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GERENCIADE PROYECTOS UPC Online
Gerencia de Proyectos
“Gestión del tiempo”
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En el desarrollo de esta sesión revisaremos qué implica la gestión del tiempo, y veremos en
detalle la definición de actividades y cómo establecer la secuencia de las mismas.
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¿Cómo organizas y gestionas tu tiempo? ¿Has pensado alguna vez en este aspecto de tu
organización?
En esta sesión revisaremos qué implica gestionar el tiempo y algunos de los procesos
implicados a dicha gestión.
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En primer lugar, es importante resaltar que la gestión del tiempo del proyecto incluye los
procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto en el plazo comprometido.
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De este modo, la gestión del tiempo establece los procesos para lograr la conclusión a
tiempo del proyecto y controla lo que está o no está incluido en el proyecto.
Nos preguntamos entonces: ¿por qué realizar gestión del tiempo? Al respecto podemos
decir que la misma contribuye a:
• Determinar en qué tiempo se debe realizar el trabajo.
• Asegurar que se realice en el tiempo previsto.
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En el siguiente cuadro puedes observar qué nos dice PMBOK sobre la gestión del tiempo.
Dicha gestión incluye una serie de procesos:
• Definición de actividades.
• Establecimiento de la secuencia de las actividades.
• Estimación de los recursos de las actividades.
• Estimación de la duración de las actividades.
• Y desarrollo del cronograma.
A lo largo de esta sesión, revisaremos los dos primeros procesos.
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Pasemos ahora a analizar el primero de los procesos que involucra la gestión del tiempo. Se
trata de la definición de actividades. Este proceso consiste en definir todas las actividades a
realizar por cada uno de los entregables (paquetes de trabajo) de la EDT o WBS a realizar. Te
proponemos que pienses en las actividades que se deben hacer para realizar el
RECLUTAMIENTO de personal, sabiendo que el RECLUTAMIENTO es un
entregable dentro del EDT, como puedes observar en el ejemplo.
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Seguramente muchas de las actividades que proponemos tú ya las has también
pensado. No te preocupes si no las tienes en el mismo orden, por ahora basta que
las hayas definido.
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Aquí puedes observar lo que incluye la definición de actividades, tanto respecto de las
entradas y salidas, como lo referido a herramientas y técnicas.
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Veamos en detalle algunos puntos respecto de las herramientas y técnicas.
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La descomposición es una herramienta y técnica que busca subdividir los paquetes de
trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar,
denominados actividades del cronograma.
El proceso Definición de las Actividades define las salidas finales como actividades del
cronograma, en lugar de hacerlo como productos entregables, como se hace en el proceso
Crear EDT.
La lista de actividades, la EDT y el diccionario EDT pueden desarrollarse de forma secuencial
o de forma concurrente, siendo la EDT y el diccionario de la EDT la base para el desarrollo
de la lista final de actividades.
Asimismo, es importante destacar que las actividades son escritas en el cronograma,
NO se escriben en el EDT.
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Por su parte, las plantillas siempre nos servirán como una lista de actividades
estándares de un proyecto anterior que nos ayuda como base para un próximo
Proyecto.
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La planificación gradual es una forma de planificación de elaboración progresiva, donde el
trabajo que se debe realizar a corto plazo se planifica en detalle a un nivel inferior de la EDT,
mientras que el trabajo a largo plazo se planifica para los componentes de la EDT que se
encuentran a un nivel relativamente alto de la EDT. La misma es progresiva y
generalmente va de arriba a abajo y de izquierda a derecha.
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El componente de planificación también es conocido como cuenta de control que
debería ser documentada y gestionada de manera especial cuando se tenga el
detalle suficiente para ser ejecutada.
En este punto, el equipo del Proyecto selecciona y utiliza estos componentes
de planificación para planificar y programar el trabajo futuro a diversos niveles
superiores dentro de la EDT. Dos de los componentes de planificación son:
• Cuenta de Control: estos puntos de control se utilizan como base para la
planificación cuando todavía no se han planificado los paquetes de trabajo
relacionados. Todo el trabajo y el esfuerzo realizado dentro de una cuenta de
control se documenta en un plan de la cuenta de control.
