.
Procedimientos de organización.
Responsabilidades de los altos niveles.
Funciones.
Cartas de Organización.
Descripción de puestos.
Descripción de actividades.
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MANUALES
Manuales Departamentales


Ventajas:
Describen el funcionamiento de un departamento.

Se emplean para dar instrucciones en el departamento.

Presentan el flujo del trabajo.

Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.

Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

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MANUALES
Manuales Departamentales


Contienen:
Objetivos generales de la empresa, del departamento y de sus
secciones básicas.
Políticas y normas generales de la empresa y del departamento
correspondiente.
Carta de Organización general y departamental.
Reglamentación de los aspectos de coordinación
interdepartamental.
Análisis de puestos.
Gráficas de procesos, y de flujo.

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MANUALES
Manuales Interdepartamentales


Similares, en contenido, a los manuales departamentales.

Comprenden a todos los departamentos de la organización.

Describen Los procedimientos y las relaciones que abarcan los
departamentos mencionados.

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DIAGRAMAS DE FLUJO


Representación simbólica y gráfica de la secuencia lógica que se
sigue en un conjunto de actividades, documentos y los puestos
de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado.

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DIAGRAMAS DE FLUJO
SIMBOLOGIA



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DIAGRAMAS DE FLUJO
IMPORTANCIA


Registra y transmite su seguimiento, aplicación y evaluación
referente a lo representado en el procedimiento.

Ayuda a la sistematización de las actividades.

Genera coordinación de las áreas responsables de cada actividad
y evita duplicar trabajo.
Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades.

Fomenta la comunicación formal entre los empleados.

Evita consulta de los empleados a los jefes superiores.

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DIAGRAMAS DE FLUJO
IMPORTANCIA


Erradica la duplicidad de esfuerzos.

Elimina o reduce el atraso de actividades.

Equilibra el grado de autoridad de cada puesto.

Elimina o reduce los conflictos interpersonales.

Mayor rapidez en tomar decisiones.

Mejor y mayor eficiencia en las labores de los trabajadores.

Ayudan en la inducción al puesto y en el adiestramiento y
capacitación del personal.

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DIAGRAMAS DE FLUJO
TIPOS DE DIAGRAMA



PANORÁMICA

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DIAGRAMA DE PROCESO

Representación gráfica que muestra la sucesión de pasos de los
que consta un procedimiento. Permite:

Mayor simplificación del trabajo.
Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la
secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.
Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte
del proceso.
Eliminar demoras.
Mejor distribución de la planta.

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DIAGRAMA DE PROCESO
SIMBOLOGÍA


Operación. Cuando se modifican las características
de un algo.
Inspección. Cuando se revisa algo, sin alterar sus
características.

Transporte. Acto de cambiar de lugar algo.

Espera o Demora. Etapa en que algo permanece sin
cambios.
Almacenamiento. Cuando se almacena algo
definitivamente.

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DIAGRAMA DE PROCESO
Secuencia Para Elaborar Un Diagrama De
Proceso

a) Escoger el procedimiento.
b) Determinar técnicas analíticas adecuadas.
c) Analizar el trabajo.
d) Hacer una lista de la forma en que se realizará.
e) Establecer el procedimiento más factible.
f) Presentar la proposición.
g) Obtener la aprobación.
h) Preparar las Instrucciones referentes.
i) Implementar el nuevo procedimiento.
j) Observar el procedimiento.
k) Preparar una guía de adelantos logrados.
l) Llevar registros adecuados de realización.
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FORMAS

 Papel que tiene impresa
Función de la forma. información con espacios en blanco
para colocar información variable
Título del documento. que puede ser transmitida a otros
individuos, departamentos o
Otorgar clave que la identifique. empresas.
DISEÑO
DE LA Logotipo de la empresa.
FORMA
Determinar espacios para los datos a registrar.

Conocer la frecuencia de empleo de la forma.

Cantidad de copias que se usarán en el
procedimiento. ECONOMIA - UNIVERSIDAD
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FORMAS
PARTES PARTES
FUNDAMENTALES PRINCIPALES

Palabras.

Espacios:
1. Encabezado de la Forma.
a) Espacio Llenable.
2. Cuerpo.
b) Espacio No
Llenable.
3. Pie de la Forma.
Líneas ó Rayado.

Papel.
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CARTA DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO O
DE ACTIVIDADES

Método para analizar los puestos que integran un departamento o
sección.

Método para lograr una división de funciones y mejorar la estructura
de los grupos de trabajo.

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CARTA DE DISTRIBUCION DEL
TRABAJO O DE ACTIVIDADES
FORMULACIÓN

a. Lista de deberes o actividades que realiza cada persona.

b. Lista de las grandes funciones que corresponden a esa sección.

c. Se utiliza la forma de carta de distribución de actividades.

d. Observación y entrevista.

e. Horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.

f. Análisis de cuadro.

g. Modificación o cambio a un nuevo cuadro.
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
UTILIDAD

CONTENIDO DEL CUESTIONARIO
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
EJEMPLO

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UTILIDAD


Cuestionario que sirve para obtener información
sobre los componentes del puesto, así como los
requisitos de las cualidades humanas necesarias
para desempeñarlo.

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CONTENIDO


Identificación del puesto.

Descripción genérica.

Descripción específica.

Requerimientos del puesto.

Perfil del puesto.

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO


Técnica en que se reclasifican las labores que se
desempeñan en una unidad de trabajo, y las
características, conocimientos y aptitudes del
personal que lo desempeña.

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OBJETIVOS DE LA DESCRIPCIÓN DEL
PUESTO

Mejorar los sistemas de trabajo.

Delimitar funciones y responsabilidades.

Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.

Fundamentar programas de entrenamiento.

Retribuir adecuadamente al personal.

Mejorar la selección del personal.

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OBJETIVOS DE LA DESCRIPCIÓN DEL
PUESTO

Conocer las aptitudes del trabajador.

Evitar duplicidad de autoridad.

Dar a conocer las actividades a realizar.

Identificar algunas características de desempeño del
trabajador.

Ayuda a la capacitación del personal.

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

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GLOSARIO
 Autoridad funcional: Es cuando existe especialización por parte
de los supervisores, haciéndolos expertos en un conocimiento
especial.

 Estaf: Grupo de actividades que tiene por objeto asesorar,
aconsejar e informar a los departamentos, en aquellas actividades
o campos que requieran conocimientos y experiencia técnica
especializada.
 Forma: Pieza de papel que contiene impresa, datos fijos y
espacios en blanco para ser llenados con información que se usa
en los procedimientos de oficina.
 Diagrama: Representación gráfica de un hecho, una situación o
fenómeno cualquiera, mediante la utilización de símbolos.
 Descripción del puesto: Enunciado de deberes y
responsabilidades del trabajo.
 Operación: Cada una de las acciones físicas o mentales, pasos o
etapas, necesarios para llevar a cabo una actividad o labor
determinada.
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