Taller Access #1

Regional Cundinamarca
Sistema de Gestión de la Calidad
Centro Industrial y Desarrollo Empresarial
TALLER SISTEMAS
TALLER #5.1 ACCESS
Competencia: 220501032
Resultado de aprendizaje: 22050103201
CONOCIMIENTOS DE BASES DE DATOS
TEMAS: Concepto de BD, Características de una BD, Componentes de una BD,
Tipos de datos, Propiedades de los datos, Creación de una BD, estructura de
tablas.
Base de datos: Una base de datos (BD) es un conjunto de datos interrelacionados
almacenados en conjunto, sin redundancias, de forma independiente de los programas
que acceden a ellos.
Características de una BD.
Seguridad. sólo personas autorizadas podrán acceder a la información.
Integridad. La información se mantendrá sin pérdidas de datos.
Independencia. Esta característica es fundamental ya que una buena base de
datos debería ser independiente del sistema operativo o programas que
interactúen con ella.
Consistencia. Es decir, que la información se guarde sin duplicidades y de manera
correcta.
Componentes de una Base de Datos:
 Hardware: constituido por dispositivo de almacenamiento como discos,
tambores, cintas, etc.
 Software: que es el DBMS o Sistema Administrador de Base de Datos.
 Datos: los cuales están almacenados de acuerdo a la estructura externa y van a ser
procesados para convertirse en información.

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Tipos de Usuarios en Base de Datos
 Usuario Final: es la persona que utiliza los datos, esta persona ve datos
convertidos en información:
 Desarrollador de Aplicaciones: es la persona que desarrolla los sistemas que
interactúan con la Base de Datos.
 DBA: es la persona que asegura integridad, consistencia, redundancia,
seguridad este es el Administrador de Base de Datos quien sed encarga de
realizar el mantenimiento diario o periòdico de los datos.
DBMS (Data Management System (Sistema Administrador de Base de Datos) )
Los Sistemas Gestores de Bases de Datos son un tipo de software muy específico,
dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones que la
utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de
manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. En los textos que tratan este
tema, o temas relacionados, se mencionan los términos SGBD y DBMS, siendo ambos
equivalentes, y acrónimos, respectivamente, de Sistema Gestor de Bases de Datos y
DataBase Management System, su expresión inglesa.
.

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Conceptos Bàsicos de Base de datos
Dependiendo de la cantidad de tablas que existen en una base de datos, la misma recibe los
siguientes nombres:
Base de Datos Plana. Consiste en una sola tabla.
Base de Datos Relacional. Consiste en múltiples tablas relacionadas entre sí.
Dato. Un dato representa un conjunto de caracteres con algún significado, pueden ser
numéricos, alfabéticos, o alfanuméricos.
 Tablas: son conjuntos de registros. Los datos se almacenan en filas y
columnas.
 Registros: son conjuntos de campos. Un registro representa un ítem único de
datos implícitamente estructurados en una tabla.
 Campos: es la mínima unidad de referencia. Corresponden a las columnas de
la tabla. Por ejemplo, podemos trabajar con una tabla denominada
"Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un
empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información
diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos
se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha,
hora, numérico, o cualquier otro tipo.
 Archivo de Datos Un archivo de datos es un conjunto de información que se
almacena en algún medio de escritura que permita ser leído o ser modificado.
 Consultas. Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar los datos de
una tabla de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de
registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos.
 Formularios. Los formularios se utilizan para varios propósitos, manipular
datos de una forma fácil y sencilla, para crear paneles de control que activen
otros formularios, consultas, informes, para personalizar mensajes, entre
algunos.
 Informes. Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato
impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el
informe puede mostrar la información en la manera que desee verla.
 Macros. Una macro es un conjunto de una o más acciones que cada una
realiza una operación determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un
informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por
ejemplo, podemos ejecutar una macro que imprima un informe cuando el
usuario haga clic en un botón de comando.
Nombre del Campo: Representa el nombre que tendrá un campo que almacenará
datos escritos por el usuario