• Paquete de Planificación: un paquete de planificación es un componente de
la EDT ubicado por debajo de la cuenta de control, pero por encima del
paquete de trabajo.
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Ahora, examinemos en detalle algunos puntos respecto de las salidas.
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La lista de actividades es una lista completa que:
• Incluye todas las actividades del cronograma planificadas para ser
realizadas en el proyecto.
• Contiene una descripción detallada del alcance del trabajo para cada
actividad del cronograma, esta descripción permitirá a los miembros del
equipo del proyecto entender qué trabajo deben completar.
• Las actividades del cronograma son componentes discretos del cronograma
del proyecto, pero no son componentes de la EDT. No incluye las actividades
del cronograma que no se requieren como parte del alcance.
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Por su lado, estos atributos son una extensión de los atributos de la actividad incluidos en
la lista de actividades e identifican los múltiples atributos relacionados con cada actividad
del cronograma. Los atributos de la actividad para cada actividad del cronograma incluyen
el identificador de la actividad, los códigos de la actividad, la descripción de la actividad, las
actividades predecesoras, las actividades sucesoras, las relaciones lógicas, los adelantos y
los retrasos, los requisitos de recursos, las fechas impuestas, las restricciones y las
asunciones.
Asimismo, éstos también pueden incluir a la persona responsable de la ejecución del
trabajo, la zona geográfica o el lugar donde se debe realizar el trabajo y el tipo de actividad
del cronograma, tal como nivel de esfuerzo, esfuerzo discreto y esfuerzo prorrateado.
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Los hitos son puntos de control que permiten decidir si debo continuar a una
siguiente actividad y/o fase. También se espera tener un entregable a cumplir.
Por su parte, la lista de hitos del cronograma identifica todos los hitos e indica si el hito es
obligatorio (exigido por el contrato) u opcional (sobre la base de los requisitos del proyecto
o la información histórica). Tienen duración Cero e implican por lo general la conclusión de
un entregable, revisión por clientes, etc. Se utilizan en el modelo de cronograma.
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Luego de analizar los procesos involucrados en la definición de actividades, veamos qué
implica definir actividades. Esto implica identificar y documentar el trabajo que se planea
realizar.
Por otro lado, es importante remarcar que el EDT y la lista de actividades son diferentes. El
primero es un entregable que necesita de una lista de actividades para ser logrado.
El entregable debe permitir:
• Asignar responsable de su ejecución.
• Y asignar Costo, Tiempo.
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Veamos ahora la relación entre el EDT y el Diagrama de Red.
El EDT no muestra las dependencias.
Solo el EDT no puede ser usado para crear cronograma.
El Diagrama de red muestra secuencia, el flujo de trabajo.
El Diagrama sale del EDT.
Finalmente, el EDT también soporta recursos, riesgos, etc.
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Establecer la secuencia de actividades consiste en identificar y documentar las relaciones
lógicas y dependencias entre las actividades del cronograma. Pueden estar ordenadas de
forma lógica con relaciones de precedencia adecuadas, así como también de adelantos y
atrasos, para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma de proyecto realista y
confiable.
En pantalla puedes observar los puntos que implica el establecimiento de la secuencia de
actividades, tanto respecto de las entradas y salidas, como lo referido a herramientas y
técnicas.
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Revisemos en detalle algunos puntos respecto de las herramientas y técnicas.
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El Método de Diagramación por Precedencia (PDM) es un método para crear un diagrama
de red del cronograma del proyecto que utiliza casillas o rectángulos, denominados nodos,
para representar actividades, que se conectan con flechas que muestran las dependencias.
Esta técnica también se denomina Actividad en el Nodo (AON), y es el método utilizado por
la mayoría de los paquetes de software de gestión de proyectos. En el PDM, final a inicio es
el tipo de relación de precedencia más comúnmente usado. Las relaciones inicio a fin
raramente se utilizan.
