ab fbs b fb fbfngngngn fnf b fbfdbf bf bfb fb fb fb fbfgbgnn n gngmg lknvlkds,vnkjsd nkdlvm ds vksdnbvhjdsbvkljdvndskvjdsk bjdk ndjvndsfkndfv kljfsflksjfhgsafsfha sshfsffsafñ s fhdasfhf saf
Tesis de financiamiento y rentabilidad de las mypes de shilla humberto morale...Humberto Morales
Este documento presenta los resultados de una tesis para optar el título profesional de Contador Público. La tesis analizó las características del financiamiento y la rentabilidad de las micro y pequeñas empresas en el distrito de Shilla, provincia de Carhuaz en 2018. Los resultados mostraron que sólo el 30% de las empresas recurren al financiamiento bancario y hasta el 80% solicitan financiamiento no bancario. Todas las empresas utilizaron sus ahorros personales para financiarse y ninguna solicitó préstamos a largo plazo
Un presupuesto maestro es una estimación económica que proyecta el futuro de una empresa y establece el proceso administrativo para alcanzar las ganancias esperadas. Cubre todas las áreas de un negocio como ventas, producción y compras. Ayuda a elaborar análisis y proyecciones financieras al mostrar los gastos totales, costos de producción y ventas de la compañía.
El documento describe las principales técnicas de auditoría, incluyendo la verificación ocular mediante comparación y observación, la verificación oral a través de indagación, entrevista y encuestas, y la verificación escrita que implica análisis, confirmación, tabulación y conciliación. También cubre la verificación documental como comprobación, cálculo, rastreo y revisión, así como la verificación física a través de inspección.
Este documento presenta información sobre la auditoría de cumplimiento. Explica que este tipo de auditoría evalúa si las entidades públicas han cumplido con la normativa aplicable, disposiciones internas y estipulaciones contractuales establecidas. Su objetivo es fortalecer la gestión, transparencia y rendición de cuentas de las entidades mediante recomendaciones para mejorar los sistemas administrativos y de control interno. También describe los procesos de planificación, ejecución y supervisión de una auditoría de cumplimiento.
El resumen describe los componentes del costo total de una empresa, el cual está integrado por el costo de producción, costo de distribución, costo administrativo, costo financiero y otros gastos. El costo de producción incluye los costos de materia prima directa e indirecta, mano de obra directa e indirecta, y gastos indirectos de producción.
Asignación contabilidad de costos crispina y mariacrispinalaya
Este documento presenta varios ejercicios contables relacionados con el cálculo de costos. El primer ejercicio calcula los costos de producción, costos de bienes manufacturados y costos de bienes vendidos para una compañía. Otro ejercicio calcula los costos directos de materiales. También se presentan ejercicios sobre nómina, beneficios sociales, costos indirectos de fabricación fijos, variables y semivariables. Los ejercicios utilizan datos numéricos específicos para ilustrar los cálculos requeridos en
Este manual establece la metodología y objetivos de la auditoría de cumplimiento realizada por el Sistema Nacional de Control de Perú. Define la auditoría de cumplimiento como un examen objetivo de las operaciones de las entidades públicas para determinar el cumplimiento de la normativa aplicable. Establece los principios de independencia, competencia y confidencialidad que rigen a los auditores, así como las etapas de planeamiento, ejecución y supervisión de las auditorías.
Tesis de financiamiento y rentabilidad de las mypes de shilla humberto morale...Humberto Morales
Este documento presenta los resultados de una tesis para optar el título profesional de Contador Público. La tesis analizó las características del financiamiento y la rentabilidad de las micro y pequeñas empresas en el distrito de Shilla, provincia de Carhuaz en 2018. Los resultados mostraron que sólo el 30% de las empresas recurren al financiamiento bancario y hasta el 80% solicitan financiamiento no bancario. Todas las empresas utilizaron sus ahorros personales para financiarse y ninguna solicitó préstamos a largo plazo
Un presupuesto maestro es una estimación económica que proyecta el futuro de una empresa y establece el proceso administrativo para alcanzar las ganancias esperadas. Cubre todas las áreas de un negocio como ventas, producción y compras. Ayuda a elaborar análisis y proyecciones financieras al mostrar los gastos totales, costos de producción y ventas de la compañía.
El documento describe las principales técnicas de auditoría, incluyendo la verificación ocular mediante comparación y observación, la verificación oral a través de indagación, entrevista y encuestas, y la verificación escrita que implica análisis, confirmación, tabulación y conciliación. También cubre la verificación documental como comprobación, cálculo, rastreo y revisión, así como la verificación física a través de inspección.
Este documento presenta información sobre la auditoría de cumplimiento. Explica que este tipo de auditoría evalúa si las entidades públicas han cumplido con la normativa aplicable, disposiciones internas y estipulaciones contractuales establecidas. Su objetivo es fortalecer la gestión, transparencia y rendición de cuentas de las entidades mediante recomendaciones para mejorar los sistemas administrativos y de control interno. También describe los procesos de planificación, ejecución y supervisión de una auditoría de cumplimiento.
El resumen describe los componentes del costo total de una empresa, el cual está integrado por el costo de producción, costo de distribución, costo administrativo, costo financiero y otros gastos. El costo de producción incluye los costos de materia prima directa e indirecta, mano de obra directa e indirecta, y gastos indirectos de producción.
Asignación contabilidad de costos crispina y mariacrispinalaya
Este documento presenta varios ejercicios contables relacionados con el cálculo de costos. El primer ejercicio calcula los costos de producción, costos de bienes manufacturados y costos de bienes vendidos para una compañía. Otro ejercicio calcula los costos directos de materiales. También se presentan ejercicios sobre nómina, beneficios sociales, costos indirectos de fabricación fijos, variables y semivariables. Los ejercicios utilizan datos numéricos específicos para ilustrar los cálculos requeridos en
Este manual establece la metodología y objetivos de la auditoría de cumplimiento realizada por el Sistema Nacional de Control de Perú. Define la auditoría de cumplimiento como un examen objetivo de las operaciones de las entidades públicas para determinar el cumplimiento de la normativa aplicable. Establece los principios de independencia, competencia y confidencialidad que rigen a los auditores, así como las etapas de planeamiento, ejecución y supervisión de las auditorías.
La carta presenta los estados financieros de la empresa Servicios Agropecuarios S.A. por el año terminado el 31 de diciembre de 2005. Reconoce la responsabilidad de presentar estados financieros confiables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en el Perú. Confirma haber puesto a disposición los libros de contabilidad y documentación sustentatoria para la auditoría, y que los estados financieros no contienen errores u omisiones significativas, se han registrado o revelado todos los pas
El memorando resume la estrategia y planeación de la auditoría de los estados financieros de Cementos Pacasmayo S.A.A. al 31 de diciembre de 2015. Detalla el objetivo de la auditoría, la actividad económica de la compañía, los riesgos identificados, el enfoque de auditoría basado en sistemas, el nivel de precisión y el equipo de auditoría asignado.
Código de Ética Profesional del auditorJOVIMECARCH
Este documento presenta el Código de Ética Profesional de la Auditoría Superior de la Federación de México. Establece los principios éticos de profesionalismo competente, independencia, objetividad, imparcialidad y confidencialidad que deben guiar el trabajo de los auditores. También describe los compromisos de la institución de ejercer su autonomía con responsabilidad y promover la rendición de cuentas y transparencia en el uso de recursos públicos.
La auditoría es el proceso de reunir y evaluar de manera objetiva y sistemática las pruebas sobre los hechos para garantizar que coincidan con los criterios establecidos. Existen tres tipos básicos de auditoría: la auditoría financiera, que determina si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera; la auditoría de cumplimiento, que comprueba que las operaciones cumplen las leyes y normas aplicables; y la auditoría operacional, que evalúa la economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los
El documento describe las normas y políticas de control interno de la joyería "Diamante Azul". Explica que el control interno busca promover operaciones eficientes, preservar los recursos, cumplir las leyes y elaborar informes financieros confiables. También detalla los principios comunes de control interno como tener una base legal para los controles, establecer normas claras y roles de auditoría interna.
El documento describe la historia y definición de los costos estándar. Explica que los costos estándar indican cuánto debería costar un artículo basado en métodos eficientes. Se clasifican en costos estándar circulantes e ideales y costos estándar básicos o fijos. También cubre cómo se establecen los estándares, cómo se miden las variaciones de los costos reales contra los estándares, y las ventajas e inconvenientes de usar un sistema de costos estándar.
El documento resume los conceptos clave del control interno. Explica que el control interno comprende los métodos y procedimientos implementados por una empresa para lograr objetivos como la obtención de información financiera correcta, la salvaguarda de activos y la eficiencia de operaciones. También describe los cinco elementos del control interno - ambiente de control, evaluación de riesgos, sistemas de información y comunicación, procedimientos de control y vigilancia - y explica brevemente cada uno. Finalmente, destaca la importancia de que el auditor examine el control interno como parte de
El resumen del documento es el siguiente:
1) Se identificó que la entidad no ha creado la Instancia Distrital de Concertación mediante una ordenanza municipal, incumpliendo la normativa.
2) La Instancia Distrital de Concertación es un componente del Sistema Nacional para prevenir, sancionar y erradicar la violencia contra las mujeres, y su creación es responsabilidad del alcalde distrital.
3) De no crearse la Instancia, se podría afectar la implementación, monitoreo y coordinación de políticas contra la viol
Este documento presenta las marcas más comunes utilizadas en el trabajo de auditoría. Define marcas como C, √, X, *, ⊂ y Obs. y sus significados respectivos como cálculo verificado, cifra cuadrada, cifra que no debe considerarse, documento pendiente por aclarar y referencia a irregularidad. También describe el uso de conectores numéricos y notas alfabéticas para referenciar y comentar información en los papeles de trabajo de la auditoría.
La auditoría de gestión es una técnica que ayuda a analizar, diagnosticar y establecer recomendaciones para las empresas con el fin de mejorar su estrategia y gestión de manera eficiente y eficaz. Evalúa áreas como la producción, finanzas, recursos humanos, sistemas y riesgos para racionalizar las operaciones y lograr los objetivos organizacionales.
El documento describe los conceptos de costos y precios para empresas de construcción. Explica que los costos son los sacrificios económicos para lograr objetivos operativos como pagar sueldos, comprar materiales, fabricar productos, etc. Además, describe la clasificación de costos directos e indirectos y la importancia de la estructura de costos para identificarlos y tomar decisiones. Finalmente, explica que los precios deben cubrir los costos e inversiones de las empresas para generar beneficios.
Este documento describe los procedimientos de confirmación externa como una forma de obtener evidencia de auditoría. Explica que las confirmaciones externas son respuestas escritas directas de terceros al auditor que confirman o solicitan información sobre saldos de cuentas y transacciones. También destaca que las confirmaciones externas son más confiables cuando provienen de fuentes independientes y cuando el auditor las recibe directamente.
Este documento presenta un presupuesto de efectivo elaborado por Naybelis Coroba. Explica el concepto de presupuesto de efectivo, su importancia para la toma de decisiones financieras y de inversión, sus componentes principales como ingresos, egresos y flujo de efectivo neto, y los pasos para elaborar un estado de flujo de efectivo. Finalmente, detalla los objetivos de un estado de flujo de efectivo y proporciona un ejemplo de cómo se presentaría.
Este documento habla sobre la auditoría hotelera y el uso de muestras y pruebas selectivas. Explica que el muestreo estadístico permite al auditor determinar la confiabilidad y el riesgo de una muestra. También describe diferentes métodos de muestreo como el muestreo aleatorio simple, estratificado y por conglomerados que permiten seleccionar muestras representativas. El objetivo del muestreo en auditoría es poder sacar conclusiones sobre todo el universo examinado de manera eficiente.
Matriz final CUESTIONARIOS DE C INTERNO AUDITORIA DE GESTIONpersonal
El documento presenta los resultados de dos matrices de ponderación realizadas por la firma auditora UIZ & Asociados a la empresa de transporte ORIENTRUCK S.A. La primera matriz evaluó el ámbito de control de la empresa y obtuvo un 89.09% de confianza y 11% de riesgo. La segunda matriz evaluó la información y comunicación y obtuvo un 86% de confianza y 14% de riesgo. Ambas matrices concluyen que la información recopilada es confiable y se puede basar en ella para emitir recomendaciones de la auditoría.
El documento presenta un programa de auditoría de inventarios para la empresa MadeSelva SAC durante el periodo de 01/01/2017 al 31/12/2017, cuyo objetivo es evaluar el control interno de inventarios, confirmar la totalidad de productos y establecer la valuación e inventarios de acuerdo a las normas. El programa detalla 6 procedimientos a cargo de Cava Rios, incluyendo la evaluación del control interno, verificación de costos, conciliación contable, clasificación de inventarios, aplicación de costos y tratamiento de desvalorización.
1) Los papeles de trabajo son documentos elaborados por el auditor durante una auditoría que constituyen la evidencia de los análisis y procedimientos realizados.
2) Los papeles de trabajo incluyen hojas de trabajo, cédulas sumarias y cédulas analíticas, y sirven para respaldar las opiniones del auditor así como para futuras revisiones.
3) Los objetivos de los papeles de trabajo son proporcionar evidencia del trabajo realizado, suministrar la base para los informes del auditor, y facilitar revisiones posteriores.
Memorandum de Planificación, Cuestionario de Control Interno y Programa de Au...Alvaro Gastañuadi Terrones
Este documento presenta un plan de auditoría para la Empresa Agraria Chiquitoy S.A. para el año 2013. El objetivo general es emitir un dictamen sobre los estados financieros y evaluar la gestión administrativa y operativa de la empresa. Los objetivos específicos incluyen determinar la seguridad de cuentas como caja y bancos, evaluar partidas presupuestales significativas, y emitir una opinión sobre el control interno financiero. La auditoría se realizará de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y abar
Proyecto de Como hacer más ágil el Flujo de Operaciones de las áreas de Proye...Cynthia Saenz
Este documento describe los esfuerzos para hacer más ágil el flujo de operaciones entre las áreas de Proyectos, Logística y Contabilidad de "Cerámica San Lorenzo". Se identificaron cuellos de botella en estas áreas que retrasan los pagos a proveedores. El objetivo es reducir los tiempos de revisión y aprobación de documentos para agilizar los pagos y mejorar la imagen de la compañía ante sus proveedores. Se propone implementar programas y capacitar al personal para optimizar los procesos entre las áreas.
Conceptosbsicosdecontabilidadycreacindeempresas 130412195030-phpapp01Cristian Rojas Araya
El documento describe los diferentes tipos de sociedades y empresas que pueden constituirse legalmente, incluyendo sociedades limitadas, anónimas, colectivas, comandita simple, comandita por acciones, empresa asociativa de trabajo y empresa unipersonal. También explica factores como el número de socios, responsabilidad, capital social y razón social para cada tipo de sociedad.
