El documento proporciona una introducción a Access, un sistema de base de datos de Microsoft Office. Explica que Access permite organizar datos en tablas y usar diferentes objetos como formularios e informes para almacenar, buscar, filtrar y analizar información de manera electrónica. También describe los diferentes tipos de campos que se pueden incluir en las tablas de Access, como texto, numéricos, fechas y lógicos, y cómo estos campos pueden usarse para organizar diferentes tipos de datos.

1. A C C E S S
Prof. Carmen Maldonado
2000

2. IMPORTANCIA LEGAL DEL
MANEJO DE DOCUMENTOS
• Los documentos electrónicos son legítimos
ante la ley. Se interpreta que después que
esté en un medio es legal.

3. Access es
Un sistema de administración de
base de datos
de Microsoft Office.

4. Programas de Base de Datos
• Los programas más usados son:
– Access
– Dbase
– Oracle

5. Base de Datos
• Es un conjunto de hechos organizados sobre
un tema particular.
• Ejemplos:
• catálogos de biblioteca
• archivos de oficina
• informes de crédito
• registros escolares
• recetas de cocina

6. Ejemplos de
bases de datos manual
Directorio
Telefónico
• Nombre
• Dirección
• Ciudad, Calle
• Código Postal
• Teléfono
• Correo Electrónico
Tarjeta
de catálogo de Biblioteca
• Número de catálogo
• Autor
• Título
• Tema

7. Base de datos
Access
• Es el equivalente a una base de
datos manual
• Ventajas:
– Permite organizar hechos
– Ofrece una manera electrónica de
mantener los archivos.

8. Access y sus usos
• Access es un sistema de base de datos
electrónicos que permite:
Almacenar
Buscar
Filtrar
Consultar
Elaborar
informes

9. Objetos de Base de Datos
Access
Los objetos de Bases de Datos
son las heramientas necesarias
para almacenar, actualizar,
buscar, analizar y hacer
informes sobre la información
en la Base de Datos.

10. Objetos de Base de Datos Access
• TABLAS--
los datos son
distribuidos en una
tabla o formato de
hoja de cálculo y
proporcionan informa-
ción relacionada con
aspectos específicos.
• FORMULARIOS--
Formato que muestra
un sólo registro a la
vez. Se usan para
añadir datos o
actualizarlos.

11. Objetos de Base de Datos Access
• INFORME-- Una
manera con formato
de mostrar informa-
ción recopilada de
la base de datos.
Este objeto integra
y analiza datos
específicos.
• CONSULTA--
Forma estructurada
de pedir a Access
que
muestre información
que se ajuste a
ciertos criterios de
una o más tablas de

12. Access

13. Usando Access
• Al usar Access organizará los datos en
tablas.
• Cada tabla contiene datos acerca de un tema
en particular.

14. Tablas• Se componen de filas y
columnas
• Cada fila contiene un
REGISTRO
• Cada columa con-tiene
un CAMPO
• Cada fila de las
columnas incluye datos
específicos llamados
CONTENIDO DE
CAMPO

15. ORGANIZACION DE LOS
CAMPOS
• TEXTO
• NUMERICO
• DECIMAL
• FECHAS
• LOGICO
• MEMO
• TEXTO-- Se usa para
caracteres, símbolos,
espacios en blanco y
números con los que no
se harán cálculos.
• NUMERICO-- Se usa
para números enteros con
los que hay que hacer
cálculos.

16. • DECIMAL-- Se usa
para números con los
cuales hay que hacer
cálculos.
• FECHAS-- Se usa
para escritura de
fechas. Usualmente
se usa el orden en
ingles (mes-día-año).
Cada uno usa dos
dígitos
• LOGICO-- Se usa
para contestar sí o no.
Usualmente se
contesta con una sola
letra (T ó F). En otros
programas de base
datos se contesta 1
para cierto y 0 para
falso.
ORGANIZACION DE LOS
CAMPOS

17. ACCESS
EJEMPLO DE
ACCESS

18. Bibliografía
Microsoft Office 97, McGraw-Hill, 1997
Blanc I., Vento C., Aprendiendo Microsoft Office 97,
1998, First DDC
Publishing Inc.
Correa, C., Díaz, A., Administración de documentos y
Base de Datos, 1996, McGraw-Hill.
Lexjuris.com
Arma.org