Este documento resume los principales aspectos del servicio al cliente. Detalla la importancia de comprender las necesidades del cliente, tanto manifestadas como no manifestadas, a través de preguntas y encuestas. También destaca la importancia del contacto cara a cara con el cliente y establecer una comunicación respetuosa y de ayuda. Además, enfatiza la necesidad de tratar cada queja o cumplido del cliente de manera individual y oportuna para mejorar continuamente el servicio.

1. Resumen de servicios al cliente
1. La determinación de las necesidades del cliente
Para comprender las necesidades de los clientes, se debe ir más allá de las
necesidades manifestadas y descubrir también las no manifestadas. La
comunicación referente a la insatisfacción con el producto generalmente se realiza
por iniciativa de los clientes, a través de las quejas.
La comunicación referente a la satisfacción con el producto generalmente se
realiza por iniciativa de la empresa que brinda el servicio a través de la
investigación de las necesidades de los clientes, para ello se requiere de
preguntar:
1. ¿Qué características del producto son más importantes para usted?
2. En cuanto a esas características clave, ¿Cómo se puede comparar nuestro
producto con el de la competencia?
Las necesidades de los clientes son tan numerosas que requieren una ordenación,
por ejemplo:
1. Del comportamiento del producto
2. De errores y fallos
3. Del comportamiento de los departamentos
4. Del comportamiento de la corporación
5. Del comportamiento de la dirección

2. Para conocer la evaluación de la calidad se requiere de indicadores. Un indicador
es una medida única y unívoca para evaluar la presencia y la intensidad de un
servicio específico. La precisión de un indicador es la capacidad para reproducir
los resultados cuando se hace la misma pregunta a varias personas. Por ello los
indicadores deben dar definiciones precisas a través de la terminología, de
proporcionar instrucciones detalladas, llenar listas de comprobación y poner
ejemplos.
Para la elaboración de indicadores se puede realizar conjuntamente con los
planificadores y el personal operativo.
2. La importancia del contacto cara a cara
El contacto cara a cara incluye el saludo, la forma y el modo de trato con el cliente.
Las actitudes positivas que se deben mantener son:
1. El respeto a las personas
2. Las sonrisas amables
3. La ayuda desinteresada al cliente
4. El sutil trato con el cliente
5. Saber escuchar
6. Conversación adecuada (de acuerdo con la cultura del medio que rodea a
la empresa)
7. Ofrecer información y ayuda

3. Las actitudes que se deben eliminar son:
1. Las actitudes emocionales
2. La osadía con el cliente
3. El favoritismo
4. No dar órdenes al cliente
3. La forma de establecer correspondencia por correo
Una carta enteramente cordial acerca más al cliente, porque incluso queda
documentada en ella el compromiso de servicio de la empresa. La
correspondencia debe dirigirse a cada cliente de forma particular y no entregada
como folletos o similares.
Por ningún motivo debe considerarse al cliente, como un número más al que hay
que enviarle correspondencia, al contrario, al momento de hacerlo se debe pensar
en que a través de eso, se llegara también al no-cliente, porque es probable que el
cliente actual se lo comunique.
4. Qué hacer con los reclamos y cumplidos
Atender una queja sin duda, conlleva a una mejor comunicación con el cliente
interno y externo. Un cliente insatisfecho, puede representar una amenaza para la
empresa, debido a que éste se comunica con el No – Cliente y al mencionarle su
insatisfacción, implícitamente le sugiere a éste que se aleje de ella.

4. Una queja o un cumplido del cliente, debe ser considerado como elemento de la
estrategia de servicio, que debe atenderse con prontitud ya sea en el afán de
solucionar un problema o para comunicar que los errores cometidos en contra del
cliente no volverán a repetirse. "Cien quejas recibidas en la empresa, es mejor que
un cumplido", porque así será más fácil darse cuenta en donde hay
equivocaciones y lo que se puede hacer al respecto.
El contenido de las quejas o cumplidos debe contemplar una forma especial de
atención, o bien para que sean comunicadas en el personal involucrado, o bien
para que fluya en la conciencia organizacional.