La carta presenta los estados financieros de la empresa Servicios Agropecuarios S.A. por el año terminado el 31 de diciembre de 2005. Reconoce la responsabilidad de presentar estados financieros confiables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en el Perú. Confirma haber puesto a disposición los libros de contabilidad y documentación sustentatoria para la auditoría, y que los estados financieros no contienen errores u omisiones significativas, se han registrado o revelado todos los pas
El memorando resume la estrategia y planeación de la auditoría de los estados financieros de Cementos Pacasmayo S.A.A. al 31 de diciembre de 2015. Detalla el objetivo de la auditoría, la actividad económica de la compañía, los riesgos identificados, el enfoque de auditoría basado en sistemas, el nivel de precisión y el equipo de auditoría asignado.
Código de Ética Profesional del auditorJOVIMECARCH
Este documento presenta el Código de Ética Profesional de la Auditoría Superior de la Federación de México. Establece los principios éticos de profesionalismo competente, independencia, objetividad, imparcialidad y confidencialidad que deben guiar el trabajo de los auditores. También describe los compromisos de la institución de ejercer su autonomía con responsabilidad y promover la rendición de cuentas y transparencia en el uso de recursos públicos.
La auditoría es el proceso de reunir y evaluar de manera objetiva y sistemática las pruebas sobre los hechos para garantizar que coincidan con los criterios establecidos. Existen tres tipos básicos de auditoría: la auditoría financiera, que determina si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera; la auditoría de cumplimiento, que comprueba que las operaciones cumplen las leyes y normas aplicables; y la auditoría operacional, que evalúa la economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los
El documento describe las normas y políticas de control interno de la joyería "Diamante Azul". Explica que el control interno busca promover operaciones eficientes, preservar los recursos, cumplir las leyes y elaborar informes financieros confiables. También detalla los principios comunes de control interno como tener una base legal para los controles, establecer normas claras y roles de auditoría interna.
El documento describe la historia y definición de los costos estándar. Explica que los costos estándar indican cuánto debería costar un artículo basado en métodos eficientes. Se clasifican en costos estándar circulantes e ideales y costos estándar básicos o fijos. También cubre cómo se establecen los estándares, cómo se miden las variaciones de los costos reales contra los estándares, y las ventajas e inconvenientes de usar un sistema de costos estándar.
El documento resume los conceptos clave del control interno. Explica que el control interno comprende los métodos y procedimientos implementados por una empresa para lograr objetivos como la obtención de información financiera correcta, la salvaguarda de activos y la eficiencia de operaciones. También describe los cinco elementos del control interno - ambiente de control, evaluación de riesgos, sistemas de información y comunicación, procedimientos de control y vigilancia - y explica brevemente cada uno. Finalmente, destaca la importancia de que el auditor examine el control interno como parte de
El resumen del documento es el siguiente:
1) Se identificó que la entidad no ha creado la Instancia Distrital de Concertación mediante una ordenanza municipal, incumpliendo la normativa.
2) La Instancia Distrital de Concertación es un componente del Sistema Nacional para prevenir, sancionar y erradicar la violencia contra las mujeres, y su creación es responsabilidad del alcalde distrital.
3) De no crearse la Instancia, se podría afectar la implementación, monitoreo y coordinación de políticas contra la viol
Este documento presenta las marcas más comunes utilizadas en el trabajo de auditoría. Define marcas como C, √, X, *, ⊂ y Obs. y sus significados respectivos como cálculo verificado, cifra cuadrada, cifra que no debe considerarse, documento pendiente por aclarar y referencia a irregularidad. También describe el uso de conectores numéricos y notas alfabéticas para referenciar y comentar información en los papeles de trabajo de la auditoría.
La auditoría de gestión es una técnica que ayuda a analizar, diagnosticar y establecer recomendaciones para las empresas con el fin de mejorar su estrategia y gestión de manera eficiente y eficaz. Evalúa áreas como la producción, finanzas, recursos humanos, sistemas y riesgos para racionalizar las operaciones y lograr los objetivos organizacionales.
El documento describe los conceptos de costos y precios para empresas de construcción. Explica que los costos son los sacrificios económicos para lograr objetivos operativos como pagar sueldos, comprar materiales, fabricar productos, etc. Además, describe la clasificación de costos directos e indirectos y la importancia de la estructura de costos para identificarlos y tomar decisiones. Finalmente, explica que los precios deben cubrir los costos e inversiones de las empresas para generar beneficios.
Este documento describe los procedimientos de confirmación externa como una forma de obtener evidencia de auditoría. Explica que las confirmaciones externas son respuestas escritas directas de terceros al auditor que confirman o solicitan información sobre saldos de cuentas y transacciones. También destaca que las confirmaciones externas son más confiables cuando provienen de fuentes independientes y cuando el auditor las recibe directamente.
Este documento presenta un presupuesto de efectivo elaborado por Naybelis Coroba. Explica el concepto de presupuesto de efectivo, su importancia para la toma de decisiones financieras y de inversión, sus componentes principales como ingresos, egresos y flujo de efectivo neto, y los pasos para elaborar un estado de flujo de efectivo. Finalmente, detalla los objetivos de un estado de flujo de efectivo y proporciona un ejemplo de cómo se presentaría.
Este documento habla sobre la auditoría hotelera y el uso de muestras y pruebas selectivas. Explica que el muestreo estadístico permite al auditor determinar la confiabilidad y el riesgo de una muestra. También describe diferentes métodos de muestreo como el muestreo aleatorio simple, estratificado y por conglomerados que permiten seleccionar muestras representativas. El objetivo del muestreo en auditoría es poder sacar conclusiones sobre todo el universo examinado de manera eficiente.
Matriz final CUESTIONARIOS DE C INTERNO AUDITORIA DE GESTIONpersonal
El documento presenta los resultados de dos matrices de ponderación realizadas por la firma auditora UIZ & Asociados a la empresa de transporte ORIENTRUCK S.A. La primera matriz evaluó el ámbito de control de la empresa y obtuvo un 89.09% de confianza y 11% de riesgo. La segunda matriz evaluó la información y comunicación y obtuvo un 86% de confianza y 14% de riesgo. Ambas matrices concluyen que la información recopilada es confiable y se puede basar en ella para emitir recomendaciones de la auditoría.
El documento presenta un programa de auditoría de inventarios para la empresa MadeSelva SAC durante el periodo de 01/01/2017 al 31/12/2017, cuyo objetivo es evaluar el control interno de inventarios, confirmar la totalidad de productos y establecer la valuación e inventarios de acuerdo a las normas. El programa detalla 6 procedimientos a cargo de Cava Rios, incluyendo la evaluación del control interno, verificación de costos, conciliación contable, clasificación de inventarios, aplicación de costos y tratamiento de desvalorización.
1) Los papeles de trabajo son documentos elaborados por el auditor durante una auditoría que constituyen la evidencia de los análisis y procedimientos realizados.
2) Los papeles de trabajo incluyen hojas de trabajo, cédulas sumarias y cédulas analíticas, y sirven para respaldar las opiniones del auditor así como para futuras revisiones.
3) Los objetivos de los papeles de trabajo son proporcionar evidencia del trabajo realizado, suministrar la base para los informes del auditor, y facilitar revisiones posteriores.
Memorandum de Planificación, Cuestionario de Control Interno y Programa de Au...Alvaro Gastañuadi Terrones
Este documento presenta un plan de auditoría para la Empresa Agraria Chiquitoy S.A. para el año 2013. El objetivo general es emitir un dictamen sobre los estados financieros y evaluar la gestión administrativa y operativa de la empresa. Los objetivos específicos incluyen determinar la seguridad de cuentas como caja y bancos, evaluar partidas presupuestales significativas, y emitir una opinión sobre el control interno financiero. La auditoría se realizará de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y abar
Proyecto de Como hacer más ágil el Flujo de Operaciones de las áreas de Proye...Cynthia Saenz
Este documento describe los esfuerzos para hacer más ágil el flujo de operaciones entre las áreas de Proyectos, Logística y Contabilidad de "Cerámica San Lorenzo". Se identificaron cuellos de botella en estas áreas que retrasan los pagos a proveedores. El objetivo es reducir los tiempos de revisión y aprobación de documentos para agilizar los pagos y mejorar la imagen de la compañía ante sus proveedores. Se propone implementar programas y capacitar al personal para optimizar los procesos entre las áreas.
Conceptosbsicosdecontabilidadycreacindeempresas 130412195030-phpapp01Cristian Rojas Araya
El documento describe los diferentes tipos de sociedades y empresas que pueden constituirse legalmente, incluyendo sociedades limitadas, anónimas, colectivas, comandita simple, comandita por acciones, empresa asociativa de trabajo y empresa unipersonal. También explica factores como el número de socios, responsabilidad, capital social y razón social para cada tipo de sociedad.
Este documento presenta la planificación de una fase de integración entre docencia y administración, con código PGEN021. Incluye el horario de las sesiones, las unidades a cubrir sobre el funcionamiento de los planteles, procedimientos administrativos y proyectos pedagógicos, y los aspectos a evaluar como informes, participaciones y pasantías docentes y administrativas.
Este documento presenta información sobre auditorías informáticas. Define áreas financieras, administrativas y operativas de una empresa, y tipos de auditoría como financiera, administrativa y operativa. Luego, analiza un caso sobre dos centros computacionales de una universidad, realizando una auditoría y recomendando optimizar el hardware y trasladar aplicaciones administrativas a mejorar la capacidad. Finalmente, presenta información sobre una empresa de auditoría informática llamada SCD Servicios Informáticos que ofrece servicios como soporte, seguridad, consultoría y auditor
Este documento presenta el proyecto de desarrollo de un sistema informático para control y facturación de un centro de cómputo. En el capítulo 1 se realiza una investigación preliminar donde se identifican los problemas actuales de la empresa como la falta de control de inventario, registros de ventas manuales y falta de reportes. Se identifican los usuarios principales y sus roles a través de entrevistas. Los objetivos generales son automatizar los procesos manuales y mejorar la atención de clientes.
INFORME FINAL PRÁCTICA ACADÉMICA
PLAN DE TRABAJO
MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO METODOLOGÍA COSO PARA EL ÁREA DE INVENTARIOS
Este documento presenta el plan de auditoría financiera para la empresa Industrial y Comercial S.A. para el año 2007. Los objetivos generales son determinar la razonabilidad de los estados financieros y la confiabilidad de los controles internos. Se describen los procedimientos, técnicas y personal involucrado. Las áreas significativas son inventarios y ventas.
Este documento describe el proyecto de control de inventarios para la empresa "Ok Suministros". Presenta la justificación, objetivos, alcance, metodología, recursos y cronograma del proyecto. Además, incluye una descripción detallada de la empresa, su misión, visión y procesos, con énfasis en el proceso de inventario actual que carece de un sistema que permita un control efectivo. El proyecto busca implementar una solución tecnológica para mejorar el control y seguimiento de los inventarios.
Plan de acción en base a los conocimientos Rep. Dominicana (Manuel)enriquebio2
Este documento presenta un plan de acción para mejorar la gestión de residuos sólidos y peligrosos en la República Dominicana. El plan propone realizar un censo de los generadores de residuos, como industrias y hospitales, para crear una base de datos que permita identificarlos, regular su manejo de desechos y aplicar sanciones a los que no cumplan. El plan estima que llevar a cabo el censo y procesar la información recopilada tomará entre 6 y 8 meses.
Este documento describe el procedimiento para realizar contrataciones públicas en la Contraloría Municipal de Bolívar, Estado Táchira. Incluye las responsabilidades de la Contraloría Municipal, la Dirección de Administración, y la Comisión de Contrataciones a lo largo de 42 pasos, desde la determinación de los bienes/servicios requeridos hasta la firma de la orden de compra por el proveedor seleccionado.
Este documento presenta un resumen de la planificación de auditoría financiera de la empresa Cosmos S.A.C. Se describe la constitución, actividad, estructura organizacional y objetivos de la empresa. Adicionalmente, se detalla la metodología, áreas críticas, riesgos y acciones a realizar durante la auditoría. Finalmente, se incluye un borrador del informe de auditoría con el análisis de la cuenta caja y bancos y recomendaciones para la mejora.
Este informe resume el estado del sistema de control interno en una institución durante el período de marzo a junio de 2014. Analiza varios componentes como el ambiente de control, los protocolos éticos y el desarrollo del talento humano, e incluye conclusiones y recomendaciones sobre cada elemento evaluado. En general, se encontraron algunos incumplimientos a la normativa en áreas como la dotación de equipos de protección al personal y la realización de simulacros. Se recomienda dar cumplimiento a los requisitos legales y mejorar los pro
Instituto superior tecnologuico vida nuevahugoda12
Este documento presenta un proyecto de administración para una empresa que tiene problemas con las ventas y la administración. El objetivo general es obtener mayor rentabilidad y número de clientes. Los objetivos específicos incluyen actuar con responsabilidad, desarrollar un proceso para resolver problemas futuros e investigar cómo mejorar el sistema y atraer a más clientes. El cronograma detalla las actividades de investigación, revisión y elaboración del proyecto que se llevarán a cabo entre enero y marzo con recursos humanos, materiales y equipos.
El documento describe los procesos y departamentos involucrados en la implementación de normas ISO 9000 en una empresa manufacturera. Explica que la empresa tiene departamentos como administración, recursos humanos, contabilidad y producción, y que la producción incluye procesos como corte, preparación, ensamble y empaque.
Recuperación de desastres evaluación del proceso del negocio y administraciónMaestros en Linea MX
Este documento presenta una serie de tareas individuales relacionadas con la gestión de riesgos y continuidad del negocio para una empresa bancaria. Incluye instrucciones para realizar análisis de riesgos, desarrollar planes de recuperación ante desastres, y validar dichos planes. Finalmente, propone un proyecto para diseñar e implementar dichos planes en un nuevo banco.
Este documento presenta una propuesta técnica para realizar una auditoría informática a la Cooperativa Maná de Producción Agrícola Limitada. Incluye un diagnóstico de la situación actual de la cooperativa, un programa de auditoría detallando las actividades, y varios documentos de trabajo que analizan aspectos como la organización y administración del área de informática, la seguridad física y lógica, y el desarrollo y mantenimiento de sistemas de aplicaciones. Se encontraron varias deficiencias como falta de comité y plan informático
El documento presenta un resumen de tres oraciones del trabajo de tesis titulado "El desarrollo de un sistema de control de inventarios para mejorar la rentabilidad de la empresa Book Center SAC de la ciudad de Trujillo". El objetivo principal del trabajo es comprobar si la aplicación de un buen sistema de control de inventarios constituye un elemento eficaz para mejorar la rentabilidad de una empresa comercial cuya actividad es la venta de útiles de oficina, libros y otros productos. El trabajo analiza la situación actual de la empresa Book Center SAC y propone mejoras al sistema
SISTEMA DE INFORMACION DE APOYO AL AREA ADMINISTRATIVA EN LA DISTRIBUIDORA EL...Luis Gonzalez
Este documento resume un proyecto de investigación que propone el diseño e implementación de un sistema de información de apoyo al área administrativa de la Distribuidora El Caujaro. Actualmente, la distribuidora tiene problemas en el manejo de los clientes a crédito debido a que los registros son manuales. El proyecto analiza la situación actual, determina los requerimientos para un nuevo sistema, y diseña tanto un sistema manual como uno automatizado para mejorar los procesos administrativos relacionados con los clientes a crédito. Se recomienda al dueño de
Todo sobre la tarjeta de video (Bienvenidos a mi blog personal)AbrahamCastillo42
Power point, diseñado por estudiantes de ciclo 1 arquitectura de plataformas, esta con la finalidad de dar a conocer el componente hardware llamado tarjeta de video..