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Descripción del campo: Representa un detalle que se le agrega al campo, específica
su función o su utilidad dentro de la tabla.
Tipo de Dato: El tipo de dato define que tipos de valores o datos son los que se
escribiran dentro del campo. Cada campo o dato puede tener su propio tipo de dato, y
cada tipo de dato tiene características o propiedades que lo representan. El tipo de
dato indica que valor puede almacenar ese campo entre los valores más utilizados se
encuentran:
Texto. Almacena valores alfanuméricos y símbolos inferiores a 255 caracteres.
Ejemplo: nombre, apellido, ciudad, etc.
Memo. Almacena textos largos, valores hasta 64000 bytes. Ejemplo:
comentarios, observaciones, etc.
Numero. Valores numéricos únicamente. Ejemplo: edad, nota de estudio, etc.
Fecha/Hora. Valores relacionados con fecha y horas o ambos. Ejemplo: hora
de entrada al trabajo, fecha u hora de compras, fecha de nacimiento, etc.
Moneda. Valores numéricos contables, es decir con símbolo de moneda.
Ejemplo: precio, salario, etc.
Autonumeración. El valor auto numérico es un número irrepetible (sin
duplicados) que genera el sistema automáticamente, no es necesario
completar este campo a la hora de ingresar los datos. Ejemplo: se utiliza para
representar números de facturas, números de transacciones, números de
registros o cualquier otro dato que sea auto consecutivo.
Sí/No. Valor booleano (solo tiene dos posibles respuestas), si ó no, falso ó
verdadero, Activo ó desactivo etc. Ejemplo: Morosidad, determina si o no la
persona tiene morosidad con un banco, etc.
Objeto OLE. Se utiliza para insertar objetos como archivos de texto, hojas de
cálculo, imágenes, audio, videos etc. Ejemplo agregar a la base de datos la
fotografía de un empleado, etc.
Hipervínculos. Guarda enlaces o vínculos a objetos, páginas de Internet o
programas.
Asistente para búsquedas. Permite elegir un valor de una lista indicada por el
usuario, o de otra tabla: al hacer clic sobre esta opción aparece el asistente,
que guía al usuario para especificar los parámetros necesarios. El usuario final
escoge un valor para este campo mediante un cuadro combinado o un cuadro
de lista.
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo,
gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos
de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico.
Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de
tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más
eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una
operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por
ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio *
Cantidad en una línea de pedido.

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 Propiedades del Campo: Contiene cambios adicionales que se le da a un campo
en particular, entre los cambios se encuentran su tamaño, formato, titulo, entre
algunos, tome en cuenta que las propiedades varían dependiendo del tipo de dato
escogido inicialmente. Cada campo ó dato tiene ciertas propiedades, a
continuación se definen las más comunes:
Tamaño del Campo. Se utiliza para los tipos de datos texto o memo
principalmente. Indica la cantidad de caracteres (símbolos, letras ó números)
que tendrá el campo. Así por ejemplo si el campo es de 15, significa que solo
podre almacenar 15 caracteres cualquiera que estos sean; los espacios en
blanco cuentan como carácter también.
Formato. En un campo tipo texto, memo o hipervínculo, puede diseñar la
presentación del dato. Si se escribe los símbolos de > (mayor que) o < (menor
que),representa que el contenido escrito va a aparecer totalmente en
mayúscula (>) o minúscula (<). También en el formato se puede utilizar para
que el contenido aparezca en un solo color por defecto, para ello, hay que
escribir un color dentro de los paréntesis cuadrados, ejemplo [Rojo].
"Lugares decimales": Determina el numero de cifras decimales que
aparecerán cuando se use un formato con los campos numérico y moneda
"Mascara de entrada": Obliga a que los datos introducidos en un campo se
ajusten a un formato determinado.
"Titulo": Especifica el nombre que se usara en los formularios y en los
informes, en lugar del propio nombre del campo
"Valor predeterminado": Valor que tomara el campo por omisión cuando se
agregue un nuevo registro a la tabla.
"Regla de validación": Determina las condiciones que debe cumplir el dato
que se pretende introducir en el campo para ser aceptado
"Texto de validación": Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato
que se pretende introducir en el campo no cumple la regla de validación
"Requerido": Indica que es obligatorio introducir un dato en el campo.
"Permitir longitud cero": Permite que se guarden cadenas de longitud cero en
un campo de tipo Texto o Memo
"Indexado": Determina si este campos será un índice de la tabla. Este tema lo
veremos más detalladamente en la próxima lección.
Ejercicios de Aplicación.
1. Ingrese a Microsoft Access y cree un a Base de datos llamada PAPELERÍA

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Hay que colocar nombre a la base de datos, lo hacen en el siguiente
paso:
CLIC
clic

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2. Utilizando la Vista Diseño, cree un tabla con los siguientes campos (debe diligenciar el tipo
de dato y la descripción de cada uno de los campos siempre que cree una tabla).
NOMBRE DE CAMPO TIPO DE CAMPO DESCRIPCIÓN
ID_CLIENTE
EMPRESA
DIRECCIÓN
TELÉFONO
3. Guarde la tabla con el nombre CLIENTE Y NO defina clave principal.
Nombres de
los campos
Tipos de
datos
Descripción de los campos insertados.
En esta parte se encuentra
la opción para activar Vista
Diseño

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4. Ingrese los siguientes registros a la tabla por vista Hoja de Datos:
Aquí se da nombre a la
tabla y se oprime el
botón Aceptar