Si quieres saber más sobre la Diagramación por Precedencias. Haz clic en el icono Archivos.
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El Método de Diagramación con Flechas (o Arrow Diagramming Method: ADM) es una
técnica para crear un diagrama de red del cronograma del proyecto que utiliza flechas para
representar las actividades, que se conectan en nodos para mostrar sus dependencias.
También se la denomina Actividad en la Flecha (Activity‐on‐Arrow: AOA) y, aunque menos
común que el PDM, todavía se utiliza para enseñar teoría de la red del cronograma y en
algunas áreas de aplicación.
Vale resaltar que el ADM sólo utiliza dependencias final a inicio y puede requerir el uso de
relaciones "ficticias", denominadas actividades ficticias, que se representan como una línea
de puntos, para definir correctamente todas las relaciones lógicas. Como las actividades
ficticias no son actividades del cronograma reales (no tienen contenido de trabajo), se les
asigna un valor de duración cero para los fines del análisis de la red del cronograma.
En el ejemplo que puedes observar en pantalla, la actividad del cronograma "F" depende de
la finalización de las actividades del cronograma "A“, “H” y "K".
Si quieres saber más sobre la Diagramación con Flechas. Haz clic en el icono Archivos.
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Las plantillas del diagrama de red del cronograma del proyecto estandarizadas pueden
utilizarse para acelerar la preparación de redes de actividades del cronograma del proyecto.
Éstas pueden incluir un proyecto completo o solamente una parte de él.
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El equipo de dirección del Proyecto determina las dependencias obligatorias, discrecionales
o externas que pueden requerir un adelanto o un retraso para definir con exactitud la
relación lógica. El uso de adelantos y retrasos, y sus asunciones relacionadas están
documentados.
Por su parte, un adelanto (lead): permite la aceleración de la actividad sucesora, mientras
que un retraso (lag) causa demora en la actividad sucesora.
Si quieres saber más sobre Adelantos y retrasos. Haz clic en el icono Archivos.
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Finalmente, examinemos en detalle los Diagramas de red del cronograma del proyecto,
correspondiente a las salidas. Estos Diagramas son representaciones esquemáticas de las
actividades del cronograma del proyecto y las relaciones lógicas entre ellas, también
denominadas dependencias. Cuenta con las siguientes características:
•Muestra las secuencias y relaciones entre actividades.
•Identifica relaciones entre Hitos.
•Muestra las interrelaciones de actividades en diferentes partes del EDT.
• Es un vehículo para desarrollo del cronograma.
•Ayuda a reducir incertidumbre debido a su descomposición.
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Por su parte, el establecimiento de la secuencia de las actividades implica identificar y
documentar las relaciones lógicas entre las actividades del Cronograma.
Hay una serie de pasos para crear Diagrama de Red. Éstos son:
•Listar actividades usando EDT.
•Establecer las interrelaciones.
•Identificar los Hitos.
•Diagramar las actividades e hitos en una red.
•Revisar la lógica de la red.
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Aquí, resumiremos algunas ideas a modo de conclusiones:
En primer lugar, es importante recordar que la gestión del tiempo del Proyecto incluye los
procesos necesarios para lograr la conclusión del Proyecto en el plazo comprometido;
estableciendo los procesos para lograr la conclusión a tiempo del proyecto y controlar lo
que está o no está incluido en el Proyecto.
Dicha gestión del tiempo implica:
• Definición de actividades.
• Establecimiento de la secuencia de las actividades.
• Estimación de los recursos de las actividades.
• Estimación de la duración de las actividades.
• Y desarrollo del cronograma.
La definición de actividades implica identificar y documentar el trabajo que se planea
realizar.
Finalmente, ten presente que establecer la secuencia de actividades consiste en identificar
y documentar las relaciones lógicas y dependencias entre las actividades del cronograma.
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