Infografia TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol)codesiret
Los protocolos son conjuntos de
normas para formatos de mensaje y
procedimientos que permiten a las
máquinas y los programas de aplicación
intercambiar información.
Catalogo general tarifas 2024 Vaillant. Amado Salvador Distribuidor Oficial e...AMADO SALVADOR
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El uso de las TIC en la vida cotidiana.pptxjgvanessa23
En esta presentación, he compartido información sobre las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) y su aplicación en diversos ámbitos de la vida cotidiana, como el hogar, la educación y el trabajo.
He explicado qué son las TIC, las diferentes categorías y sus respectivos ejemplos, así como los beneficios y aplicaciones en cada uno de estos ámbitos.
Espero que esta información sea útil para quienes la lean y les ayude a comprender mejor las TIC y su impacto en nuestra vida cotidiana.
1. FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II
CURSO 2011
CASOS DE ESTUDIO
Montevideo, setiembre de 2011
2. Organización y Sistemas II- Curso 2011
2
I N D I C E
Ejercicio Nº 1: Punto de partida común.......................................................................................3
Caso de Estudio Nº 1: GRANDES TIENDAS DEL SUR S.A....................................................4
Caso de Estudio Nº 2: COLEGIO “19 DE JUNIO” ...................................................................13
Caso de Estudio Nº 3: CONTROL DE ASISTENCIA A CLASE............................................15
Caso de Estudio Nº 4: MEDIAFINA S.R.L................................................................................16
Caso de Estudio Nº 5: JOTA S.A. ...............................................................................................18
Caso de Estudio Nº 6: PERMISOS PARA CONDUCIR EN LA INTENDENCIA MUNICIPAL
.......................................................................................................................................................20
Caso de Estudio Nº 7: RESERVA ON LINE ...........................................................................22
Caso de Estudio Nº 8: BOLSAS S.R.L. ......................................................................................27
Caso de Estudio Nº 9: ORGANIZACIÓN DEL ESTADO ......................................................31
Caso de Estudio Nº 10: MOLINO SAN JAVIER.......................................................................34
Caso de Estudio Nº 11: LABARATA S.A..................................................................................36
Caso de Estudio Nº 12: PERNAS S.A.........................................................................................38
Caso de Estudio Nº 13: EFE ......................................................................................................40
Caso de Estudio Nº 14: PAPELITOS S.A. .................................................................................42
PREGUNTAS DE COMPRENSIÓN .........................................................................................47
3. Organización y Sistemas II- Curso 2011
3
CASOS DE ESTUDIO
Ejercicio Nº 1: Punto de partida común
1. EXPRESAR los siguientes conceptos: procedimiento, operación, actividad, función, tarea.
2. EJEMPLIFICAR dichos conceptos.
3. EXPLICAR la función de Organización y Sistemas en una organización
4. ENUMERAR las técnicas e instrumentos que se aplican en Organización y Sistemas.
4. Organización y Sistemas II- Curso 2011
4
Caso de Estudio Nº 1: GRANDES TIENDAS DEL SUR S.A.
Grandes Tiendas del Sur S.A. es una cadena de tiendas que comercializa una variada gama de
productos para el hogar: ropa de cama, artículos de bazar, telas de tapicería y cortinados, entre
otros.
En los últimos 10 años la empresa creció, pasando de cinco sucursales a quince, situadas en
distintos puntos de la ciudad.
La empresa compra en plaza e importa. La mercadería importada se distribuye, asimismo, a
varios comercios minoristas del interior del país.
En la última reunión del Directorio, el Gerente General informó algunos aspectos a mejorar
vinculados a la gestión de abastecimientos de la empresa. Entre estos, mencionó:
• Demoras en dar respuesta a clientes que desean un artículo cuyas existencias se
agotaron en la sucursal. “Un cliente solicitó diez metros de la tela para cortinados en
rosa en la Sucursal Cordón…. Quedaban solamente ocho y ubicar una sucursal que
tuviera una pieza de 10 metros llevó dos horas.”
• Diferencias en el inventario: “De acuerdo a la Contaduría, existen tres baterías de
cocina en verde, pero jamás adquirimos ninguna. Asimismo, existen tres ollas con
tapa, pero la realidad muestra que lo que hay realmente son dos ollas y cuatro tapas
que no hacen juego”.
El Directorio decidió llamar a tres firmas consultoras y solicitar a cada una de ellas una
propuesta para el Análisis y Rediseño del Sistema de abastecimientos de la empresa. Se
comunicó a las tres firmas llamadas que se deseaba realizar un análisis integral del sistema de
gestión de inventarios, que incluyera todos los procedimientos vinculados al mismo, tanto en el
Depósito Central como en las distintas sucursales de venta.
Los Términos de Referencia elaborados fueron los siguientes:
Términos de Referencia: Llamado a firmas consultoras de plaza
Objeto del llamado: Análisis de los procedimientos vinculados al Sistema de
Abastecimientos de la empresa.
Alcance: Se espera una propuesta integral que incluya la totalidad de los
procedimientos relacionados con el objeto del llamado, tanto en el Depósito Central de
la empresa como en las Sucursales.
La empresa consultora deberá presentar: una propuesta detallada que incluya su plan
de trabajo, el cronograma previsto y la integración del equipo consultor.
El Cr. Guillermo Llambías, Gerente de Administración, actuará como contraparte del
proyecto y estará a disposición de las empresas para evacuar las consultas
relacionadas con este proyecto.
5. Organización y Sistemas II- Curso 2011
5
Asimismo, cada empresa podrá mantener una reunión de una hora de duración con el
Directorio de la empresa para solicitar al mismo aclaraciones o ampliación de la
información.
Luego del análisis detallado de las propuestas, se seleccionó a la firma SAI, cuya
propuesta de trabajo fue la siguiente:
PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA
GRANDES TIENDAS DEL SUR S.A.
1. ANTECEDENTES
La empresa desea mantener y potenciar su posición de liderazgo en el mercado, por
lo que aspira a mejorar su nivel de eficiencia y eficacia. Se han detectado algunos
problemas en el sistema de gestión de inventarios: diferencias entre los registros y el
inventario físico, demoras en el abastecimiento a algunas sucursales y
desconocimiento de los niveles reales de existencia de algunos artículos, entre otros.
El sistema de gestión de inventarios es complejo. Además de la gestión de inventarios
realizada en el Depósito Central de la empresa y en los Depósitos de cada sucursal,
existe un vínculo con el sistema de compras y ventas.
En este sentido, un abordaje sistémico que detecte posibles aspectos a mejorar en el
sistema de gestión de inventarios resulta de un alto valor para el logro de la eficiencia
y eficacia globales de la empresa.
Con base en las entrevistas que se mantuvieron con el Directorio de la empresa y la
información proporcionada por el Cr. Llambías, Gerente de Administración de la
misma, se plantean a continuación los objetivos y alcance de nuestra propuesta.
2. OBJETIVOS DEL TRABAJO
El objetivo del trabajo consiste en realizar un diagnóstico de la situación actual de la
empresa con relación a su sistema de gestión de inventarios y, en particular:
− los procedimientos que integran dicho sistema, con especial referencias a
aquellos que vinculan la gestión de inventarios con el sistema de compras y
el de ventas
− el sistema informático de soporte
− los portadores de información utilizados
− la distribución de planta del Depósito Central
3. ALCANCE
El estudio de los procedimientos vinculados a la gestión de inventarios tanto en el
Depósito Central de la empresa como en sus distintas sucursales y oficinas. Se
incluyen, en especial, aquellos procedimientos que vinculan al sistema de gestión de
inventarios con los sistemas de compras y de ventas.
6. Organización y Sistemas II- Curso 2011
6
Se realizará asimismo una evaluación de las principales prestaciones de carácter
informático.
4. METODOLOGÍA
Las etapas a cumplir para la realización de este trabajo serán:
a) Relevamiento de información. El mismo incluirá:
Entrevistas personales a los empleados que ejecutan los procedimientos.
Análisis de la documentación respaldante de los principales trámites y procesos:
formularios, pantallas de computación, reglamentos que pudieren existir.
Observación de los lugares de trabajo.
Determinación de la carga de trabajo mediante el análisis de la documentación.
Elaboración del plano de circulación.
b) Diagnóstico
Una vez concluida la etapa de relevamiento anterior se analizará la consistencia de la
información obtenida y se elaborará un diagnóstico con a los procedimientos
analizados.
5. RESULTADOS ESPERADOS
Luego de efectuado el estudio la empresa obtendrá un Informe final que detallará el
diagnóstico efectuado con relación a los procesos estudiados, su soporte informático y
el ámbito físico en el cual se desarrollan, la distribución del trabajo y las cargas
estimativas de trabajo por cada unidad administrativa.
6. INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO DE LA CONSULTORA
Coordinadora del Proyecto: Lic. Silvana Ortiz
Analistas principales: T.A. Alberto Suárez
Lic. Lidia Alonso
7. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución de este trabajo será de dos meses a partir de la aceptación de la
propuesta.
8. HONORARIOS Y FORMA DE CONTRATACIÓN
Los honorarios por la realización del trabajo ascienden a $ xx más IVA. En caso de
aceptarse nuestra propuesta, se abonará un 20% al momento de la aceptación de la
misma, un 30% a los 30 días de iniciado el trabajo y el 50% a la entrega del Informe
final.
7. Organización y Sistemas II- Curso 2011
7
La firma SAI comenzó a trabajar y cumplió con las actividades planificadas. Al finalizar
el plazo establecido presentó un Informe final, parte del cual se presenta a continuación:
DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS
GRANDES TIENDAS DEL SUR
ÍNDICE
I. Antecedentes
1. Objetivos del trabajo 1
2. Alcance 1
3. Metodología 2
II. Descripción y Análisis de la Situación Actual
1. Introducción 3
2. Descripción de los Procedimientos actuales 4
2.1. Importaciones. 4
2.2. Compras en Plaza. 7
2.3 Entradas internas, efectuadas desde el Depósito
Central a cada sucursal 10
2.4 Devoluciones recibidas de clientes
(público en general). 14
2.5 Devoluciones recibidas de clientes (minoristas). 18
2.6. Traspaso entre sucursales. 22
2.7. Ventas. 24
3. El Sistema Informático 31
4. Distribución de la Planta física 42
5. Archivos y Documentos 49
III- Diagnóstico 56
IV. Conclusiones Finales 70
V. Anexos 72
I) ANTECEDENTES
1. Objetivos del trabajo
En mayo de 2004 la empresa GRANDES TIENDAS DEL SUR S.A. acordó con la firma
SAI Consultores la realización de un estudio con el objetivo de realizar un diagnóstico
del sistema de abastecimientos de la empresa y, en particular:
− los procedimientos que integran dicho sistema
− el sistema informático de soporte
− los portadores de información utilizados
− la distribución de planta del Depósito central
8. Organización y Sistemas II- Curso 2011
8
El presente informe contiene el diagnóstico de la situación actual y los lineamientos
generales de mejora propuestos para superar las carencias detectadas y alcanzar los
objetivos de este trabajo.
2. Alcance
El estudio abarcó la totalidad de los procedimientos vinculados a la gestión de
inventarios, incluyendo especialmente aquellos que vinculan a la gestión de
inventarios con los sistemas de compras y de ventas. Se estudiaron los
procedimientos realizados tanto en el Depósito Central de la empresa como en sus
sucursales.
Se analizaron los procedimientos realizados en forma manual y los que se realizan en
forma automatizada a través de los distintos sistemas informáticos de la empresa. En
cada caso, se analizó la documentación correspondiente, los archivos utilizados y la
distribución de la planta física.
Para cada uno de los procesos se establecieron los volúmenes de trabajo promedio
mediante el estudio de antecedentes. No se efectuaron tareas de auditoría informática,
por lo cual no es posible establecer una opinión respecto a los aspectos técnicos de
los sistemas informáticos.
3. Metodología
El trabajo se realizó en dos etapas: una primera etapa de relevamiento de información
y una posterior de análisis y diagnóstico.
a) Relevamiento de información
El relevamiento de la información se efectuó mediante la realización de entrevistas
personales con los empleados involucrados en los procedimientos objeto de análisis.
Las entrevistas personales se complementaron con la observación directa del lugar de
trabajo y de los medios empleados para su ejecución. Asimismo se solicitó y analizó el
Manual de Procedimientos.
En cada entrevista, se solicitaron y analizaron posteriormente los documentos
relacionados con los procedimientos a estudio: formularios, planillas, pantallas y
listados generados por el sistema. Se analizaron también los archivos utilizados.
b) Diagnóstico de la situación actual
Con base en la información obtenida en el relevamiento se analizaron los
procedimientos empleados, los soportes informáticos, la utilización del espacio y otros
aspectos de interés, contrastando la realidad con los principios generalmente
aceptados en la materia.
9. Organización y Sistemas II- Curso 2011
9
II. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
1. Introducción
La empresa GRANDES TIENDAS DEL SUR importa y comercializa en plaza una
variada gama de productos para el hogar: ropa de cama, artículos de bazar, telas de
tapicería y cortinados, entre otros. Se comercializan, en promedio, 1.300 artículos
diferentes. A su vez, muchos de los artículos presentan distintos colores.
Se identificaron en siguientes procedimientos:
1. Importaciones.
2. Compras en Plaza.
3. Entradas internas, efectuadas desde el Depósito Central a cada sucursal.
4. Devoluciones recibidas de clientes (público en general).
5. Devoluciones recibidas de clientes (minoristas).
6. Traspaso entre sucursales.
7. Ventas.
A continuación, se presenta para cada uno de los procedimientos su descripción y
análisis.
..........................................................................................................
2.5. Devoluciones recibidas de clientes (minoristas)
a) Descripción del procedimiento
La devolución de mercadería por parte del cliente (minorista) da origen a un
procedimiento cuyos objetivos son reincorporar al stock la mercadería devuelta,
actualizar la cuenta corriente del cliente y asegurar su satisfacción mediante una
atención adecuada de su reclamo.
El procedimiento que se sigue es el siguiente:
1. El cliente trae personalmente o remite a la empresa la pieza a devolver junto con la
factura de compra o fotocopia de la misma y es recibido en el Depósito Central por un
operario de Depósito.