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ID_CLIENTE EMPRESA DIRECCIÓN TELÉFONO
A101 Papelsat Cra 19 No 2-14 8453679
A102 Colpapel Autopista Norte No 2-11 3445530
A103 Papelería Marly Calle 23 No 2-45 9676534
A104 Lápices y Papeles Av. El Dorado No 3-76 8762467
A105 Mis útiles Calle 42 No 4-12 9864321
5. Cree una tabla llamada VENDEDOR con los siguientes campos, NO defina clave principal.
NOMBRE DE CAMPO TIPO DE CAMPO DESCRPCIÓN
CEDULA
NOMBRE
FECHA_NAC
DOMICILIO
TELÉFONO
6. Por Vista Hoja de Datos ingrese los siguientes registros a la tabla.
CEDULA NOMBRE FECHA_NAC DOMICILIO TELÉFONO
34567890 Castro Lara Jaime 30-01-89 Calle 39 No 3-76 3459870
32654789 Ruiz Beltrán Gloria 12-08-90 Av. 13 N0 45-76 6754321
Esta parte corresponde a Vista Hoja de datos desde donde se deben diligenciar
los diferentes registros que se encuentran a continuación en la guía.
En esta parte se encuentra
la opción para activar Vista
Hoja de datos

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76543290 Rojas Vargas Juian 11-04-90 Cra 4 No 3-54 3897654
7. Cree una tabla llamada PRODUCTO con los siguientes campos:
ID_PROD
DESCR_PROD
PRECIO_PROD
EXIST_PROD
8. Por Vista Hoja de Datos ingrese a la tabla los siguientes registros.
ID_PROD DESCR_PROD PRECIO_PROD EXIST_PROD
T04C25 Agenda 20000 55
C34O45 Carpeta Oficio 700 100
C21C24 Carpeta Carta 500 85
M45U25 Marcador Pelikan 2100 45
L11M23 Lápiz mirado HB 600 200
9. Ingrese los siguientes registros a la tabla VENDEDOR.
CEDULA NOMBRE FECHA-NAC DOMICILIO TELEFONO
37849567 Vargas Uribe Daniel 17-09-1994 Av 19 No 3-76 7856435
65489032 Romero Castro Andrea 12-05-78 Calle 2 No 6-56 9876543
78654321 Rojas Nuñez Lucia 13-09-93 Cra 54 No 7-86 6348956
10. Cree una tabla llamada PEDIDO con los siguientes campos:
ID_PEDIDO
CLIENTE
VENDEDOR
PRODUCTO
11. Por Vista Hoja de Datos ingrese los siguientes registros.

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ID_PEDIDO CLIENTE VENDEDOR PRODUCTO
1 A105 89564732 T04C25
2 A101 76389452 C21C24
3 A102 76498341 M45U25
4 A104 97453678 L11M23
5 A104 89564320 C34O45
12. Modifique el diseño de la tabla PEDIDO en Vista Diseño, agregando el campo
FECHA_PEDIDO y el campo CANTIDAD.
13. Introduzca la información respectiva en estos nuevos campos utilizando Vista Hoja de
Datos y cierre la tabla guardando los cambios realizados.
14. Agregue los siguientes registros a las respectivas tablas utilizando Vista Hoja de Datos:
ID_CLIENTE EMPRESA DIRECCIÓN TELÉFONO
A106 Printer S.A Cra 2 No 3-23 8765432
A107 Centrosistemas Calle 3 No 5-78 9864532
A108 Emcopal S.A Cra 3 No 4-55 6398575
A109 Litografía Av 23 No 5-34 6758942
A110 Interpapel Calle 7 No 3-76 2784590
ID_PROD DESCRIPCIÓN PRECIO EXISTENCIAS
R84C28 Resma Bond carta 15000 80
E28B96 Micropunta Parker 2000 20
C34F29 Cinta Pegante 1800 40
P54C67 Pliego de cartulina 1000 150
P45L65 Folder Legajador 10000 25
15. Ingrese los siguientes registros a la tabla PEDIDO. Es importante ingresar los mismos datos
de las tablas anteriores.
ID_PEDIDO CLIENTE VENDEDOR PRODUCTO FECHA_PEDIDO CANTIDAD
6 A108 76389452 C34F29 01-05-2011 6
7 A110 89564320 R84C28 07-06-2011 1500
8 A107 89564732 L11M23 03-07-2011 18
9 A106 97453678 E28B96 02-04-2011 24
10 A110 76498341 F45L65 09-06-2011 75
16. Elimine dos registros de la tabla PEDIDO.

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Aparece un mensaje de confirmación para eliminar los registros, se debe dar clic en SI
para eliminarlos realmente.
Para eliminar registros primero se
seleccionan en el encabezado de
la fila y luego se da clic derecho
eliminar registros.
CLIC

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17. Ordene ascendentemente la tabla CLIENTE por el campo DIRECCIÓN.
18. Ordene descendentemente la tabla PRODUCTO por el campo DESCRIPCIÓN.
19. Guarde la base de datos y envíela por la plataforma LMS
Para Ordenarlos registros se debe hacer
clic en el campo por el cual se desean
ordenar, como podemos observar se
despliega un menú mediante el cual se
nos indica si en forma ascendente o
descendente.

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