Este documento presenta un módulo instructivo sobre bases de datos en Access XP. Explica las funciones básicas de Access, incluyendo tablas, formularios, consultas, informes y otros objetos. Detalla los objetivos de aprendizaje y incluye actividades y ejercicios para que los estudiantes describan los componentes de una base de datos en Access y sus usos.

1. M ódulo Instruccional Base de Datos Computadorizados en MS ACCESS XP Educación Comercial Curso: Administración de Documentos Grado: Undécimo Nivel: Superior Tiempo: 50 minutos Autora: Profa. Carmen M. Maldonado-Oliveras

2. M ódulo Instruccional Base de Datos Computadorizados en MS ACCESS XP Educación Comercial Curso : Administración de Documentos Prerrequisitos de Estudio del M ódulo : Haber completado el estudio de la Codificación de nombres para un sistema manual y computadorizado

3. Estándares Estándar de Contenido : Identifican los métodos y procedimientos que se utilizan en la administración de documentos en forma electrónica. Estándar de Ejecución: Describe a. Las funciones de una estación de trabajo electrónica. b. Los diferentes tipos de campos. Identifica a. Las clases de programación para archivar documentos electrónicos.

4. Objetivos Al finalizar el estudio de este m ó dulo el/la estudiante: describirá las funciones de una Base de Datos. reconocerá los objetos del programado Access .

5. Introducción Mediante el estudio de este módulo usted desarrollar á los conocimientos teóricos básicos del programado Access y la creación de Bases de Datos. En el transcurso del módulo, encontrar á unos cuadros alusivos a documentos importantes. Al colocar el cursor sobre el icono, asegúrese que el puntero tome la forma de una mano; esto indica que ya est á listo(a) para accesar el documento.

6. Introducción (continuación) Para regresar al módulo, localice la barra Web y haga “click” a la flecha azul o haga click en el icono donde se indique. Usted puede lograr el trabajo. Le ayudaré en el proceso. Si tiene preguntas, no dude en comunicarse con el/la maestro(a).

7. Recursos y Materiales Computadora e impresora Programados MS Word, MS Excel, MS Powerpoint Libreta Lápiz o Bolígrafo

8. Haga un “click” en el dibujo que se encuentra en el centro de esta p á gina. Encontrar á el docu-mento Preprueba , lea y conteste las premisas presentadas. Preprueba

9. Actividad 1 Introducción a Bases de Datos Electrónicas

10. Base de Datos Es un conjunto organizado de información acerca de un tema particular. Ejemplos: catálogos de biblioteca archivos de oficina informes de crédito registros escolares recetas de cocina

11. Access Access es un programado de administración de base de datos creado por Microsoft. Este programado nos permite crear tablas y listas simult á neamente. El programado nos permite organizar y almacenar grandes cantidades de información.

12. Access Es el equivalente a una base de datos manual Entre las ventajas del uso del programado se encuentran el que: Permite organizar información acerca de una materia. Es una manera electrónica de mantener, organizar, reorganizar, localizar y actualizar los archivos.

13. Usos de Access Access es un sistema de base de datos electrónicos que permite: Almacenar Buscar Ordenar Consultar Elaborar informes Analizar

14. Usando Access Al usar Access organizará los datos en tablas. Cada tabla contiene datos acerca de un tema en particular.

15. Actividad 1 Ejercicio 1 Conteste en su libreta las siguientes preguntas: ¿Cuá les son los usos que podemos darle al programado Access? ¿Cuá les son las ventajas del uso de Access? Define: Base de Datos

16. Clave del Ejercicio 1 Haga “click” sobre el icono que se presenta a continuación. Encontrar á la clave para verificar sus contestaciones para el ejercicio.

17. Actividad 2 Objetos de la Base de Datos Electrónica

18. Objetos de la Base de Datos Access Los objetos de Bases de Datos son las herra-mientas necesarias para almacenar, actualizar, buscar, analizar y hacer informes sobre la infor-mación en la Base de Datos. Los objetos se muestran cuando se abre un ar-chivo de base de datos. É ste muestra siete bo-tones. Estos botones son las herramientas que nos permiten trabajar con la información que se va a crear en el programa.

19. Objetos de la ventana de Access

20. Objetos de Base de Datos Access INFORME– Los informes son documentos de apariencia profesional que resumen información recopilada en la base de datos. El informe integra y analiza datos específicos. Contiene información con formato de tabla o consulta y puede ser impreso. En un informe puede realizar c á lculos, como promedios totales, para resumir información.

21. CONSULTA-- La consulta le permite encontrar informa-ción que se ajuste a ciertos criterios de una o más tablas de bases de datos. Por ejemplo, puede crear una consulta para encontrar todos los clientes que viven en San Juan.

22. Tablas - Es un conjunto de información sobre un tema especifico. Las tablas s e componen de filas y columnas. La fila se conoce como REGISTRO. El registro contiene información acerca de una persona, producto o servicio. La columna se conoce como CAMPO. El campo incluye información espec í fica de un r é cord en la tabla. Cada fila de las columnas incluye datos específicos llamados CONTENIDO DE CAMPO.

23. Tabla Campo Registro $568 Contenido de campo

24. Formulario- Los formularios le ofrecen una forma rápida de ver, introducir y modificar información en la base de datos. Los formularios muestran toda la información de un registro en una sola p á gina.

25. Macro- Permiten automatizar procesos en el programado. M ó dulo- Permiten automatizar las tareas en el programado. Los m ó dulos permiten mayor flexibilidad que los macros, en cada uno de los procesos automatizados. P á gina-Permite crear formularios con formato para el Web. Esto permite introducir, leer y editar datos de sus bases de datos a través de Internet.

26. Actividad 2 Ejercicio 2 Conteste en su libreta las siguientes preguntas: ¿Cómo se definen los objetos de base de datos? Mencione y describa los objetos del progra-mado A ccess. Defina los términos: Registro Campo Contenido de Campo

27. Clave del Ejercicio 2 Haga “click” sobre el icono que se presenta a continuación. Encontrar á la clave para verificar sus contestaciones para el ejercicio.

28. haga un “click” en el dibujo que se encuentra en el centro de esta p á gina. Encontrar á s el docu-mento Postprueba , lee y contesta las premisas presentadas. Postprueba

29. Bibliografía Maran, R., Aprenda Microsoft Office 2000 Visualmente , 1999, MaranGraphics. Microsoft Office 97 , McGraw-Hill, 1997 Blanc I., Vento C., Aprendiendo MicrosoftOffice 2000 , 2000, First DDC Publishing Inc. Correa, C., Díaz, A., Administración dedocumentos yBase de Datos , 1996, McGraw-Hill. Shelly, G., Access 2000 Introductory Concepts and Technics , 2000, Thompson Learning. Morales, H., Access 2000 y sus aplicaciones ., 2000, Hilda Morales Torres. Creado por: Profa. Carmen M. Maldonado-Oliveras