2. El operario de Depósito verifica el estado de la mercadería e indaga las causas de
la devolución. En ocasiones, el cliente desiste de realizar la devolución y retira las
mercaderías. Si persiste en su intención de devolver las mercaderías, el operario
recibe las mismas.
3. El operario deja la mercadería recibida en un sector especialmente dedicado a este
fin en la estantería marcada como “A” en el plano que se adjunta. La factura o su
copia se deja en una bandeja en el sector.
10. Organización y Sistemas II- Curso 2011
10
4. El operario de Depósito completa, en forma manual, el formulario “Averías” en dos
vías. En el mismo detalla: código de la mercadería, fecha y cantidad recibida.
5. Remite una vía al Operador para su ingreso al sistema informático y archiva la
segunda vía en una carpeta, por cliente, junto a la factura o fotocopia de la misma.
6. El Operador ingresa los datos en una planilla electrónica (“Relación de Averías”) y
destruye la primera vía del formulario. La planilla electrónica no es utilizada con
posterioridad.
7. Periódicamente, el Encargado de Depósito Central controla el estado de
conservación de las piezas devueltas. Realiza esta operación generalmente en forma
semanal, pero en ocasiones demora un lapso mayor.
8. Si la pieza devuelta está en buenas condiciones, la envía al Sector C del Depósito
para su reingreso al stock. Si presenta averías, la remite al Sector D, para ser incluida
en futuras liquidaciones. La firma realiza una liquidación anual en la cual ofrece esos
artículos a precios muy reducidos.
9. Remite la segunda vía del formulario “Averías” y la correspondiente copia de la
factura al Departamento de Contaduría.
10.En el Departamento de Contaduría, un Auxiliar emite la Nota de Crédito. Para ello,
ingresa al sistema el número de factura y selecciona la opción “Emitir Nota de
Crédito”. El sistema despliega la información de la factura original, que es modificada
por el Auxiliar en lo que corresponde y emite la nota de crédito en dos vías. El sistema
permite modificar cualquiera de los campos- incluido el precio- y agregar nuevos
renglones, en el caso que la factura entregada no incluyera la mercadería devuelta.
11.La primera vía de la nota de crédito se envía al cliente, por correo.
12.La segunda vía, acompañada del formulario “Averías” se remite al Departamento
de Ventas.
La emisión de la nota de crédito implica el alta del artículo en el stock y genera los
correspondientes registros contables y modificaciones en la cuenta corriente del
cliente.
Del relevamiento efectuado surgen algunos aspectos vinculados a este procedimiento
que merecen destacarse:
Del estudio de documentación efectuado surge que no se han establecido por escrito
las políticas referidas a las condiciones para aceptar devoluciones. Se constató, en las
visitas efectuadas al Depósito Central, que, ante la insistencia del cliente, se aceptaba
la devolución de artículos notoriamente deteriorados o adquiridos hace largo tiempo.
11. Organización y Sistemas II- Curso 2011
11
No se efectúan revisiones periódicas y sistemáticas de las existencias de mercaderías
con el fin de dar de baja artículos dañados. Solamente se efectúa esa revisión con
motivo de la liquidación anual de la firma.
b) Análisis del procedimiento
En primer lugar, las normas y políticas de la empresa con referencia a devoluciones no
están establecidas por escrito. La aceptación o no de una devolución se vincula más a
la insistencia del cliente que a las condiciones objetivas de la misma. Esto puede
generar confusiones y molestias, tanto a los clientes como a los propios operarios.
No se entrega al cliente ningún comprobante de recepción que acredite que entregó
mercadería. Esto puede originar problemas ante eventuales reclamos que realice el
cliente, ya que no dispone de un documento que demuestre que entregó la
mercadería.
Si bien el operario de Depósito verifica las condiciones en las cuales se recibió la
mercadería, no deja constancia de la verificación realizada y la misma verificación se
reitera por parte del Encargado. Asimismo, al dejar la mercadería en una estantería
sin el debido embalaje, puede averiarse mercadería recibida en buenas condiciones.
El formulario Averías carece de información referida al cliente que remitió la
mercadería. A su vez, la información contenida en la planilla electrónica “Relación de
Averías” no ha sido utilizada nunca.
No se documentan las operaciones en forma adecuada: el comprobante emitido en
primera instancia (el formulario “Averías” carece de información necesaria, no se
entrega al cliente y una de sus vías es destruida. Ni el Depósito ni el cliente cuentan
con documentación que respalde las operaciones realizadas.
El Encargado de Depósito revisa la mercadería recibida por devoluciones una vez a la
semana. Esto demora el proceso de reincorporación de la mercadería al stock y la
emisión de las notas de crédito.
El sistema exige, para la emisión de notas de crédito, el ingreso del número de factura
de venta, lo cual es positivo. No obstante, permite luego modificar cualquiera de los
campos generados por dicha factura, permitiendo por ende ingresar como devolución
una cantidad mayor a la vendida o un precio mayor. No se controla que la copia de la
factura presentada por el cliente corresponda efectivamente a la compra realizada, por
lo cual la emisión de la nota de crédito puede realizarse por cantidades y precios
incorrectos.
Al emitir la nota de crédito, el sistema informático actualiza el stock, registra la misma
y actualiza la cuenta corriente del cliente, lo cual es positivo y evita errores. No
obstante, eso implica que se incorporen al stock artículos dañados, que no están en
condiciones de ser vendidos. La emisión de la nota de crédito y el registro de las
operaciones se demora.
12. Organización y Sistemas II- Curso 2011
12
La nota de crédito emitida por el Auxiliar de Contaduría no es controlada, en el caso
de existir errores, los mismos difícilmente sean detectados.
Se Solicita:
1. ENUMERAR las etapas de la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo;
2. EXPLICAR brevemente cada una;
3. ANALIZAR la forma en la cual se cumplieron dichas etapas en el caso “Grandes Tiendas
del Sur”.
13. Organización y Sistemas II- Curso 2011
13
Caso de Estudio Nº 2: COLEGIO “19 DE JUNIO”
El Colegio “19 de Junio” es uno de los colegios más antiguos de nuestra capital. Posee en la
actualidad cerca de 2.000 alumnos, considerando Primaria, Ciclo Básico y Bachillerato. Se
caracteriza no solo por su muy buen nivel académico sino también por la formación integral del
estudiante a través de diversas actividades extracurriculares, como ser campamentos, paseos,
actividades deportivas inter-colegios y diversas actividades de integración.
Algunos de los procesos que se desarrollan en el Colegio son: el académico-educativo, el de
relacionamiento con la comunidad, el de formación, las compras, la gestión de los recursos
(edilicios y humanos) y el ingreso de fondos.
El proceso de ingreso de fondos se cumple para asegurar que todas las actividades curriculares
y extracurriculares (campamentos, paseos) realizadas por el Colegio se cobren a los alumnos
participantes y dichos fondos ingresen a las cuentas bancarias del Colegio y comprende desde el
ingreso en el sistema informático del Colegio de todos los conceptos facturables a los alumnos
(anualidades, mensualidades, materiales y actividades extracurriculares) hasta la verificación
del crédito bancario en la cuenta bancaria del Colegio.
Este proceso se puede descomponer en los siguientes subprocesos:
• Facturación: comprende las actividades realizadas desde que en Administración se
recibe un listado con los conceptos facturables a los alumnos hasta que se emiten
las facturas y se entregan en Secretaría;
• Cobranza: comprende las actividades desde que Secretaría entrega la factura al
alumno hasta que la familia del alumno la paga en la Tesorería del Colegio;
• Manejo de fondos (Ingresos): comprende las actividades de recibir el pago de las
facturas, preparar los depósitos a realizar en las cuentas del Colegio, efectuar los
depósitos bancarios y verificar el crédito bancario en las respectivas cuentas.
El subproceso de Facturación se compone de las siguientes actividades:
1. Ingresar y actualizar, en el sistema de facturación, los precios de las matrículas y cuotas de
cada nivel (Primaria, Ciclo Básico y Bachillerato). Se realiza al comienzo del año y cada
vez que se reajustan los precios;
2. Recepcionar, registrar y controlar en el sistema el correcto ingreso del listado de planes y
descuentos especiales, y becas otorgadas a los alumnos (a realizarse en forma anual);
3. Recepcionar, registrar y controlar en el sistema de facturación el ingreso de las anualidades,
matrículas e importes de las cuotas de cada alumno (a realizarse en forma anual);
4. Recepcionar mensualmente el listado con los conceptos y montos facturables a los alumnos;
5. Registrar en el sistema el correcto ingreso de conceptos facturables por actividades
extracurriculares (a realizarse en forma mensual) y asignarlo a cada alumno en particular
(los que hayan participado de esa actividad);
14. Organización y Sistemas II- Curso 2011
14
6. Controlar que lo correspondiente a facturar a cada alumno sea lo correcto, tanto en concepto
(anualidad, matrícula, actividad extracurricular) como en importe, emitir las facturas en
forma automática y entregarlas en Secretaría.
El Director de Administración del Colegio, quien está a cargo de todo el proceso de Ingreso de
Fondos, ha constatado que el mismo presenta las siguientes debilidades.
• Si bien el proceso es sencillo, insume el 80% del tiempo de trabajo del Auxiliar
administrativo, debido a que el número de actividades extracurriculares y de estudiantes que
tiene el Colegio es muy elevado y cada vez, es más frecuente la atención de reclamos y
consultas de los padres.
• Para aquellos padres que mantienen atrasos en el pago de sus cuotas con el Colegio, existe
un riesgo de incobrabilidad de la actividad extracurricular y de incurrir en un mayor costo
de cobro a través de un subproceso de gestión de cobro de morosos.
• Para aquellos padres que pagan el Colegio mediante una anualidad, este proceso genera la
necesidad de concurrir mensualmente a Caja sobre posibles cargos por actividades
extracurriculares, para evitar cargos por mora.
Se solicita:
1. RELACIONAR los procesos del Colegio 19 de Junio con el sistema del que forman parte,
y representarlo gráficamente.
2. DIAGRAMAR el diagrama de cadena de valor del Colegio 19 de Junio.
3. ANALIZAR si los procesos mencionados son centrales o de apoyo para el Colegio.
4. IDENTIFICAR el objetivo y el alcance del proceso “Ingreso de fondos”
5. DIAGRAMAR la descomposición del proceso Ingreso de fondos en sus diferentes niveles
(sub-procesos y actividades), con la información disponible del caso.
6. IDENTIFICAR el dueño del proceso Ingreso de Fondos, los proveedores y los clientes del
mismo.
7. ¿Qué recomendaciones le brindaría al Director de Administración para comenzar a
reformular el proceso de Ingreso de Fondos? ¿Sobre qué subprocesos propone trabajar?
¿Qué actividades sacaría o agregaría y por qué?
15. Organización y Sistemas II- Curso 2011
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Caso de Estudio Nº 3: CONTROL DE ASISTENCIA A CLASE
La Escuela de Administración controla la asistencia de los alumnos a las clases, para ello se
cuenta con una libreta en la cual profesores y alumnos realizamos determinados registros.
Se solicita:
1. EXPLICAR cuál puede ser el proceso en el que participamos al realizar los registros en la
libreta.
2. IDENTIFICAR cuáles pueden ser el objetivo, el alcance y el dueño de dicho proceso.
3. ANALIZAR si dicho proceso es central o de apoyo para la EDA.
4. REDACTAR el procedimiento en el que participamos al realizar los registros en la libreta
de control de asistencia;
5. ANALIZAR las diferencias existentes entre el proceso identificado en el se solicita 1 y el
procedimiento del se solicita 4;
6. EXPLICAR que información relevaría a los efectos de analizar el procedimiento “Control
de asistencia a clase”.
7. EXPLICAR los métodos que utilizaría para relevar dicha información.
8. ANALIZAR si el procedimiento “Control de asistencia a clase” colabora en el
cumplimiento del objetivo del proceso.
16. Organización y Sistemas II- Curso 2011
16
Caso de Estudio Nº 4: MEDIAFINA S.R.L.1
MEDIAFINA S.R.L. es una empresa que vende al público medias y ropa interior. Fue fundada
por Miguel Soria y su esposa Susana en 1983 con la instalación de un local en Pocitos que ellos
mismos atendían y, gracias a una buena gestión, tanto en lo comercial como en lo financiero,
crecieron hasta contar actualmente con 8 locales de venta, 6 de ellos ubicados en Montevideo y
2 en Canelones (Atlántida y Las Piedras). Asimismo, hace dos años, para aprovechar las
ventajas que otorgan los proveedores en materia de precio y plazo por compras de gran
volumen, la empresa centralizó las compras de las mercaderías que vende. Para ello alquiló un
local donde instaló las oficinas y el Depósito y compró dos camionetas para entregar la
mercadería a los 8 locales. El mercado de medias y ropa interior es muy cambiante, por lo cual
los Soria están siempre atentos a los cambios de la moda y, en muchas ocasiones, importan
directamente marcas internacionales.
La estructura organizativa de MEDIAFINA S.R.L. está encabezada por un Directorio, formado
por Miguel y Susana, del que dependen 3 Departamentos: Ventas, Compras y Administración.
Del Departamento de Ventas dependen los ocho locales, integrados cada uno de ellos por un
Jefe y 4 vendedores y la Sección Depósito, integrada por un Jefe, dos Auxiliares de Depósito y
2 choferes. El Departamento de Compras se integra por su Jefe y dos Auxiliares y el
Departamento de Administración está integrado por un Jefe, 2 Auxiliares de Contabilidad, 2
Auxiliares financieros y un cadete. La empresa ocupa aproximadamente 60 personas.
A principios de 2005, el Directorio resolvió contratar al equipo formado por el Ing. de Sistemas
Martín Ponce y al Licenciado en Administración-Contador Juan Silva para que desarrollaran un
sistema de información computarizado que permitiera disponer de información en tiempo real
generada por los usuarios en los locales, el Depósito y las oficinas. Dicho sistema se terminó de
diseñar en junio 2005. La implantación realizada en el trimestre julio-setiembre mediante el
trabajo conjunto entre los técnicos y los distintos operadores del sistema fue considerada
exitosa. No obstante, en los siguientes meses se encontraron diferencias entre el stock real de
los locales y el indicado por las fichas de stock del sistema y algunos problemas de gestión:
stock excesivo de productos de baja rotación y faltantes en fechas clave como, por ejemplo, el
Día de la Madre.
Frente a esta situación el Directorio contrató al Lic. Silva para que estudiara el sistema de
abastecimientos. Luego de relevar los procedimientos que integran este sistema (compra de
mercadería, recepción y control y reposición a los locales), se enfocó en el Procedimiento de
Reposición de Mercaderías a los Locales y Ventas al público.
Procedimiento de Reposición de Mercaderías a los Locales y Ventas al público.
1. Cada lunes un Auxiliar de Depósito prepara la mercadería para enviar a los locales de
acuerdo al stock disponible en el Depósito. El stock disponible de cada artículo a enviar
lo calcula como la diferencia entre el stock total de dicho artículo y un stock mínimo,
establecido para el mismo en el año 2004 cuando se centralizaron las compras y que
obtiene de un Listado de Stock Mínimo.
1
Caso adaptado a partir de la Segunda Revisión de 2006 de Organización y Métodos Administrativos.
17. Organización y Sistemas II- Curso 2011
17
2. Una vez embalada la mercadería, emite la Boleta de Envío (BE), prenumerada en
original y copia, en la que anota manualmente fecha, local, dirección del Local, código y
cantidad de cada artículo.
3. Ingresa al computador número de BE, código de artículo y cantidad. Con esos datos el
sistema informático actualiza las Fichas de Stock del Depósito.
4. Adjunta el original de la BE a cada uno de los paquetes y envía la copia al Auxiliar de
Contabilidad.
5. El Auxiliar de Contabilidad, con la copia de la BE, ingresa en el programa informático
el código del local al que se envía la mercadería. Con ese dato el sistema asigna la
mercadería enviada a cada local y actualiza la ficha de stock de cada Local.
6. El Chofer recoge en el Depósito la mercadería embalada y la BE/0 y la entrega en cada
local.
7. Un Vendedor del Local recibe la mercadería y la BE/0. Ordena rápidamente la
mercadería recibida en los correspondientes exhibidores y archiva la BE/0 en un
bibliorato por orden numérico.
8. En ocasión de cada venta el Vendedor ingresa al sistema el código y la cantidad de cada
artículo vendido. El sistema emite la Boleta de Contado (BC) en dos vías. Es política de
la empresa no otorgar crédito en forma directa al cliente.
9. El Vendedor entrega la primera vía de la BC al cliente y archiva la segunda vía por
orden numérico. Al facturar la venta el programa actualiza las fichas de stock del Local.
10. Semanalmente el Jefe del Local remite los duplicados de las BC al Auxiliar de
Contabilidad, quien controla que todas estén ingresadas en el sistema y las archiva por
orden numérico y por Local.
Se solicita:
1. DIAGRAMAR el procedimiento actual de “Reposición de Mercaderías a los Locales y
Venta al Público” de MEDIAFINA S.R.L.
2. ANALIZAR el procedimiento de “Reposición de Mercaderías a los Locales y Venta al
Público”, explicando en forma clara cada una de las fallas y aspectos positivos que
detecte en el mismo.
3. FORMULAR las recomendaciones que permitan mejorar dicho procedimiento,
fundamentando las mismas.
18. Organización y Sistemas II- Curso 2011
18
Caso de Estudio Nº 5: JOTA S.A.
Jota S.A. es una empresa que produce, vende y distribuye en plaza conservas y salsas con la
marca “Rica”. Está ubicada en las afueras de Canelones y cuenta además con oficinas en
Montevideo. Ocupa, dependiendo de la zafra, entre 120 y 150 empleados.
Recientemente el Gerente Comercial realizó un acuerdo con la cadena de supermercados
Labarata, según el cual Jota elaboraría salsa de tomate que sería comercializada exclusivamente
por la cadena con su marca exclusiva “Delicia”. Las cantidades solicitadas inicialmente por los
supermercados implicaban duplicar el volumen habitual de producción de Jota. El acuerdo
especificaba que Jota etiquetaría los frascos de salsa con etiquetas autoadhesivas que brindaría
Labarata. Jota se haría cargo de adquirir los frascos adecuados.
La primera partida de salsa fue entregada a tiempo en cada uno de los locales de la cadena, pero
fue rechazada en todos ellos. Los frascos grandes, etiquetados como de 200 gr, tenían realmente
una capacidad de 220 gramos. Y los frascos pequeños, que debían llevar una etiqueta larga
diseñada para frascos cilíndricos, eran de forma prismática.
Si bien el Gerente Comercial logró negociar una nueva fecha de entrega, el relacionamiento con
la cadena de supermercados se vio seriamente afectado y la empresa debió asumir fuertes
pérdidas por los envases inadecuados y las etiquetas utilizadas. Comenzó a investigar las causas
del grave error, más aún luego de recordar que no era la primera vez que ocurrían errores serios
en el desarrollo de productos solicitados específicamente por clientes.
El proceso de desarrollo de productos solicitados por clientes partía de la aprobación, por parte
del Directorio, del acuerdo con el cliente y las especificaciones técnicas correspondientes. Una
vez aprobado, el Gerente Comercial enviaba, por correo electrónico:
una orden de producción a la Gerencia de Producción, a partir de la cual se producía las
cantidades correspondientes,
una orden de compra a la Gerencia de Compras, a partir de la cual se adquirían los
materiales necesarios, incluidos los envases.
una solicitud a la Sección Envasado, en la cual se detallaba la fecha en la cual se debía
proceder a envasar las salsas,
una solicitud a la Sección Transporte en la cual se indicaba la fecha de envío, las cantidades
a enviar y la dirección de envío.
El análisis de los procedimientos de elaboración de salsas indicó que los mismos se habían
cumplido en forma eficaz y eficiente. El Gerente se concentró, entonces, en el procedimiento de
Adquisición y Recepción de Materiales, cuya descripción literal se presenta a continuación:
Paso Descripción
1 El Gerente de Compras recibe del Gerente Comercial por correo electrónico la orden de
compra de materiales
2 El Gerente de Compras analiza la orden recibida, verificando que en la misma conste
claramente la fecha, las cantidades a solicitar, la descripción de los materiales
solicitados y la fecha de entrega solicitada al proveedor.
3 El Gerente de Compras, si falta alguno de los datos, solicita al Gerente Comercial que
19. Organización y Sistemas II- Curso 2011
19
los complete.
4 El Gerente de Compras, una vez completa la información, reenvía el correo electrónico
a tres o cuatro proveedores del ramo solicitando el envío de una cotización lo antes
posible.
5 El Gerente de Compras elige, una semana después, la cotización más económica de
entre las recibidas.
6 El Gerente de Compras informa al proveedor por teléfono que le ha sido adjudicada la
compra y confirma con el proveedor la fecha de entrega de la misma.
7 El Gerente de Compras llama por teléfono al Jefe de la Sección Depósito y le informa
la fecha y el nombre del proveedor que entregará los materiales solicitados.
8 El Jefe de la Sección Depósito anota en un pizarrón, en un lugar visible claramente por
todos los operarios, la fecha en la cual se recibirá los materiales y el nombre del
proveedor que los entregará.
9 Un Operario de Depósito recibe los materiales y la factura del proveedor.
10 El Operario de Depósito controla que coincida la cantidad y descripción de los
materiales entregados con la cantidad y descripción de materiales facturados.
11 El Operario de Depósito controla que la factura entregada por el proveedor contenga
todos los requisitos legales y que los cálculos realizados sean correctos.
12 Luego, el Operario de Depósito, consulta por teléfono con el Gerente de Producción la
Sección destinataria de los materiales y los envía de inmediato.
13 El Operario de Depósito sella la factura en señal de recepción y la envía al
Departamento de Contaduría
14 El Operario de Depósito borra del pizarrón la fecha prevista de recepción de los
materiales y el nombre del proveedor.
Se solicita:
1. ANALIZAR el procedimiento de “Adquisición y Recepción de Materiales”, explicando
en forma clara cada una de las fallas y fortalezas que usted detecte en el mismo.
2. FORMULAR las recomendaciones que permitan mejorar dicho procedimiento,
fundamentando las mismas.
20. Organización y Sistemas II- Curso 2011
20
Caso de Estudio Nº 6: PERMISOS PARA CONDUCIR EN LA
INTENDENCIA MUNICIPAL 2
El Analista en O y S Jorge Terzet ha sido contratado por una de las Intendencias Municipales
del país, en el marco de un proyecto que busca mejorar los servicios que presta la Intendencia y
la atención a los ciudadanos, para estudiar el proceso de “Otorgamiento de permisos para
conducir”.
En un diagnóstico previo realizado se evidenció que este proceso es motivo de quejas de los
usuarios por lo lento y engorroso que les resulta.
El proceso de “Otorgamiento de permisos para conducir” se compone de dos subprocesos:
A) Otorgamiento de licencia nacional de conductor (LNC) por primera vez (automóviles, motos
y camiones)
B) Renovación de LNC.
A continuación se presenta el formulario “Ficha de proceso, subproceso y procedimiento”
diseñado por Jorge, que contiene la descripción detallada del procedimiento “Otorgamiento de
licencia nacional de conductor (LNC) - automóviles”.
Nota: Aquellos campos del formulario que Jorge no ha completado, figuran con signos de
interrogación.
FORMULARIO “FICHA DE PROCESO, SUBPROCESO y PROCEDIMIENTO”
A Nombre del Proceso Nombre del Subproceso
Otorgamiento de permisos para
conducir
Otorgamiento de licencia nacional de conductor (LNC) por
primera vez (automóviles, motos y camiones)
B Objetivo del Subproceso
Cumplir los requisitos legales que regulan la habilitación para conducir vehículos y otorgar la LNC
al interesado.
C Alcance del Subproceso
¿??????
D Descripción del Subproceso
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Agendar día y hora para tramitar solicitudes de LNC por
primera vez
Auxiliar Administrativo
2 Registrar datos del interesado de LNC Auxiliar Administrativo
3 Tomar examen teórico al interesado Examinador
4 Tomar examen práctico al interesado Inspector
5 Realizar examen médico al interesado Médico
6 Cobrar LNC al interesado Cajero
7 Completar y entregar carné de LNC al interesado Auxiliar Administrativo
E Actores primarios: entradas, salidas y clientes del Subproceso
ENTRADAS
¿??????
SALIDAS
¿??????
CLIENTES
Internos: Auxiliar Administrativo, Inspector
y Médico
Externos: ¿??????
2
Caso usado en la 2ª revisión 2009 en Organización y Métodos Administrativos
21. Organización y Sistemas II- Curso 2011
21
Descripción detallada del Procedimiento “Expedición de licencia nacional de conductor
(LNC) - automóviles”
1
El interesado llama por teléfono o se presenta en la Intendencia Municipal (IM) para solicitar
día y hora para tramitar su solicitud de LNC. El Auxiliar Administrativo anota el nombre, día
y hora asignada en un cuaderno.
2
El interesado se presenta en la IM el día y hora asignado. El Auxiliar Administrativo registra
sus datos personales (nombre y apellido, domicilio, fecha de nacimiento, cédula de identidad)
en un formulario en papel “LNC - automóviles” en 2 vías (1- original y 2- copia) y le asigna
día y hora para realizar el examen teórico. Archiva la vía 2 en un bibliorato en orden
alfabético y la vía 1 en orden de fecha asignada para realizar el examen teórico.
3
El interesado se presenta en la IM el día y hora asignado. Realiza el examen teórico. Si lo
aprueba, el Examinador registra el resultado en la vía 1 del “LNC - automóviles” y le otorga
día y hora para realizar el examen práctico. Remite vía 1 de “LNC - automóviles” al
Departamento Médico. Si no lo aprueba, el Examinador le indica al interesado que debe
solicitar nuevo día y hora para volver a tramitar su solicitud y destruye la vía 1 de “LNC –
automóviles”.
4
El interesado se presenta en la IM el día y hora asignado. Realiza el examen práctico. Si lo
aprueba, el Inspector registra el resultado en un cuaderno “Resultados examen práctico” y le
indica al interesado que debe ir a la IM a solicitar día y hora para realizar el examen médico.
Si no lo aprueba, el interesado solicita al Auxiliar Administrativo nuevo día y hora para repetir
el mismo.
5
El interesado se presenta en la IM el día y hora asignado por el Auxiliar Administrativo y
realiza el examen médico. El Médico examina al interesado y le indica si está habilitado o no
para obtener la licencia.
En caso de estar habilitado, registra el plazo de vigencia de la licencia en la vía 1 del
“LNC - automóviles” y le indica al interesado que debe ir a la Caja a pagar el trámite.
Remite la vía 1 del “LNC - automóviles” al Auxiliar Administrativo.
En caso de no estar habilitado, el médico le indica al interesado que deberá subsanar el
impedimento detectado (ej. si necesita lentes o audífonos) y solicitar nuevamente día y
hora para repetir el examen médico. Destruye la vía 1 del “LNC - automóviles”
6
El interesado habilitado se presenta en la Caja para pagar el trámite de LNC - automóviles. El
Cajero emite el ticket de cobro en el sistema informático de Tesorería, cobra y entrega el ticket
al interesado.
7
El interesado presenta el ticket de Caja al Auxiliar Administrativo como constancia de pago
del trámite. El Auxiliar Administrativo se comunica telefónicamente con el Inspector para
confirmar que haya aprobado el examen práctico, le saca la foto al interesado, completa los
datos personales en el carné “LNC”, lo firma, lo plastifica y lo entrega al interesado en el
momento. Archiva la vía 1 del “LNC – automóviles” en un bibliorato, por fecha.
Se solicita:
1. EXPRESAR el contenido que deberían tener los campos del formulario “Ficha de proceso,
subproceso y procedimiento” que tienen signos de interrogación.
2. ANALIZAR el procedimiento “Expedición de licencia nacional de conductor (LNC) -
automóviles”, explicando en forma clara cada una de las fallas y fortalezas que usted
detecte en el mismo.
3. FORMULAR las recomendaciones que permitan mejorar dicho procedimiento,
fundamentando las mismas.
22. Organización y Sistemas II- Curso 2011
22
Caso de Estudio Nº 7: RESERVA ON LINE 3
La Compañía de Ómnibus de Pando S.A. (COPSA) ofrece a sus clientes la posibilidad de
realizar sus reservas de pasajes mediante la página web de la empresa.
3
http://www.copsa.com.uy/terminos-y-condiciones.htm
26. Organización y Sistemas II- Curso 2011
26
Se solicita:
1. ANALIZAR si en el diseño del formulario de reserva de COPSA se tuvieron en cuenta los
atributos (funcionales y formales) que se deben considerar al diseñar todo formulario y las
pautas específicas para el diseño de formularios activos.
2. EXPLICAR qué beneficios y qué inconvenientes se le pueden generar al usuario al utilizar
este formulario activo frente al sistema tradicional de compra de pasajes.
27. Organización y Sistemas II- Curso 2011
27
Caso de Estudio Nº 8: BOLSAS S.R.L.
Bolsas S.R.L. es una empresa ubicada en Montevideo que se dedica a la producción y
comercialización de bolsas plásticas de distinto tamaño y espesor para supermercados,
comercios y viveros de todo el país. Su Directorio, formado por Jorge Bravo y Raúl Valiente,
aprobó las recomendaciones realizadas por el Contador de la empresa a los efectos de
solucionar una serie de problemas detectados∗
, por lo que la estructura organizativa actual de la
empresa es la siguiente:
Del Directorio dependen:
El Departamento de Producción del que dependen tres Secciones: Fabricación, Compras y
Control de Calidad y un Sector: Depósito y Expedición.
Departamento de Comercialización, del que dependen dos Secciones: Ventas Montevideo y
Ventas Interior.
Departamento de Administración y Finanzas, del que dependen tres Secciones: Finanzas,
Contabilidad y Personal.
A pesar de los cambios en la estructura persisten algunos problemas que preocupan a ambos
Directores. Por ejemplo, se han recibido quejas de clientes que afirman que existen “pedidos
que nunca llegan y luego los quieren cobrar” y de los vendedores que afirman que “lo que envía
la empresa no es lo que vendimos y nosotros siempre tenemos la culpa”.
Ante este tipo de problemas se resolvió analizar el procedimiento de ventas y cobranzas en base
a su descripción en el Manual de Procedimientos de la empresa.
∗
Visto en el Caso Práctico No. 6 del curso de Organización y Sistemas I
28. Organización y Sistemas II- Curso 2011
28
Manual de Procedimientos
BOLSAS
S.R.L.
VENTAS Y COBRANZAS
Fecha: 07/2009 Código: PR 7.2-01 Revisión: 2
1. OBJETIVO
Asegurar que la gestión de ventas y cobranzas cumpla con las políticas y objetivos
establecidos por la Dirección de la empresa.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las ventas y cobranzas de la empresa.
3. INVOLUCRADOS
Vendedores
Auxiliar de Comercialización
Auxiliar de Depósito y Expedición
Choferes
Auxiliar de Contabilidad
Auxiliar de Finanzas
4. DESARROLLO
1. Los vendedores visitan a los clientes y reciben sus pedidos, anotando en una hoja por
cada pedido el nombre del cliente, su dirección, la descripción de la mercadería
solicitada, la cantidad y el precio que consultan en la lista de precios.
2. Una vez a la semana entregan las hojas al Auxiliar del Departamento de
Comercialización, quien elabora las respectivas facturas F01 en 3 vías. El original lo
envía al Sector Depósito y Expedición, la primera copia a la Sección Contabilidad y la
segunda la archiva por orden numérico. Luego de realizadas las facturas destruye las
hojas entregadas por los vendedores.
3. El Auxiliar del Sector Depósito y Expedición, con el original de la factura, retira del
fichero las fichas de stock FS, actualizando manualmente el stock de cada artículo a
medida que los va incluyendo en el pedido que está preparando. Devuelve al fichero las
fichas de stock.
4. Si el stock de algún artículo es insuficiente, lo solicita telefónicamente a la Sección
Fábrica, archiva la factura en el bibliorato Pedidos Pendientes de Entrega y coloca el
pedido parcialmente preparado en la estantería dispuesta a tal efecto, a la espera de lo
que falta.
5. Si el pedido está completo, lo coloca, junto al original de la factura, en la estantería de
pedidos prontos para entrega, para que los choferes procedan a cargarlo y entregarlo al
cliente.
29. Organización y Sistemas II- Curso 2011
29
6. Los choferes cargan los pedidos en los camiones de la empresa y los entregan junto al
original de la factura en el domicilio del cliente.
7. El Auxiliar de la Sección Contabilidad, con la primera copia de la factura, que recibe del
Auxiliar del Departamento de Comercialización (paso 2), la ingresa en el sistema
contable informatizado, que automáticamente actualiza la cuenta corriente del cliente.
Archiva la factura por orden numérico.
8. A fin de mes el Jefe de la Sección Contabilidad imprime un listado de las facturas del
mes a cobrar y lo envía a la Sección Finanzas.
9. El Auxiliar de la Sección Finanzas confecciona los recibos R01 en original y copia
(original para el cliente y copia para la empresa) y los entrega a los cobradores de la
Sección Finanzas. Archiva el listado por fecha.
10. Al momento de cobrar, los cobradores entregan la vía original del recibo al cliente. Una
vez por semana los cobradores confeccionan la Planilla de Cobranza en dos vías,
donde detallan número de recibo cobrado, nombre del cliente, facturas que cancela y
medios de pago (efectivo o cheques).
11. Los cobradores entregan al Auxiliar de la Sección Finanzas la copia de los recibos
cobrados, los medios de pago – efectivo o cheques- y el original de la Planilla de
Cobranza.
12. El Auxiliar de la Sección Finanzas deposita los medios de pago recibidos en la cuenta
corriente bancaria de la empresa, archiva por nombre de cobrador la planilla y envía los
recibos a la Sección Contaduría.
13. El duplicado de la planilla y los recibos no cobrados permanecen en poder del
cobrador.
5. REFERENCIAS
F01: Factura
FS: Ficha Stock
R01: Recibo
6. REGISTRO DE MODIFICACIONES
Rev. Fecha Modificación
1 05/2008 Primera emisión
2 07/2009 Se unifican procedimientos de venta y de
cobranza
Revisado: Cr. Martín Rivero Aprobado: Jorge Bravo
30. Organización y Sistemas II- Curso 2011
30
Con el fin de neutralizar los efectos de la recesión del mercado y enfrentar la creciente
competencia, el Directorio de BOLSAS SRL ha decidido crear una página web para informar
con referencia a las características de la empresa y su línea de productos y poder captar pedidos
de los clientes habituales o de nuevos clientes. ∗
Se solicita:
1. A los efectos de completar el Manual de Procedimientos de “Bolsas S.A.”, DIAGRAMAR
el cursograma del procedimiento de Ventas y Cobranzas.
2. ANALIZAR el procedimiento de Ventas y Cobranzas, explicando en forma clara cada una
de las fallas y de los aspectos positivos que detecte en el mismo.
3. FORMULAR las recomendaciones que permitan mejorar dicho procedimiento,
fundamentando las mismas.
4. REALIZAR una propuesta, en forma literal, para mejorar dicho procedimiento.
5. DISEÑAR un formulario tradicional que permita a los vendedores registrar los pedidos de
los clientes.
6. DISEÑAR un formulario activo, a incluir en la página web de la empresa, con el fin que los
clientes puedan realizar sus pedidos en forma electrónica.
∗
A través de Internet han surgido nuevas formas comerciales, que pueden clasificarse en función de las partes que
interactúan en las transacciones:
• B2B (Business to Business): corresponde a negocios efectuados entre dos empresas, a través de internet,
anunciando sus productos mediante páginas web dirigidas especialmente a empresas.
• B2C (Business to Consumer): en este caso se trata de empresas que venden productos o servicios a los
consumidores, a través de internet, anunciando sus productos mediante una página web.
31. Organización y Sistemas II- Curso 2011
31
Caso de Estudio Nº 9: ORGANIZACIÓN DEL ESTADO 4
Una Organización del Estado, situada en el interior del país, cuenta con una flota de 150
vehículos, necesarios para prestar sus servicios. La carga de combustible se realiza mediante
surtidores de la propia organización.
El procedimiento de carga y control de combustibles a través de surtidores propios de la
organización se puede describir de la siguiente forma:
1. Diariamente, cada chofer, antes de iniciar su jornada laboral, carga combustible en los
surtidores. La carga la realiza el propio chofer, en forma personal y llena completamente el
tanque del vehículo.
2. El chofer completa manualmente el formulario “Movimiento de Combustible” en dos vías.
En dicho formulario registra: fecha, su nombre y número de funcionario, número de
matrícula del vehículo, tipo de combustible y cantidad de litros cargados, firma del chofer.
El original lo guarda el chofer en su archivo personal, ordenado cronológicamente y el
duplicado lo lleva personalmente al Departamento de Control de Vehículos.
3. Al regresar, al final de su jornada laboral, el chofer completa manualmente el formulario
“Movimientos del día”, en dos vías. En él detalla: fecha, su nombre y número de
funcionario, cantidad de viajes realizados y kilometraje final que muestra el vehículo.
4. La primera vía la guarda en su archivo personal y la segunda la lleva al Departamento de
Control de Vehículos. Ambos formularios son archivados en la carpeta “Informes de
Choferes” por orden cronológico.
5. Mensualmente, el Auxiliar del Departamento de Control de Vehículos extrae del archivo
“informes de Chóferes” las copias recibidas de ambos formularios y las ingresa en una
planilla electrónica de acuerdo al siguiente modelo:
Nombre del chofer Matrícula del vehículo:
Mes:
Día Km al
inicio del
día *
Cantidad
de Viajes
realizados
Litros
cargados
Km al
final
del día
Km
recorridos
Promedio por
viaje (km
recorrido/canti
dad de viajes)
Rendimiento
(km
recorridos/canti
dad de litros)
La planilla consta de 31 renglones.
* Los km. al inicio del día coinciden con los Km. al final del día anterior
6. Destruye los MC/1 y MD/1, imprime la planilla completa y la entrega al Jefe del
Departamento, quien la analiza.
7. Extrae del archivo “Informes de viajes”, ordenado por chofer, el formulario “informe”,
preparado y controlado por el Jefe de Choferes. El informe contiene el detalle de cada viaje
realizado, su destino, la estimación de los kilómetros a recorrer y la duración prevista del
mismo.
4
Caso utilizado en la Primera Revisión de 2003
32. Organización y Sistemas II- Curso 2011
32
8. Si la cantidad de viajes declarada por el chofer no coincide con la informada por su Jefe,
sigue la rutina Nº 2.
9. Si el Rendimiento (o sea, la cantidad de kilómetros recorridos por litro de combustible)
difiere en forma significativa del rendimiento habitual de un vehículo, inicia la rutina Nº 3
de amonestación al funcionario.
10. Asimismo, si el promedio de litros de combustible insumido por viaje excede en un
porcentaje significativo el promedio histórico, inicia la rutina Nº 4 de amonestación al
funcionario.
11. Si no encuentra diferencias, destruye la Planilla y archiva nuevamente el informe.
Recientemente asumió un nuevo Director de la Organización y manifestó al Jefe del
Departamento de Control de Vehículos sus inquietudes:
“He visto vehículos de la organización fuera del horario de trabajo... ¡He sentido rumores de
choferes que venden combustible! Eso no lo voy a permitir. Debemos mejorar inmediatamente
ese procedimiento”
El Jefe de Control de Vehículos, entusiasmado con la idea de modificar el procedimiento dijo:
“La única forma de mejorar el procedimiento es mediante el uso de la tecnología. Hay unos
aparatos llamados tacógrafos que son pequeñas computadoras. Se conectan a cada vehículo y
establecen, en forma absolutamente confiable, la ruta recorrida, la velocidad, los tiempos de
detención, el consumo del combustible. Esa información se traslada a un computador y permite
un análisis pormenorizado de toda la información, sin errores. Los más modernos incluyen un
sistema de comunicaciones, que permiten guiar al vehículo...”
“¡De ninguna manera vamos a realizar esa inversión!- lo interrumpió el Director- ¡No hay
dinero para invertir en eso! Debemos mejorar el procedimiento con los recursos que tenemos. El
objetivo es claro: deseo controlar la actuación del chofer. Tal como están las cosas, de lo único
que estamos seguros es de la cantidad de viajes que realizan. Pero pueden existir graves
irregularidades. Debemos analizar el procedimiento”.
Se solicita:
1. DIAGRAMAR los pasos número 7 y 8 del procedimiento actual de carga y control de
combustible de esta “Organización del Estado”.
2. ANALIZAR críticamente el procedimiento actual de carga y control de combustible de esta
“Organización del Estado”, explicando los aspectos positivos y negativos que detecte en el
mismo.
3. PROPONER las recomendaciones necesarias para mejorar el procedimiento de carga y
control de combustible.
4. ANALIZAR el formulario “planilla electrónica” que se presenta anteriormente como
soporte del procedimiento de carga y control de combustible.
5. FORMULAR recomendaciones para mejorar el formulario “planilla electrónica”, bajo los
supuestos que el mismo continúa realizándose mediante una planilla electrónica.
33. Organización y Sistemas II- Curso 2011
33
PROCEDIMIENTO ACTUAL DE CARGA Y CONTROL DE COMBUSTIBLES – ORGANIZACIÓN DEL ESTADO
12/11/2003 HECHO POR: T.A MARIO PÉREZ
CHOFER
AUXILIAR DE CONTROL
DE VEHÍCULOS
JEFE DE CONTROL DE
VEHÍCULOS
2
TODO
MOV.
COMBUST.
0 1
MC
Arch.
Personal
MC/1
MC/1- MD/1
3
4
TODO
MOV.
DEL DÍA
MD
0 1
MD/1
5
Ingresa datos
en planilla
PLANILLA
PL
PL
PL
Rend.
diferente
Rend. Hab.
?
SI
NO
RUTINA 3
SI
NO
RUTINA 4
Prom.>
Prom.
Histórico
?
10
9
MD/0
Cronoló-
gico
Informe
Viajes
Por chofer
PL
Informe
Informe
MC/0
Informe de
Choferes
Cronoló-
gico
MC/1-
MD/1
6
MC/1- MD/1
11
34. Organización y Sistemas II- Curso 2011
34
Caso de Estudio Nº 10: MOLINO SAN JAVIER
El Molino San Javier se encuentra situado en Dolores, Departamento de Soriano, próximo a la
zona trigueña más importante del país. Fue fundado por Don José Rodríguez hace ya más de un
siglo y hoy se encuentra dirigido por Walter Rodríguez, nieto del fundador, principal accionista
y Gerente General. El Molino elabora distintos tipos de harinas (pasteras, pizzeras, 0, 00, 000) y
subproductos como afrechillo y semitín.
El Molino cuenta con una oficina en Montevideo, donde trabajan 30 personas distribuidas en la
Gerencia de Administración y Finanzas (dirigida por el Cr. Bruno Ros) y la Gerencia
Comercial. La Gerencia de Producción está ubicada en Dolores y cuenta con 50 personas, entre
Jefes de Producción y Operarios.
Hasta el año 2009, la estrategia de marketing fue vender a grandes clientes, por ejemplo a
fábricas panificadoras y fábricas de pastas de gran porte y por ende de grandes volúmenes de
compras. Los procesos de ventas, cobranzas y distribución, se manejaban de manera simple,
fundamentalmente en forma manual. Diariamente, existía un número reducido de operaciones
que eran controlables por parte del personal de ventas y de cobranzas.
Durante el 2010, Walter Rodríguez decidió un cambio de estrategia e ingresar también en el
segmento de clientes minoristas, es decir, venta a panaderías barriales, con el cual el Molino
nunca había trabajado y resultaba aparentemente muy rentable.
El cambio de estrategia provocó que el número de clientes se multiplicara por 10, lo cual generó
un incremento exponencial en el número de operaciones de venta (autorizaciones de pedidos,
emisión de facturas, gestiones de cobro y otros).
A las pocas semanas de implementar la nueva estrategia, ya resultaba evidente que la misma no
podía ser soportada por los procesos actuales. Inmediatamente, comenzaron a manifestarse una
serie de debilidades de la organización, desde problemas en la atención al cliente hasta errores
diarios en las entregas de harina. Asimismo, graves errores en la facturación, cobranza y manejo
de fondos impactaron en la rentabilidad del negocio.
Desde el punto de vista del sistema de información gerencial, el sistema informático de
facturación no estaba diseñado para soportar el gran número de operaciones que surgía del
incremento de la cartera de clientes, observándose en algunos casos, demoras y errores en las
facturas, lo cual generaba “cuellos de botella” en el proceso. Tampoco brindaba información de
stocks en tiempo real que permitiera un efectivo control sobre los inventarios, ni brindaba
información que ayudara a la toma de decisiones. Por ejemplo los días de atraso en las cuentas a
cobrar de los clientes en el pasado eran calculados en forma manual pero en la actualidad, ello
resultaba imposible y no se contaba con esa información.
Si bien Walter Rodríguez era consciente de las dificultades que estaba ocasionando el cambio
de estrategia, pensó que con el tiempo los problemas se solucionarían. Sin embargo, a fines del
2010, constatando las quejas de los clientes y sus amenazas para cambiar de proveedor, decidió
resolver el problema, sea como sea, y delegó la solución al Cr. Bruno Ros.
El Cr. Bruno Ros decide contratar al Analista de OyM, T.A. Roberto Solucionatutti para
analizar los procesos y luego comprar e implementar un nuevo sistema informático de
35. Organización y Sistemas II- Curso 2011
35
facturación, contabilidad y gestión de stock. Dicho sistema, debe facilitar la toma de decisiones
del Sr. Walter Rodríguez respecto al otorgamiento de crédito a un cliente y promoción de un
determinado tipo de harina, entre otros beneficios.
Se solicita:
1. INDICAR dos ejemplos de la información que debería proveer el nuevo sistema informático
para facilitar las decisiones que debe tomar el Sr. Walter Rodríguez. Para los ejemplos
brindados indicar: destinatarios de la información, datos a procesar, fuentes de datos,
periodicidad.
2. ANALIZAR las siguientes afirmaciones realizadas por Walter Rodríguez y comente la
validez de cada una de ellas, en base al marco teórico brindado en el curso:
a. “Necesitamos un sistema de computación que me brinde datos para saber que clientes
me deben y cuales no me deben”.
b. “Implementemos de una vez un buen sistema informático y luego veremos si nuestros
procesos necesitan ser mejorados”.
3. DESCRIBIR el rol que debería cumplir el Analista de Organización y Sistemas, T.A.
Roberto Solucionatutti antes y durante la implementación del nuevo sistema informático.
36. Organización y Sistemas II- Curso 2011
36
Caso de Estudio Nº 11: LABARATA S.A.
LABARATA S.A. es una cadena de supermercados, reconocida por sus bajos precios y que
ocupa a más de 1000 personas. Cuenta con 9 locales de venta distribuidos en toda la ciudad y un
Depósito para las mercaderías. Las oficinas administrativas se encuentran ubicadas en un
edificio recientemente adquirido.
El Gerente General de LABARATA S.A. planteó en una reunión con otros Gerentes el siguiente
problema: “No puedo tomar decisiones con la información que tengo. Recibo los informes de
venta el 15 de cada mes, cuando ya es tarde para realizar acciones correctivas. El inventario se
realiza cada tres meses y siempre da diferencias.” “Para tomar decisiones adecuadas, necesito
saber todas las semanas la cantidad vendida por cada local, a nivel de grandes líneas de
productos. En lugar de eso recibo, en forma mensual y con 15 días de atraso, un listado
interminable de todas las ventas de la cadena, artículo por artículo. ¡No me sirve!”
El Gerente de Compras, por su parte, agregó: “Mi situación es distinta. A mí si me sirve el
detalle artículo por artículo, pero también lo necesito semanalmente. Y necesito conocer el nivel
de existencias, en forma confiable. De otra forma no puedo planificar las compras. Ahora bien,
mis Auxiliares también se quejan que no tienen información relativa al cumplimiento de cada
proveedor. Sabemos que la información está en el sistema: que proveedores envían cantidades
distintas a las solicitadas, cuales tienen errores en los precios o en la facturación. Pero no
accedemos a esa información y luego, lo que nos llega es un rezongo de la Contaduría por
seguir comprando a un proveedor que no cumple”.
“Toda la información está en el sistema – dijo el Gerente General – El problema es que, para
acceder a ella, debemos emitir docenas de listados. Entonces está peor, no está disponible y, al
final, no sirve. ¡Quiero tener un simple cuadro que me indique la evolución de las ventas de
cada local… no un listado de 250 hojas que me detalle cuantos sobres de té o latas de arvejas se
vendieron!”
El Gerente de Marketing, por su parte expresó: “Entiendo que tu necesitas información
resumida, pero yo necesito el detalle. Aún no llegamos a un sistema de CRM, pero vamos en
camino a él. ¡Cuando voy a diseñar una promoción, necesito saber como varían las ventas de
cada artículo por local, por día y hasta por hora!”
“Por favor, ¡eso implica toneladas de papel! – le contestó el Gerente General.- No me digas que
tienes tiempo ni de leerlo…”
“No implica toneladas de papel, al contrario… es probable que no imprima nada. Te pondré un
ejemplo. El último mes notamos que habían bajado las ventas de conserva de tomates. Lo
primero que necesito es conocer la información por marca y por tipo de empaque. Luego
conocer si bajó por igual en todos los locales. En este caso, prácticamente a mano, detectamos
que la baja había sido más pronunciada en los productos “CAREX” de precio alto. Asimismo,
vimos que había disminuido fuertemente la venta, pero las ventas del envase de 200 gramos
habían aumentado; y ¡nosotros nos habíamos quedado sin stock! A partir del informe básico de
venta por producto – que, realmente, es lo único que proporciona el sistema ahora nosotros
tenemos que empezar a investigar. No siempre investigo lo mismo: al contrario, los problemas
varían”.
37. Organización y Sistemas II- Curso 2011
37
Al terminar la reunión el Gerente General manifestó su decisión de contratar una firma
consultora en organización y sistemas con el objetivo de analizar el sistema de información de
la empresa.
Se solicita:
1. EXPLICAR las etapas que se deben seguir para el desarrollo e implementación de un sistema
de información gerencial para LABARATA S.A.
2. ANALIZAR si la información que brinda el sistema actual de LABARATA S.A. cumple con
los requisitos que debe tener la información.
38. Organización y Sistemas II- Curso 2011
38
Caso de Estudio Nº 12: PERNAS S.A.
PERNAS S.A. es una empresa que fabrica, distribuye en plaza y exporta repuestos para
maquinarias de uso industrial. Del Directorio depende la Gerencia General que supervisa a tres
Gerencias: Producción, Ventas y Administración. La empresa ocupa a 80 trabajadores.
De la Gerencia de Administración dependen 5 Departamentos: Compras, Contabilidad,
Tesorería, Personal y Facturación. El Departamento de Personal tiene asignadas las actividades
de registro y control de la asistencia, reclutamiento y selección del personal, evaluación de su
desempeño y liquidación de sueldos, jornales y distintas partidas salariales. El Departamento de
Personal está integrado por un Jefe y 2 Auxiliares. Existen quejas de los empleados generadas a
causa de demoras en la gestión de las licencias por parte de este Departamento.
“El Programa de Sueldos no contempla todas nuestras particularidades” -explica el Jefe de
Personal-. “A vía de ejemplo, no contempla la posibilidad de obtener días de licencia
adicionales por estudios o por haber realizado gestiones para la empresa en el exterior. Ambos
aspectos son contemplados en nuestro convenio laboral”.
Agobiado por las quejas, el Jefe de Personal quiso estudiar en detalle el procedimiento y
encargó el relevamiento del mismo. No obstante insistió en expresar: “Pensar que en este
mundo de las telecomunicaciones, de la informática y de los avances tecnológicos, nosotros
seguimos trabajando a pedal...”. La información relevada es la siguiente:
Procedimiento de Solicitud y Tramitación de Licencias:
1. El empleado solicita al Jefe de su Unidad la licencia reglamentaria. Una vez autorizada
verbalmente por el Jefe correspondiente, completa el formulario de licencia (FL) en 3 vías
con los siguientes datos: nombres y apellidos, número de empleado, cargo, oficina en la cual
se desempeña, cantidad de días solicitados, fecha a partir de la cual solicita el usufructo de
licencia y firma.
2. Posteriormente, el Jefe del empleado solicitante firma las 3 vías de FL y las remite al
Departamento de Personal.
3. Un Auxiliar Administrativo del Departamento de Personal (Sr. López) sella y firma las 3
vías de FL. El FL/0, lo entrega al Jefe del Departamento. Archiva juntos los FL /1/2 por
número de empleado.
4. El Jefe del Departamento firma el FL/0 y lo entrega al Auxiliar Administrativo (Sr.
Ferreira).
5. El Auxiliar Administrativo Ferreira busca en el fichero de licencias -archivo computarizado,
ordenado alfabéticamente por apellido- la ficha del empleado solicitante y verifica el saldo
disponible de su licencia. Si la cantidad de días solicitados supera el saldo disponible, anota
en el FL/0 dicho saldo y lo devuelve a la oficina solicitante para que el empleado y su Jefe
reconsideren la solicitud teniendo en cuenta la disponibilidad de días. Cierra el archivo. Es
política de la empresa que solamente el Gerente General, en casos excepcionales, puede
autorizar adelantos de usufructo de licencia aún no generada.
6. Si el saldo de licencia disponible es suficiente para cubrir la solicitud, registra en la ficha del
empleado los días de licencia solicitados (fechas y total de días), calcula el nuevo saldo e
imprime un listado, en dos vías, L/0/1 con el detalle de fechas, cantidad de días disponibles,
39. Organización y Sistemas II- Curso 2011
39
cantidad de días solicitados, total usufructuado hasta el momento (acumulado del presente
año) y el nuevo saldo. Graba la información y cierra el archivo.
7. Entrega el FL/0 y las dos vías del listado al Jefe del Departamento.
8. El Jefe del Departamento de Personal firma el FL/0 y el L/0/1, engrapa los 3 ejemplares y
los entrega al Auxiliar Administrativo López.
9. Cuando recibe el FL/0 y el L/0/1, el Auxiliar Administrativo López retira del archivo las
correspondientes FL/1/2 y procede de la siguiente manera: archiva alfabéticamente FL/0 con
L/0 y envía FL/1/2 y L/1 a la oficina del empleado solicitante.
10. Un Auxiliar de dicha oficina archiva alfabéticamente FL/1 y L/1 y entrega al empleado
solicitante FL/2.
El Departamento de Personal funciona actualmente en un local que comparte con los
Departamentos Contaduría y Tesorería. Hace 15 días el Gerente General resolvió que se
acondicionaría una pequeña habitación contigua para ser ocupada por el Departamento de
Personal. La representación a escala de dicha habitación y el mobiliario a utilizar es el siguiente:
Se solicita:
1. ANALIZAR críticamente el procedimiento de Solicitud y Tramitación de Licencias,
explicando los aspectos positivos y negativos que detecte en el mismo.
2. DIAGRAMAR, en el plano de la habitación, la ubicación del mobiliario del Departamento
de Personal y FUNDAMENTAR la propuesta (la diagramación debe realizarse en función
del procedimiento descrito, teniendo especialmente en cuenta los principios de disposición
de oficinas).
VENTANA
V
E
N
T
A
N
A
1 escritorio y 1 silla
para Aux. López
1 escritorio de Jefe y 1
silla
1 armario para
archivos
1 mesa de
computadora
1 escritorio y 1 silla
para Aux. Ferreira
40. Organización y Sistemas II- Curso 2011
40
Caso de Estudio Nº 13: EFE 5
Efe es una empresa que vende en plaza medias, guantes, bufandas y ropa interior en un local
ubicado en Pocitos. Vende unos 500 productos diferentes que compra a cinco proveedores de
plaza: dos fabricantes y tres importadores. Cada producto tiene un código que lo identifica
determinado por el proveedor y tiene asociadas condiciones de talle (generalmente tres:
pequeño, mediano y grande) y color (de dos a ocho colores diferentes, según el producto).
El programa informático con el que cuenta la empresa para la gestión de sus stocks es antiguo:
fue realizado hace unos 12 años. En este programa se ingresan las facturas de compra de
mercadería y los precios de venta de cada artículo, que son determinados por la dueña de la
empresa. En ocasión de cada venta, el vendedor ingresa el código de producto, establecido por
el proveedor y la cantidad vendida y el sistema emite la boleta de contado, que se imprime en
dos vías: la original se entrega al cliente y la copia se archiva por orden cronológico. El sistema
brinda información respecto a las existencias de mercadería y las ventas realizadas.
La dueña de Efe trabaja en la empresa todas las mañanas. Es quien realiza una vez por semana
los pedidos de mercaderías, determina las políticas de comercialización, se comunica con los
proveedores y realiza los pagos. Trabajan además de ella cuatro vendedoras, dos en cada turno,
quienes además de atender a los clientes tienen asignadas las tareas de recibir los pedidos de los
proveedores y ordenar la mercadería, así como algunas tareas de carácter administrativo.
Los registros contables, la liquidación de sueldos e impuestos y en general, todos los trámites de
carácter administrativo y fiscal son realizados por un contador externo a la empresa.
El último inventario realizado mostró diferencias entre el recuento físico y lo indicado por el
sistema. Además, se detectó que de varios artículos muy solicitados por los clientes solamente
quedaban talles y colores de baja venta. La dueña manifestó asimismo que el programa
informático no le brindaba la información adecuada para tomar decisiones en forma oportuna.
El contador decidió relevar y analizar el procedimiento de compra de mercaderías, con miras a
mejorar el mismo y a diseñar un nuevo sistema de información. La información relevada es la
siguiente:
Descripción
1 La dueña del local, con base a su experiencia, establece las mercaderías a adquirir de
cada proveedor.
2 Para cada uno de los proveedores, anota en una hoja de cuaderno el código de cada
artículo y la cantidad a pedir especificando color y talle.
3 Llama por teléfono al proveedor y solicita los artículos anotados en la hoja
4 Archiva transitoriamente la hoja en una carpeta llamada “Varios”, en la que también se
archivan listas de precios y diversos folletos de los proveedores.
5 En la tarde, los proveedores traen la mercadería en cajas, acompañada de una factura en
dos vías.
6 Una de las vendedoras firma la copia de la factura en señal de recepción y la devuelve al
proveedor. Entrega a su compañera la factura original.
7 Lleva las cajas de mercadería al Depósito de la empresa, situado junto al salón de ventas.
5
Caso utilizado en la Segunda Revisión de Organización y Métodos Administrativos 2007
41. Organización y Sistemas II- Curso 2011
41
Descripción
8 Durante la tarde, a medida que tiene tiempo, la vendedora abre las cajas y ordena la
mercadería en las estanterías del Depósito y los exhibidores del local de ventas.
9 La otra vendedora ingresa la factura al sistema. Ingresa la fecha de factura, código de
proveedor, código de cada artículo, cantidad y precio unitario. (El sistema informático no
permite el ingreso de talles o colores). Si existen productos nuevos, los ingresa marcando
provisoriamente el precio de venta con un margen de utilidad del 50%.
10 Archiva la factura en una carpeta “Facturas Pendientes”
11 Al día siguiente, la dueña toma las facturas recibidas y las controla con el pedido
realizado.
12 Si verifica que no recibió alguna mercadería solicitada, llama por teléfono al proveedor
para conocer la fecha en la cual entregará la mercadería faltante.
13 Marca en la hoja la mercadería solicitada pendiente de entrega, subrayándola e indicando
en forma visible “Pendiente” y guarda la hoja nuevamente en la carpeta “Varios”
14 Si se facturó mercadería no incluida en el pedido, analiza los pedidos de semanas
anteriores para verificar que corresponda a mercadería solicitada marcada como
“Pendiente”. En caso afirmativo, tacha la indicación de “Pendiente” realizada.
15 En caso que la mercadería recibida no incluida en el pedido no figure como pendiente, la
revisa para evaluar su posibilidad de venta. Si no le parece adecuada para la venta, la
aparta indicando en forma verbal a las vendedoras que la devuelvan al proveedor en
ocasión de la recepción del siguiente pedido.
16 Cuando no quedan artículos pendientes de entrega, destruye la hoja.
17 Anota las devoluciones al proveedor en la factura, para descontar el monto
correspondiente del pago.
18 Una vez pagas las facturas, las envía al contador para su registración en el sistema
contable.
19 En el caso de recibir notas de crédito de los proveedores, las envía directamente al
contador.
Se solicita:
1. ANALIZAR el procedimiento de “Compra de Mercaderías”, explicando en forma clara cada
una de las fallas y aspectos positivos que detecte en el mismo.
2. FORMULAR las recomendaciones que permitan mejorar dicho procedimiento,
fundamentando las mismas.
3. De acuerdo a lo expresado por su dueña, el sistema de información de Efe respecto a las
existencias no resulta adecuado para tomar decisiones, por lo cual es necesario diseñar un
nuevo sistema de información de las existencias de mercaderías: a) IDENTIFICAR los
centros usuarios de información, b) DETERMINAR las necesidades y carencias de
información, c) LOCALIZAR las fuentes de datos y de información. Para responder esta
pregunta, tome en cuenta las recomendaciones realizadas por Ud. en el punto anterior.
42. Organización y Sistemas II- Curso 2011
42
Caso de Estudio Nº 14: PAPELITOS S.A. 6
Papelitos S.A. se encuentra situada en el Departamento de Canelones, en la ciudad de Pando.
Fabrica pañales de 3 categorías (amarillos, rojos y azules) cada uno tiene un agregado que los
hace de mejor calidad y con mayor absorción y por lo tanto duración; a su vez cada categoría se
fabrica en 4 tamaños. Juan Antonio es el principal accionista y Gerente General.
Papelitos S.A. cuenta con oficinas en Montevideo, donde operan la Gerencia de Administración
y Finanzas y la Gerencia Comercial. La Gerencia de Producción está ubicada en Pando. Del
Gerente Comercial depende un Jefe de Ventas y de éste un grupo de 12 vendedores.
La recesión del año 2002, golpeó fuertemente a la empresa. Juan Antonio recuerda con
nostalgia el período anterior a la crisis en donde la estrategia comercial de Papelitos S.A. estaba
orientada básicamente a farmacias y a supermercados y tenía unos 40 clientes.
A comienzos de la recesión, Papelitos S.A. tuvo que cambiar su estrategia para continuar
sobreviviendo y, por ello, Juan Antonio decidió que ningún posible cliente, por más chico que
pareciera, podía dejar de ser visitado. Se implementó con celeridad esta estrategia y, si bien no
logró que las ventas ascendieran a niveles del pasado, permitió que esta etapa difícil pudiera
sobrellevarse. Con el cambio, la cantidad de clientes pasó de 40 a más de 150, el 80% de los
cuales son pequeños almacenes de barrio y estaciones de servicios. En consecuencia, el número
de operaciones de venta a procesar se incrementó exponencialmente. A su vez, la mayor parte
de estos pequeños clientes están radicados en Montevideo.
Este cambio fundamental de estrategia no fue acompañado por una adecuación en los procesos
administrativos. La Encargada de Facturación, la Sra. Marta se ve con un volumen de trabajo
casi imposible de llevar adelante y con permanentes ataques de stress. Suele quejarse diciendo
“Antes emitía solo 6 facturas por día y ahora son más de 30 y el tiempo no da”. Comenzaron a
aparecer cada vez más errores en las facturas emitidas, lo cual generaba quejas en los clientes y
un mayor número de notas de crédito a generar.
El jefe de Ventas solicitó la contratación de otro Auxiliar que ayudara a Marta, lo cual recibió la
negativa del Gerente General, quien le dijo “¡No más gastos!”.
Martín, Auxiliar contable de la empresa que estudia en la Facultad de Ciencias Económicas y de
Administración y acaba de aprobar Organización y Métodos, propuso rediseñar el actual
procedimiento de Facturación. Para ello relevó el procedimiento actual de facturación y
entrega a clientes de Montevideo y realizó las siguientes anotaciones:
1. El vendedor visita al cliente y completa el formulario “Pedido de Cliente” en triplicado
con los siguientes datos: fecha, hora, número de cliente, nombre de cliente, código de
producto, descripción del producto, cantidad solicitada, precio, fecha de entrega, firma
del vendedor, firma del cliente, plazo de pago y descuento otorgado. El descuento se
otorga a criterio del vendedor.
2. Cada vendedor cuando pasa por la empresa, le entrega la vía original del formulario a
Marta quien la archiva en la carpeta del cliente. La segunda vía la entrega al Auxiliar de
6
Caso utilizado en la Segunda Revisión de Organización y Métodos Administrativos 2006
43. Organización y Sistemas II- Curso 2011
43
Cobranzas quien la utiliza para llamar al cliente y reclamar el pago en el día de cobro
previsto. La tercera vía la entrega en Contaduría para su registración. De acuerdo a las
estimaciones de Marta, el archivo le insume unos 35 minutos al día.
3. Todos los días, por la mañana, Marta revisa una a una las carpetas de los clientes y retira
los formularios que corresponden a ventas a facturar y entregar al día siguiente. Esta
tarea le insume aproximadamente toda la mañana (unas 4 horas) pues debe revisar una a
una las carpetas y con mucho cuidado de forma de evitar lo que a menudo le ocurre: que
un formulario “Pedido de Cliente” quede traspapelado en la carpeta y no se le entrega al
cliente la mercadería.
4. Una vez que Marta tiene todos los formularios de “Pedido del cliente” en su poder,
completa una planilla electrónica con todos los datos incluidos en los mismos, la
imprime y a las 13hs. comienza a imputar los datos en el sistema informático de
facturación que el Ing. Alejandro Domínguez ha elaborado a medida para la empresa.
De acuerdo al volumen promedio de trabajo esta tarea le lleva aproximadamente una
hora.
5. En el Sistema de Facturación, para efectuar la imputación, ingresa el código de cliente,
el código de mercadería, la cantidad de cada artículo, el precio y el plazo. Dedica a esta
tarea una hora diaria.
6. Una vez finalizado el ingreso, envía un e-mail al Depósito situado en la ciudad de
Pando, detallando todos los pedidos a entregar a los clientes al día siguiente. Le insume
unos cinco minutos.
7. Imprime las facturas en original y duplicado. Ensobra las originales y archiva el
duplicado cronológicamente en un bibliorato. Esta tarea es muy trabajosa e insume unas
tres horas al día.
8. El cadete envía los sobres por correo a los clientes al día siguiente.
9. En el Depósito de la ciudad de Pando, cada día los Auxiliares están más furiosos porque
reciben el e-mail cada vez más avanzada la tarde y ello implica que estén hasta altas
horas de la madrugada armando los pedidos a los clientes, con los consecuentes errores
en el armado de los mismos que dicha situación genera.
10. En muchas oportunidades en Pando no se dispone del stock de mercadería solicitado por
Montevideo. En esos casos, se anota en un cuaderno de “Entregas pendientes” el
faltante.
11. Semanalmente, el Jefe del Depósito revisa el cuaderno de “Entregas Pendientes” y
prepara los pedidos faltantes. Una vez preparado el pedido, tacha la anotación realizada
en el cuaderno.
12. Como el armado de los pedidos se termina muy tarde, no hay tiempo para controlar los
mismos.
13. Al día siguiente, por la mañana sale el camión de Pando cargado con la mercadería para
entregar a los clientes.
Además de su participación en el proceso de facturación, Marta atiende el teléfono, redacta
notas y comunicados, revisa el correo electrónico de la empresa y realiza otras tareas menores
que le insumen en promedio una hora por día.
Asimismo, Martín elaboró a pedido del Gerente Comercial el plano de distribución espacial
para las oficinas de Montevideo, debido a las constantes quejas que han presentado los
vendedores sobre la dificultad de llegar a la oficina de facturación. (Ver Anexo I)
44. Organización y Sistemas II- Curso 2011
44
Se solicita:
1. ANALIZAR críticamente el procedimiento actual de facturación y entrega a clientes de
Montevideo, explicando las fallas y fortalezas que detecte en el mismo.
2. DISEÑAR el formulario “Lista de Tareas” y COMPLETAR el mismo para la Encargada de
Facturación utilizando los datos de la letra. En función del mismo:
a) EXPRESAR cuál sería la técnica principal que estaría empleando en este caso.
b) ANALIZAR las quejas de Marta en función de la técnica expresa en (a) y del Análisis de
Procedimientos.
3. FORMULAR 5 recomendaciones generales sobre el procedimiento de facturación y entrega
a clientes de Montevideo de forma tal que permita sortear las principales fallas detectadas en
1 y 2.
4. ANALIZAR el plano de distribución espacial presentado por Martín (Anexo I), la
asignación de lugares a cada unidad; DETECTAR puntos críticos del itinerario, en caso que
existan.
5. DISEÑAR una nueva distribución espacial en el plano que se adjunta que permita sortear
los puntos críticos hallados anteriormente.
6. EXPLICAR cuáles serían para Papelitos S.A. las ventajas de utilizar el sistema de
información computarizado en el área de facturación y entrega a clientes.
45. Organización y Sistemas II- Curso 2011
45
ANEXO I: PLANO DE DISTRIBUCIÓN ESPACIAL DE LAS OFICINAS DE MONTEVIDEO
1. Recepción
2. Archivo
3. Cocina y baño
4. Administración y Finanzas
5. Jefe de Ventas
6. Facturación
7. Gerente Comercial
8. Gerente General
9. Sala de reuniones
10. Gerente de Administración y Finanzas
11. Ventas
12. Baño de damas
13. Baño de hombres
• Las paredes en negro corresponden a mamparas que pueden removerse en caso de ser necesario.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
47. Organización y Sistemas II- Curso 2011
47
PREGUNTAS DE COMPRENSIÓN
Unidad Temática 1: Metodología de los Procesos de Mejoramiento Administrativo
1. EXPLICAR las etapas de la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo.
Unidad Temática 2: Análisis y Diseño de Procesos y Procedimientos de Trabajo
1. EXPLICAR las etapas que deben seguirse para la realización de un estudio de mejoramiento
administrativo de los procedimientos de compras de una empresa que adquiere en plaza
prendas de vestir para dama y las vende a través de una red de sucursales en Montevideo y
el Interior de la República.
2. a) IDENTIFICAR las técnicas de análisis cuyo objeto de estudio está relacionado con el
análisis y diseño de procedimientos.
b) EXPLICAR las relaciones entre dichas técnicas.
3. EXPRESAR el concepto de: a) Manual Administrativo, b) Manual de Procedimientos.
4. EXPLICAR que son los Manuales de Procesos y Procedimientos.
5. EXPLICAR los métodos de relevamiento que son aplicables para relevar procedimientos
administrativos y en qué casos unos resultan más convenientes que otros.
6. EXPRESAR los conceptos de proceso y de procedimiento de trabajo. EXPLICAR las
diferencias entre ambos.
7. EXPLICAR el concepto de mapa de procesos y la utilidad que brinda.
Unidad Temática 3: Análisis y Diseño de Portadores de Información
1. EXPLICAR en forma detallada los cambios que se han producido en el concepto tradicional
de los formularios como consecuencia del uso de las computadoras en los procesos de
administrar la información.
2. EXPRESAR los conceptos de formulario tradicional y de formulario activo.
3. EXPLICAR las ventajas de los formularios activos sobre los tradicionales.
4. EXPRESAR el concepto de Sistema de Gestión de Formularios.
5. EXPLICAR la importancia de concebir a los formularios en el marco integrado de un
sistema de gestión de formularios.
6. EXPLICAR los objetivos que debe cumplir un formulario bien analizado y diseñado, según
Kendall y Kendall.
7. Al diseñar un formulario, el analista debe incorporar dos tipos de atributos: los funcionales y
los formales o estéticos. EXPLICAR los mismos.
8. EXPLICAR cuáles son las pautas específicas para el diseño de formularios activos.
9. EXPLICAR cuáles son los principales criterios para clasificar los formularios.
10.IDENTIFICAR las etapas del proceso continuo del sistema de gestión de formularios y
explicar brevemente cada una de ellas.
Unidad Temática 4: Análisis y Diseño de Disposición de Oficinas
1. IDENTIFICAR los principios de la técnica de Disposición de Oficinas y EXPLICAR cada
uno de ellos.
2. EXPLICAR la vinculación existente entre la técnica de Disposición de Oficinas y otras
técnicas de mejoramiento administrativo.
3. EXPLICAR los objetivos de la técnica de Disposición de Oficinas y EXPLICAR en qué
circunstancias es aplicable la misma.
48. Organización y Sistemas II- Curso 2011
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Unidades Temáticas 5 y 6: Los sistemas de Información y los Sistemas de Información
computarizados
1. DEFINIR los conceptos de datos e información señalando las diferencias entre ambos
términos.
2. EXPLICAR las características que debe tener la información para contribuir a generar valor
para quienes la utilizan.
3. ANALIZAR las ventajas de incorporar un sistema informático para realizar la gestión de la
liquidación de sueldos en una empresa mediana, que ocupa a 56 personas y se dedica a la
importación y venta de artículos de bazar.
4. EXPLICAR la importancia de la participación de los usuarios de un sistema de información
en el diseño del mismo.
Unidad Temática 7: Integración Conceptual con O y S I
1. EXPLICAR la vinculación que existe entre la técnica de Análisis y Diseño de la Estructura
Organizativa y la Técnica de Análisis y Diseño de Procesos y Procedimientos de Trabajo.
2. EXPRESAR los elementos componentes de la organización formal y EXPLICAR que
técnica o técnicas utilizaría para estudiar cada uno de ellos.
3. EXPLICAR el proceso de diseño de la Organización formal.